Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Nur wenige Back-Office-Aufgaben sind so lästig wie die Bearbeitung der von Lieferanten eingereichten Rechnungen.

Die Art und Weise, wie die meisten Unternehmen Lieferantenrechnungen bearbeiten, kostet zu viel Geld, dauert zu lange, verursacht zu viele Fehler, bietet unzureichende Transparenz und frustriert interne und externe Stakeholder.

Laut dem Institute of Finance and Management (IOFM) haben nur 9 Prozent der Kreditorenbuchhaltungsabteilungen die Bearbeitung von Rechnungen vollständig automatisiert. Die Automatisierung des Empfangs, der Verarbeitung und der Buchung von Lieferantenrechnungen kann Unternehmen dabei helfen, die betriebliche Effizienz erheblich zu verbessern, die Transparenz zu erhöhen und die Lieferantenbeziehungen zu stärken.

Laut Mordor Intelligence wird der globale Markt für automatisierte Rechnungsverarbeitungslösungen bis 2028 voraussichtlich 21,5 Milliarden Dollar erreichen und dabei eine jährliche Wachstumsrate von 9,5 Prozent aufweisen.

Dieser Artikel befasst sich eingehend mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung und den Vorteilen, die sie bietet.

Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung nutzt künstliche Intelligenz (KI) und andere Technologien, um den Empfang, die Verarbeitung und die Buchung von Papier- und elektronischen Rechnungen, die von Lieferanten eingereicht werden, zu digitalisieren und zu vereinfachen.

Hier sind die wichtigsten Schritte, die bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung typischerweise anfallen.

• Eingang Rechnungen, die von Lieferanten per E-Mail, sicherer Dateiübertragung oder über ein Online-Portal eingereicht werden, werden mithilfe von Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) erfasst. Physische Rechnungen, die per Post verschickt werden, werden digitalisiert und mit elektronisch eingereichten Rechnungen zusammengeführt.
• Erfassen. Das Datum, die Rechnungsnummer, der Name des Lieferanten, die Überweisungsadresse, die Menge und der Preis der gekauften Waren sowie weitere Details zu den Rechnungsköpfen und -positionen werden mithilfe von optischer Zeichenerkennung (OCR), Barcode-Erkennung, KI und anderen Technologien extrahiert.
• Abgleichen. Die Rechnungsdetails werden mit den Bestell- und Liefernachweisinformationen in der ERP- oder Buchhaltungssoftware des Käufers verglichen. Abgeglichene Rechnungen können direkt in einer ERP-Anwendung verbucht werden, ohne dass ein Mensch eingreifen muss.
• Verteilen. Nicht übereinstimmende Rechnungen oder Rechnungen, die einer Prüfung bedürfen – z.B. Rechnungen mit hohen Beträgen oder Rechnungen von einem neuen oder strategischen Lieferanten – werden auf der Grundlage der vom Einkäufer vordefinierten Genehmigungshierarchie und -richtlinien digital weitergeleitet. Die Genehmiger werden über Rechnungen, die zur Prüfung anstehen, benachrichtigt und erhalten eine Warnung, wenn sich die Rechnungen ihrem Fälligkeitsdatum nähern. Rechnungen können automatisch an einen Manager weitergeleitet werden, wenn ein Genehmigender innerhalb eines bestimmten Zeitraums keine Maßnahmen ergreift.
• Integration. Die nahtlose Integration in die bestehende Dokumentenmanagement-Plattform, ERP-Anwendung oder das zentrale Archiv des Käufers erleichtert den reibungslosen Informationsaustausch. Die Zahlung an den Lieferanten kann eingeleitet werden, sobald die Rechnungen im ERP-System des Käufers verbucht sind.
• Berichterstattung. Automatisierte Lösungen für die Rechnungsverarbeitung bieten Echtzeittransparenz über den Status der Rechnungen ab dem Zeitpunkt ihres Eingangs sowie über die operativen Kennzahlen.

Diese Schritte erleichtern Unternehmen den Empfang, die Bearbeitung und die Buchung von Lieferantenrechnungen.

Wie funktioniert die automatische Rechnungsverarbeitung?

Es gibt viele Ansätze für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung.

So funktionieren Lösungen für die automatische Rechnungsverarbeitung in der Regel.

• Aufnahme. Von PDFs bis hin zum elektronischen Datenaustausch (EDI) – Rechnungen kommen in verschiedenen Formaten an. Automatisierte Lösungen für die Rechnungsverarbeitung können jedes Rechnungsformat verarbeiten.
• Scannen. Hochproduktionsscanner konvertieren physische Rechnungen in ein elektronisches Format. Die besten Hochproduktionsscanner erfassen die Rechnungsdaten während des Scanvorgangs inline.
• Extraktion. Automatisierte Lösungen für die Rechnungsverarbeitung nutzen OCR und andere Technologien, um beliebige Daten aus Rechnungen mit einem hohen Maß an Genauigkeit zu extrahieren. KI mit maschinellem Lernen versteht Muster und Aktionen von Benutzern, um die Genauigkeit der Datenerfassung mit der Zeit zu verbessern.
• Validierung. Die konfigurierbare, regelbasierte Validierung gleicht Rechnungen mit Informationen in einem Aufzeichnungssystem ab und hilft, Unstimmigkeiten, Fehler oder fehlende Informationen zu erkennen.
• Automatisierung von Arbeitsabläufen. Rechnungen, die geprüft werden müssen, werden auf der Grundlage vordefinierter Regeln systematisch zur Genehmigung weitergeleitet. Die Workflow-Automatisierung sorgt für eine Trennung der Aufgaben, gewährleistet die Nachweiskette, eskaliert Rechnungen bei Bedarf und protokolliert alle Aktionen, die an einer Rechnung vorgenommen werden.
• Integration. Kreditorendatensätze, Hauptbucheinträge und Lieferantendetails in der Lieferantenstammdatenbank werden durch die nahtlose Integration automatisch aktualisiert.
• Berichterstattung. Grafische Dashboards bieten Echtzeiteinblicke in den Status von Rechnungen und KPIs. Drill-Down-Funktionen ermöglichen es Benutzern, Trends und die Ursache von Ausnahmen aufzudecken. Dank des mobilen Zugriffs sind die Entscheidungsträger auch unterwegs immer auf dem Laufenden. Exporte sorgen für eine schnelle Weiterleitung von Informationen. Und die Ad-hoc-Berichterstattung erleichtert die Anpassung an neue Geschäftsanforderungen.
• Sicherheit. Benutzerberechtigungen, eine rollenbasierte Hierarchie, eine vollständige Audit-Protokollierung und Datenverschlüsselung schützen sensible Finanzdaten und verringern das Betrugsrisiko.

Diese Funktionen beseitigen Reibungsverluste bei der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen.

Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist ein entscheidender Faktor für die Kreditorenbuchhaltung.

• Schnellere Rechnungsfreigabe. Manuelle Aufgaben, verlorene und verlegte Rechnungen sowie Missverständnisse zwischen internen und externen Beteiligten gehören der Vergangenheit an und beschleunigen die Genehmigung von Lieferantenrechnungen. Ausnahmen werden automatisch gekennzeichnet, und Tools für die Online-Zusammenarbeit helfen bei der Lösung. Schnellere Rechnungsfreigaben verringern die Strafen für verspätete Zahlungen, schaffen mehr Möglichkeiten zur Inanspruchnahme von Frühzahlungsrabatten und reduzieren die Anzahl der Anrufe von Lieferanten zum Rechnungsstatus.
• Niedrigere Gemeinkosten. Die Beseitigung manueller, sich wiederholender Aufgaben wie das Eingeben von Rechnungsdaten, das Mischen von Papier und E-Mails, das Korrigieren von Fehlern und Irrtümern, die Suche nach Informationen und die Beantwortung von Anrufen und E-Mails von Lieferanten über den Status von Rechnungen reduziert die mit der Bearbeitung von Rechnungen verbundenen Arbeitskosten. Die Automatisierung der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen ermöglicht es Unternehmen außerdem, ihre Kreditorenbuchhaltung zu erweitern, ohne zusätzliche Mitarbeiter einstellen zu müssen.
• Erhöhte Genauigkeit. Ein einziger Tippfehler oder ein Zahlendreher während des Rechnungsbearbeitungszyklus kann zu großen nachgelagerten Problemen führen und möglicherweise den Finanzabschluss verzögern. Durch die Automatisierung der Erfassung und Validierung von Rechnungskopf- und Positionsdetails wird die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erheblich reduziert und der Bedarf an zusätzlichen Ressourcen zur Korrektur dieser Fehler vermieden.
• Bessere Transparenz. Mit einer automatisierten Lösung für die Rechnungsverarbeitung können Benutzer Rechnungen ab dem Moment ihres Eingangs verfolgen und überwachen. Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung können Engpässe sofort erkennen und proaktiv handeln, um sie zu beheben. Und genehmigte Rechnungen können in einem zentralen, cloudbasierten Archiv archiviert werden, so dass Sie rund um die Uhr und von jedem Ort aus Zugriff auf die Rechnungen haben.
• Geringeres Risiko. Automatisierte Lösungen für die Rechnungsverarbeitung setzen die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften durch und verringern das Risiko von Zahlungs- und Compliance-Problemen. Detaillierte Audit-Protokolle sorgen für Transparenz und unterstützen Verantwortlichkeit und Compliance.
• Schneller ROI für bestehende Systeme. Die nahtlose Integration zwischen Lösungen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung und Altsystemen gewährleistet eine genaue und zeitnahe Aktualisierung der Finanzdaten.

Laut Deloitte kann die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung die Kosten der Kreditorenbuchhaltung erheblich senken, wobei die Einsparungen zwischen 50 und 80 Prozent liegen. Opus Research stellt fest, dass die Automatisierung die Bearbeitungszeiten um bis zu 80 Prozent reduzieren kann. Und die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung kann Fehler, die durch manuelle Dateneingabe entstehen, eliminieren und die Genauigkeit auf über 99 Prozent erhöhen, so Gartner Research.

Kein Wunder, dass die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung für Kreditorenbuchhaltungsabteilungen aller Größenordnungen höchste Priorität hat.

Wie Sie die Rechnungsbearbeitung automatisieren

Um die Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung voll ausschöpfen zu können, benötigen Sie die richtige Lösung.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Überlegungen, wenn Sie Lösungen für die automatische Rechnungsverarbeitung evaluieren.

• Beurteilen Sie die Probleme, das Volumen und die spezifischen Anforderungen Ihrer Abteilung.
• Suchen Sie nach Lösungen, die Technologien wie RPA, KI und intelligente Datenerfassung nutzen.
• Stellen Sie sicher, dass die Lösung über intuitive Funktionen verfügt, die die Nutzung erleichtern.
• Vergewissern Sie sich, dass die Lösung mit Ihrer bestehenden ERP- oder Buchhaltungssoftware integriert werden kann.
• Wählen Sie eine Lösung, die mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mitwachsen kann.
• Bevorzugen Sie Lösungen mit mobilen Tools für Genehmigungen und Zugriff von unterwegs.
• Sie benötigen robuste Sicherheitswerkzeuge wie Zugangskontrollen und Datenverschlüsselung.
• Recherchieren Sie den Ruf von Technologieanbietern und ihre Erfolgsbilanz bei der Automatisierung.
• Beurteilen Sie den Umfang der vom Lösungsanbieter angebotenen Unterstützung und Schulung.
• Informieren Sie sich über die Gesamtbetriebskosten der Lösung und achten Sie auf versteckte Gebühren.

Diese Überlegungen werden dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen die beste AP-Lösung wählt.

Fazit

Kreditorenbuchhaltungsabteilungen müssen sich nicht mit ineffizienten, ineffektiven und risikoreichen Ansätzen zur Bearbeitung der von Lieferanten eingereichten Rechnungen zufrieden geben. Automatisierte Lösungen für die Rechnungsverarbeitung nutzen RPA, KI und andere Technologien, um den Empfang, die Verarbeitung und die Buchung von Papier- und elektronischen Rechnungen zu digitalisieren und zu vereinfachen. Nach den in diesem Artikel beschriebenen Konsolidierungen können die Rechnungsabteilungen eine Lösung wählen, die ihnen hilft, die Effizienz zu steigern, die Genauigkeit zu erhöhen, die Transparenz zu verbessern und Risiken zu minimieren.