Künstliche Intelligenz (K.I.) im öffentlichen Sektor: 5 hilfreiche Einsatzszenarien

Fachleute für Informationsmanagement in Behörden stehen vor immensen Herausforderungen: Sie müssen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten, riesige Mengen strukturierter und unstrukturierter Daten verwalten, die Sicherheit sicherstellen und für Transparenz sorgen. Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Öffentlichkeit und die behördlichen Anforderungen weiter an, so dass die Behörden zeitnahen Zugang zu Informationen gewähren, sensible Daten schützen und komplexe Aufbewahrungs- und Sicherheitsanforderungen einhalten müssen.

Dennoch verlassen sich viele Behörden immer noch auf traditionelle Methoden der Aktenverwaltung, die mit diesen neuen Anforderungen nur schwer Schritt halten können. Dies führt zu Ineffizienzen, Sicherheitslücken und Compliance-Risiken, die es ihnen zunehmend erschweren, ihren Verpflichtungen effektiv nachzukommen.

Künstliche Intelligenz (KI) bietet neue Möglichkeiten, diese Prozesse zu modernisieren und zu rationalisieren.

KI-gestützte Technologien verändern die Art und Weise, wie Behörden Informationen erfassen, verwalten und schützen, und helfen dabei, Ineffizienzen zu verringern, Risiken zu mindern und die Bereitstellung von Dienstleistungen zu verbessern. Durch die Automatisierung von Prozessen der Informationsverwaltung, die früher manuell und fehleranfällig waren, ermöglicht KI den Behörden, die Genauigkeit zu verbessern, Abläufe zu rationalisieren und Ressourcen effektiver zuzuweisen.

Dieser Artikel befasst sich mit praktischen Anwendungsfällen für KI im Informationsmanagement von Behörden.

Wie KI die Informationserfassung und -verwaltung verbessert

Behörden erzeugen und erhalten eine überwältigende Menge an Informationen – von Papierdokumenten und E-Mails bis hin zu digitalen Formularen und Bildern. Ohne Automatisierung ist die Verwaltung dieser Datenmengen nahezu unmöglich. KI kann die Verarbeitung dieser Informationen revolutionieren und die Aktenverwaltung effizienter, genauer und konform mit den gesetzlichen Vorschriften machen.

Hier sind einige der Anwendungen von KI im staatlichen Informationsmanagement:

• Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten. Die KI-gestützte intelligente Erfassungstechnologie extrahiert, kategorisiert und verarbeitet Informationen aus Papier- und digitalen Dokumenten in Echtzeit. Dadurch wird das Eintippen überflüssig, was menschliche Fehler reduziert und die Verarbeitungsgeschwindigkeit erhöht. Die Bildverbesserung sorgt dafür, dass selbst minderwertige oder beschädigte Dokumente genau gelesen werden können.

• Klassifizierung und Indexierung. KI kann den Inhalt eines Dokuments analysieren und Metadaten-Tags zuweisen, um sicherzustellen, dass die Dateien korrekt kategorisiert werden. Durch den Einsatz von Algorithmen für maschinelles Lernen kann die KI aus früheren Klassifizierungen lernen und so die Genauigkeit kontinuierlich verbessern. Dies steigert die Effizienz von Such- und Abrufprozessen und ermöglicht es den Mitarbeitern der Behörden, die richtigen Unterlagen schnell zu finden.

• Datenextraktion. Viele Behördendokumente enthalten unstrukturierten Text, z.B. handgeschriebene Formulare, Korrespondenz von Steuerzahlern, Verträge und Rechtsdokumente. Die Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP) ermöglicht es der künstlichen Intelligenz, wichtige Informationen aus diesen Unterlagen zu extrahieren und sie so leichter zugänglich und nutzbar zu machen. Diese Technologie unterstützt auch die Sprachübersetzung für mehrsprachige Aufzeichnungen und die Stimmungsanalyse zur Überwachung des öffentlichen Feedbacks.

• Überwachung der Einhaltung der Vorschriften. KI kann durch die Analyse von Metadaten und Inhalten die Einhaltung staatlicher Aufbewahrungsrichtlinien verfolgen. Sie kann Dokumente auf der Grundlage vordefinierter Aufbewahrungsregeln automatisch zur Überprüfung oder Löschung markieren und so das Risiko von Gesetzesverstößen verringern. KI-gesteuerte Prüfpfade helfen den Behörden außerdem, Transparenz und Verantwortlichkeit zu wahren.

• Aufdeckung von Betrug und Risikominderung. KI-gestützte Analysen erkennen Muster und Anomalien in Transaktionen, Verträgen und Identitätsüberprüfungsprozessen. Durch die Identifizierung von Ungereimtheiten und potenziellen Warnsignalen hilft die KI, Betrug, unbefugten Zugriff und Sicherheitsverletzungen zu verhindern. Die prädiktive Modellierung kann Agenturen auch vor potenziellen Risiken warnen, bevor sie eskalieren.

KI rationalisiert nicht nur die Verarbeitung und den Abruf von Dokumenten, sondern stärkt auch die Compliance, mildert Risiken und verbessert die Reaktionsfähigkeit des öffentlichen Dienstes. Da sich die regulatorischen Anforderungen ständig weiterentwickeln, wird die Einführung von KI-gestützten Technologien für die Modernisierung der Informationsmanagementprozesse in den Behörden von entscheidender Bedeutung sein, um mehr Transparenz, Verantwortlichkeit und operative Effizienz zu gewährleisten.

Vorteile von KI im Informationsmanagement der Regierung

Der Einsatz von KI im Informationsmanagement von Behörden verändert die Art und Weise, wie Behörden Unterlagen verwalten, die Einhaltung von Vorschriften durchsetzen und sensible Daten schützen. Herkömmliche Informationsmanagement-Prozesse haben oft Schwierigkeiten, mit dem wachsenden Datenvolumen, den gesetzlichen Anforderungen und den Sicherheitsbedrohungen Schritt zu halten. KI-gestützte Lösungen geben den Behörden Werkzeuge an die Hand, mit denen sie die Effizienz, Genauigkeit, Sicherheit und Entscheidungsfindung verbessern können, was letztlich die Erbringung öffentlicher Dienstleistungen und die betriebliche Effizienz erhöht.

• Gesteigerte Effizienz. KI reduziert den Zeitaufwand für die Bearbeitung und Verwaltung von Akten, so dass sich die Mitarbeiter der Verwaltung auf höherwertige, unternehmenskritische Aufgaben konzentrieren können. Dies führt zu einer schnelleren Beantwortung öffentlicher Anfragen, optimierten Arbeitsabläufen und einer verbesserten Bereitstellung von Dienstleistungen.

• Bessere Genauigkeit. Durch die Minimierung menschlicher Eingriffe bei der Dateneingabe und der Klassifizierung von Dokumenten reduziert KI Fehler erheblich und verbessert die Datenintegrität und die Entscheidungsfindung.

• Verbesserte Compliance. KI automatisiert die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien und Aufbewahrungszeitpläne und sorgt dafür, dass Behörden die sich ändernden gesetzlichen Vorschriften einhalten. KI-generierte Compliance-Berichte bieten Einblicke in die Datenverwaltungspraktiken.

• Verbesserte Sicherheit. Die KI-gesteuerte Bedrohungserkennung überwacht die Systeme kontinuierlich auf potenzielle Verstöße, unbefugte Zugriffe und Datenanomalien. Multi-Faktor-Authentifizierung, automatische Zugriffskontrollen, Aufgabentrennung und Verschlüsselung verbessern den Datenschutz weiter.

• Bessere Entscheidungsfindung. KI analysiert große Mengen an strukturierten und unstrukturierten Daten, um verwertbare, datengesteuerte Erkenntnisse zu gewinnen. Behördenleiter können diese Erkenntnisse nutzen, um die politische Entscheidungsfindung, die Budgetverteilung, die strategische Planung und die Ressourcenverwaltung zu verbessern.

Durch die Integration von KI in ihre Informationsmanagement-Strategien können Behörden ihre Arbeitsabläufe rationalisieren, Fehler minimieren und die Sicherheit erhöhen, während sie gleichzeitig die Einhaltung der sich entwickelnden Vorschriften gewährleisten. Die Fähigkeit, riesige Datenmengen zu analysieren und verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen, gibt den Verantwortlichen die Möglichkeit, fundiertere Entscheidungen zu treffen. Mit der Weiterentwicklung der KI-Technologie wird ihre Rolle in der Verwaltung weiter wachsen und zu mehr Transparenz, Effizienz und Reaktionsfähigkeit auf die Bedürfnisse der Bürger führen.

Die Zukunft der KI im staatlichen Informationsmanagement

Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Abläufe in der Verwaltung. Neue Technologien ebnen den Weg für mehr Automatisierung, Intelligenz und Sicherheit. Mit der Weiterentwicklung von KI werden sich Behörden zunehmend auf KI-gesteuerte Tools verlassen, um ihre Informationsmanagementprozesse zu verbessern.

• Prädiktive Analytik zur Entscheidungsunterstützung. KI wird historische Daten und Echtzeitdaten analysieren, um Trends zu prognostizieren, die Ressourcenzuweisung zu optimieren und öffentliche Bedürfnisse zu antizipieren. Die Behörden können diese Erkenntnisse für die Katastrophenvorsorge, die Wirtschaftsplanung und die Entwicklung von Strategien nutzen.

• Chatbots und virtuelle Assistenten. Die Agenturen werden KI-gesteuerte Chatbots einsetzen, um den Bürgern rund um die Uhr Hilfe zu leisten, häufig gestellte Fragen zu beantworten und die Nutzer durch die Online-Dienste zu führen. Diese Tools werden die Effizienz verbessern, indem sie die Belastung der Callcenter der Behörden verringern.

• Verbesserte Cybersicherheitsmaßnahmen. KI-gestützte Sicherheitslösungen werden den Netzwerkverkehr kontinuierlich überwachen und analysieren, um potenzielle Bedrohungen zu erkennen. Automatisierte Reaktionen werden dazu beitragen, Cyberangriffe abzuschwächen und sensible Regierungsdaten vor Verstößen zu schützen.

• Nahtlose Integration mit Altsystemen. Viele Behörden verlassen sich immer noch auf eine veraltete IT-Infrastruktur. KI-Lösungen überbrücken die Lücke zwischen modernen digitalen Tools und Altsystemen und sorgen für einen reibungslosen Datenaustausch, ohne dass eine komplette Systemüberholung erforderlich ist.

Mit der weiteren Entwicklung der KI wird sich ihr Einfluss auf das Informationsmanagement von Behörden ausweiten und zu mehr Effizienz, Sicherheit und Zugänglichkeit führen. Durch den Einsatz von KI für prädiktive Analysen, Bürgerbeteiligung, Cybersicherheit und Systemintegration können Behörden ihren Betrieb modernisieren und der Öffentlichkeit besser dienen. Die Nutzung dieser Fortschritte wird nicht nur die Entscheidungsfindung und den Datenschutz verbessern, sondern auch sicherstellen, dass die Behörden in einer zunehmend digitalen Welt agil bleiben.

Anwendungsfälle: KI-gestützte Informationsmanagement-Lösungen in der Verwaltung

KI-gesteuertes Informationsmanagement hat bereits Auswirkungen auf verschiedene Regierungsfunktionen.

1. Digitalisierung der öffentlichen Aufzeichnungen. KI-gestütztes Scannen und Indizieren von Dokumenten wandelt Papierunterlagen in strukturierte, durchsuchbare digitale Formate um. Dies reduziert den Bedarf an physischer Lagerung, verbessert die Zugänglichkeit und gewährleistet die Einhaltung der Gesetze zur Offenlegung von Dokumenten. KI kann auch die Bildqualität verbessern, so dass ältere oder beschädigte Dokumente besser lesbar sind, und intelligente Metadaten für eine nahtlose Abfrage in verschiedenen Behörden anwenden.

2. Automatisierte Fallverwaltung. Behörden, die mit Gerichtsverfahren, Sozialdiensten und Strafverfolgungsbehörden zu tun haben, profitieren von KI-gesteuerter Fallverfolgung. KI hilft dabei, die Dateneingabe, das Abrufen von Dokumenten und die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften zu automatisieren, um die Effizienz zu steigern. Außerdem kann sie Akten nach Dringlichkeit priorisieren, fehlende oder unvollständige Unterlagen kennzeichnen und automatische Warnmeldungen an Sachbearbeiter senden, um sicherzustellen, dass wichtige Fälle ohne unnötige Verzögerungen bearbeitet werden.

3. Bearbeitung von FOIA-Anfragen. KI rationalisiert die Überprüfung von Dokumenten, die im Rahmen des Freedom of Information Act (FOIA) angefordert wurden, indem sie relevante Informationen identifiziert, sensible Daten schwärzt und die Suche automatisiert. Dies verkürzt die Bearbeitungszeit und gewährleistet die Einhaltung der Offenlegungsanforderungen. KI-Tools können auch frühere FOIA-Anfragen analysieren, um den Bedarf vorherzusagen. So können die Behörden ihre Ressourcen effektiver einsetzen und die Antwortzeiten verbessern.

4. Steuer- und Einnahmenverwaltung. KI verbessert die Einhaltung von Steuervorschriften durch die Analyse von Mustern in Steuererklärungen, um potenziellen Betrug aufzudecken. Automatisierte Prüfungen können Unstimmigkeiten aufzeigen, Einnahmeverluste verringern und die Effizienz der Steuererhebung verbessern. KI kann auch häufige Fehler der Steuerzahler erkennen, automatisierte Unterstützung beim Ausfüllen von Steuerformularen bieten und den Finanzbehörden helfen, ihre Durchsetzungsstrategien zu optimieren, indem sie vorhersagen, wo Verstöße am wahrscheinlichsten auftreten.

5. Sicherheit bei den Wahlen und Wählerregistrierung. KI hilft dabei, die Integrität der Wählerverzeichnisse zu gewährleisten, indem sie doppelte Registrierungen identifiziert, betrügerische Aktivitäten aufdeckt und die Wahlinfrastruktur vor Cyber-Bedrohungen schützt. Sie kann die Daten der Wählerregistrierung mit mehreren Datenbanken abgleichen, Anomalien in den Wählermustern erkennen und potenzielle Bedrohungen der Cybersicherheit vorhersagen, bevor sie eintreten. KI-gesteuerte Chatbots können den Wählern auch bei der Navigation durch die Registrierungs- und Wahlprozesse helfen, den Verwaltungsaufwand verringern und das Engagement der Wähler verbessern.

KI-gestützte Lösungen für das Informationsmanagement verändern bereits die Arbeit von Behörden und machen Informationen zugänglicher, sicherer und effizienter. Von der Digitalisierung öffentlicher Akten bis hin zur Verbesserung des Fallmanagements, der Rationalisierung von FOIA-Anträgen, der Verbesserung der Einhaltung von Steuervorschriften und der Stärkung der Wahlsicherheit – KI hilft den Behörden bei der Bewältigung langjähriger Herausforderungen.

Wie die KI-gestützten Lösungen von ibml Regierungsbehörden helfen

ibml bietet KI-gestützte Lösungen für die Dokumentenverarbeitung an, mit denen Behörden Informationen schnell und präzise erfassen, sichern und verwalten können. Unsere KI-gesteuerten Lösungen:

• Digitalisieren und extrahieren Sie Daten aus großen Mengen von Papier- und Digitalakten mit außergewöhnlicher Genauigkeit, reduzieren Sie die Bearbeitungszeiten und verbessern Sie die Dokumentenintegrität.

• Klassifizieren und indizieren Sie Datensätze automatisch und stellen Sie sicher, dass sie für eine effiziente Suche richtig kategorisiert sind. Fortschrittliche KI-Modelle verbessern die Klassifizierungsgenauigkeit im Laufe der Zeit kontinuierlich.

• Gewährleisten Sie die Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien und behördlichen Vorgaben wie der Digital Agencies Digital Guidelines Initiative, reduzieren Sie rechtliche Risiken und verbessern Sie die Verwaltung von Unterlagen.

• Erhöhen Sie die Sicherheit durch robuste Zugriffskontrollen, Aufgabentrennung, Verschlüsselung und KI-gesteuerte Betrugserkennung, um sensible Regierungsdaten vor Cyber-Bedrohungen zu schützen.

• Die nahtlose Integration in bestehende Regierungssysteme ermöglicht eine behördenübergreifende Zusammenarbeit und die Beseitigung von Datensilos. Die KI-gestützten Lösungen von ibml sorgen dafür, dass Behörden ihre Aktenverwaltung modernisieren können, ohne kostspielige Infrastrukturen zu ersetzen.

Durch den Einsatz der KI-gesteuerten Technologie von ibml können Behörden ihre Prozesse zur Verwaltung von Unterlagen umgestalten, den Verwaltungsaufwand reduzieren und sich auf die Bereitstellung effizienter und transparenter Dienstleistungen konzentrieren.

Fazit

KI revolutioniert das Informationsmanagement von Behörden und ermöglicht es ihnen, Unterlagen effizienter als je zuvor zu verarbeiten und zu schützen. Durch den Einsatz von KI bei der Dokumentenerfassung, der Klassifizierung, der Überwachung der Einhaltung von Vorschriften und der Betrugsprävention können Behörden Kosten senken, die Bereitstellung von Dienstleistungen verbessern und das Vertrauen der Öffentlichkeit stärken. Mit der Weiterentwicklung der KI wird ihre Rolle in der Verwaltung zunehmen und den Behörden helfen, Herausforderungen zu meistern und das Informationsmanagement zu optimieren. Mit fortschrittlichen KI-gestützten Lösungen wie der ibml Capture Suite können Behörden die Zukunft des intelligenten Informationsmanagements nutzen und einen bedeutenden Wandel vorantreiben.