Wie Cloud Native Lösungen die Rechnungsverarbeitung rationalisieren

Hat Ihre Kreditorenabteilung Probleme mit der Erfassung von Daten aus Lieferantenrechnungen? Da sind Sie nicht allein. Der Rechnungseingang und die Datenerfassung sind die größte Herausforderung für die Kreditorenbuchhaltung, die durch die Umstellung auf die Telearbeit verursacht ^wird1.

Die Wurzel des Problems ist, dass viele Kreditorenbuchhaltungsabteilungen die Rechnungen von Lieferanten auf dem Postweg erhalten. Je kleiner das Unternehmen ist, desto höher ist der Prozentsatz an Papierrechnungen, die sie wahrscheinlich erhalten werden. Das bedeutet, dass jemand aus dem Kreditorenbuchhaltungsteam regelmäßig ins Büro gehen muss, um die Papierrechnungen zu öffnen, Informationen einzugeben und herauszufinden, wie die Rechnungen an die zuständigen Mitarbeiter zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet werden können. Das ist keine Kleinigkeit, wenn man bedenkt, dass die Mehrheit der Kreditorenbuchhaltungsteams immer noch zumindest teilweise aus der Ferne arbeitet^.2

Um die Einschränkungen bei der Bearbeitung von Papierrechnungen zu umgehen, drängen viele Kreditorenbuchhaltungsabteilungen ihre Lieferanten dazu, Rechnungen per E-Mail einzureichen. Die E-Mail ermöglicht es den Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung zwar, den Gang ins Büro zu vermeiden, aber die per E-Mail übermittelten Rechnungen lassen oft viel zu wünschen übrig.

Es gibt ein paar wichtige Probleme. Erstens ist es für Mitarbeiter leicht, per E-Mail versandte Rechnungen zu übersehen oder versehentlich zu löschen. Per E-Mail verschickte Rechnungen können auch verloren gehen oder an die falsche Person zur Überprüfung weitergeleitet werden. Außerdem wird bei E-Mails nicht automatisch nachverfolgt, welche Aktionen im Zusammenhang mit einer Rechnung durchgeführt wurden. Und schließlich verfügen nur wenige Unternehmen über die Technologie, um automatisch Daten aus per E-Mail verschickten Rechnungen zu extrahieren.

Die Kreditorenabteilung kann sich eine solche Ineffizienz beim Empfang von Lieferantenrechnungen und der Erfassung von Rechnungsdaten nicht leisten. Langsame Rechnungsfreigaben können zu Vertragsstrafen für verspätete Zahlungen, verpassten Skonti und Unterbrechungen der Lieferkette führen – ganz zu schweigen von den vielen Anrufen und E-Mails von frustrierten Lieferanten.

Die Vorteile von Cloud Native Capture-Lösungen in AP

Da das Arbeiten an entfernten Standorten in Zukunft wahrscheinlich nicht mehr wegzudenken ist, müssen die Kreditorenabteilungen einen besseren Weg finden, um Lieferantenrechnungen zu empfangen, zu bearbeiten und zu genehmigen. Hier kommen die Cloud-nativen Erfassungslösungen ins Spiel.

Cloud-native Erfassungslösungen halten AP-Prozesse in Gang, egal wo Ihre Mitarbeiter arbeiten.

• Aggregieren. Cloud-native Erfassungslösungen fassen alle Rechnungen – einschließlich der per E-Mail, Tabellenkalkulation und Fax übermittelten – auf einer einzigen, vorintegrierten Plattform zusammen. Lieferantenrechnungen, die per Post verschickt werden, können digitalisiert und mühelos auf die Cloud-native Plattform hochgeladen werden.
• Erfassen. Extrahieren Sie automatisch alle Kopf- und Positionsdaten aus Rechnungen, einschließlich Name und Nummer des Lieferanten, Rechnungs- und Bestellnummern, Produktmengen, Stückpreise, Rechnungssummen, Fracht- und Umsatzsteuerinformationen und Fälligkeitsdatum. Durch maschinelles Lernen werden menschliche Eingriffe begrenzt und mögliche Fehler reduziert.
• Beschleunigen. Stellen Sie eine nahtlose Verbindung zu bestehenden Content-Management-Diensten her, um Genehmigungen auch dann zu ermöglichen, wenn Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten. Diese Technologie macht Schluss mit dem Rätselraten, wie Rechnungen zur Genehmigung weitergeleitet werden sollen. Mitarbeiter der Buchhaltung und andere autorisierte Benutzer können Rechnungsinformationen schnell von einer einzigen Plattform aus durchsuchen.
• Integrieren. Intelligente Robotic Process Automation (RPA) Technologie lädt Rechnungsdaten direkt in ein Enterprise Resource Planning (ERP) oder ein anderes Aufzeichnungssystem hoch. Dadurch entfällt die manuelle Eingabe, was die Transparenz erhöht und die Möglichkeit von Verzögerungen oder Fehlern verringert.
• Skalieren. Cloud-native Erfassungslösungen können sofort nach oben oder unten skaliert werden. So kann sich eine Kreditorenbuchhaltung an veränderte Geschäftsbedingungen und saisonale Schwankungen des Rechnungsvolumens anpassen, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen. Tatsächlich zahlen die Kreditorenbuchhaltungsabteilungen nur für das, was sie nutzen.

Cloud-basierte Erfassungslösungen machen es für die Kreditorenbuchhaltung einfach, Rechnungen zu empfangen und wichtige Daten zu erfassen, damit Ihre Kreditorenbuchhaltung in dieser neuen Welt der Fernarbeit die Nase vorn hat.

1. Gartner. (2017). Cloud Strategy Leadership: Gartner Insights on How and Why Leaders Must Implement Cloud Computing
2. Infor. (2015). Cloud Computing: Untersuchung der Sicherheit von Cloud-basierten und On-Premise-Implementierungen