3 Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, AP mit einer Cloud Native-Lösung zu automatisieren

Findet Ihre Kreditorenbuchhaltung die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen frustrierend? Da sind Sie nicht allein.

Nach Angaben des Institute of Finance and Management (IOFM) sind 19 % der Leiter der Kreditorenbuchhaltung besorgt über die Art und Weise, wie ihre Abteilung heutzutage arbeitet. 7 % der Leiter von Kreditorenbuchhaltungen geben zu, dass sie mit den Störungen im Zusammenhang mit der Fernarbeit überfordert sind.

Die plötzliche Umstellung auf die Fernarbeit hat die Art und Weise, wie die Kreditorenbuchhaltung jahrelang funktioniert hat, völlig auf den Kopf gestellt. Herkömmliche Verfahren zur Rechnungsbearbeitung waren nicht auf die Unterstützung von Mitarbeitern an entfernten Standorten ausgelegt.

Cloud-native Lösungen können helfen.

Cloud-native Lösungen werden vollständig in der Cloud geschrieben, getestet, bereitgestellt und verwaltet. Kreditorenabteilungen können eine Cloud-native Lösung für die Erfassung, Verarbeitung und Verwaltung von Rechnungen verwenden, wodurch einige Aufgaben automatisiert und andere sehr viel einfacher werden.

Hier sind drei Anzeichen dafür, dass es an der Zeit sein könnte, eine Cloud-native Lösung für die Kreditorenbuchhaltung einzusetzen:

1. Überwältigende manuelle Aufgaben. Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung verschwenden viel Zeit mit dem Eingeben von Informationen, dem Korrigieren von Fehlern, dem Aufspüren von Genehmigern und der Suche nach Informationen. Die Bearbeitung komplexer Rechnungen in einer Heimarbeitsumgebung kann zu tagelangen Telefonaten und E-Mails führen, die sich hin und her bewegen. Mit Cloud-nativen Lösungen entfallen die sich wiederholenden manuellen Aufgaben, die die Mitarbeiter bei der Arbeit von zu Hause aus behindern. Cloud-native Lösungen konsolidieren Ihre Erfassungssoftware und -prozesse in einer einzigen, vorintegrierten Plattform. Sie können Inhalte aus verschiedenen Eingabequellen zusammenführen. Intelligente KI klassifiziert diese Daten dann automatisch, selbst wenn sie aus unstrukturierten Dokumenten extrahiert wurden. Dank robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) müssen Sie keine sich wiederholenden Aufgaben mehr ausführen, und maschinelles Lernen reduziert menschliche Eingriffe und Fehler. All dies trägt dazu bei, dass Ihre Prozesse reibungslos ablaufen, unabhängig davon, wo die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung arbeiten.
2. Langsame Bearbeitungszeiten. Die Anpassung von papierbasierten Rechnungsfreigabeverfahren an eine Umgebung, in der man von unterwegs arbeitet, ist schwierig. Einige Unternehmen stützen sich stark auf ungesicherte E-Mails, um ihre neuen Lieferanten einzurichten und Rechnungen zur Genehmigung weiterzuleiten. Andere schicken einmal in der Woche eine Notbesatzung ins Büro, um die Post zu öffnen und Rechnungen zu bearbeiten. Einige transportieren Rechnungen sogar physisch durch die Stadt, um Genehmigungsunterschriften einzuholen. Infolgedessen arbeiten mehr als 25% der Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung länger. Von der Dokumentenerfassung bis hin zum Content Management bieten Cloud-native Lösungen den Abteilungen eine bessere Effizienz bei der Rechnungsbearbeitung, so dass sie schneller vorankommen, auch wenn die Mitarbeiter an anderen Orten arbeiten. Darüber hinaus ermöglichen es Cloud-native Lösungen den Kreditorenabteilungen, die Zahl der Mitarbeiter im Handumdrehen zu erhöhen oder zu verringern und jederzeit Funktionen hinzuzufügen oder zu entfernen. Die Abteilungen zahlen nur für das, was sie benötigen. So haben Sie die Freiheit, die Automatisierung an den aktuellen Geschäftsanforderungen auszurichten.
3. Schlechte Sicht. In turbulenten Zeiten müssen Unternehmen wissen, wie es um ihr Bargeld und ihre Ausgaben bestellt ist, aber veraltete Ansätze zur Verwaltung von Kreditorenbuchhaltungsdaten machen dies zu einer großen Aufgabe. Dokumente mögen zwar lokal gespeichert sein, aber es dauert gefühlt ein Leben lang, um manuell nach Informationen zu suchen, die in einem gemeinsamen Dateiordner gespeichert sind. Noch schlimmer ist, dass Informationen, die in Altsystemen gespeichert sind, den Genehmigern nicht ohne weiteres zur Verfügung stehen. Mit Cloud-nativen Lösungen können Sie Ihre Inhalte schnell und einfach sicher und von überall aus durchsuchen. Außerdem lassen sie sich in Ihre bestehende Infrastruktur integrieren. Cloud-native Lösungen lassen sich ohne zusätzlichen Code mit Ihren aktuellen Inhaltsdiensten und Altsystemen verbinden. Die nahtlose Integration mit Microsoft SharePoint und Microsoft Azure ermöglicht es Benutzern, Inhalte in einem einzigen Cloud-nativen Dokumentenmanagementsystem zu erfassen, zu verarbeiten und zu verwalten. Unternehmen können eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und Bots hinzufügen, so dass die Informationen für diejenigen, die sie benötigen, sofort verfügbar sind.

Wenn Ihre Kreditorenbuchhaltung mit einem dieser Probleme zu kämpfen hat, ist es an der Zeit, eine Cloud-native Lösung für die Erfassung, Verarbeitung und Verwaltung der eingehenden Rechnungen einzusetzen.

Wenden Sie sich an ibml, um zu erfahren, ob eine Cloud-native Lösung das Richtige für Sie ist.