Software zur Workflow-Automatisierung für Behörden: 7 Tipps für die Suche nach der besten Lösung

Stellen Sie sich eine Behörde vor, in der sich die Formulare auf den Schreibtischen und in den E-Mail-Postfächern stapeln, Genehmigungen sich durch die Schichten der Bürokratie schlängeln und die Bürger frustriert auf grundlegende Dienstleistungen warten. Für viele Mitarbeiter im Informationsmanagement von Behörden ist dies nicht nur ein Szenario – es ist tägliche Realität.

Die Forderung nach schnelleren, transparenteren und kosteneffizienteren Verwaltungsabläufen ist lauter denn je und sorgt für Schlagzeilen, da die Behörden immer stärker ins Visier der Öffentlichkeit geraten. Diesen Forderungen mit veralteten, manuellen Prozessen nachzukommen, ist wie der Versuch, ein Rennen zu Fuß zu gewinnen, während andere in Rennwagen vorbeirasen.

Aus diesem Grund automatisieren immer mehr Behörden ihre Arbeitsabläufe.

Workflow-Automatisierung verwandelt langsame, papiergebundene Prozesse in optimierte digitale Abläufe. Technologie versetzt Behörden in die Lage, mit ihren vorhandenen Ressourcen mehr zu erreichen, die Einhaltung von Vorschriften ohne Kopfschmerzen zu gewährleisten und den Service zu bieten, den die Bürger im digitalen Zeitalter erwarten. Angesichts knapper Budgets und steigender Erwartungen ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen eine Notwendigkeit.

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie die beste Software zur Workflow-Automatisierung finden.

Was ist Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen bei Behörden?

Software zur Workflow-Automatisierung digitalisiert und rationalisiert sich wiederholende, zeitaufwändige Prozesse wie die Weiterleitung von Dokumenten, Genehmigungsworkflows, Compliance-Prüfungen und Serviceanfragen von Bürgern.

Die Software erstellt digitale Arbeitsabläufe, die die Geschäftsanforderungen widerspiegeln. Dokumente und Aufgaben durchlaufen automatisch vordefinierte Schritte und stellen sicher, dass die richtigen Personen sie zum richtigen Zeitpunkt prüfen und genehmigen. Zu den wichtigsten Komponenten der Workflow-Automatisierungssoftware für Behörden gehören:

• Dokumentenerfassung. Das Scannen und Digitalisieren von Unterlagen, Korrespondenz und anderen Papierdokumenten ist oft der erste Schritt in der Workflow-Automatisierung. Hochgeschwindigkeits-Produktionsscanner und intelligente Erfassungssoftware wandeln physische Dokumente in digitale Dateien um, so dass sie einfacher verarbeitet, weitergeleitet, gespeichert und abgerufen werden können. Für Behörden, die täglich Tausende von Dokumenten verwalten, erspart dieser Schritt die manuelle Dateneingabe und verkürzt die Bearbeitungszeiten.

• Prozessabbildung. Mit Software zur Workflow-Automatisierung können Behörden visuell definieren, wie sich Aufgaben und Dokumente durch eine Organisation bewegen. Durch die Darstellung dieser Prozesse können Behörden Ineffizienzen, Engpässe und überflüssige Schritte erkennen. Prozesskarten stellen sicher, dass die Arbeitsabläufe mit den betrieblichen Zielen und den Compliance-Anforderungen übereinstimmen.

• Aufgabenautomatisierung. Sich wiederholende Aufgaben wie die Dateneingabe, E-Mail-Benachrichtigungen und Genehmigungsanfragen können automatisiert werden, um Zeit zu sparen und menschliche Fehler zu vermeiden. So kann beispielsweise eine Rechnung automatisch an die zuständige Abteilung zur Genehmigung weitergeleitet werden, während Systemwarnungen die Beteiligten über ausstehende Aktionen informieren. Dokumente können auch automatisch eskaliert werden, wenn keine Maßnahmen ergriffen werden. So wird sichergestellt, dass kein Schritt übersehen wird und die Prozesse effizient ablaufen.

• Integration. Regierungsbehörden verlassen sich auf eine Vielzahl von Softwaresystemen für das Personalwesen (HR), die Finanzen und die Verwaltung, den Wählerservice und andere wichtige Funktionen. Lösungen für die Automatisierung von Arbeitsabläufen in Behörden lassen sich nahtlos in diese Plattformen integrieren, um die Konsistenz der Daten zu gewährleisten, Silos zu beseitigen und eine einheitliche Sicht auf die Abläufe zu ermöglichen.

• Audit und Berichterstattung. Die Einhaltung von Vorschriften ist für staatliche Stellen von entscheidender Bedeutung. Die Software zur Workflow-Automatisierung bietet detaillierte Prüfprotokolle, die jeden Schritt eines Prozesses, den Ausführenden und den Zeitpunkt, zu dem er ausgeführt wurde, nachverfolgen. Robuste Reporting-Tools ermöglichen es Behörden außerdem, die Prozessleistung zu analysieren, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

Durch das Zusammenspiel dieser Komponenten ermöglicht es die Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen in Behörden, veraltete, manuelle Prozesse durch digitale Arbeitsabläufe zu ersetzen, die die Effizienz, Genauigkeit und Transparenz erhöhen. Durch die Automatisierung können Behörden die wachsenden Erwartungen ihrer Bürger besser erfüllen, interne Abläufe verbessern und die Einhaltung von Vorschriften verbessern.

Vorteile von Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen in Behörden

Die Investition in die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann Behörden eine Reihe von Vorteilen bieten, darunter:

• Verbesserte Effizienz. Automatisierte Workflows beschleunigen die Bearbeitungszeiten, da weniger manuelle Eingriffe erforderlich sind. Die Mitarbeiter können sich auf höherwertige Aufgaben wie Datenanalyse, strategische Planung und öffentliches Engagement konzentrieren. Die Automatisierung von Genehmigungsanträgen kann beispielsweise die Bearbeitungszeit von Wochen auf Tage verkürzen. Und Rechnungen können innerhalb von Stunden genehmigt werden.

• Kosteneinsparungen. Die Reduzierung von manueller Arbeit, papierbasierten Prozessen und der physischen Lagerung von Dokumenten führt zu erheblichen Kosteneinsparungen. Behörden sparen beim Druck, bei den Druckerlieferanten, beim Postversand und bei den Verwaltungskosten und verbessern gleichzeitig die Ressourcenverteilung. Mit der Zeit können diese Einsparungen in wichtige Dienste und Infrastrukturen umgelenkt werden.

• Verbesserte Compliance. Behörden arbeiten unter strengen gesetzlichen Vorgaben. Durch Workflow‑Automatisierung werden Compliance‑Kontrollpunkte direkt in die Prozesse integriert, was das Risiko von Verstößen deutlich reduziert.
  Benutzerzugriffsrechte schützen sensible Informationen. Und automatisierte Prüfpfade erleichtern die Reaktion auf Audits, Ermittlungen und Anfragen nach öffentlichen Informationen.

• Erhöhte Transparenz. Mit automatisierten Arbeitsabläufen haben die Beteiligten in Echtzeit Einblick in den Status von Aufgaben und Dokumenten. Diese Transparenz verbessert die Rechenschaftspflicht, verringert die Fehlkommunikation und stärkt das Vertrauen der Öffentlichkeit, indem sie den Wählern zeitnahe Updates liefert.

• Besserer öffentlicher Dienst. Schnellere interne Verarbeitung führt zu zügigeren Antworten auf öffentliche Anfragen, Anträge und Anliegen.
  Bürgerinnen und Bürger sowie andere Anspruchsgruppen profitieren von kürzeren Wartezeiten, verbesserten Online‑Services und einer insgesamt reaktionsfähigeren Verwaltung.

• Fehlerreduzierung. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen in Behörden minimiert die Möglichkeit menschlicher Fehler, indem Prozesse standardisiert und manuelle Dateneingaben vermieden werden. Dies führt zu genaueren Aufzeichnungen, weniger Verzögerungen bei der Bearbeitung und einer verbesserten Gesamtqualität der Dienstleistungen.

Diese Vorteile sind der Grund, warum immer mehr Behörden der Workflow-Automatisierung den Vorzug geben.

7 Strategien für die Suche nach der besten Software zur Workflow-Automatisierung

Die Wahl der richtigen Software zur Workflow-Automatisierung erfordert eine sorgfältige und wohlüberlegte Abwägung der individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Hier sind die wichtigsten Strategien, die Ihnen bei der Auswahl helfen:

1. Ermitteln Sie die Bedürfnisse Ihrer Agentur. Führen Sie eine interne Bewertung durch, um herauszufinden, welche Prozesse automatisiert werden müssen und welche spezifischen Probleme bestehen. Beziehen Sie Mitarbeiter und Interessenvertreter aus verschiedenen Abteilungen ein, um sicherzustellen, dass die Lösung funktionsübergreifende Anforderungen erfüllt. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Prozesskomplexität, Volumen und gesetzliche Anforderungen.

2. Suchen Sie nach Lösungen, die auf die Regierung ausgerichtet sind. Nicht jede Software ist für die besonderen Anforderungen von Behörden in Bezug auf Compliance, Sicherheit und Betrieb geeignet. Bevorzugen Sie Lösungen, die sich im öffentlichen Sektor bewährt haben und über Funktionen verfügen, die den Herausforderungen von Behörden gerecht werden.

3. Priorisieren Sie die Benutzerfreundlichkeit. Die beste Lösung ist die, die Ihr Team benutzen wird. Suchen Sie nach Software mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, anpassbaren Dashboards und benutzerfreundlichem Schulungsmaterial. Benutzerfreundliche Lösungen fördern eine höhere Akzeptanz und verringern den Bedarf an umfangreichen Schulungen.

4. Sorgen Sie für zuverlässige Sicherheit. Behördliche Daten sind sensibel und müssen streng geschützt werden. Vergewissern Sie sich, dass potenzielle Softwarelösungen hohe Sicherheitsstandards wie FedRAMP-, NIST- oder ISO-Zertifizierungen erfüllen. Funktionen wie Aufgabentrennung, Datenverschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Zugriffskontrollen sind für den Schutz von Informationen unerlässlich.

5. Bewerten Sie die Anbindung. Wählen Sie eine Lösung, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt, einschließlich Finanzsoftware, Personalplattformen und Bürgerserviceportale. Die Integration gewährleistet einen reibungslosen Datenaustausch, reduziert doppelte Dateneingaben und erhöht die Effizienz.

6. Prüfen Sie die Konfigurierbarkeit und Skalierbarkeit. Arbeitsabläufe entwickeln sich mit der Zeit. Wählen Sie eine Software, die sich an die sich ändernden Anforderungen anpassen kann, die ein höheres Volumen bewältigen kann und die künftige Prozessänderungen unterstützt, ohne dass eine Überarbeitung erforderlich ist. Anpassbare Arbeitsabläufe gewährleisten eine langfristige Rentabilität.

7. Fordern Sie Demonstrationen und Referenzen an. Wenn Sie die Software anhand von Live-Demonstrationen mit den Dokumenten und Arbeitsabläufen Ihrer Behörde in Aktion sehen, können Sie wertvolle Einblicke in die Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität gewinnen. Sprechen Sie außerdem mit anderen Anwendern in Behörden, um mehr über deren Erfahrungen mit der Software, die Herausforderungen bei der Implementierung und die erzielten Vorteile zu erfahren.

Die Auswahl der richtigen Software zur Workflow-Automatisierung ist ein entscheidender Schritt zur Verbesserung der Effizienz, der Einhaltung von Vorschriften und der Erbringung von Dienstleistungen in Ihrer Behörde. Indem Sie die Bedürfnisse Ihrer Behörde sorgfältig prüfen, die Prioritäten für Lösungen setzen, die auf die Behörden zugeschnitten sind, und für Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit sorgen, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen, die den aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihrer Organisation entspricht.

Wie ibml Regierungen helfen kann, ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren

ibml ist ein zuverlässiger Partner für Regierungsbehörden, die ihre Arbeitsabläufe modernisieren und automatisieren möchten. Mit Informationsmanagement-Lösungen, die auf die komplexen Anforderungen von Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden zugeschnitten sind, hilft ibml, die Erfassung, Verarbeitung und Verwaltung von Informationen zu rationalisieren.

Hier erfahren Sie, wie ibml Behörden bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen unterstützt:

• Erweiterte Dokumentenerfassung. Die Hochgeschwindigkeitsscanner und intelligenten Erfassungslösungen von ibml wandeln Papierdokumente schnell in verwertbare digitale Daten um. Diese Fähigkeit ist entscheidend für Behörden, die Steuererklärungen, juristische Dokumente, Genehmigungsanträge und andere Formulare verwalten.

• KI-unterstützte Datenextraktion. Extrahieren Sie wichtige Informationen mit hoher Genauigkeit mit den auf künstlicher Intelligenz (KI) basierenden Datenerfassungslösungen von ibml. Dies reduziert den Bedarf an manueller Dateneingabe, beschleunigt die Bearbeitungszeiten und sorgt für eine genauere Aufzeichnung.

• Compliance und Sicherheit. Die Lösungen von ibml erfüllen die strengen Anforderungen der Behörden und sorgen dafür, dass Ihre Daten sicher und revisionssicher bleiben. Funktionen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sichere Zugriffskontrollen und Prüfprotokolle helfen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

• Nahtlose Integration. Integrieren Sie die Lösungen von ibml ganz einfach in Ihre bestehenden Behördensysteme, einschließlich Enterprise Resource Planning (ERP)-Plattformen und Dokumentenmanagementsysteme. Dies gewährleistet einen reibungslosen Übergang zur Automatisierung und steigert die Gesamteffizienz.

• Konfigurierbare Arbeitsabläufe. Passen Sie die Automatisierungslösungen an die individuellen Prozesse und Anforderungen Ihrer Behörde an. ibml bietet flexible Lösungen, die für verschiedene Abteilungen, Dokumententypen und Compliance-Anforderungen konfiguriert werden können.

• Nachgewiesene Erfolgsbilanz. Behörden vertrauen auf ibml, wenn es darum geht, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Bereitstellung von Dienstleistungen zu verbessern. Mit seiner langjährigen Erfahrung im öffentlichen Sektor bietet ibml Lösungen an, die die Komplexität von Verwaltungsabläufen berücksichtigen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie ibml Behörden dabei hilft, ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren: www.ibml.com.

Machen Sie den nächsten Schritt auf dem Weg zu intelligenteren Arbeitsabläufen in der Verwaltung

Der Weg zu mehr Effizienz, Kosteneinsparungen und besserem öffentlichem Service führt für Informationsmanagement-Experten in Behörden über die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Angesichts steigender Anforderungen und begrenzter Ressourcen sind manuelle Prozesse nicht mehr tragbar. Software zur Workflow-Automatisierung kann Aufgaben schneller, genauer und transparenter machen. Die Suche nach der richtigen Lösung mag entmutigend erscheinen, aber mit den richtigen Strategien kann Ihre Behörde den Weg zur Automatisierung erfolgreich beschreiten.