6 Best Practices für Workflow-Automatisierung zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse

Nur wenige Back-Office-Aufgaben sind für Informationsmanagement-Experten so schwierig wie die manuelle Verwaltung komplexer Geschäftsprozesse in verschiedenen Abteilungen. Manuelle Arbeitsabläufe führen oft zu Ineffizienzen, Fehlern und Engpässen, die die Produktivität und die betriebliche Leistung bremsen.

Deshalb digitalisieren immer mehr Unternehmen ihre Geschäftsprozesse mit Workflow-Automatisierung – einer Technologie, die manuelle Aufgaben durch rationalisierte, automatisierte Prozesse ersetzt. Die Workflow-Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, Kosten und Fehler zu reduzieren, Zykluszeiten zu verkürzen und die Nachverfolgung und Kontrolle zu verbessern.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse mit Hilfe der Workflow-Automatisierung optimieren können.

Wie Workflow-Automatisierung funktioniert

Die Workflow-Automatisierung ersetzt den menschlichen Eingriff, der für wiederkehrende Aufgaben erforderlich ist, durch softwaregesteuerte Prozesse, die vordefinierten Regeln folgen. So funktioniert Workflow-Automatisierung:

• Auslöser. Workflows werden durch Auslöser initiiert. Dabei kann es sich um datenbasierte Ereignisse handeln, z. B. wenn ein Dokument hochgeladen wird, oder um zeitbasierte Auslöser, z. B. die Planung von Genehmigungen in bestimmten Abständen.
• Handlungen. Sobald ein Auslöserereignis eintritt, führt die Lösung vorprogrammierte Aktionen aus, wie etwa das Weiterleiten von Dokumenten zur Genehmigung, das Aktualisieren von Datensätzen in einer Datenbank oder das Erstellen von Berichten. Der Umfang der Automatisierung kann variieren – von einfachen Aufgaben bis hin zu komplexen mehrstufigen Prozessen, die bedingte Logik und Entscheidungen in Echtzeit erfordern. Einige Workflow-Automatisierungslösungen nutzen künstliche Intelligenz (KI), um die Entscheidungsfindung in diesen Prozessen zu verbessern.
• Meldungen. Lösungen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen benachrichtigen die Beteiligten, wenn bestimmte Meilensteine erreicht sind oder wenn menschliche Eingriffe erforderlich sind. Einige Workflow-Automatisierungslösungen bieten Echtzeit-Dashboards mit umfassenden Berichten, die es Managern ermöglichen, die Workflow-Leistung zu überwachen, ineffiziente Prozesse zu erkennen und Workflows dynamisch anzupassen.

Diese Funktionen verändern die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäftsprozesse verwalten, grundlegend.

Die Vorteile der Workflow-Automatisierung

Die Digitalisierung und Vereinfachung von Arbeitsabläufen kann sowohl die betriebliche Effizienz als auch die organisatorische Agilität erheblich verbessern. Schauen wir uns die Vorteile der Workflow-Automatisierung einmal genauer an:

• Verbesserte Effizienz. Die Workflow-Automatisierung kann den Bedarf an menschlicher Beteiligung bei sich wiederholenden Aufgaben wie dem Weiterleiten von Dokumenten zur Genehmigung oder dem Einholen von Statusaktualisierungen beseitigen. Durch die Entfernung dieser zeitaufwendigen Tätigkeiten können sich Mitarbeitende auf strategischere und wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren. Anstatt beispielsweise Stunden mit der Bearbeitung von Genehmigungen zu verbringen, können Mitarbeitende mehr Zeit für Datenanalysen und Initiativen zur Prozessverbesserung aufwenden, die echten geschäftlichen Mehrwert liefern.
• Verbesserte Genauigkeit. Falsch eingegebene Daten, falsch weitergeleitete Formulare oder verpasste Prozessschritte sind ein großes Risiko bei manuellen Geschäftsprozessen. Lösungen zur Workflow-Automatisierung beseitigen diese Risiken, indem sie die Art und Weise, wie Geschäftsprozesse abgeschlossen werden, standardisieren. Durch die Verringerung des Potenzials für menschliche Fehler wird sichergestellt, dass die Integrität der Informationen während des gesamten Prozesses erhalten bleibt.
• Bessere Sichtbarkeit und Kontrolle. Automatisierte Workflows bieten in Echtzeit Einblick in den Stand der Aufgaben innerhalb eines Prozesses. Dank dieser detaillierten Ansicht können die Mitarbeiter Engpässe oder Bereiche erkennen, in denen Prozesse weiter optimiert werden können. Mit automatisierten Workflow-Lösungen können die Mitarbeiter einzelne Aufgaben aufschlüsseln, die Bearbeitungszeiten analysieren und Erkenntnisse gewinnen, die sonst manuell nur schwer zu erfassen wären. Echtzeit-Dashboards geben Managern außerdem die Möglichkeit, datengestützte Entscheidungen zu treffen und Arbeitsabläufe dynamisch an die sich ändernden Geschäftsanforderungen anzupassen.
• Kosteneinsparungen. Indem die Abhängigkeit eines Unternehmens von menschlichen Eingriffen verringert wird, senkt die Automatisierung von Arbeitsabläufen die Betriebskosten. Weniger Fehler bedeuten weniger Ressourcen, die für Nacharbeit ausgegeben werden, und schnellere Bearbeitungszeiten führen zu einem höheren Durchsatz, ohne dass zusätzliches Personal benötigt wird. Neben den Einsparungen bei den Arbeitskosten senkt die Automatisierung auch die versteckten Kosten, die mit Ineffizienzen verbunden sind, wie z. B. verzögerte Projekte und verpasste Gelegenheiten aufgrund einer langsamen Bearbeitung.
• Stärkere Compliance und Sicherheit. Automatisierte Arbeitsabläufe können so gestaltet werden, dass sie sowohl die Einhaltung interner Richtlinien als auch externer Vorschriften gewährleisten. Dies ist ein entscheidender Vorteil für Informationsmanagementberufe in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen und den Finanzdienstleistungen. Die Automatisierung von Workflows stellt sicher, dass Dokumentation, Genehmigungen und Datenverarbeitungsprozesse in Übereinstimmung mit den erforderlichen Standards durchgeführt werden. Darüber hinaus sind die besten Plattformen zur Workflow-Automatisierung mit Sicherheitsmaßnahmen wie rollenbasierten Zugriffskontrollen und Audit-Protokollierung ausgestattet, die den Datenschutz und die Verantwortlichkeit verbessern.

Dies sind einige der Gründe, warum immer mehr Unternehmen ihre Arbeitsabläufe automatisieren.

Bewährte Praktiken für die Workflow-Automatisierung

Um die Vorteile der Workflow-Automatisierung voll ausschöpfen zu können, ist ein strategischer Ansatz erforderlich. Im Folgenden finden Sie sechs Best Practices, die einem Unternehmen helfen können, das Potenzial seiner Bemühungen zur Workflow-Automatisierung zu maximieren:

1. Bilden Sie Ihre bestehenden Arbeitsabläufe ab. Der erste Schritt zur Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe ist das Verstehen Ihrer aktuellen Geschäftsprozesse. Führen Sie ein Audit aller Aufgaben, Schritte und Übergaben durch, die an Ihren Arbeitsabläufen beteiligt sind. Verwenden Sie Tools zur Prozessabbildung, um Arbeitsabläufe zu visualisieren und sicherzustellen, dass jede Nuance erfasst wird. Suchen Sie nach unnötigen Genehmigungen, manuellen Dateneingaben und anderen Ineffizienzen. Diese detaillierte Analyse wird Ihnen helfen, die Arbeitsabläufe zu identifizieren, die am meisten von der Automatisierung profitieren und einen klaren Ausgangspunkt für die Automatisierung bieten.
2. Fangen Sie klein an, aber planen Sie die Skalierbarkeit ein. Es mag zwar verlockend sein, von Anfang an so viele Arbeitsabläufe wie möglich zu automatisieren, aber oft ist es klüger, klein anzufangen. Wählen Sie zunächst einige wenige Arbeitsabläufe mit großer Wirkung und geringem Risiko aus, um sie zu automatisieren. Dabei sollte es sich um Prozesse handeln, die einfach sind, aber schnell sichtbare Ergebnisse liefern und den Beteiligten den Wert der Automatisierung beweisen. Mit zunehmender Erfahrung und nachweislichem Erfolg können Sie Ihre Bemühungen ausweiten, indem Sie komplexere Arbeitsabläufe oder Prozesse, die mehrere Abteilungen umfassen, in Angriff nehmen.
3. Priorisieren Sie die Benutzerfreundlichkeit. Die Benutzerakzeptanz ist entscheidend für den Erfolg einer Initiative zur Workflow-Automatisierung. Deshalb ist es wichtig, eine Lösung zu wählen, die für die Endbenutzer intuitiv ist. Suchen Sie nach Plattformen, die Drag-and-Drop-Workflow-Designer, vorgefertigte Workflow-Vorlagen und nahtlose Integrationen mit Ihren bestehenden Systemen und Prozessen bieten. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Workflow-Plattformen mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können – ganz gleich, ob es darum geht, komplexere Workflows zu verarbeiten, neue Systeme zu integrieren oder mehr Benutzer zu unterstützen, wenn Ihr Team wächst.
4. Holen Sie den Beitrag der Interessengruppen ein. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen betrifft alle Beteiligten im Unternehmen. Beziehen Sie die wichtigsten Interessengruppen von Anfang an mit ein, insbesondere diejenigen, deren tägliche Arbeit von der Lösung am meisten betroffen ist. Ihre Erkenntnisse werden Ihnen dabei helfen, Workflows zu entwerfen, die ihren Bedürfnissen entsprechen und Schmerzpunkte ansprechen, die Sie vielleicht übersehen haben. Ihre Einbindung wird auch dazu beitragen, dass die Lösung zur Workflow-Automatisierung besser angenommen wird, wenn es an der Zeit ist, sie zu implementieren und zu skalieren.
5. Kontinuierlich überwachen und anpassen. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen ist keine Aktivität, die man einfach einstellt und vergisst. Überwachen Sie kontinuierlich die Leistung Ihrer automatisierten Arbeitsabläufe und nutzen Sie die Datenanalyse, um Ineffizienzen, Engpässe oder Bereiche zu identifizieren, in denen eine weitere Automatisierung von Vorteil sein könnte. Ihre Arbeitsabläufe sollten sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln. Überprüfen Sie Ihre Prozesse regelmäßig und nehmen Sie schrittweise Verbesserungen vor, um sicherzustellen, dass Ihre Automatisierungsstrategie mit Ihren Zielen im Einklang steht. Einige automatisierte Workflow-Lösungen verwenden KI-gestützte Optimierungstools, um auf der Grundlage historischer Leistungsdaten Prozessverbesserungen vorzuschlagen.
6. Streben Sie eine nahtlose Datenintegration an. Automatisierte Workflows müssen mit anderen wichtigen Systemen integriert werden, z. B. mit Plattformen für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Anwendungen für die Unternehmensressourcenplanung (ERP) und Lösungen für das Dokumentenmanagement. Eine nahtlose Integration minimiert die manuelle Dateneingabe, verringert die Fehleranfälligkeit und stellt sicher, dass Informationen ungehindert zwischen den Systemen fließen. Eine mangelhafte Integration kann zu Datensilos führen, die viele der Vorteile der Automatisierung zunichte machen. Um die Konnektivität und Effizienz zu maximieren, wählen Sie eine Lösung zur Workflow-Automatisierung mit robusten APIs und anderen Tools für den nahtlosen Datenaustausch.

Diese Best Practices helfen Unternehmen, ihre Investitionen in die Workflow-Automatisierung zu maximieren.

Fazit

Fachleute für Informationsmanagement spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen zu gewährleisten. Workflow-Automatisierung ist nicht nur eine Möglichkeit, Prozesse zu rationalisieren – sie ist ein Weg, sie zu verändern. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben, die Verringerung von Fehlern und die Verbesserung der Transparenz von Abläufen kann die Workflow-Automatisierung die Effizienz, die Genauigkeit und die Entscheidungsfindung in einem Unternehmen erheblich verbessern. Denken Sie daran, Ihre Geschäftsprozesse sorgfältig zu erfassen, klein anzufangen und Ihre Arbeitsabläufe kontinuierlich zu optimieren, um sie an neue Anforderungen anzupassen. Das Ergebnis wird eine agile, produktivere Organisation sein, die für die Anforderungen der Geschäftswelt von morgen gerüstet ist.