Was ist eine Software zur Verwaltung von Versicherungsdokumenten?

Täglich verwalten Versicherungsunternehmen eine überwältigende Menge an Anträgen, Policen, Ansprüchen und anderen Dokumenten, die für den Betrieb, die Kundenzufriedenheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften entscheidend sind.

Trotz des technologischen Fortschritts kämpfen viele Versicherer immer noch mit veralteten Dokumentenverwaltungsprozessen, die die Produktivität beeinträchtigen, die Fehlerquote erhöhen, die Kunden frustrieren und Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften verursachen.

Fachkräfte im Informationsmanagement kennen die Tragweite besser als alle anderen: Ineffiziente Workflows können zu verzögerter Leistungsbearbeitung, Compliance‑Risiken und Geschäftsverlusten führen.

Die Lösung? Software zur Verwaltung von Versicherungsdokumenten.

Die Software für die Dokumentenverwaltung digitalisiert und vereinfacht die Aufnahme von Kunden, die Bearbeitung von Ansprüchen und andere Geschäftsprozesse, so dass die Versicherer schneller, genauer und kontrollierter arbeiten können.

Dieser Artikel bietet einen tiefen Einblick in Software zur Verwaltung von Versicherungsdokumenten.

Häufige Herausforderungen bei der Dokumentenverwaltung im Versicherungswesen

Ein effizientes Dokumentenmanagement ist unerlässlich, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und das Vertrauen der Kunden zu erhalten. Versicherer stehen jedoch vor der Herausforderung, riesige Mengen an Dokumenten zu verwalten, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die Erwartungen ihrer Kunden zu erfüllen – und das alles bei der Navigation durch komplexe Arbeitsabläufe. Hier sind die häufigsten Herausforderungen, mit denen Versicherer beim Dokumentenmanagement konfrontiert sind.

• Volumen. Versicherer verarbeiten eine enorme Anzahl von Dokumenten, von Anträgen für neue Policen und Kundenkorrespondenz bis hin zu Schadensformularen und behördlichen Anträgen. Die manuelle Verwaltung dieser Dokumente überfordert die Mitarbeiter mit administrativen Aufgaben und führt zu ungeordneter Ablage, verlegten Dokumenten und einem erhöhten Risiko, wichtige Informationen zu verlieren. Die daraus resultierenden Ineffizienzen verlangsamen den Betrieb und schaden dem Vertrauen der Kunden.

• Manuelle Dateneingabe. Wenn Ihre Mitarbeiter zu viel Zeit mit der manuellen Eingabe von Daten aus Richtlinien und anderen Dokumenten verbringen, sind sie nicht allein. Die Dateneingabe ist arbeitsintensiv und anfällig für Fehler wie Tippfehler, Zahlendreher und unvollständige Datensätze. Selbst ein kleiner Fehler kann zu falschen Policendetails, verzögerter Schadensbearbeitung und Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führen. Und die Zeit, die die Mitarbeiter mit der Dateneingabe vergeuden, ist Zeit, die sie nicht mit höherwertigen Aufgaben verbringen können, die das Unternehmen voranbringen können.

• Risiko. Strenge Vorschriften in der Versicherungsbranche erfordern eine genaue Buchführung, eine sichere Datenspeicherung und eine rechtzeitige Berichterstattung. Die Nichteinhaltung dieser Anforderungen kann zu hohen Geldstrafen, rechtlichen Schritten und irreparablen Schäden für den Ruf eines Versicherers führen. Die manuelle Verwaltung der Compliance erhöht das Risiko eines Versehens, da papierbasierte Systeme schwieriger zu verfolgen und zu prüfen sind.

• Verspätungen. Manuelle Arbeitsabläufe führen oft zu erheblichen Verzögerungen bei wichtigen Prozessen wie der Ausstellung von Policen oder der Bearbeitung von Ansprüchen. Die Unfähigkeit, diese Aufgaben schnell zu erledigen, frustriert Kunden und benachteiligt Versicherer gegenüber Konkurrenten, die einen schnelleren Service bieten.

• Zugänglichkeit. Abgeschottete Systeme und die physische Aufbewahrung von Dokumenten erschweren es Mitarbeitenden und Stakeholdern, die benötigten Informationen zu finden und abzurufen. Diese mangelnde Zugänglichkeit verlangsamt Entscheidungen, senkt die Produktivität und wirkt sich negativ auf den Kundenservice aus.

Die Herausforderungen der traditionellen Dokumentenverwaltung machen den Bedarf an modernen Lösungen deutlich.

Was ist eine Software zur Verwaltung von Versicherungsdokumenten und wie funktioniert sie?

Software für die Verwaltung von Versicherungsdokumenten bietet einen zentralen, automatisierten Ansatz für den Umgang mit versicherungsbezogenen Dokumenten, von der Erfassung und Organisation bis hin zur Automatisierung von Arbeitsabläufen.

• Erfassung. Die Dokumentenverwaltungssoftware nutzt fortschrittliche Scantechnologie, um Papierdokumente zu digitalisieren. Elektronische Dateien werden nahtlos hochgeladen. Optische Zeichenerkennung (OCR), künstliche Intelligenz (KI) und andere Technologien werden eingesetzt, um Schlüsseldaten wie Policennummern, Schadendetails und Kundendaten zu extrahieren, so dass eine manuelle Eingabe nicht mehr erforderlich ist.

• Klassifizierung. Die Software zur Verwaltung von Versicherungsdokumenten sortiert Dokumente automatisch in Kategorien wie Ansprüche, Policen und Compliance-Berichte und versieht jedes Dokument mit Metadaten. Die Kategorisierung und Indizierung von Dokumenten trägt dazu bei, dass Mitarbeiter schnell genau die Dokumente finden, die sie benötigen, ohne Zeit mit dem Durchsuchen von Dateien zu verschwenden.

• Verteilung. Die Software digitalisiert und automatisiert Arbeitsabläufe und leitet Dokumente auf der Grundlage vordefinierter Regeln an die entsprechenden Teams oder Personen weiter. So kann beispielsweise ein Schadenformular automatisch an die Underwriting-Abteilung zur Prüfung und anschließend an den Schadenregulierer zur Bearbeitung weitergeleitet werden. Dadurch werden Engpässe beseitigt und die Entscheidungsfindung beschleunigt.

• Integration. Software für die Dokumentenverwaltung lässt sich in bestehende Systeme wie Plattformen für die Policenverwaltung, CRM-Systeme (Customer Relationship Management) und Lösungen für die Schadenbearbeitung integrieren. Diese Konnektivität gewährleistet einen nahtlosen Datenaustausch und vermeidet Doppelarbeit, indem sie eine einheitliche Sicht auf Kunden- und Betriebsinformationen bietet.

• Archivierung. Dokumentenmanagement-Lösungen speichern Dokumente in einem sicheren Cloud-basierten Repository mit rollenbasierter Zugriffskontrolle. Die elektronische Speicherung schützt sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff und entspricht den Datenschutzbestimmungen.

• Berichterstattung. Die Software für die Verwaltung von Versicherungsdokumenten umfasst eine Audit-Protokollierung, eine automatische Dokumentenaufbewahrung und andere integrierte Tools für die Berichterstattung über gesetzliche Vorschriften. Dies hilft den Versicherern, ihre Compliance-Anforderungen zu erfüllen und verringert das Risiko kostspieliger Bußgelder oder Strafen.

Durch die Digitalisierung der Dokumentenerfassung, die Automatisierung von Arbeitsabläufen, die Gewährleistung einer sicheren Speicherung, die Integration mit bestehenden Systemen und die Bereitstellung zuverlässiger Berichte vereinfacht die Software für die Verwaltung von Versicherungsdokumenten die täglichen Abläufe, stärkt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und verbessert die Kundenzufriedenheit.

Vorteile der Automatisierung der Verwaltung von Versicherungsdokumenten

Die Automatisierung des Dokumentenmanagements bietet Versicherungsunternehmen erhebliche Vorteile.

• Verbesserte Effizienz. Dokumentenmanagement-Software reduziert den Zeitaufwand für Routineaufgaben erheblich. Die Digitalisierung und automatische Weiterleitung von Antragsformularen stellt beispielsweise sicher, dass sie schnell das richtige Team erreichen, wodurch die Bearbeitungszeit von Tagen auf Stunden reduziert wird. Schnellere Arbeitsabläufe ermöglichen es den Mitarbeitern, mehr Fälle zu bearbeiten, was die Gesamtproduktivität steigert.

• Weniger Fehler. Intelligente Datenerfassung und -validierung beseitigen häufige Fehler bei der Verwaltung von Versicherungsdokumenten. Durch die Sicherstellung korrekter Informationen können Versicherer bessere Entscheidungen treffen, Compliance-Probleme vermeiden und den Bedarf an zeitaufwändigen Korrekturen reduzieren.

• Vereinfachte Einhaltung der Vorschriften. Software zur Verwaltung von Versicherungsdokumenten bettet Compliance-Protokolle in Arbeitsabläufe ein. So kann die Software beispielsweise automatisch Aufbewahrungsfristen für Dokumente durchsetzen oder unvollständige Compliance-Berichte kennzeichnen. Automatisierte Prüfprotokolle sorgen für eine klare Aufzeichnung aller Aktionen und vereinfachen so behördliche Überprüfungen und Inspektionen.

• Kosteneinsparungen. Durch die Automatisierung manueller, sich wiederholender Aufgaben können Versicherer die mit der Papierverarbeitung, der Lagerung und der Arbeit verbundenen Kosten erheblich senken. Die verbesserte Genauigkeit der Informationen minimiert auch die finanziellen Auswirkungen von Fehlern, wie z.B. Streitigkeiten über Ansprüche oder Geldstrafen.

• Verbessertes Kundenerlebnis. Schnellere Bearbeitung von Dokumenten bedeutet schnellere Antworten auf Versicherungsanträge und Schadensfälle. Kunden profitieren von kürzeren Wartezeiten, genauerem Service und transparenter Kommunikation während des gesamten Prozesses. Verbesserungen bei der Verwaltung von Kundendaten können zu einer höheren Kundenzufriedenheit und -treue führen.

• Skalierbarkeit. Wenn Versicherer wachsen, steigen auch ihre Anforderungen an die Dokumentenverwaltung. Automatisierte Dokumentenverwaltungssysteme können problemlos größere Mengen an Dokumenten, zusätzliche Benutzer und neue Arbeitsabläufe bewältigen und gewährleisten, dass die Abläufe in jeder Größenordnung effizient und effektiv bleiben.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumentenverwaltungssoftware verändert die Arbeitsweise von Versicherern und sorgt für mehr Effizienz, größere Genauigkeit und optimierte Compliance. Die Technologie ist auch entscheidend für den Aufbau eines flexibleren, wettbewerbsfähigeren und kundenorientierteren Versicherungsgeschäfts.

Wie die Dokumentenverarbeitungslösung von ibml Versicherern helfen kann

ibml bietet eine Lösung, die Versicherern hilft, ihre Herausforderungen bei der Dokumentenverwaltung zu meistern:

• Dokumentenerfassung. Die Hochgeschwindigkeitsscanner und die KI-gestützte Erfassungstechnologie von ibml digitalisieren Papierdokumente und stellen sicher, dass wichtige Daten ohne Verzögerungen oder Fehler erfasst werden.

• Rationalisierte Arbeitsabläufe. Die Dokumentenmanagementlösung von ibml automatisiert die Weiterleitung von Informationen und sorgt dafür, dass Dateien ohne Engpässe an die richtigen Teams oder Systeme weitergeleitet werden. Vordefinierte digitale Workflows sorgen für einen reibungslosen und effizienten Ablauf der Geschäftsprozesse.

• Datensicherheit und Compliance. Die Dokumentenmanagementlösung von ibml schützt Daten mit Funktionen wie verschlüsselter Speicherung, rollenbasierter Zugriffskontrolle und Prüfprotokollen. Diese Kontrollen helfen Versicherern bei der Einhaltung von Datenschutzgesetzen und Branchenvorschriften.

• Nahtlose Integration. ibml lässt sich nahtlos in die wichtigsten Versicherungssysteme integrieren, um Datensilos zu beseitigen, redundante Aufgaben zu reduzieren und eine fundiertere Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

ibml bietet Versicherern die Software, mit der sie ihre dringendsten Herausforderungen im Bereich Dokumentenmanagement meistern können. Durch die Kombination von Dokumentenerfassung, digitalen Arbeitsabläufen, robuster Datensicherheit und nahtloser Integration ermöglicht ibml den Versicherern, effizienter, genauer und konform zu arbeiten.

Fazit

Die effektive Verwaltung von Versicherungsdokumenten ist keine leichte Aufgabe. Software für die Verwaltung von Versicherungsdokumenten bietet eine Lösung für die Ineffizienzen, Fehler und Compliance-Risiken, mit denen herkömmliche Methoden behaftet sind. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die Verbesserung der Genauigkeit ermöglichen Lösungen wie die Software von ibml den Versicherern, einen besseren Service zu bieten, Kosten zu senken, sensible Daten zu schützen und wettbewerbsfähig zu bleiben.