6 Best Practices für die Rechnungsverarbeitung, die Sie in Ihrem Unternehmen berücksichtigen sollten

Die Bearbeitung von Rechnungen ist einer der schwierigsten Aspekte der Arbeit eines Kreditorenbuchhaltungsteams.

Manuelle Dateneingabe, Verzögerungen bei der Genehmigung, verlegte Rechnungen und der Druck, Fehler zu vermeiden und gleichzeitig rechtzeitige Zahlungen zu gewährleisten, können selbst die erfahrensten Kreditorenbuchhaltungsteams überfordern. In einer Zeit, in der von der Kreditorenbuchhaltung verlangt wird, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen, ist es wichtig, Wege zu finden, um die Arbeitsabläufe bei der Rechnungsbearbeitung zu optimieren.

Dieser Artikel befasst sich mit den größten Herausforderungen, mit denen AP konfrontiert ist, und mit den besten Methoden, um diese zu überwinden.

Die größten Herausforderungen bei der Bearbeitung von Rechnungen
Herkömmliche Verfahren zur Bearbeitung von Lieferantenrechnungen stellen die Kreditorenabteilung vor große Herausforderungen.

• Manuelle Dateneingabe. Die manuelle Eingabe der Kopf- und Positionsdaten von Rechnungen ist zeitaufwändig, fehleranfällig und arbeitsintensiv. Bei jedem Tastendruck besteht die Gefahr, dass wichtige Details wie das Fälligkeitsdatum, der Rechnungsbetrag oder die Bestellnummer falsch eingegeben werden, was zu doppelten Zahlungen, Überzahlungen, verpassten Rabatten und anderen Fehlern führt.
  
• Mangelnde Datentransparenz Ohne Echtzeit-Transparenz des Rechnungsstatus haben die Kreditorenbuchhaltungsteams Schwierigkeiten zu verfolgen, wo sich die Rechnungen im Genehmigungsprozess befinden. Dieser Mangel an Transparenz kann zu Engpässen führen, die möglicherweise Zahlungen verzögern und die Beziehungen zu den Lieferanten schädigen.
  
• Genehmigungsverzögerungen. In einer manuellen oder halbautomatischen Umgebung bleiben Rechnungen oft in den Warteschlangen für die Genehmigung stecken, weil Dokumente falsch weitergeleitet werden, die Genehmiger nur langsam reagieren oder es keine klaren Genehmigungs- oder Eskalationswege gibt. Diese Verzögerungen verlangsamen den gesamten Prozess und führen dazu, dass Zahlungsfristen verpasst werden und Chancen auf Skonti verpasst werden.
  
• Compliance-Risiken. Rechnungsabteilungen müssen interne Richtlinien, Steuervorschriften, Prüfungsstandards und andere Regeln einhalten. Manuelle Rechnungsprozesse können es schwierig machen, für jede Rechnung einen konsistenten, prüfbaren Nachweis zu führen, was das Risiko von Compliance-Problemen erhöht.
• Papierintensive Prozesse. Viele Kreditorenabteilungen erhalten immer noch Rechnungen in Papierform, was zu Ineffizienzen bei der Dateneingabe, der Speicherung und dem Abruf führt. Papierprozesse erhöhen auch das Risiko, dass Rechnungen verloren gehen oder verlegt werden, was zu Zahlungsverzögerungen und möglichen Streitigkeiten mit Lieferanten führt.

Herkömmliche Methoden der Rechnungsbearbeitung stellen für die Kreditorenbuchhaltung erhebliche Hürden dar und führen oft zu Ineffizienz, Verzögerungen und erhöhten Risiken. Um diese Hindernisse zu überwinden, ist ein Wechsel zu Automatisierung und besserer Kontrolle erforderlich, um die Prozesse zu rationalisieren und die Belastung der Kreditorenbuchhaltung zu verringern.

Bewährte Methoden für die Rechnungsverarbeitung
Die Optimierung Ihrer Rechnungsbearbeitung ist unerlässlich, um Ineffizienzen zu reduzieren, Fehler zu minimieren und rechtzeitige Zahlungen zu gewährleisten. Die Einführung von Automatisierung und die Verfeinerung von Schlüsselprozessen sind entscheidende Schritte, um die Leistung Ihrer Rechnungsabteilung zu steigern. Hier sind sechs bewährte Verfahren, die Sie berücksichtigen sollten:

1. Automatisieren Sie die Erfassung von Rechnungsdaten. Eine der effektivsten Möglichkeiten, um manuelle Eingabefehler zu reduzieren und den Rechnungsbearbeitungszyklus zu beschleunigen, ist die Automatisierung der Erfassung von Rechnungsdaten. Intelligente Datenerfassungslösungen können wichtige Details aus Rechnungen scannen und extrahieren – einschließlich des Namens des Lieferanten, des Rechnungsbetrags und der Details zu den einzelnen Positionen – ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Diese Technologien minimieren nicht nur Fehler, sondern reduzieren auch den Zeitaufwand für die Dateneingabe erheblich. Durch die Automatisierung dieses Prozesses kann Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam ein größeres Volumen an Rechnungen in kürzerer Zeit bearbeiten und so die Gesamteffizienz verbessern. Darüber hinaus trägt die Automatisierung dazu bei, die Datengenauigkeit aufrechtzuerhalten und das Risiko doppelter Zahlungen oder nicht übereinstimmender Rechnungen zu verringern.
2. Implementieren Sie digitale Arbeitsabläufe. Die Umstellung von manuellen, papierbasierten Workflows auf digitale Workflows kann die Bearbeitungszeiten drastisch verkürzen und menschliche Fehler reduzieren. Mit digitalen Workflows werden Rechnungen auf der Grundlage Ihrer vordefinierten Geschäftsregeln automatisch an die entsprechenden Genehmiger weitergeleitet. So wird sichergestellt, dass Rechnungen umgehend bearbeitet werden und einem einheitlichen Genehmigungsweg folgen, ohne dass sie verloren gehen oder fehlgeleitet werden. Die Kreditorenabteilung kann auch automatische Eskalationen einführen, um sicherzustellen, dass überfällige Genehmigungen schneller bearbeitet werden. Darüber hinaus bieten digitale Workflows Prüfpfade, die jeden Schritt des Rechnungsgenehmigungsprozesses nachverfolgen und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und externen Vorschriften sicherstellen. Durch die Digitalisierung von Workflows zur Rechnungsfreigabe erhalten die Kreditorenbuchhaltungsabteilungen eine bessere Kontrolle über die Bearbeitungszeiten und die Freigaben und sorgen so für einen reibungsloseren, effizienteren Prozess von Anfang bis Ende.
3. Zentralisieren Sie Rechnungseingang und -ablage. Einer der häufigsten Probleme für Kreditorenabteilungen ist der Umgang mit Rechnungen, die aus verschiedenen Quellen und in unterschiedlichen Formaten (E-Mail, Papier, elektronischer Datenaustausch, Lieferantenportal usw.) eingehen. Durch die Zentralisierung des Rechnungseingangsprozesses wird sichergestellt, dass alle eingehenden Rechnungen in einer einzigen Plattform zusammengefasst werden, unabhängig vom Format, in dem sie eingehen. Diese Vorgehensweise verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Rechnungen verlegt oder doppelt vorhanden sind, und schafft eine einzige, einheitliche Ablage für alle Dokumente. Ein zentralisiertes, cloudbasiertes Speichersystem erleichtert auch die Suche und das Abrufen von Rechnungen bei Audits oder Lieferantenanfragen, was Zeit spart und die Produktivität erhöht. Wenn alle Rechnungen in einer zentralen Plattform erfasst und digital gespeichert werden, erhalten die Rechnungsabteilungen einen besseren Überblick über den gesamten Lebenszyklus der Rechnungen und können den Status der Rechnungen leichter verfolgen.
4. Überwachen und optimieren Sie KPIs. Die Verfolgung und Überwachung von Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) wie z.B. Rechnungsdurchlaufzeiten und Ausnahmeraten ist entscheidend für die Identifizierung von Ineffizienzen in Ihren Prozessen zwischen Rechnungsstellung und Zahlung. Die regelmäßige Überprüfung dieser Kennzahlen kann Ihnen wertvolle Hinweise auf Engpässe oder Bereiche geben, in denen Verbesserungen vorgenommen werden können. Wenn z.B. die Genehmigungszeiten für Rechnungen konstant langsam sind, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass die Arbeitsabläufe gestrafft oder die Kommunikation mit den Genehmigern verbessert werden muss. Wenn die Quote der Rechnungsausnahmen hoch ist, müssen Sie möglicherweise Ihre Regeln für den Abgleich von Bestellungen oder die Verwaltung von Lieferantendaten überdenken. Die kontinuierliche Überwachung der KPIs ermöglicht es den Kreditorenbuchhaltungsabteilungen, einen proaktiven Ansatz zur Optimierung zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Prozesse effizient bleiben und den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
5. Verbessern Sie die Kommunikation mit den Lieferanten. Verzögerungen und Streitigkeiten mit Lieferanten entstehen oft, wenn Lieferanten die Richtlinien für die Einreichung von Rechnungen oder den Status von Zahlungen nicht kennen. Indem Sie die Kommunikation mit Ihren Lieferanten verbessern, können Sie viele dieser Probleme von vornherein vermeiden. Eine bewährte Methode ist die Einrichtung eines Selbstbedienungsportals für Lieferanten, über das diese den Status ihrer Rechnungen und Zahlungen in Echtzeit abrufen können. Dadurch verringert sich die Anzahl der Anfragen und Folgeanrufe, die Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam erhält, und es bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben wie die Datenanalyse. Eine klare, konsistente Kommunikation mit den Lieferanten über den Status von Rechnungen und Zahlungen trägt auch dazu bei, die Beziehungen zu den Lieferanten zu stärken und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen ein bevorzugter Kunde bleibt.
6. Verstärken Sie Ihre internen Kontrollen. Es ist Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung, strenge interne Kontrollen aufrechtzuerhalten, um Betrug zu verhindern und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten. Automatisierte Rechnungsverarbeitungssysteme können die internen Kontrollen durch eine automatische Aufgabentrennung, systematische Genehmigungsworkflows, rollenbasierte Zugriffskontrollen, eine vollständige Audit-Protokollierung und eine fortschrittliche Datenverschlüsselung stärken. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Mitarbeiter Rechnungen und Zahlungen genehmigen können und dass die Aufgabentrennung durchgesetzt wird, wodurch das Betrugsrisiko minimiert wird. Darüber hinaus erstellen automatisierte Systeme detaillierte Prüfprotokolle für jede Rechnung, was den Nachweis der Einhaltung der Vorschriften bei Prüfungen erleichtert und das Risiko von Strafen bei Nichteinhaltung verringert. Die Einrichtung dieser Kontrollen in einem automatisierten System ermöglicht auch eine konsequentere Anwendung der Genehmigungsrichtlinien und verringert die Abhängigkeit von manueller Überwachung.

Durch die Automatisierung der Datenerfassung, die Digitalisierung von Arbeitsabläufen, die Zentralisierung der Rechnungsablage und die Überwachung von KPIs können die Kreditorenbuchhaltungsabteilungen ihre betriebliche Effizienz verbessern. Die Stärkung der Kommunikation mit den Lieferanten und die Verbesserung der internen Kontrollen sorgen zudem für eine reibungslose und sichere Rechnungsbearbeitung. Die Umsetzung dieser Best Practices ermöglicht es Ihrem Rechnungsprüfungsteam, Rechnungen schneller zu bearbeiten, Fehler zu reduzieren und sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, die den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens fördern.

Einführung in die ibml Software zur Rechnungsbearbeitung
Die Software von ibml für die Rechnungsverarbeitung kann den Kreditorenabteilungen helfen, die größten Herausforderungen im Rechnungsbearbeitungszyklus zu bewältigen. Im Folgenden erfahren Sie, wie ibml die operative Leistung von AP-Teams verbessert:

• Automatisierte Datenerfassung. ibml nutzt die intelligente Datenerfassungstechnologie, um wichtige Daten aus Rechnungen zu extrahieren. Durch die automatische Erfassung des Lieferantennamens, des Rechnungsbetrags und anderer Details reduziert ibml Fehler, spart Zeit und setzt Mitarbeiter für strategische Aktivitäten frei.
• Konfigurierbare digitale Arbeitsabläufe. Mit ibml werden Rechnungen automatisch auf der Grundlage der Geschäftsregeln eines Unternehmens weitergeleitet, so dass sie die richtigen Genehmiger zur richtigen Zeit erreichen. Anpassbare Genehmigungshierarchien und automatische Eskalationen beseitigen Genehmigungsengpässe.
• Zentralisierte Rechnungsverwaltung. Alle Rechnungen werden auf einer einzigen digitalen Plattform gespeichert, die einen Echtzeit-Einblick in den Status jeder Rechnung bietet. Die Teams der Kreditorenbuchhaltung können leicht nachverfolgen, wo sich die Rechnungen im Genehmigungsprozess befinden, Engpässe erkennen und beheben und für rechtzeitige Zahlungen sorgen, was die Beziehungen zu den Lieferanten verbessert und Rabatte für frühzeitige Zahlungen einbringt.
• Analysen und Berichte in Echtzeit. Die Berichts- und Analysetools von ibml ermöglichen es Unternehmen, Kennzahlen wie Durchlaufzeiten und Rechnungsausnahmen zu überwachen. Diese Einblicke ermöglichen es den Verantwortlichen in der Kreditorenbuchhaltung, Prozesse kontinuierlich zu optimieren und Verbesserungen vorzunehmen.
• Verbesserte Sicherheit und Compliance. Die Software von ibml enthält integrierte Sicherheitsfunktionen wie rollenbasierte Zugriffskontrollen, automatische Aufgabentrennung, systematische Workflows und fortschrittliche Datenverschlüsselung zum Schutz Ihrer sensiblen Finanzdaten. Darüber hinaus gewährleisten vollständige Prüfprotokolle die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Kontrollen.

Mit der Rechnungsverarbeitungssoftware von ibml können Kreditorenbuchhaltungsabteilungen ihre Abläufe rationalisieren, manuelle Fehler reduzieren und effizientere Arbeitsabläufe gewährleisten. Durch die Automatisierung der Datenerfassung, die Weiterleitung von Rechnungen durch konfigurierbare Workflows und die Bereitstellung von Echtzeittransparenz und -analysen ermöglicht ibml den Kreditorenbuchhaltungsteams, ihre größten Herausforderungen zu bewältigen und gleichzeitig die volle Kontrolle über ihre Finanzdaten zu behalten.

Fazit
Die manuelle Bearbeitung der von den Lieferanten eingereichten Rechnungen kann zu Ineffizienzen führen, die Fehlerquote erhöhen und Ihre Kreditorenbuchhaltung Compliance-Risiken aussetzen – all dies belastet Ihr Team. Durch die Einführung bewährter Verfahren wie die Automatisierung der Datenerfassung, die Digitalisierung von Arbeitsabläufen, die Zentralisierung der Rechnungsverwaltung und die Verfolgung von KPIs können Sie diese Herausforderungen angehen und Ihre Prozesse optimieren.