Workflow-Automatisierung für Unternehmen: 7 Tipps für die Suche nach der besten Software

Die Verwaltung der Genehmigung von Dokumenten kann für Unternehmen eine große Herausforderung darstellen.

Von Bestellungen und Verträgen bis hin zu Personaldokumenten und Reisekostenabrechnungen ist es für die Aufrechterhaltung der betrieblichen Effizienz, der Kundenzufriedenheit und der Compliance entscheidend, dass die richtigen Personen die Dokumente rechtzeitig prüfen und genehmigen.

Dieser Artikel befasst sich mit den größten Herausforderungen bei der Weiterleitung von Dokumenten zur Genehmigung in einem Unternehmen, zeigt auf, wie Workflow-Automatisierungssoftware diese Herausforderungen meistert, und skizziert die wichtigsten Überlegungen bei der Evaluierung von Workflow-Automatisierungssoftware für gängige Geschäftsanwendungen.

Die größten Herausforderungen bei der Genehmigung von Arbeitsabläufen

Der Prozess der Weiterleitung und Genehmigung von Dokumenten ist für viele Unternehmen keine Kleinigkeit.

1. Manuelle Prozesse. Die manuelle Weiterleitung von Dokumenten zur Genehmigung ist anfällig für Fehler, Verzögerungen und Ineffizienzen. Physische Dokumententransfers, die Abhängigkeit von E-Mail-Genehmigungen und inkonsistente Nachverfolgungsmethoden können zu verlorenen oder übersehenen Dokumenten, Engpässen und Frustration führen.
2. Mangelnde Transparenz. Bei manuellen Workflow-Prozessen ist es schwierig zu verfolgen, wo sich ein Dokument in der Genehmigungskette befindet. Dieser Mangel an Transparenz kann zu Verzögerungen, verpassten Terminen und Problemen mit der Verantwortlichkeit führen, da nicht immer klar ist, wer für die nächste Aktion verantwortlich ist.
3. Risiko. Die Einhaltung von Vorschriften und internen Richtlinien ist ein wichtiges Anliegen für Unternehmen, insbesondere für solche in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen und Behörden. Manuelle Workflow-Prozesse machen es schwierig, genaue Prüfpfade zu erstellen und aufrechtzuerhalten, was zu Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften und möglichen Strafen führen kann.
4. Skalierbarkeit. Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigt auch das Volumen der zu genehmigenden Dokumente. Manuelle Workflow-Prozesse lassen sich nur schwer skalieren, was zu längeren Genehmigungszeiten, höherem Verwaltungsaufwand und der Notwendigkeit führt, zusätzliches Back-Office-Personal einzustellen.
5. Fragmentierte Systeme. Unternehmensanwendungen wie eine Customer Relationship Management (CRM)-Plattform oder ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System sind das Informationszentrum eines Unternehmens. Manuelle Arbeitsabläufe erschweren den reibungslosen Fluss von Daten und Erkenntnissen in diese Systeme, was zu Datensilos und vergeudetem Aufwand bei der Suche nach Informationen führt.

Dies sind nur einige der Gründe, warum Unternehmen ihre Arbeitsabläufe automatisieren.

Was ist Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen?

Software zur Workflow-Automatisierung digitalisiert und rationalisiert die Weiterleitung von Dokumenten zur Genehmigung.

So funktioniert eine Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen in der Regel:

• Dokumentenerfassung. Dokumente können auf verschiedene Weise in das Workflow-System eingespeist werden, z. B. durch manuelles Hochladen, per E-Mail oder durch direkte Integration mit anderen Systemen.
• Workflow-Design. Unternehmen konfigurieren Geschäftsregeln dafür, wie die einzelnen Arten von Dokumenten zur Genehmigung weitergeleitet werden. Die Regeln können die Schritte, Genehmiger und Eskalationsverfahren umfassen.
• Automatisierte Weiterleitung. Die Dokumente werden auf der Grundlage der vordefinierten Unternehmen digital an den entsprechenden Genehmiger weitergeleitet. Die Genehmiger werden über die Dokumente benachrichtigt, die auf ihre Prüfung warten, und erhalten eine Warnung, wenn sich die Frist für ein Dokument nähert. Dokumente können automatisch an einen Manager weitergeleitet werden, wenn ein Genehmigender nicht innerhalb einer bestimmten Zeitspanne reagiert.
• Verfolgung und Überwachung. Die Software zur Workflow-Automatisierung bietet Echtzeiteinblicke in den Status der einzelnen Dokumente, so dass die Beteiligten den Fortschritt der Dokumente verfolgen und Engpässe erkennen können. Wichtige Leistungsindikatoren wie Zykluszeiten sind ebenfalls verfügbar.
• Kontrolle Die Software zur Workflow-Automatisierung führt detaillierte Protokolle über alle Aktionen, die während des Genehmigungsprozesses durchgeführt werden, und erstellt so einen umfassenden Prüfpfad für die Einhaltung von Vorschriften und die Rechenschaftspflicht.

Diese Funktionen verändern die Art und Weise, wie Unternehmen Dokumente zur Genehmigung weiterleiten.

Was sind die Vorteile von Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen?

Unternehmen können durch die Automatisierung ihrer Genehmigungsprozesse erhebliche Vorteile erzielen.

1. Gesteigerte Effizienz. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die Reduzierung manueller Eingriffe beschleunigt die Workflow-Automatisierung den Genehmigungsprozess erheblich. Automatisierte Workflows machen den physischen Umgang mit Dokumenten überflüssig und verringern die Abhängigkeit von E-Mail-Genehmigungen, wodurch Verzögerungen minimiert und die Abläufe rationalisiert werden. Die Mitarbeiter können sich auf strategischere Aktivitäten wie die Analyse von Daten konzentrieren, anstatt sich mit sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben aufzuhalten.
2. Bessere Genauigkeit. Software zur Workflow-Automatisierung verringert das Risiko menschlicher Fehler und stellt sicher, dass die Dokumente korrekt und konsistent weitergeleitet werden. In einer automatisierten Umgebung ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Dokumente verloren gehen oder falsch weitergeleitet werden, was zu Verzögerungen und Compliance-Problemen führen kann. Die Workflow-Automatisierung setzt außerdem standardisierte Verfahren und Validierungsregeln durch und stellt so sicher, dass alle erforderlichen Schritte ausgeführt werden und die Dokumente immer die richtigen Genehmiger erreichen.
3. Transparenz. Software zur Workflow-Automatisierung bietet vollständige Transparenz im Genehmigungsprozess. Diese verbesserte Transparenz ermöglicht es den Beteiligten, Probleme proaktiv anzugehen, Aufgaben bei Bedarf neu zuzuweisen und Workflows für eine bessere Leistung zu optimieren. Benachrichtigungen und Erinnerungen helfen außerdem dabei, die Prozesse auf Kurs zu halten und verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Fristen versäumt werden.
4. Skalierbarkeit. Software zur Workflow-Automatisierung lässt sich problemlos skalieren, um ein größeres Dokumentenvolumen und zusätzliche Benutzer zu bewältigen. Automatisierte Workflows können große Mengen an Dokumenten verarbeiten, ohne die Leistung zu beeinträchtigen. So wird sichergestellt, dass die Genehmigungsprozesse effizient bleiben, auch wenn das Unternehmen expandiert. Skalierbarkeit bedeutet auch, dass die Software bei Bedarf zusätzliche Workflows und Prozesse unterstützen kann, so dass sie sich leicht an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen lässt.
5. Compliance und Rechenschaftspflicht. Detaillierte Prüfprotokolle helfen, die Einhaltung von Vorschriften und internen Richtlinien zu gewährleisten. Umfassende Prüfprotokolle helfen dabei, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften nachzuweisen und den internen Prüfprozess zu rationalisieren. Klare Aufzeichnungen von Aktionen verbessern auch die Rechenschaftspflicht, da sich leicht nachvollziehen lässt, wer was wann genehmigt hat. Diese Rechenschaftspflicht kann dazu beitragen, Richtlinien durchzusetzen und die Informationsverwaltung zu verbessern.

Die Vorteile von Software zur Workflow-Automatisierung für ein Unternehmen sind überzeugend und erwiesen. Aber nichts davon ist ohne die Wahl der richtigen Workflow-Automatisierungssoftware möglich.

Tipps für die Auswahl der richtigen Software zur Workflow-Automatisierung

Es gibt eine Vielzahl von Lösungen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. Die Wahl der falschen Lösung kann ein Unternehmen zurückwerfen. Hier sind einige wichtige Überlegungen, wenn Sie Software zur Workflow-Automatisierung evaluieren.

1. Integration. Wenn Unternehmen eine Software zur Workflow-Automatisierung evaluieren, sollten die Integrationsfähigkeiten das A und O sein. Die Lösung sollte sich nahtlos in bestehende Systeme wie CRM- oder ERP-Anwendungen integrieren lassen. Die Integration gewährleistet den reibungslosen Austausch von Informationen über verschiedene Plattformen hinweg, beseitigt Datensilos und steigert die Gesamteffizienz. Achten Sie auf die Kompatibilität der Software mit Ihrer aktuellen Infrastruktur und auf die Fähigkeit, künftige Integrationen zu unterstützen, wenn sich die technische Ausstattung Ihres Unternehmens weiterentwickelt.
2. Benutzerfreundlichkeit. Die Benutzeroberfläche und die allgemeine Benutzerfreundlichkeit sind entscheidende Faktoren bei der Bewertung von Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. Entscheiden Sie sich für eine Software mit einer modernen, benutzerfreundlichen Oberfläche, die nur minimale Schulungen für die Mitarbeiter erfordert, um sie effektiv zu nutzen. Die Tools zur Gestaltung von Arbeitsabläufen sollten intuitiv sein, so dass auch technisch nicht versierte Benutzer Arbeitsabläufe ohne umfassende technische Kenntnisse erstellen, ändern und verwalten können. Software zur Workflow-Automatisierung, die Drag-and-Drop-Workflow-Design und klare, visuelle Darstellungen von Genehmigungsprozessen bietet, kann die Lernkurve erheblich verkürzen, die Benutzerakzeptanz verbessern und die laufenden Kosten senken.
3. Konfigurierbarkeit. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Arbeitsabläufe und Genehmigungsprozesse. Deshalb ist es wichtig, eine Software zur Workflow-Automatisierung zu wählen, die sich leicht konfigurieren lässt, um die Workflows an die spezifischen Geschäftsanforderungen anzupassen. Suchen Sie nach Lösungen, die einfache Änderungen an Workflows, Regeln und Genehmigungspfaden ermöglichen. Die Software sollte auch bedingte Logik unterstützen, um komplexe Szenarien und Ausnahmen zu behandeln. Die Flexibilität bei der Konfiguration stellt sicher, dass sich die Software an die sich entwickelnden Geschäftsanforderungen und -prozesse anpassen kann.
4. Skalierbarkeit. Skalierbarkeit ist ein entscheidender Faktor bei der Evaluierung von Software zur Workflow-Automatisierung, insbesondere für schnell wachsende Unternehmen. Potenzielle Lösungen zur Workflow-Automatisierung sollten in der Lage sein, ein größeres Dokumentenvolumen und zusätzliche Benutzer zu bewältigen, ohne die Leistung zu beeinträchtigen. Prüfen Sie die Fähigkeit der Software, horizontal (Hinzufügen weiterer Benutzer) und vertikal (Hinzufügen weiterer Prozesse und Dokumente) zu skalieren. Berücksichtigen Sie auch die Infrastrukturanforderungen und ob die Software Cloud-Ressourcen nutzen kann.
5. Sicherheit und Compliance. Der Schutz sensibler Daten ist für jedes Unternehmen entscheidend. Vergewissern Sie sich, dass potenzielle Lösungen zur Workflow-Automatisierung robuste Sicherheitsfunktionen wie erweiterte Datenverschlüsselung, Benutzerzugriffskontrollen, Aufgabentrennung und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) bieten. Die Einhaltung von Industriestandards und Vorschriften (z.B. General Data Protection Regulation und Health Insurance Portability and Accountability Act) ist ebenfalls unerlässlich. Und die Software sollte detaillierte Prüfprotokolle und Berichtsfunktionen bieten, um die Einhaltung der Vorschriften zu unterstützen und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen nachzuweisen.
6. Berichte und Analysen. Berichte und fortschrittliche Analysefunktionen sind wichtig, um Einblicke in die Workflow-Leistung zu erhalten. Achten Sie auf Software, die anpassbare Berichte und grafische Dashboards bietet, mit denen die Beteiligten wichtige Leistungskennzahlen wie Genehmigungszyklen, Engpässe und die Gesamteffizienz überwachen können. Analysetools können dabei helfen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren, Prozesse zu optimieren und datengestützte Entscheidungsprozesse zu unterstützen.
7. Schulung und Unterstützung. Schulung und Support können über das Gelingen eines Projekts zur Workflow-Automatisierung entscheiden. Prüfen Sie den Ruf potenzieller Technologieanbieter in Bezug auf den Kundensupport, einschließlich Verfügbarkeit, Reaktionsfähigkeit und Fachwissen. Bevorzugen Sie Anbieter mit soliden Schulungsprogrammen und Ressourcen (z.B. Dokumentation, Tutorials, Webinare). Berücksichtigen Sie die Verfügbarkeit von professionellen Dienstleistungen für die Implementierung, Anpassung und den laufenden Support.

Die Wahl einer Software, die sich in diesen Bereichen auszeichnet, trägt zum Erfolg Ihres Workflow-Projekts bei.

Fazit
Die Weiterleitung und Freigabe von Dokumenten in einem Unternehmen kann eine Herausforderung sein, aber Software zur Workflow-Automatisierung bietet eine leistungsstarke Lösung, um Prozesse und Informationen im Fluss zu halten. Wenn Sie eine Software zur Workflow-Automatisierung finden, die die in diesem Artikel beschriebenen Kriterien erfüllt, können Sie die Effizienz, die Einhaltung von Vorschriften und die allgemeine betriebliche Effektivität verbessern.