Dokumentenmanagement für Behörden: Warum es für Informationsmanagement-Fachleute unverzichtbar ist

Der Druck zur Verbesserung der Dokumentenverwaltung in Regierungsbehörden ist unbestreitbar.

Von Bürgerakten und politischen Dokumenten bis hin zu Förderanträgen und Genehmigungen verwalten Regierungen einen Berg von Informationen, die sicher gespeichert, effizient organisiert und leicht zugänglich sein müssen.

Zugangsverpflichtungen zu öffentlichen Informationen wie der Freedom of Information Act (FOIA) erfordern effiziente Abrufprozesse. Vorschriften zur regulatorischen Compliance fügen eine weitere Ebene der Komplexität hinzu. Und Bürgerinnen und Bürger erwarten ein nahtloses Erlebnis bei der Interaktion mit staatlichen Stellen.

Traditionelle papierbasierte Ablagesysteme oder isolierte digitale Speicherlösungen sind der Aufgabe nicht gewachsen.

An dieser Stelle kommen Dokumentenmanagement-Lösungen für Behörden ins Spiel. Diese Lösungen sorgen dafür, dass die Dokumente einer Behörde leicht zugänglich, sicher gespeichert und effizient verwaltet werden.

Dieser Artikel zeigt, warum Dokumentenmanagement für das Informationsmanagement von Behörden unerlässlich ist.

Wie Dokumentenmanagement-Lösungen für Behörden funktionieren
Dokumentenmanagement-Lösungen bieten Funktionen, die auf die Bedürfnisse von Regierungsbehörden zugeschnitten sind.

• Zentralisierte Speicherung. Dokumentenmanagement-Lösungen speichern alle Informationen an einem einzigen, sicheren und zugänglichen Ort. Dies macht verstreute Aktenschränke, gemeinsam genutzte Laufwerke oder mehrere Cloud-Speicherplattformen überflüssig. Durch die Zentralisierung ihrer Dokumente können die Benutzer diese bei Bedarf leicht finden und abrufen, was die Suchzeit reduziert und die Effizienz erhöht.
• Versionskontrolle. Dokumentenmanagement-Lösungen für Behörden verfolgen Änderungen, verwalten Revisionen und stellen sicher, dass die Benutzer immer mit der neuesten Version eines Dokuments arbeiten. Auf diese Weise wird Verwirrung vermieden und sichergestellt, dass jeder mit den aktuellsten Informationen arbeitet. Die Versionskontrolle ermöglicht es Informationsmanagement-Experten auch, die Historie eines Dokuments zu verfolgen, was für Audits, die Einhaltung von Vorschriften und rechtliche Zwecke wichtig sein kann.
• Erweiterte Suche. Benutzer von Dokumentenmanagementlösungen für Behörden können nach relevanten Schlüsselwörtern, Metadaten und sogar nach Volltextinhalten suchen, um bestimmte Dokumente schnell zu finden. Mit fortschrittlichen Dokumentenverwaltungslösungen können Benutzer Dokumente schnell und einfach finden, selbst wenn sie sich nicht mehr an den genauen Titel oder den Speicherort des Dokuments erinnern.
• Zugangskontrollen. Benutzer von Dokumentenmanagement-Lösungen in Behörden können granulare Zugriffsberechtigungen festlegen, um sensible Informationen zu schützen und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können. Die Zugriffskontrolle kann auf der Grundlage von Rollen, Abteilungen oder anderen Kriterien erfolgen.
• Automatisierung von Arbeitsabläufen. Automatisierte Dokumentenmanagement-Lösungen rationalisieren Geschäftsprozesse wie Genehmigungen und Überprüfungen. Behörden können beispielsweise einen Workflow einrichten, um Dokumente auf der Grundlage ihres Inhalts oder ihrer Art automatisch zur Genehmigung weiterzuleiten.
• Prüfpfade: Dokumentenverwaltungslösungen führen eine umfassende Aufzeichnung von Benutzeraktivitäten und Dokumentenaktionen für Compliance-, Sicherheits- und rechtliche Zwecke. Anhand dieses Prüfpfads können Sie nachvollziehen, wer wann auf ein Dokument zugegriffen oder es geändert hat.

Dokumentenmanagement-Lösungen bieten Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Behörden zugeschnitten sind. Durch die zentrale Speicherung, Versionskontrolle, erweiterte Suchfunktionen, Zugriffskontrollen, Workflow-Automatisierung und Prüfprotokolle können Behörden ihre Möglichkeiten zur Verwaltung von Informationen, zur Einhaltung von Vorschriften und zur Erbringung effektiver Dienstleistungen für ihre Bürgerinnen und Bürger verbessern.

Vorteile von Dokumentenmanagement-Lösungen für Behörden
Dokumentenmanagement-Lösungen bieten Behörden eine Fülle von Vorteilen.

• Gesteigerte Effizienz. Durch die Zentralisierung der Ablage und die Automatisierung von Arbeitsabläufen verkürzen Dokumentenmanagement-Lösungen die Zeit, die für das Auffinden und Bearbeiten von Dokumenten benötigt wird, erheblich.
• Verbesserte Sicherheit. Dokumentenmanagement-Lösungen schützen sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff durch robuste Datenverschlüsselung, Benutzerzugriffskontrollen und Prüfprotokolle.
• Verbesserte Compliance. Lösungen für die Dokumentenverwaltung können bei der Einhaltung von Vorschriften helfen. So können Benutzer beispielsweise Aufbewahrungsrichtlinien einrichten, um Dokumente nach einer bestimmten Zeit automatisch zu löschen, oder Prüfpfade überprüfen, um festzustellen, wer auf ein Dokument zugegriffen oder es verändert hat.
• Größere Transparenz. Dokumentenmanagement-Lösungen können Behörden dabei helfen, die Transparenz zu verbessern, indem sie den Bürgern den Zugang zu öffentlichen Unterlagen für FOIA-Anfragen erleichtern. So kann eine Behörde beispielsweise ein Online-Portal einrichten, über das Bürger öffentliche Unterlagen anfordern können, und die Dokumentenmanagementlösung kann diese Unterlagen speichern und verwalten.
• Geringere Kosten. Jede staatliche Einrichtung möchte ein guter Verwalter der Steuergelder sein. Dokumentenmanagement-Lösungen senken die Kosten, indem sie die Notwendigkeit der physischen Aufbewahrung beseitigen und Arbeitsabläufe rationalisieren. Benutzer können Papierdokumente scannen und elektronisch speichern und Arbeitsabläufe automatisieren, um den manuellen Arbeitsaufwand für die Bearbeitung zu verringern.
• Verbesserte Zusammenarbeit. Lösungen für das Dokumentenmanagement können Behörden dabei helfen, die Zusammenarbeit zu verbessern, indem sie es den Beteiligten erleichtern, Dokumente gemeinsam zu nutzen und darauf zuzugreifen. Behörden können gemeinsame Ordner für Teams erstellen, die gemeinsam an Dokumenten arbeiten, und die Versionskontrolle nutzen, um Änderungen zu verfolgen und sicherzustellen, dass jeder mit der neuesten Version arbeitet.

Von erhöhter betrieblicher Effizienz bis hin zu verbesserter Sicherheit bieten Dokumentenmanagement-Lösungen eine breite Palette von Vorteilen für Regierungsbehörden. Durch den Einsatz dieser Lösungen können Behörden ihre Abläufe rationalisieren, sensible Informationen schützen, gesetzliche Anforderungen erfüllen, den öffentlichen Zugang zu Informationen verbessern, Kosten senken und eine effektive Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten fördern.

Worauf Sie bei Dokumentenmanagement-Software für Behörden achten sollten
Hier finden Sie einige wichtige Funktionen, auf die Sie bei einer Dokumentenverwaltungslösung achten sollten.

1. Robuste Sicherheit. Der Schutz sensibler Informationen ist für Regierungsbehörden von entscheidender Bedeutung. Vergewissern Sie sich, dass potenzielle Dokumentenverwaltungslösungen Dokumente sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung verschlüsseln, um sie vor unbefugtem Zugriff und Datenverletzungen zu schützen. Achten Sie auf granulare Zugriffskontrollen, um den Zugriff auf sensible Informationen auf der Grundlage von Rollen, Abteilungen oder anderen Kriterien einzuschränken. Und prüfen Sie, ob Dokumentenmanagement-Lösungen über umfassende Prüfprotokolle verfügen, damit die Beteiligten nachvollziehen können, wer wann auf Dokumente zugegriffen oder sie geändert hat.
2. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Nur wenige Branchen sind so stark reguliert wie der staatliche Sektor. Vergewissern Sie sich, dass potenzielle Dokumentenverwaltungslösungen den Datenschutzbestimmungen wie der General Data Protection Regulation (GDPR), dem California Consumer Protection Act (CCPA) und dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) entsprechen. Vergewissern Sie sich, dass die Software die Anforderungen Ihres Unternehmens an die Aufbewahrung von Unterlagen erfüllt und Dokumente nach der festgelegten Aufbewahrungsfrist automatisch löscht. Und stellen Sie fest, ob die Software die effiziente Bearbeitung von FOIA-Anfragen erleichtern kann und Tools zur Schwärzung sensibler Details bereitstellt.
3. Skalierbarkeit und Leistung. Dokumentenverwaltungslösungen sollten in der Lage sein, die aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen, ohne die Leistung zu beeinträchtigen. Suchen Sie nach einer Lösung, die schnelle Such-, Abruf- und Verarbeitungszeiten bietet, auch wenn Ihre Dokumentensammlung wächst. Und bevorzugen Sie Lösungen mit leicht konfigurierbaren Arbeitsabläufen.
4. Integration. Lösungen für die Dokumentenverwaltung sollten sich in die bestehenden Unternehmenssysteme einer Behörde integrieren lassen, z. B. in die Systeme für Fallmanagement, Content Management und Human Resources (HR). Achten Sie auch darauf, ob die Software mit anderen Anwendungen, die Ihre Organisation nutzt, integriert werden kann, z. B. mit E-Mail- und Dokumenten-Imaging-Systemen.
5. Benutzerfreundlichkeit. Die Benutzerakzeptanz ist entscheidend für den Erfolg eines Automatisierungsprojekts für die Dokumentenverwaltung. Potenzielle Dokumentenmanagement-Lösungen sollten über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügen, die auch für Benutzer mit begrenzten technischen Kenntnissen leicht zu bedienen und zu erlernen ist. Und suchen Sie nach einer Lösung, mit der sich Arbeitsabläufe schnell an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen lassen.
6. Support Das Letzte, was eine Regierungsbehörde will, ist, bei Problemen auf dem Trockenen sitzen zu bleiben. Vergewissern Sie sich, dass die Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen über einen zuverlässigen technischen Support verfügen, der sich um alle Probleme und Fragen kümmert. Die Software sollte außerdem regelmäßig mit Updates, Patches und Fehlerkorrekturen versorgt werden, damit sie sicher, konform und auf dem neuesten Stand bleibt.

Die Auswahl der richtigen Dokumentenverwaltungslösung für eine Regierungsbehörde erfordert eine sorgfältige Abwägung verschiedener Faktoren. Indem sie der Sicherheit, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, der Skalierbarkeit, den Integrationsmöglichkeiten, der Benutzerfreundlichkeit und dem zuverlässigen Support Vorrang einräumen, können Behörden eine Dokumentenverwaltungslösung wählen, die ihre individuellen Anforderungen erfüllt und ihnen hilft, ihre Ziele zu erreichen.

Fazit
Fachleute für Informationsmanagement in Behörden müssen viele wichtige Daten verwalten und sich dabei durch eine komplexe Gesetzeslandschaft bewegen. Die Automatisierung der Dokumentenverwaltung kann Behörden helfen, ihre Abläufe zu rationalisieren, die Sicherheit zu erhöhen und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Mit der richtigen Lösung für das Dokumentenmanagement können Behörden den Umgang mit Informationen umgestalten und so die Erbringung von Dienstleistungen verbessern und ihre Unternehmensziele erreichen.

ibml bietet eine umfassende Dokumentenverwaltungslösung, die speziell für die Bedürfnisse von Regierungsbehörden entwickelt wurde. Die Plattform von ibml bietet Funktionen für die sichere Speicherung, Versionskontrolle, erweiterte Suche, Workflow-Automatisierung und robuste Zugriffskontrollen. Die Dokumentenverwaltungslösung von ibml entspricht auch der Federal Agencies Digital Guidelines Initiative (FADGI) und anderen Vorschriften.