Was ist Software zur Workflow-Automatisierung?

In der heutigen, zunehmend digitalisierten und hypervernetzten Wirtschaft scheint alles schneller zu gehen.

Das gilt insbesondere für unternehmenskritische Informationen. Unternehmen aller Größenordnungen müssen sich heute mehr denn je der digitalen Transformation stellen und eine bessere Unternehmensleistung erzielen.

Laut einer Studie von Quixy aus dem Jahr 2024 verbringen Büroangestellte jedoch die meiste Zeit mit der manuellen Suche nach Dateien. Darüber hinaus sind 97 Prozent der Führungskräfte in Unternehmen der Meinung, dass eine mangelnde Abstimmung zwischen den verschiedenen Teilen des Unternehmens zu Ineffizienz und Verzögerungen in den Arbeitsabläufen führen kann.

Aus diesem Grund setzen immer mehr Unternehmen Lösungen zur Workflow-Automatisierung ein – eine Technologie, die die Verarbeitung von Dokumenten und Daten auf der Grundlage vorgegebener Geschäftsregeln digitalisiert und beschleunigt.

Lösungen zur Workflow-Automatisierung sind ausgereift und haben das Potenzial, die Arbeit zu verbessern.

Dieser Artikel befasst sich eingehend mit Software zur Workflow-Automatisierung und den Vorteilen, die sie bietet.

Warum ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen wichtig?

Unternehmen sitzen auf einem Berg von Informationen.

Ineffizienzen bei der Verwaltung dieser Informationen können für jedes Unternehmen zu großen Problemen führen.

• Verspätungen. Herkömmliche Workflow-Prozesse belasten die Mitarbeiter mit manuellen, papierbasierten Aufgaben und dem Hin und Her von E-Mails und Telefonen, um Informationen zu finden und Probleme zu lösen. All diese Reibungsverluste können zu unnötigen Verzögerungen, Informationslücken und Kundenfrustration führen. Langsame Arbeitsabläufe erschweren es außerdem, auf veränderte Marktbedingungen oder Kundenwünsche zu reagieren.
• Möglichkeiten. Herkömmliche Workflow-Prozesse können den Entscheidungsträgern das Gefühl geben, im Blindflug zu handeln. Wichtige Informationen werden nicht erfasst. Erfasste Daten sind ungenau, Informationen sind schlecht organisiert. Und die Systeme sind fragmentiert. Ohne die benötigten Variablen könnten Entscheidungsträger Chancen verpassen oder, schlimmer noch, eine schlecht informierte Entscheidung treffen.
• Fehler. Fehler sind unvermeidlich, wenn menschliches Handeln im Spiel ist. Ein einziger Tippfehler oder ein Zahlendreher kann zu nachgelagerten Problemen führen und die Zeit der Mitarbeiter für Nacharbeit vergeuden. Unkontrollierte Fehler können zu finanziellen Verlusten, Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften und Kundenbeschwerden führen.
• Kosten. Der Arbeitsaufwand ist ein wichtiger Faktor bei den Back-Office-Kosten eines Unternehmens. Die Zeit, die die Mitarbeiter mit dem Eingeben von Daten, dem Mischen von Papier, dem Auffinden von Informationen, dem Beheben von Fehlern und dem Beantworten von Anfragen zum Status von Dingen verbringen, kann die Arbeitskosten in die Höhe treiben und es einem Unternehmen erschweren, seinen Betrieb zu skalieren, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.
• Strafen. Es gibt Hunderte von Vorschriften, Gesetzen, Richtlinien von Wirtschaftsprüfern und Industriestandards, die festlegen, wie Unternehmen geschäftskritische Informationen verwalten sollten. Bei Nichteinhaltung drohen erhebliche Geldstrafen und Bußgelder. Doch die herkömmlichen Ansätze zur Verwaltung von Informationen erschweren die Kontrolle, Überwachung und Nachverfolgung von Prozessen.
• Skalierbarkeit. Jedes Unternehmen möchte wachsen. Aber papierbasierte Arbeitsabläufe erschweren den Datenaustausch mit geografisch verstreuten Standorten oder die Skalierung, um der steigenden Nachfrage gerecht zu werden.

Aus diesen Gründen automatisieren immer mehr Unternehmen ihre Arbeitsabläufe.

Laut Grand View Research wird der globale Markt für Workflow-Management-Software bis 2027 voraussichtlich 18,31 Milliarden US-Dollar erreichen und dabei eine jährliche Wachstumsrate von 13,2 Prozent aufweisen.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Die Workflow-Automatisierung digitalisiert und beschleunigt die Weiterleitung von Dokumenten und Daten.

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen umfasst in der Regel die folgenden Schritte:

1. Analysieren Sie bestehende Arbeitsabläufe, um die Aufgaben und Prozesse zu identifizieren, die automatisiert werden können.
2. Definieren Sie die Reihenfolge der Aufgaben, Regeln und Bedingungen, die den Arbeitsablauf bestimmen.
3. Integrieren Sie das Workflow-System in die bestehenden Softwaresysteme und Anwendungen Ihres Unternehmens, um eine nahtlose Datenübertragung und Kommunikation zwischen den Systemen zu ermöglichen.
4. Konfigurieren Sie die Software-Tools, legen Sie Benutzerrechte fest und testen Sie die automatisierten Arbeitsabläufe.
5. Überwachen Sie die Leistung der automatisierten Workflow-Lösung und passen Sie sie bei Bedarf an. Verfolgen Sie Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, Fehlerquoten und die Reaktionsfähigkeit auf Kundenanfragen.
6. Identifizieren Sie neue Aufgaben, um bestehende Arbeitsabläufe zu automatisieren und zu verfeinern.

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen ist ein entscheidender Faktor für Unternehmen, die durch ineffiziente Prozesse festgefahren sind.

Anwendungsfälle der Workflow-Automatisierung

Vom Vertrieb und der Personalabteilung bis hin zum Finanzwesen und dem Kundensupport – fast jede Funktion mit sich wiederholenden Aufgaben oder Prozessen, die einem vorhersehbaren Muster folgen, kann von der Workflow-Automatisierung profitieren.

Hier sind einige häufige Anwendungsfälle für die Workflow-Automatisierung.

• Vertrieb. Die Workflow-Automatisierung ist ideal für das Lead-Management, E-Mail-Follow-up und andere Vertriebsprozesse. So können beispielsweise E-Mail-Sequenzen auf der Grundlage der Aktionen eines Interessenten ausgelöst werden. Wenn Sie die Reibungsverluste im Verkaufszyklus reduzieren, können Sie nicht nur das Kundenerlebnis in Ihrem Unternehmen verbessern, sondern auch den Umsatz steigern und die Markentreue im Laufe der Zeit erhöhen.
• Marketing. Die Workflow-Automatisierung kann für E-Mail-Marketing, Social Media-Posting und Lead Nurturing eingesetzt werden. Die Technologie kann Aktionen auf der Grundlage des Verhaltens eines Interessenten auslösen, z. B. das automatische Versenden gezielter E-Mails an Personen, die eine bestimmte Webseite besucht haben.
• Technischer Support Die Workflow-Automatisierung kann die Weiterleitung von Support-Tickets rationalisieren, Antworten auf Kundenfragen generieren und einige Probleme ohne menschliches Eingreifen beantworten. Chatbots können routinemäßige Kundenanfragen bearbeiten und 24/7-Support bieten.
• Personalwesen. Die Einarbeitung von Mitarbeitern, Leistungsbeurteilungen und Anträge auf Freistellung sind einige der Aufgaben im Personalwesen, die mit Software zur Workflow-Automatisierung rationalisiert werden können. Die Technologie kann systematisch Dokumente zur Genehmigung weiterleiten, Erinnerungen an Mitarbeiter zur Erledigung von Einarbeitungsaufgaben senden und Mitarbeiterdaten automatisch aktualisieren.
• Finanzwesen Stellen Sie sich vor, die Bearbeitung von Rechnungen und der Abgleich von Kontoauszügen wäre nicht mit vielen E-Mails und Telefonaten verbunden. Die Workflow-Automatisierung macht diese Vision zur Realität. Automatisierte Workflows können Lieferantenrechnungen zur Genehmigung weiterleiten, Rechnungen mit Bestellungen und Lieferbelegen abgleichen und automatisch Finanzberichte erstellen.
• Logistik. Zeitraubende Aufgaben wie Bestandsverwaltung, Auftragsabwicklung und Sendungsverfolgung können mit Software zur Workflow-Automatisierung automatisiert werden. Die Technologie kann die Beteiligten benachrichtigen, wenn der Lagerbestand niedrig ist oder wenn sich Sendungen verzögern.
• Software-Entwicklung. Die Workflow-Automatisierung kann den IT-Betrieb verbessern, indem sie Aufgaben wie die Softwarebereitstellung, die Serverbereitstellung und das Störungsmanagement automatisiert.

Dies sind nur einige Beispiele für die Automatisierung von Arbeitsabläufen.

Die wichtigsten Vorteile von Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen

Unternehmen haben viel zu gewinnen, wenn sie ihre Arbeitsabläufe automatisieren.

• Höhere Effizienz durch den Wegfall zeitraubender manueller Aufgaben.
• Bessere Genauigkeit durch standardisierte Prozesse und weniger manuelle Dateneingabe.
• Geringere Kosten durch weniger menschliche Eingriffe, weniger sich wiederholende Aufgaben und größere Skalierbarkeit.
• Verbesserte Compliance durch standardisierte Prozesse und die Nachverfolgung aller Aktivitäten.
• Vollständige Transparenz mit Echtzeit‑Einblick in den Status von Workflows.
• Skalierbarkeit durch anpassungsfähige Arbeitsabläufe, die problemlos eine erhöhte Nachfrage bewältigen können.
• Größere Agilität durch gestraffte Prozesse und weniger Engpässe.
• Erleichterung für die Mitarbeiter durch die Automatisierung sich wiederholender und alltäglicher Aufgaben.
• Verbesserte Entscheidungsfindung mit Analysen zur Identifizierung von Trends und zum Aufspüren von Chancen.
• Wettbewerbsvorteil durch effizienteres und effektiveres Arbeiten.

Unternehmen jeder Größe können die Vorteile der Workflow-Automatisierung nutzen.

Wie Sie die Automatisierung von Arbeitsabläufen nutzen können

Sind Sie bereit, mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen zu beginnen? Hier sind einige, die Sie in Betracht ziehen sollten:

• Bestimmen Sie die zu automatisierenden Prozesse. Erste Kandidaten für Software zur Workflow-Automatisierung sind sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben wie die Weiterleitung von Kontoanträgen zur Genehmigung. Suchen Sie nach Aufgaben, die mehrere Schritte umfassen, eine manuelle Dateneingabe erfordern, Genehmigungen von geografisch verstreuten Mitarbeitern erfordern und Ereignisse auf der Grundlage bestimmter Bedingungen auslösen.
• Dokumentieren Sie Ihre Arbeitsabläufe. Nachdem Sie die zu automatisierenden Prozesse festgelegt haben, zeichnen Sie die aktuellen Arbeitsabläufe auf, um zu verstehen, wie sie funktionieren und wie sie durch Automatisierung optimiert werden können. Erfassen Sie die Entscheidungspunkte, die Verzweigungslogik und die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben.
• Bewerten Sie potenzielle Automatisierungsanbieter. Sobald Sie ein klares Bild von Ihren Zielen und Ihren aktuellen Arbeitsabläufen haben, können Sie potenzielle Partner in Betracht ziehen. Lösungen zur Workflow-Automatisierung reichen von Systemen zur Automatisierung einer einzelnen Aufgabe bis hin zu ausgefeilten Business Process Management (BPM)-Suiten. Berücksichtigen Sie Faktoren wie die Übereinstimmung von Merkmalen und Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Kompatibilität mit bestehenden Systemen, Gesamtbetriebskosten und Skalierbarkeit.
• Konfigurieren Sie Ihre Arbeitsabläufe. Wenn Sie Ihre automatisierte Lösung in der Hand haben, ist es an der Zeit, Ihre digitalen Workflows zu erstellen. Bestimmen Sie die Auslöser, die jeden Workflow in Gang setzen, z. B. die Übermittlung eines Formulars. Definieren Sie die Aktionen, die bei jedem Workflow-Schritt ausgeführt werden sollen, z.B. Benachrichtigungen, Warnungen vor bevorstehenden Fristen, Aktualisierungen von Datensätzen und Eskalationsverfahren. Dokumentieren Sie die Arbeitsabläufe, damit keine Fragen zu den Auslösern, der Logik und den Regeln aufkommen. Dieses Dokument dient als Referenz für Benutzer, Administratoren und Beteiligte.
• Verbinden Sie die Workflow‑Automatisierungsplattform mit Ihren Altsystemen. Um eine optimale Kommunikation und einen nahtlosen Datenaustausch zu gewährleisten, müssen Sie die Workflow-Lösung mit den Altsystemen, Datenbanken und E-Mail-Servern Ihres Unternehmens verbinden. Einige Technologieanbieter verwenden Software-Bots, um Systeme zu verbinden, ohne dass eine Computerprogrammierung erforderlich ist.
• Testen und anpassen. Setzen Sie automatisierte Arbeitsabläufe niemals ein, ohne sie gründlich zu testen, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktionieren. Testen Sie verschiedene Szenarien, um eventuelle Probleme oder Fehler zu entdecken. Und passen Sie die Arbeitsabläufe bei Bedarf auf der Grundlage der Testergebnisse an.
• Einsetzen. Sobald Ihre Workflows getestet wurden, können sie in die Produktion überführt werden. Überwachen Sie die Leistung der Workflows genau, indem Sie wichtige Kennzahlen wie Zykluszeiten und Fehler verfolgen, und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor, um die Effizienz und Effektivität zu verbessern.
• Nutzer Shulen. Entwickeln Sie einen umfassenden Plan für die Schulung und Unterstützung aller Mitarbeiter, die mit den automatisierten Arbeitsabläufen arbeiten werden. Stellen Sie sicher, dass sie verstehen, wie die Arbeitsabläufe funktionieren, welche Rolle sie in den Prozessen spielen und wie das Automatisierungstool effektiv genutzt wird. Fordern Sie das Feedback der Benutzer ein, um Möglichkeiten für weitere Verbesserungen zu ermitteln.
• Leistung messen. Überwachen und bewerten Sie kontinuierlich die Leistung Ihrer Arbeitsabläufe und passen Sie die Prozesse an, um kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen und sich an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen.

Diese Schritte werden Ihrem Unternehmen helfen, das Beste aus der Workflow-Automatisierung herauszuholen.

Fazit

Herkömmliche Ansätze zur Verwaltung von Dokumenten kosten zu viel, dauern zu lange, verursachen zu viele Fehler, bieten unzureichende Transparenz und wirken sich negativ auf das Kundenerlebnis eines Unternehmens aus. Durch die Digitalisierung und Beschleunigung der Dokumentenverwaltung mit Lösungen zur Workflow-Automatisierung können Unternehmen ihre Back-Office-Prozesse umgestalten und die digitale Transformation des Unternehmens vorantreiben.