Software zur Workflow-Automatisierung für Banken: Hilfreiche Vorteile

In der stressigen Welt des Bankwesens, in der jede Transaktion zählt und Compliance und Sicherheit nicht verhandelbar sind, kann die Effizienz von Dokumenten-Workflows über den Erfolg eines Instituts entscheiden.

Fachleute für Informationsmanagement stehen an vorderster Front und müssen den Druck der Rationalisierung von Abläufen, der Minimierung von Fehlern und der Erfüllung sich ständig ändernder gesetzlicher Anforderungen bewältigen. Doch viele Banken leiden noch immer unter veralteten manuellen Geschäftsprozessen, die zu Verzögerungen, kostspieligen Fehlern und Compliance-Risiken führen.

Es ist Zeit für eine intelligentere Lösung.

Software zur Workflow-Automatisierung verändert die Art und Weise, wie die Geschäftsprozesse von Banken ablaufen. Sie beseitigt Engpässe, erhöht die Genauigkeit, verbessert das Kundenerlebnis und stellt die Einhaltung von Vorschriften sicher.

Dieser Artikel zeigt die Vorteile der Workflow-Automatisierung für Banken.

Häufige Workflow-Herausforderungen bei Banken

Effiziente Informations-Workflows sind das Rückgrat des Bankbetriebs, doch viele Banken haben Mühe, mit den Anforderungen der modernen Dokumentenverarbeitung Schritt zu halten. Ineffizienzen können zu Fehlern, Compliance-Risiken und unzufriedenen Kunden führen. Trotz der besten Bemühungen fleißiger Teams behindern veraltete manuelle Prozesse oft den Fortschritt. Hier sind die häufigsten Workflow-Herausforderungen für Banken.

• Manuelle Prozesse. Viele Banken verlassen sich immer noch auf papierbasierte oder halbautomatische Arbeitsabläufe für wichtige Funktionen wie Kreditbearbeitung, Kontoeröffnung und Dokumentenprüfung. Infolgedessen verbrachten die Mitarbeiter viel Zeit mit manuellen, sich wiederholenden Aufgaben wie dem Eingeben von Daten, dem Mischen von Papier und der Suche nach Informationen. Dies verlangsamt nicht nur die Abläufe, sondern verzögert auch den Kundenservice, was zu Unzufriedenheit und potenziellen Geschäftseinbußen bei agileren Wettbewerbern führt.

• Fehler. Manuelle Prozesse sind von Natur aus anfällig für menschliche Fehler. Fehler wie Tippfehler, Zahlendreher oder falsch abgelegte Dokumente können schwerwiegende Folgen haben, darunter finanzielle Verluste, Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften und beschädigte Kundenbeziehungen. Diese Fehler erfordern oft zusätzliche Zeit und Ressourcen, um sie zu erkennen und zu korrigieren, was die Produktivität weiter beeinträchtigt.

• Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften. Die strengen Vorschriften, nach denen Banken arbeiten, verlangen eine präzise Buchführung, zeitnahe Berichterstattung und transparente Prüfpfade. Manuelle Arbeitsabläufe machen es schwierig, diese Anforderungen konsequent zu erfüllen. Unvollständige Dokumentation, verlorene Aufzeichnungen und inkonsistente Prozesse können zu Compliance-Verstößen und möglichen Geldbußen und Strafen führen.

• Mangelnde Transparenz. Zersplitterte Abläufe und voneinander abgeschottete Systeme nehmen Banken die Möglichkeit, den Dokumentenstatus in Echtzeit im Blick zu behalten. Gleichzeitig fehlen Führungskräften oft die entscheidenden Einblicke, um Engpässe frühzeitig zu erkennen, die Produktivität ihrer Teams zu bewerten oder den Gesamtzustand der operativen Prozesse einzuschätzen. Ohne diese Transparenz wird es schwierig, Probleme gezielt anzugehen und strategisch kluge Entscheidungen zu treffen.

• Schlechte Produktivität der Mitarbeiter. Sich wiederholende manuelle Aufgaben verschlingen wertvolle Zeit, die besser für strategische Initiativen genutzt werden könnte. Mitarbeiter, die sich mit banalen Tätigkeiten aufhalten, haben weniger Zeit für Kundenkontakt, Innovation oder die Entwicklung von Fähigkeiten. Dies wirkt sich nicht nur auf die Arbeitsmoral aus, sondern schränkt auch die Fähigkeit der Bank ein, in einer wettbewerbsorientierten Branche zu wachsen und sich anzupassen.

Workflow-Probleme wie manuelle Prozesse, Fehler, Compliance-Risiken und mangelnde Transparenz sind mehr als nur ein operatives Ärgernis – sie können den Ruf und das Ergebnis eines Finanzinstituts gefährden.

Aus diesem Grund setzen immer mehr Banken Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen ein.

Was Workflow Automation Software ist und wie sie funktioniert

Software zur Workflow-Automatisierung digitalisiert und vereinfacht Geschäftsprozesse, indem sie sich wiederholende Aufgaben automatisiert und Verfahren standardisiert. So funktioniert eine Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen in der Regel:

• Prozessabbildung. Die beste Workflow‑Automatisierungssoftware automatisiert jeden einzelnen Schritt eines Geschäftsprozesses – von der Einleitung bis zum Abschluss, einschließlich aller Entscheidungspunkte, Genehmigungen und Übergaben. Diese visuelle Abbildung dient als Blaupause für die Workflow‑Automatisierung.

• Weiterleitung von Dokumenten. Sobald die Arbeitsabläufe abgebildet sind, digitalisiert die Software die Dokumentenbearbeitung. Physische Dokumente werden durch Scannen oder digitale Formulare in elektronische Formate umgewandelt, so dass sie einfach gespeichert, abgerufen und weitergegeben werden können. Die automatische Weiterleitung leitet die Dokumente auf der Grundlage voreingestellter Regeln an die richtige Person weiter und sorgt dafür, dass die Aufgaben ohne Verzögerung erledigt werden.

• Integration. Software zur Workflow-Automatisierung lässt sich nahtlos in bestehende Bankensysteme wie Customer Relationship Management (CRM)-Anwendungen, Loan Origination Systems (LOS) und Enterprise Resource Planning (ERP)-Plattformen integrieren. Diese Integration sorgt für einen reibungslosen Datenaustausch zwischen allen Systemen, vermeidet doppelte Dateneingaben und bietet eine einheitliche Sicht auf Kundendaten und -vorgänge, was die Entscheidungsfindung und Flexibilität verbessert.

• Regelbasierte Aktionen. Mit Software zur Workflow-Automatisierung können Banken Regeln zur Automatisierung der Entscheidungsfindung aufstellen. Wenn beispielsweise die Kreditwürdigkeit eines Kunden einen bestimmten Schwellenwert erreicht, kann eine Lösung zur Workflow-Automatisierung so konfiguriert werden, dass ein Kredit automatisch genehmigt wird oder die Mitarbeiter aufgefordert werden, eine zusätzliche Überprüfung durchzuführen, wenn dies nicht der Fall ist. Diese Regeln stellen sicher, dass die Prozesse konsistent, konform und effizient sind, so dass weniger manuelle Eingriffe erforderlich sind.

Durch die Automatisierung von Schritten wie der Zuordnung von Arbeitsabläufen, der Weiterleitung von Dokumenten, der Systemintegration und der regelbasierten Entscheidungsfindung hilft die Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen den Banken, schneller, genauer und konformer zu arbeiten. Sie ist mehr als nur ein Werkzeug zur Steigerung der Effizienz – sie ist ein strategischer Wegbereiter für Wachstum und Innovation. Zu verstehen, wie diese Technologie funktioniert, ist der erste Schritt, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen, die Prozesse Ihrer Bank zu optimieren und bessere Ergebnisse für Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen zu erzielen.

Anwendungsfälle für Software zur Workflow-Automatisierung in Banken

Software zur Workflow-Automatisierung kann in verschiedenen Bankfunktionen eingesetzt werden.

• Kreditbearbeitung. Die Arbeitsabläufe bei der Kreditbearbeitung umfassen mehrere Schritte, darunter die Einreichung des Antrags, die Überprüfung der Dokumente, die Kreditprüfung, das Underwriting und die endgültige Genehmigung. Die Workflow-Automatisierung strafft diesen Prozess, indem sie automatisch Informationen über den Antragsteller erfasst und überprüft, unvollständige Anträge kennzeichnet und sie an die entsprechenden Abteilungen weiterleitet. Dies verkürzt die Bearbeitungszeiten für Kredite, verbessert die Genauigkeit der Kreditantragsdaten und verbessert das Kundenerlebnis durch schnellere Kreditentscheidungen.

• Kunden-Onboarding. Das Onboarding von Kunden umfasst die Überprüfung der Identität, die Durchführung von Hintergrundprüfungen und die Einrichtung von Konten. Die Workflow-Automatisierung beschleunigt diesen Prozess, indem sie die Identitätsüberprüfung durch Integrationen mit Datenbanken von Drittanbietern automatisiert, die erforderliche Dokumentation erstellt und die Einhaltung der Vorschriften zur Kundenidentifizierung (KYC) und Geldwäschebekämpfung (AML) sicherstellt. Dies führt zu einem reibungsloseren Onboarding-Erlebnis und einem schnelleren Zugang zu Bankdienstleistungen für Kunden.

• Regulatorische Berichterstattung. Banken müssen den Aufsichtsbehörden regelmäßig über ihre finanziellen Aktivitäten Bericht erstatten. Software zur Workflow-Automatisierung kann Daten aus verschiedenen Quellen sammeln, sie in den erforderlichen Formaten zusammenstellen und die Berichte vor Ablauf einer Frist einreichen. Automatisierte Warnmeldungen können die für die Einhaltung der Vorschriften zuständigen Mitarbeiter über die Meldepflichten informieren und so das Risiko verpasster Fristen verringern.

• Aufdeckung von Betrug. Die Aufdeckung betrügerischer Aktivitäten erfordert eine ständige Überwachung von Transaktionen und Kontoaktivitäten. Die Workflow-Automatisierung erhöht die Sicherheit und schützt Banken und ihre Kunden, indem sie Muster in Echtzeit analysiert, verdächtige Transaktionen kennzeichnet und vordefinierte Reaktionen wie Kontosperrungen oder Benachrichtigungen an das Betrugsermittlungsteam auslöst.

• Audits. Die Vorbereitung auf interne Audits ist ein zeitintensiver Prozess, der das Sammeln und Organisieren großer Datenmengen erfordert. Software zur Workflow-Automatisierung kann detaillierte Aufzeichnungen über alle Transaktionen und Prozesse führen, so dass Auditoren einfachen Zugriff auf die erforderlichen Informationen haben. Automatisierte Workflows stellen sicher, dass alle Abläufe dokumentiert sind und mit den internen Richtlinien übereinstimmen, was den Audit-Prozess vereinfacht und Betriebsunterbrechungen reduziert.

Von der Beschleunigung der Kreditbearbeitung und der Rationalisierung der Kundenaufnahme bis hin zur Verbesserung der Betrugserkennung und der Vereinfachung von Audits – Software zur Workflow-Automatisierung löst kritische Probleme im Bankbetrieb. Diese Anwendungsfälle zeigen, wie Automatisierung nicht nur die Effizienz und Genauigkeit verbessert, sondern auch die Einhaltung von Vorschriften und die Sicherheit stärkt und ein besseres Kundenerlebnis bietet.

Die wichtigsten Vorteile von Software zur Workflow-Automatisierung in Banken

Software zur Workflow-Automatisierung bietet erhebliche Vorteile für den Bankbetrieb.

• Gesteigerte Effizienz. Workflow-Automatisierung beseitigt Engpässe, die durch manuelle Prozesse verursacht werden. Aufgaben, die früher Tage oder Wochen in Anspruch genommen haben, können nun in Stunden oder Minuten erledigt werden. Die automatisierte Weiterleitung von Dokumenten stellt beispielsweise sicher, dass Genehmigungen zeitnah erfolgen und Mitarbeiter sofort benachrichtigt werden, wenn ihr Beitrag erforderlich ist. Schnellere Geschäftsprozesse führen zu höherer Produktivität und der Möglichkeit, ein höheres Arbeitsaufkommen ohne zusätzliches Personal zu bewältigen.

• Verbesserte Genauigkeit. Durch die Verringerung der manuellen Dateneingabe und die Standardisierung von Prozessen minimiert die Automatisierung das Risiko von Fehlern. Validierungsregeln und automatische Datenübernahme aus integrierten Systemen sorgen für korrekte Daten. Die verbesserte Genauigkeit verbessert die Entscheidungsfindung, verringert die Notwendigkeit von Korrekturen und erhält die Datenintegrität im gesamten Unternehmen.

• Vereinfachte Einhaltung der Vorschriften. Software zur Workflow-Automatisierung sorgt für die Kontrolle der Einhaltung von Vorschriften in den Prozessen. Regulatorische Anforderungen werden in Workflows programmiert, um sicherzustellen, dass jeder Schritt den rechtlichen und politischen Standards entspricht. Automatisierte Prüfpfade zeichnen jede Aktion auf und sorgen so für Transparenz und einfachen Zugriff bei Compliance-Prüfungen oder externen Audits. All dies verringert das Risiko von Compliance-Problemen und möglichen Geldbußen oder Strafen.

• Kosteneinsparungen. Die Automatisierung manueller Geschäftsprozesse ermöglicht es Banken, ihre Gemeinkosten zu senken. Digitale Workflows reduzieren den Bedarf an Papier und papierbezogenen Verbrauchsmaterialien, machen die physische Lagerung und den Abruf von Dokumenten überflüssig und befreien die Mitarbeiter von sich wiederholenden Aufgaben. Verbesserte Datengenauigkeit und optimierte Compliance helfen außerdem, kostspielige Nacharbeiten und Geldstrafen zu vermeiden.

• Verbessertes Kundenerlebnis. Die Workflow-Automatisierung ermöglicht es Banken, ihren Kunden schnellere und präzisere Dienstleistungen zu bieten. Schnellere Kreditgenehmigungen, sofortige Kontoeröffnungen und zeitnahe Antworten auf Anfragen erhöhen die Zufriedenheit und Loyalität der Kunden. Automatisierte Workflows ermöglichen auch eine personalisierte Kommunikation, so dass die Kunden während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden gehalten werden, was das Vertrauen stärkt und das Bankerlebnis insgesamt verbessert.

• Skalierbarkeit. Die Automatisierung kann problemlos an wachsende Dokumentenmengen und neue Dienstleistungen angepasst werden, wenn eine Bank wächst. Digitalisierte Geschäftsprozesse können schnell geändert oder hinzugefügt werden, ohne dass es zu erheblichen Ausfallzeiten oder Überholungen kommt. Und Cloud-basierte Workflow-Plattformen unterstützen geografisch verstreute Benutzer mit Online-Zusammenarbeit und sofortigem Zugriff auf Informationen.
  

Die Vorteile von Software zur Workflow-Automatisierung liegen auf der Hand: schnellere Prozesse, weniger Fehler, bessere Einhaltung von Vorschriften, geringere Kosten, ein besseres Kundenerlebnis und die nötige Skalierbarkeit zur Unterstützung des Wachstums. Workflow-Automatisierung hilft Banken auch, in einem sich ständig verändernden Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.

Tipps für die Suche nach der besten Software zur Workflow-Automatisierung

Die Auswahl der richtigen Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen ist entscheidend für die Steigerung der Effizienz und die Einhaltung von Vorschriften. Bei der Vielzahl der verfügbaren Optionen muss die Auswahl einer Lösung sorgfältig geprüft werden. Von der Integration und Sicherheit bis hin zur Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit – die richtige Wahl kann erhebliche Vorteile bringen und eine Bank für langfristigen Erfolg positionieren. Hier sind die wichtigsten Tipps, die Banken helfen, eine fundierte Entscheidung zur Automatisierung zu treffen.

1. Integration. Vergewissern Sie sich, dass potenzielle Lösungen zur Workflow-Automatisierung mit Ihren bestehenden Systemen kompatibel sind. Das Ziel sollte eine nahtlose Integration mit Ihrem Kernbankensystem, Ihrer CRM-Plattform und anderen wichtigen Anwendungen sein. Konnektivität minimiert den reibungslosen Datenfluss zwischen Systemen und Prozessen und sorgt für Konsistenz und Genauigkeit.

2. Priorisieren Sie die Sicherheit. Robuste Sicherheit ist entscheidend für den Schutz sensibler Bank- und Kundendaten. Achten Sie auf Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, die eine automatische Aufgabentrennung, systematische Arbeitsabläufe, Datenverschlüsselung, eine vollständige Protokollierung von Prüfungen, regelmäßige Sicherheitsupdates und andere integrierte Kontrollen bietet. Potenzielle Technologieanbieter sollten die Sicherheitsstandards der Branche einhalten und nachweisen, dass sie sich für den Schutz von Kundendaten einsetzen.

3. Fokus auf Konfigurierbarkeit. Jede Bank hat ihre eigenen Arbeitsabläufe und Anforderungen. Wählen Sie eine Software, die es Ihnen ermöglicht, die Arbeitsabläufe an Ihre spezifischen Prozesse anzupassen, anstatt Sie zu zwingen, sich einer Einheitslösung anzupassen. Konfigurierbare Dashboards, Berichtstools und Benutzeroberflächen ermöglichen es Ihnen, die Software an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen.

4. Bestehen Sie auf Skalierbarkeit. Zukünftige Lösungen zur Workflow-Automatisierung müssen die Wachstumspläne Ihrer Bank unterstützen. Unabhängig davon, ob Ihre Bank plant, neue Dienstleistungen einzuführen, neue Märkte zu erschließen oder ihr Transaktionsvolumen zu erhöhen, sollte die Software skalierbar sein, ohne die Leistung zu beeinträchtigen. Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter die Skalierbarkeit sowohl in Bezug auf die Technologie als auch auf den Kundensupport unterstützen kann.

5. Bewerten Sie die Unterstützung des Anbieters. Ein verlässlicher Anbieter-Support ist für eine erfolgreiche Implementierung und den laufenden Betrieb unerlässlich. Prüfen Sie den Ruf jedes Technologieanbieters in Bezug auf den Kundenservice, die Verfügbarkeit von Supportkanälen und die Reaktionsfähigkeit bei Problemen. Überprüfen Sie die Informationen des Anbieters anhand von Kundenreferenzen. Und überlegen Sie, ob der Anbieter Schulungen, Benutzer-Communities und spezielle Kundenbetreuer anbietet, die Sie während des gesamten Lebenszyklus der Software unterstützen.

6. Testen Sie die Benutzerfreundlichkeit. Die Benutzerakzeptanz ist entscheidend für den Erfolg eines Systems zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. Potenzielle Lösungen sollten über eine intuitive Benutzeroberfläche verfügen, die eine minimale Schulung der Endbenutzer erfordert. Fordern Sie Demonstrationen oder Pilotprojekte an, um die Benutzerfreundlichkeit zu beurteilen. Achten Sie auf eine einfache Navigation, klare Anweisungen und das allgemeine Erscheinungsbild der Software.

Indem sie Integration, Sicherheit, Konfigurierbarkeit, Skalierbarkeit, Anbieterunterstützung und Benutzerfreundlichkeit in den Vordergrund stellen, können Banken sicherstellen, dass ihre Investition in die Workflow-Automatisierung einen dauerhaften Wert hat. Die richtige Lösung kann Prozesse rationalisieren, die Kundenzufriedenheit verbessern und eine Bank für langfristigen Erfolg positionieren.

Fazit

Software zur Workflow-Automatisierung bietet eine leistungsstarke Lösung für viele der Herausforderungen, mit denen das Informationsmanagement im Bankbetrieb heute konfrontiert ist. Die Technologie ermöglicht es den Banken, ihre Arbeitsabläufe umzugestalten, Fehler zu reduzieren, den Kunden einen besseren Nutzen zu bieten und die Sicherheit und Compliance zu optimieren.