Wie Sie die Rechnungsverarbeitung automatisieren: 6 bewährte Praktiken, die Sie 2025 kennen sollten

Die Leiter der Kreditorenbuchhaltung (AP) stehen zunehmend unter Druck, mit weniger mehr zu erreichen.

Die Nachfrage nach reduzierten Gemeinkosten, verbesserter Genauigkeit und schnelleren Durchlaufzeiten steigt, während die Ressourcen und Budgets knapp bleiben. Herkömmliche Methoden der Rechnungsverarbeitung, die auf manueller Dateneingabe und papier- oder emailbasierten Arbeitsabläufen beruhen, sind ineffizient und unhaltbar. Diese veralteten Methoden verlangsamen nicht nur die Abläufe, sondern setzen Unternehmen auch kostspieligen Fehlern und Betrug aus.

Im Jahr 2025 liegt die Lösung auf der Hand: automatische Rechnungsverarbeitung.

Dieser Artikel befasst sich mit den größten Herausforderungen der manuellen Rechnungsverarbeitung, den wichtigsten Vorteilen automatisierter Lösungen für die Rechnungsverarbeitung und den besten Praktiken für einen reibungslosen Übergang zur Automatisierung.

Die größten Herausforderungen bei der manuellen Bearbeitung von Rechnungen

Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen ist mit Schwierigkeiten behaftet, die nicht nur den Betrieb verlangsamen, sondern auch kostspielige Ineffizienzen verursachen. Einige der größten Herausforderungen bei manuellen Prozessen sind:

• Hohe Fehlerquoten. Die manuelle Dateneingabe, ein Eckpfeiler der traditionellen Rechnungsverarbeitung, ist anfällig für menschliche Fehler. Die manuelle Eingabe von Rechnungsdetails erhöht die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern, Zahlendrehern und doppelten Zahlungen. Jeder dieser Fehler kann sich zu größeren Problemen auswachsen, die kostspielige Nacharbeiten erfordern und in manchen Fällen zu angespannten Lieferantenbeziehungen führen. Die Behebung dieser Fehler kostet Zeit und Ressourcen, die besser für strategische Aufgaben verwendet werden könnten.

• Langsame Durchlaufzeiten Die manuelle Rechnungsverarbeitung ist von Natur aus langsam. Von dem Moment an, in dem eine Rechnung eingeht, muss sie physisch sortiert, zur Genehmigung weitergeleitet und manuell zur Zahlung eingegeben werden. Dieser langwierige Prozess kann zu verpassten Fristen, Verzugszinsen, verpassten Gelegenheiten zur Inanspruchnahme von Skonti und vermehrten Nachfragen von Lieferanten nach dem Stand der Zahlungen führen. Schlimmer noch: Engpässe bei der Rechnungsfreigabe erschweren eine genaue Berichterstattung über Cashflows und Ausgaben.

• Mangelnde Datentransparenz Einer der frustrierendsten Aspekte der manuellen Rechnungsverarbeitung ist die fehlende Echtzeit-Transparenz über den Status der Rechnungen. Die manuelle Nachverfolgung, wo sich eine Rechnung im Genehmigungsprozess befindet oder welche Zahlungen fällig sind, kann sehr mühsam sein. Dieser Mangel an Transparenz kann zu Verzögerungen, doppelten Zahlungen, verlorenen Rechnungen und einem allgemeinen Mangel an Verantwortlichkeit innerhalb des Prozesses führen. Ohne Transparenz ist es fast unmöglich, fundierte Entscheidungen über den Cashflow zu treffen oder potenzielle Probleme anzugehen, bevor sie eskalieren.
  
• Hohe Kosten. Die Kosten für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen gehen über Papier und Tinte hinaus. Die Verwaltungskosten für das Sortieren, Eingeben, Ablegen, Speichern und Abrufen von Rechnungen summieren sich schnell. Zusätzlich zu diesen Kosten kann der Arbeitsaufwand für die Verwaltung des Prozesses enorm sein, insbesondere für Unternehmen, die mit einem hohen Rechnungsaufkommen zu tun haben. Wenn sich diese Kosten anhäufen, stellen sie eine finanzielle Belastung dar, die sich letztendlich auf das Endergebnis auswirkt.

• Risiko von Betrug. Ohne eine Trennung der Aufgaben, eine Sicherstellung der Überwachungskette und andere Kontrollen macht die manuelle Rechnungsbearbeitung Unternehmen anfällig für Zahlungsbetrug. Papierbasierte Prozesse können es betrügerischen Rechnungen leichter machen, unbemerkt durchzuschlüpfen. Darüber hinaus bedeutet das Fehlen von Echtzeittransparenz und automatisierten Kontrollen, dass die Finanzteams verdächtige Aktivitäten seltener erkennen, bevor es zu spät ist. Betrug kann zu erheblichen finanziellen Verlusten und Rufschädigung führen und ist daher für Unternehmen ein wichtiges Thema.

Die manuelle Rechnungsverarbeitung ist mit Ineffizienzen, hohen Kosten und Risiken behaftet. Die Herausforderungen werden nur noch größer, wenn eine Organisation wächst. Deshalb ist es wichtig, dass Unternehmen diese Probleme mit Automatisierung angehen und unnötige Ausgaben, kostspielige Fehler und ein höheres Betrugsrisiko vermeiden.

Die Vorteile von Software für die Rechnungsbearbeitung

Der Umstieg von manuellen Prozessen auf Software zur Rechnungsautomatisierung bietet eine Vielzahl von Vorteilen. Durch den Einsatz von Technologie können Unternehmen jeder Größe ihre Arbeitsabläufe bei der Rechnungsbearbeitung vereinfachen und ihre Kreditorenbuchhaltung in eine Informationsdrehscheibe verwandeln. Hier ein Blick auf die Vorteile:

• Erhöhte Genauigkeit. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung macht die manuelle Dateneingabe überflüssig und verringert das Risiko menschlicher Fehler erheblich. Die Software zur Rechnungsverarbeitung nutzt künstliche Intelligenz (KI) mit maschinellem Lernen, optischer Zeichenerkennung (OCR) und anderen Technologien, um Rechnungskopf- und Positionsdaten zu erfassen und zu digitalisieren. So wird sichergestellt, dass wichtige Details wie Verkäufernamen, Beträge und Rechnungsnummern genau erfasst werden. Mit weniger Fehlern gibt es weniger Nacharbeit, was zu reibungsloseren Abläufen und mehr pünktlichen Zahlungen führt.

• Verkürzte Zykluszeiten. Einer der größten Vorteile der Automatisierung ist die Geschwindigkeit, mit der Rechnungen bearbeitet werden können. Durch die Automatisierung werden Rechnungen digital durch vordefinierte Workflows geleitet, wodurch Verzögerungen durch manuelle Übergaben und verlorene oder verlegte Rechnungen vermieden werden. Die Einkäufer werden über Rechnungen informiert, die auf ihre Prüfung warten, und benachrichtigt, wenn Rechnungen, die noch nicht geprüft wurden, sich ihrem Fälligkeitsdatum nähern. Rechnungen, die nicht innerhalb einer vorgegebenen Zeitspanne geprüft werden, können automatisch an einen Manager weitergeleitet werden. Digitale Prozesse beseitigen die Engpässe, die bei manuellen Prozessen typischerweise auftreten. So können Unternehmen ihre Lieferanten pünktlich bezahlen, Frühzahlerrabatte in Anspruch nehmen und teure Säumnisgebühren vermeiden.

• Vollständige Transparenz. Die Automatisierung bietet Dashboards und Berichtsfunktionen in Echtzeit, so dass die Finanzteams sofort den Status jeder Rechnung sehen können. Diese verbesserte Transparenz stellt sicher, dass nichts verloren geht und ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung in Bezug auf operative Leistung, Cashflow und Ausgaben. Dank der vollständigen Transparenz können die Kreditorenbuchhaltungsabteilungen ihre Leistung optimieren, indem sie Key Performance Indicators (KPIs) wie die durchschnittliche Bearbeitungszeit, Ausnahmen pro Lieferant und ausstehende Zahlungen verfolgen.

• Geringere Kosten. Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung senkt die mit der manuellen Arbeit verbundenen Verwaltungskosten, wie z. B. Arbeitsaufwand, Papierlagerung und Druckkosten. Zusätzlich zu diesen Einsparungen bei den Betriebskosten können Unternehmen ihre Ressourcen von zeitaufwändigen manuellen Aufgaben auf strategischere Aktivitäten, wie z.B. die Datenanalyse, umverteilen, die einen größeren Mehrwert für das Unternehmen darstellen. Mit der Zeit können sich die kumulierten Einsparungen auf die Rentabilität eines Unternehmens auswirken.

• Verbesserte Sicherheit. Eines der größten Probleme bei der manuellen Rechnungsverarbeitung ist das Betrugsrisiko. Automatisierte Systeme verfügen über eingebaute Sicherheitsfunktionen, die das Risiko betrügerischer Aktivitäten erkennen und mindern können. Der automatische Rechnungsabgleich stellt beispielsweise sicher, dass nur rechtmäßige Rechnungen verarbeitet werden. Die Audit-Protokollierung verfolgt die an einer Rechnung vorgenommenen Aktionen. Und die Multi-Faktor-Authentifizierung verhindert den unbefugten Zugriff auf sensible Daten. Diese verbesserten Sicherheitsmaßnahmen geben Ihnen ein gutes Gefühl und schützen die finanziellen Vermögenswerte des Unternehmens.

Die Vorteile der Rechnungsautomatisierung liegen auf der Hand. Höhere Genauigkeit, schnellere Verarbeitung und bessere Sichtbarkeit tragen alle zu einem effizienteren und sichereren AP-Prozess bei. Durch die Verringerung manueller Fehler, die Einsparung von Kosten und die Verringerung von Betrugsrisiken ebnet die Automatisierung den Weg für einen rationalisierten und zuverlässigen Prozess.

So funktioniert die ibml Software zur Rechnungsverarbeitung

Die Rechnungsverarbeitungssoftware von ibml bietet eine umfassende Lösung für die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung. Durch den Einsatz fortschrittlicher Technologie macht ibml den gesamten Prozess von der Rechnung bis zur Zahlung schneller, genauer und sicherer. Hier ein detaillierter Einblick in die Funktionsweise der ibml Rechnungsbearbeitungssoftware:

• Erfassung von Rechnungen. Die Software von ibml beginnt mit der Erfassung aller eingehenden Rechnungen, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder in digitaler Form vorliegen. Das System stellt sicher, dass jede Rechnung digitalisiert und zur Verarbeitung bereit ist. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, da er alle Rechnungen zentralisiert und so das Risiko von verlorenen oder verlegten Dokumenten verringert und gleichzeitig die Verarbeitung von Papier- und Digitalrechnungen beschleunigt.

• Intelligente Datenextraktion. Sobald die Rechnungen erfasst sind, extrahiert die Software von ibml automatisch die wichtigsten Informationen mithilfe von KI-, OCR- und intelligenten Zeichenerkennungstechnologien (ICR). Dieser Prozess macht die manuelle Eingabe von Verkäufernamen, Beträgen, Rechnungsnummern, Zahlungsbedingungen und Details zu den einzelnen Positionen überflüssig. Der Prozess der Datenextraktion ist selbst bei komplexen oder unstrukturierten Rechnungen äußerst genau, was das Fehlerrisiko erheblich verringert.

• Automatisierte Weiterleitung von Arbeitsabläufen. Nach dem Extrahieren der Kopf- und Positionsdetails aus den Rechnungen leitet die Software von ibml die Rechnungen durch vordefinierte Workflows. Die Rechnungen werden automatisch an die richtigen Genehmiger gesendet und gemäß den Geschäftsregeln des Unternehmens verarbeitet. Ausnahmen, wie z.B. Rechnungen, die nicht mit Bestellungen übereinstimmen, werden gekennzeichnet und zur weiteren Prüfung weitergeleitet, während übereinstimmende Rechnungen schnell genehmigt werden.

• Sichtbarkeit und Berichterstattung in Echtzeit. Eine der herausragenden Funktionen von ibml ist die Echtzeit-Transparenz des Rechnungsstatus. Über intuitive Dashboards können AP-Teams den gesamten Lebenszyklus von Rechnungen überwachen, vom Eingang bis zur Genehmigung und Buchung. Dieses Maß an Transparenz verbessert die Kontrolle über den Cashflow und hilft Unternehmen, ihre Kreditorenbuchhaltung effektiver zu verwalten.

• Integration mit ERP-Systemen. Die Software von ibml lässt sich nahtlos mit führenden ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) und Buchhaltungssoftwarepaketen integrieren und stellt sicher, dass genehmigte Rechnungen automatisch im Buchhaltungssystem eines Unternehmens erfasst werden. Diese nahtlose Integration macht eine doppelte Dateneingabe überflüssig und stellt sicher, dass alle Transaktionen genau und schnell in den Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens wiedergegeben werden.

• Verbesserte Sicherheit. Die Software von ibml umfasst Funktionen wie MFA, rollenbasierte Zugriffskontrollen, Audit-Protokollierung und Algorithmen zur Betrugserkennung. Diese Sicherheitsmaßnahmen schützen das Unternehmen vor unbefugtem Zugriff und gewährleisten, dass sensible Finanzdaten sicher sind.

Die Rechnungsverarbeitungssoftware von ibml bietet eine robuste Lösung, die jeden Schritt des Rechnungsprozesses automatisiert. Von der Dokumentenerfassung und Datenextraktion bis hin zur Workflow-Automatisierung und Berichterstattung sorgt die Technologie von ibml dafür, dass Unternehmen Rechnungen effizienter und sicherer bearbeiten können.

6 Best Practices für die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung

Um einen reibungslosen und erfolgreichen Übergang zur Automatisierung zu gewährleisten, ist es wichtig, die wichtigsten Best Practices zu befolgen. Die Umsetzung dieser Strategien wird dazu beitragen, die Vorteile der Automatisierung zu maximieren:

1. Bewerten Sie Ihren aktuellen Prozess. Bevor Sie eine Automatisierungslösung implementieren, sollten Sie unbedingt Ihren bestehenden Arbeitsablauf bewerten. Halten Sie Ausschau nach Engpässen, redundanten Aufgaben und häufigen Fehlern. Wenn Sie Ihre aktuellen Probleme kennen, können Sie die Automatisierungslösung auf diese spezifischen Herausforderungen zuschneiden und so sicherstellen, dass sie einen maximalen Nutzen bringt.

2. Wählen Sie die richtige Software. Nicht alle Automatisierungslösungen sind gleich. Achten Sie bei der Auswahl einer Plattform zur Rechnungsautomatisierung auf Faktoren wie Integration mit Ihrem ERP, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Sicherheitsfunktionen. Achten Sie auf Software, die anpassbare Arbeitsabläufe und erweiterte Datenextraktionsfunktionen wie OCR und ICR bietet. Außerdem sollten Sie Lösungen bevorzugen, die einen Echtzeit-Überblick über den Rechnungsstatus und den Cashflow bieten.

3. Automatisieren Sie Genehmigungen und die Bearbeitung von Ausnahmen. Automatisierung ist ein wirksames Mittel zur Beschleunigung von Genehmigungen. Richten Sie regelbasierte Workflows ein, um Rechnungen zur Genehmigung weiterzuleiten, und legen Sie Protokolle für die Behandlung von Ausnahmen fest. Rechnungen, die nicht mit den Bestellungen übereinstimmen, sollten beispielsweise eine Warnung auslösen und zur weiteren Prüfung weitergeleitet werden, damit sichergestellt ist, dass Unstimmigkeiten umgehend behoben werden.

4. Gehen Sie proaktiv mit Veränderungen um. Die Einführung einer neuen Technologie erfordert einen Kulturwandel innerhalb der Kreditorenbuchhaltung. Um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten, sollten Sie Ihre Finanz- und Rechnungsprüfungsteams gründlich schulen. Vergewissern Sie sich, dass die Benutzer wissen, wie sie die Software bedienen, häufige Probleme beheben und die Möglichkeiten der Software voll ausschöpfen können. Und sorgen Sie bei Bedarf für eine Auffrischung, denn laufende Schulungen und Support helfen den Mitarbeitern, mit neuen Funktionen und bewährten Verfahren Schritt zu halten.

5. Überwachen und optimieren. Sobald die Automatisierungslösung eingerichtet ist, überwachen Sie kontinuierlich ihre Leistung. Nutzen Sie die Berichts- und Dashboard-Funktionen, um wichtige Kennzahlen wie Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten und ausstehende Rechnungen zu verfolgen. Überprüfen Sie diese Metriken regelmäßig, um Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und den Prozess zu optimieren. Und holen Sie sich Feedback von Ihren Mitarbeitern zur Effektivität der Lösung. Durch kontinuierliche Verbesserungen wird sichergestellt, dass das Rechnungsbearbeitungssystem effizient und auf die Ziele Ihres Unternehmens abgestimmt bleibt.

6. Implementieren Sie strenge Kontrollen. Sicherheit ist eine der höchsten Prioritäten. Wenn Sie die Rechnungsverarbeitung automatisieren, sollten Sie darauf achten, dass die Software robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, rollenbasierten Zugriff und Tools zur Betrugserkennung enthält. Der Schutz sensibler Finanzdaten vor unbefugtem Zugriff und betrügerischen Aktivitäten ist für den Schutz der Vermögenswerte des Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ist ein großes Unterfangen, aber wenn Sie sich an bewährte Verfahren halten, können Unternehmen einen reibungslosen Übergang gewährleisten und die Vorteile der Automatisierung maximieren. Die Bewertung Ihrer Prozesse, die Auswahl der richtigen Software und eine gründliche Schulung sind wichtige Schritte auf diesem Weg.

Fazit

Im Jahr 2025 ist Software für die Rechnungsverarbeitung nicht mehr nur eine Annehmlichkeit, sondern eine Notwendigkeit für Kreditorenabteilungen, die in einer digitalisierten Welt wettbewerbsfähig bleiben wollen. Indem Sie die Herausforderungen der manuellen Rechnungsverarbeitung angehen und die Vorteile der Automatisierung nutzen, können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse verbessern. Unabhängig davon, ob Sie die leistungsstarke Lösung von ibml in Betracht ziehen oder andere Optionen prüfen, ist die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung ein strategischer Schritt, der die Effizienz steigert, die Kosten senkt und das Betrugsrisiko mindert.