Ein Leitfaden zum Outsourcing der digitalen Poststelle: Prozess & Vorteile

Informationsmanagement‑Profis stehen vor einem gewaltigen Spagat.

Einerseits müssen sie Wege finden, um die Dokumente und Daten, die ihr Unternehmen erhält, so schnell wie möglich sicher und kosteneffizient zu verarbeiten. Andererseits müssen sie die ständig wachsende Menge an Dokumenten und Daten in zahlreichen Formaten und über viele Lieferkanäle verwalten.

Aus diesen Gründen lagern immer mehr Unternehmen ihre digitale Poststelle an einen Drittanbieter aus.

Es wird erwartet, dass der globale Markt für das Outsourcing von digitalen Poststellen bis 2027 12,1 Milliarden Dollar erreichen wird – eine erstaunliche jährliche Wachstumsrate (CAGR) von 13,9 Prozent ab 2022, berichtet Grand View Research. Der US-amerikanische Markt für digitales Mailroom-Outsourcing wird bis 2027 voraussichtlich 5,2 Milliarden Dollar erreichen.

Immer mehr Unternehmen erkennen, dass die Auslagerung ihrer digitalen Poststelle an einen vertrauenswürdigen Partner die Effizienz steigern, Kosteneinsparungen ermöglichen, die Sicherheit verbessern und zu Nachhaltigkeitsinitiativen beitragen kann.

Dieser Artikel beschreibt das Outsourcing der digitalen Poststelle und die damit verbundenen Vorteile.

Was bedeutet Outsourcing der digitalen Poststelle?

Von der Korrespondenz bis zu Rechnungen erhalten Unternehmen eine enorme Menge an Dokumenten und Daten.

Die Verwaltung all dieser Inhalte kann eine enorme Belastung darstellen, insbesondere für Unternehmen, die sich auf manuelle und halbautomatische Prozesse verlassen. Das Sortieren und Verteilen von Papierpost zum Beispiel kann enorm viel Zeit und Ressourcen verschwenden. Je größer das Unternehmen ist, desto größer ist in den meisten Fällen auch die Belastung.

Digitale Poststellendienste entlasten Unternehmen von der Verwaltung und Verarbeitung eingehender Dokumente und Daten. Die Dienstleister nutzen Hochgeschwindigkeitsscanner, intelligente Datenerfassung, künstliche Intelligenz (KI) mit maschinellem Lernen, um Papier- und elektronische Dokumente und Daten im Auftrag von Banken, Versicherungen, Universitäten und Hochschulen, Regierungsbehörden und anderen Organisationen zu verarbeiten.

Schritte zum Outsourcing der digitalen Poststelle

Eine ausgelagerte digitale Poststelle umfasst in der Regel die folgenden Schritte.

• Abholung. Der Dienstleister holt die physische Post in einem Postfach oder an einem anderen Ort ab. Alle Heftklammern oder Büroklammern werden aus den Dokumenten entfernt und die Seiten, falls erforderlich, aufgefaltet. Die Dokumente werden dann mit einem Hochgeschwindigkeits-Produktionsscanner oder einem anderen Gerät in digitale Bilder umgewandelt. Nach dem Scannen werden die Dokumente digital kategorisiert oder sortiert, basierend auf Geschäftsregeln wie der Art des Dokuments, der Art der Korrespondenz und der Dringlichkeit.
• Extraktion. Der Name des Absenders, das Datum und andere Details werden aus gescannten Bildern mithilfe von optischer Zeichenerkennung (OCR), KI und anderen Technologien extrahiert. Die Umwandlung gescannter Bilder in durchsuchbaren und bearbeitbaren Text verbessert die Nutzbarkeit digitalisierter Dokumente.
• Validierung. Die extrahierten Daten werden mit den Informationen in einem Aufzeichnungssystem abgeglichen, um sicherzustellen, dass sie korrekt und vollständig sind. Abgeglichene Informationen können mit menschlichem Zutun verarbeitet werden. Extrahierte Daten, die unter ein vorher festgelegtes Konfidenzniveau für die Genauigkeit der Datenerfassung fallen, werden überprüft. Alle Fehler oder Unstimmigkeiten werden in diesem Stadium korrigiert.
• Archivierung. Bilder und Daten werden in einem zentralen Cloud-basierten Repository gespeichert. Die Dokumente werden auf der Grundlage erfasster Daten und anderer vordefinierter Kriterien indiziert. Autorisierte Benutzer können sofort auf archivierte Inhalte zugreifen, von jedem Ort, zu jeder Zeit und mit jedem Gerät.
• Ausgabe. Die Dokumente werden nahtlos in die bestehenden Arbeitsabläufe, Prozesse oder Systeme eines Unternehmens exportiert, z.B. in eine Dokumentenmanagement- oder Enterprise Content Management-Plattform. Dokumente können auch direkt an Einzelpersonen verteilt werden, basierend auf vordefinierten Geschäftsregeln. Die Benutzer werden automatisch über erhaltene Dokumente benachrichtigt.
• Sicherheit. Benutzer- und rollenbasierte Zugriffskontrollen, Aufgabentrennung, vollständige Audit-Protokollierung und fortschrittliche Datenverschlüsselung schützen sensible Inhalte und gewährleisten die Vertraulichkeit.

Diese Funktionen helfen Unternehmen bei der Umstellung von papierbasierten Prozessen auf digitale Arbeitsabläufe.

Vorteile des Outsourcings der digitalen Poststelle

Das Outsourcing der digitalen Poststelle bietet Unternehmen jeder Größe Vorteile.

• Kosteneinsparungen. Durch die Auslagerung von Poststellenprozessen wie dem Sortieren und Weiterleiten von Dokumenten vermeiden Unternehmen die Kosten für Hard- und Software sowie den Arbeitsaufwand für deren Betrieb. Außerdem entfällt die Notwendigkeit, Dokumente physisch zu lagern oder Papierverbrauchsmaterialien zu verwenden.
• Verbesserte Effizienz. Digitale Poststellendienste machen manuelle, sich wiederholende Aufgaben wie das Öffnen von Post, das Eingeben von Daten, das Mischen von Papier und das Aufspüren verlorener oder falsch abgelegter Dokumente überflüssig. Durch die Auslagerung der Poststelle haben die Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren.
• Weniger Fehler. Überall dort, wo es manuelle Prozesse gibt, sind Fehler unvermeidlich. KI-gestützte digitale Poststellenlösungen erfassen die Daten von Dokumenten mit einem hohen Maß an Genauigkeit.
• Schnellere Durchlaufzeiten. Digitale Poststellendienste sorgen für eine schnelle Weiterleitung von Informationen durch Extraktion von Daten, automatische Sortierung und Indizierung, konfigurierbare digitale Workflows, Online-Zusammenarbeit und nahtlose Integration mit bestehenden Workflows, Prozessen und Systemen.
• Verbesserter Kundenservice. Mit den digitalen Poststellen-Diensten haben die Menschen, die sie brauchen, die Inhalte zur Hand, wenn sie sie brauchen. Dokumente können anhand beliebiger Metadaten durchsucht werden. Der Zugriff auf die Inhalte ist von jedem Gerät aus möglich. Und Dokumente können nicht verloren gehen oder falsch abgelegt werden.
• Skalierbarkeit. Für Unternehmen, die mit einem digitalen Poststellen-Service zusammenarbeiten, ist es einfach, ihre Poststelle zu skalieren, um den sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Und durch die Zusammenarbeit mit einem digitalen Poststellen-Service entfällt die Notwendigkeit, zusätzliches Personal einzustellen, wenn das Dokumentenvolumen wächst.
• Felsenfeste Sicherheitsstandards. Digitale Poststellen nutzen Zugangskontrollen, Datenverschlüsselung und andere Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Informationen zu schützen und die Vertraulichkeit der Kunden zu gewährleisten.
• Vereinfachte Einhaltung der Vorschriften. Es gibt Tausende von Vorschriften, Gesetzen, Prüferrichtlinien und Branchenstandards für die Verwaltung von Dokumenten. Digitale Poststellen-Dienstleistungen umfassen Kontrollen zur Einhaltung von branchenspezifischen Vorschriften und Datenschutzgesetzen.
• Unterbrechungsfreier Geschäftsbetrieb
  Wenn es eine Lektion gibt, die Unternehmen in den letzten Jahren gelernt haben, dann die, dass sie auf alles vorbereitet sein müssen. Im Vergleich zu Papierdokumenten sind digitale Dokumente weniger anfällig für Beschädigung oder Verlust, und die Anbieter digitaler Poststellen verfügen über Mechanismen, um die Verarbeitung im Falle von Unterbrechungen fortzusetzen.

Dies sind einige der Gründe, warum immer mehr Unternehmen ihre Poststelle auslagern.

Den besten digitalen Poststellen-Service finden

Es gibt eine Vielzahl von Outsourcing-Anbietern. Die Wahl des falschen Partners kann ein Unternehmen zurückwerfen. Um den besten Service für die digitale Poststelle zu finden, müssen mehrere Faktoren sorgfältig berücksichtigt werden.

• Einschätzen. Verstehen Sie das Volumen der physischen Dokumente in Ihrem Unternehmen, die Anforderungen an die Datenerfassung, die Geschäftsregeln für die Weiterleitung von Dokumenten und alle Überlegungen zur Einhaltung von Vorschriften.
• Bewerten. Unternehmen können es sich nicht leisten, ihre Post einem unerfahrenen Partner anzuvertrauen. Suchen Sie nach Dienstleistern, die sich bei der Bearbeitung Ihres Dokumentenvolumens bewährt haben.
• Integrieren. Vergewissern Sie sich, dass potenzielle Dienstleister problemlos in das Dokumentenmanagementsystem Ihres Unternehmens, die CRM-Plattform (Customer Relationship Management) und alle anderen bestehenden Anwendungen und Arbeitsabläufe, die auf Poststelleninhalte angewiesen sind, integriert werden können.
• Automatisieren. Geben Sie Dienstleistern den Vorzug, die Hochgeschwindigkeitsscanner für die Produktion, KI mit maschinellem Lernen und robotergestützte Prozessautomatisierung für die Verbindung von Systemen und Prozessen einsetzen.
• Skalieren. Überlegen Sie, ob potenzielle Dienstleister das aktuelle und potenzielle Volumen Ihres Unternehmens bewältigen können. Und wägen Sie ab, wie leicht sie sich an veränderte Anforderungen anpassen können.
• Schützen. Überlegen Sie sorgfältig, wie der digitale Poststellen-Service sensible Informationen vor Datenverstößen schützt. Stellen Sie sicher, dass die Anbieter über integrierte Zugangskontrollen, Aufgabentrennung, systematische digitale Arbeitsabläufe, Protokollierung aller Aktionen und Datenverschlüsselung verfügen.

Diese Überlegungen werden Ihnen helfen, den richtigen Service für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu finden.

Fazit

Die Bearbeitung eingehender physischer Post kann eine enorme Belastung darstellen. Die Auslagerung der Poststelle kann Unternehmen jeder Größe dabei helfen, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken, den Kundenservice zu verbessern und Sicherheits- und Compliance-Risiken zu minimieren. Vor allem aber kann die Auslagerung der digitalen Poststelle die Arbeit an entfernten Standorten unterstützen und die Initiativen eines Unternehmens zur digitalen Transformation vorantreiben. Die Strategien in diesem Artikel werden dazu beitragen, dass ein digitaler Poststellen-Service optimale Ergebnisse liefert.