4 Vorteile der ausgelagerten Dokumentenverwaltung

Da das Volumen unstrukturierter Papierdaten in verschiedenen Branchen zunimmt, wird die Automatisierung von Dokumenten zu einer Notwendigkeit für Unternehmen, die mit Informationen überhäuft werden. Da die Unternehmen ein höheres Papieraufkommen in der Dokumentenverarbeitung verzeichnen als je zuvor, benötigen sie aktuelle, effiziente Lösungen.

Um Geld zu sparen, die wachsende Kundennachfrage zu befriedigen und die strengen Unternehmens- und Bundesvorschriften einzuhalten, müssen Unternehmen in ein hochwertiges Dokumentenmanagement investieren oder riskieren, in einer steigenden Datenflut zu ertrinken.

4 Gründe für die Auslagerung der Dokumentenautomatisierung

Führungskräfte wissen, wie wichtig die Pflege von Daten ist, verfügen aber nicht über die Technologie oder die Verfahren, um in der heutigen schnelllebigen Umgebung wettbewerbsfähig zu bleiben. Anstatt sich auf veraltete manuelle Scanner zu verlassen oder eine Outsourcing-Strategie für das Datenmanagement von Grund auf zu entwickeln, können Unternehmen mit Anbietern von Dokumentenautomatisierung zusammenarbeiten, um den Prozess zu rationalisieren und die Betriebskosten zu senken:

• Fortgeschrittene Datenextraktion – Anbieter von Dokumentendigitalisierung sind mit Technologien ausgestattet, die sowohl elektronische als auch gedruckte Dokumente aus verschiedenen Kanälen wie E-Mails, Faxservern und mobilen Geräten automatisch klassifizieren können. Diese fortschrittlichen Extraktionsfunktionen machen Daten leicht zugänglich und beschleunigen die Verarbeitung von Dokumenten, indem sie kostspielige Ausnahmen beseitigen, die ältere Systeme verwirren und verlangsamen könnten.
• Sichere Einhaltung der sich ändernden Vorschriften – Mit der Vervielfältigung von Informationen wachsen auch die Vorschriften, die sie in den verschiedenen Branchen umgeben. Verstöße gegen Vorschriften im Gesundheitswesen (z. B. HIPAA) und im Finanzwesen (z. B. Dodd-Frank) sind ohne das richtige Fachwissen leicht möglich – und können Ihr Unternehmen teuer zu stehen kommen. Durch die Auslagerung der Dokumentenautomatisierung stellen Unternehmen sicher, dass alle Daten nicht nur vor Diebstahl geschützt sind, sondern auch mit den sich ändernden, differenzierten Vorschriften übereinstimmen. Außerdem stellen Unternehmen, die die Automatisierung von Dokumenten auslagern, sicher, dass sensible Daten bei Bedarf sicher vernichtet werden.
• Kosteneffiziente Dokumentenverarbeitung – Die Technologie, die zur Bewältigung der Geschäftsanforderungen in datenintensiven Branchen erforderlich ist, ist mit erheblichen Gemeinkosten verbunden, ganz zu schweigen von den Kosten für die Einstellung und Schulung von Mitarbeitern zur Bewältigung der überwältigenden Datenmengen. Partner für die Dokumentenverarbeitung sind für Unternehmen in der Regel kostengünstiger.
• Hochauflösende Datenerfassung – Veraltete manuelle Scanner erzeugen oft unscharfe Fotos, die schwer zu lesen sind, was zu Ungenauigkeiten in der Berichterstattung führt. Dokumentenverarbeitungssysteme von Drittanbietern verwenden fortschrittliche Kameras und Verbesserungstechnologie, um kristallklare Bilder von gescannten Dokumenten zu erstellen.

ibml: Die beste Wahl für einen Partner zur Dokumentenautomatisierung

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Als globaler Anbieter von End-to-End-Lösungen für die Informationserfassung nutzt ibml die modernste Technologie, um die Erstellung von Dokumenten und Ausnahmen zu reduzieren und den Zugang zu Daten zu erleichtern. Wir bieten ein umfassendes Angebot an ausgelagerten Dokumentenmanagement-Funktionen, die von außergewöhnlich qualifizierten Fachleuten erbracht werden, die sich in Ihrer Branche auskennen, sei es im Gesundheitswesen, im Finanzwesen, im Bankwesen, im Versicherungswesen oder in anderen Bereichen. Unsere ausgelagerten Dienstleistungen umfassen:

• Dokumentensicherung und vollständige Indizierung
• Automatisierte Datenerfassung
• Integration von Arbeitsabläufen
• Sichere Vernichtung von Dokumenten und Medien
• Disaster Recovery/Geschäftskontinuität

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