Die Nutzung eines digitalen Posteingangs für staatliche Dienstleistungen

In einer Zeit, in der Bürgerinnen und Bürger einen schnelleren und transparenteren Service erwarten, stehen Behörden vor der Herausforderung, die Flut an eingehender Post und Dokumenten effizient zu bewältigen und zu verarbeiten.

Herkömmliche Verfahren zum Sortieren, Bearbeiten und Weiterleiten von Korrespondenz, Formularen und anderen Dokumenten, die auf dem Postweg eingehen, können die Fähigkeit einer Behörde beeinträchtigen, effektive Dienstleistungen zu erbringen.

Aus diesem Grund modernisieren immer mehr Behörden ihre Abläufe mit einer digitalen Poststelle – einer Technologie, die den Umgang mit eingehender Post und Dokumenten automatisiert und vereinfacht.

Es wird erwartet, dass fünfundsiebzig Prozent der Regierungsbehörden bis Ende 2023 über eine digitale Poststelle verfügen werden, so die Studie „The State of Digital Mailrooms in Government“ von Vertical Scope.

Dieser Artikel befasst sich mit den Vorteilen einer digitalen Poststelle für Behörden.

Die größten Herausforderungen für die Poststelle der Regierung

Der Umgang mit eingehender Post und Dokumenten ist für die meisten Regierungsbehörden nicht einfach.

• Jede Menge Dokumente. Behörden erhalten viele Arten von Dokumenten, darunter Steuererklärungen, Anträge, Korrespondenz und Lieferantenrechnungen. Darüber hinaus können die Dokumente per Post oder elektronisch per E-Mail, Webformular, mobilem Upload und mehr eingehen. Die Verwaltung all dieser Dokumente kann selbst die technisch versierteste Behörde überfordern.
• Zu viele manuelle Aufgaben. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Regierungsbehörden eingehende Post und Dokumente manuell bearbeiten. Das manuelle Sortieren der Post, das Eingeben von Daten und das Mischen von Papier und E-Mails kann die Mitarbeiter belasten und zu Dokumentenverlusten, Fehlern und Verzögerungen führen.
• Mangel an Standards In den Vereinigten Staaten weiß man nie, in welchem Format eine Behörde eingehende Post und Dokumente erhält oder welche Qualität die Informationen auf den Dokumenten haben. Die unterschiedlichen Dokumentenformate und -layouts können es einer Behörde erschweren, relevante Informationen konsistent zu verarbeiten, zu extrahieren und Entscheidungen zu treffen.
• Veraltete Systeme und Infrastruktur. Viele Behörden arbeiten mit veralteten Systemen und Prozessen, die nicht für die Bewältigung großer Mengen an eingehender Post und Dokumenten ausgelegt sind. Einige dieser Systeme lassen sich nur schwer mit vorgelagerten Poststellenprozessen integrieren. Andere Altsysteme lassen sich nicht ohne weiteres skalieren, um das wachsende Dokumentenaufkommen zu bewältigen. In vielen Fällen ist es schwer zu wissen, was eingegangen ist oder wo es sich im Prozess befindet.
• Sofortiger Zugang zu Informationen. Wähler erwarten eine zeitnahe Antwort auf ihre Anfragen. Das ist jedoch nicht möglich, wenn die Mitarbeiter Informationen suchen oder große Mengen gespeicherter Dateien durchforsten müssen, um ein archiviertes Dokument ausfindig zu machen. Schlimmer noch: Papierdokumente können leicht an die falsche Person weitergeleitet werden, verloren gehen oder falsch abgelegt werden, was die Beantwortung einer Anfrage weiter verzögert.
• Kostendruck. Jede Regierungsbehörde steht unter enormem Druck, mit weniger mehr zu erreichen. Aber die Verwaltung eingehender Post und Dokumente ist arbeitsintensiv. Und die meisten Behörden müssen zusätzliches Personal einstellen, wenn das Volumen der eingehenden Post und Dokumente wächst.
• Hohes Risiko von Betrug und Compliance-Problemen. In der Poststelle einer Behörde können viele sensible Informationen ankommen. Manuelle Prozesse erschweren es, die Informationen der Bürger so zu schützen, dass sie den Datenschutzbestimmungen und Vertraulichkeitsanforderungen entsprechen. Ohne die richtigen Kontrollen können Dokumente und Daten verloren gehen oder in die falschen Hände geraten.

Dies sind einige der Gründe, warum immer mehr Regierungsbehörden digitale Poststellen einrichten.

Was ist eine digitale Poststelle der Regierung?

Eine digitale Poststelle automatisiert und vereinfacht den Empfang, die Sortierung, die Verarbeitung, die Weiterleitung und die Speicherung von eingehender Post und Dokumenten. Die durchschnittliche Behörde kann durch die Einführung einer digitalen Poststelle 1 Million Dollar pro Jahr einsparen, so die Studie „Digital Mailrooms: Die Zukunft der staatlichen Postbearbeitung“ von GovLoop. So funktioniert eine digitale Poststelle für Behörden.

1. Eingang Digitale Poststellenlösungen für Behörden nehmen Korrespondenz, Rechnungen, Verträge, Steuererklärungen und andere eingehende Post und Dokumente digital entgegen. Papierbasierte Dokumente werden mit Hochgeschwindigkeitsscannern wie dem Fusion von ibml in ein elektronisches Format umgewandelt.
2. Sortierung. Barcode-Erkennung und andere Erfassungstechnologien sortieren eingehende Post und Dokumente elektronisch auf der Grundlage von Dokumententyp, Abteilung, Empfänger und anderen Kriterien.
3. Erfassung. Details wie Absender, Empfänger, Datum und andere relevante Metadaten werden mithilfe intelligenter Datenerfassungstechnologien automatisch aus den Dokumenten extrahiert.
4. Archivierung. Eingehende Post und Dokumente werden digital in einem zentralen Archiv oder einer Enterprise Content Management (ECM)-Lösung gespeichert, damit sie später schnell gesucht und abgerufen werden können. Autorisierte Benutzer können von jedem Ort, zu jeder Zeit und mit jedem Gerät sofort auf gespeicherte Dokumente zugreifen.
5. Ausgabe Lösungen für die digitale Poststelle von Behörden leiten Dokumente digital an den richtigen Empfänger oder die richtige Abteilung innerhalb des Unternehmens weiter, basierend auf vordefinierten Geschäftsregeln oder Workflows. So kann beispielsweise eine Bestellung an den Vertrieb weitergeleitet werden. Dokumente können auch in eine Dokumentenmanagement-Plattform oder ein anderes Legacy-System zur weiteren Verarbeitung exportiert werden.
6. Zugang. Digitale Poststellenlösungen für Behörden bieten ein hochsicheres, zentrales Cloud-Repository, das autorisierten Personen den sofortigen Abruf archivierter Dokumente ermöglicht.

Diese Funktionen erleichtern den Behörden die Bearbeitung eingehender Post und Dokumente.

Was sind die Vorteile einer digitalen Poststelle für Behörden?

Behörden können durch den Einsatz einer digitalen Poststellenlösung erhebliche Vorteile erzielen.

• Bessere Dokumentenkontrolle. Lösungen für die digitale Poststelle von Behörden nutzen Berechtigungen, Benutzerauthentifizierung, Datenverschlüsselung, Dokumentenüberwachung in Echtzeit, Prüfprotokolle und andere Kontrollen, um das Risiko des Verlusts physischer Dokumente oder des unbefugten Zugriffs deutlich zu verringern.
• Verbesserte Effizienz. Lösungen für die digitale Poststelle von Behörden machen manuelle, sich wiederholende Aufgaben überflüssig, wie z. B. das Sortieren von Dokumenten, das Eingeben von Daten, das Mischen und Abheften von Papier und das Aufspüren von Informationen. Durch die Automatisierung der Bearbeitung eingehender Post und Dokumente haben die Mitarbeiter im Back-Office mehr Zeit für höherwertige Tätigkeiten wie die Datenanalyse.
• Schnellere Arbeitsabläufe. Die Automatisierung der Bearbeitung eingehender Post und Dokumente beschleunigt die Weiterleitung von Informationen an nachgelagerte Systeme und Prozesse, um eine bessere Entscheidungsfindung, eine schnellere Kundenkommunikation und eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten in der gesamten Regierungsorganisation zu ermöglichen. Behörden, die digitale Poststellen nutzen, können ihre Post bis zu 50 Prozent schneller bearbeiten als andere Behörden. Dies geht aus dem Bericht „How Digital Mailrooms are Saving Government Agencies Millions of Dollars“ von Government Technology hervor.
• Geringere Kosten. Jede Behörde möchte ein guter Verwalter von Steuergeldern sein. Die Digitalisierung eingehender Post und Dokumente mit einer digitalen Poststellenlösung reduziert den Bedarf an physischer Dokumentenlagerung und papierbezogenen Lieferanten. Im Laufe der Zeit können Behörden mit digitalen Poststellenlösungen auch Personal von manuellen Aufgaben auf höherwertige Tätigkeiten umschichten.
• Besserer Service für die Wähler. Durch die Digitalisierung von Dokumenten, die Speicherung von Informationen in einem zentralen Archiv und die nahtlose Verbindung mit Legacy-Systemen ermöglichen digitale Poststellenlösungen eine schnelle Reaktion auf Anfragen, Bitten und Anträge von Bürgern.
• Intelligente Einblicke Digitale Lösungen für die Poststelle geben den Menschen, die sie benötigen, intelligente Einblicke. Die von einer digitalen Poststellenlösung erfassten Daten können als Grundlage für die Entscheidungsfindung, die Entwicklung von Richtlinien und die Ressourcenzuweisung dienen und Bereiche mit Verbesserungsbedarf identifizieren.
• Ökologische Nachhaltigkeit. Digitale Poststellenlösungen für Behörden unterstützen die Nachhaltigkeitsziele der Regierung. Die Technologie reduziert den Bedarf an Papierdokumenten und papierbezogenem Verbrauchsmaterial, was sich positiv auf die Umwelt auswirkt, z. B. durch eine geringere Abholzung der Wälder, einen geringeren Energieverbrauch und eine geringere CO2-Bilanz im Zusammenhang mit der Papierproduktion und dem Abfall.

Diese Vorteile machen digitale Poststellenlösungen zu einem Wendepunkt für Regierungsbehörden.

Automatisieren Sie Ihre Poststelle

In einer Zeit, in der digitale Technologien die Industrie umgestalten, können Regierungsbehörden von der Einführung einer digitalen Poststellenlösung erheblich profitieren. Die Digitalisierung der Posteingangs- und Dokumentenbearbeitung ermöglicht es Behörden, neue Effizienzpotenziale zu erschließen, Kosten zu senken, Risiken zu minimieren, Arbeitsabläufe zu beschleunigen und eine agilere, reaktionsfreudigere und bürgernahe Verwaltung zu schaffen.