Software für die Kreditorenbuchhaltung: 9 wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten

Nur wenige Technologien sind für die Verwaltung der Finanzen eines Unternehmens so wichtig wie die Software für die Kreditorenbuchhaltung (AP). Durch die Digitalisierung und Vereinfachung der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen können Unternehmen mehr Effizienz, Genauigkeit und Kosteneinsparungen bei ihren Finanzgeschäften erzielen.

Manuelle Verfahren zur Bearbeitung von Lieferantenrechnungen sind arbeitsintensiv, langsam und fehleranfällig. Die manuelle Nachverfolgung von Lieferantenrechnungen durch einen Genehmigungsprozess ist mühsam und führt oft zu verlorenen oder verlegten Dokumenten, verpassten Genehmigungsfristen und Frustration bei den Lieferanten. Und die fehlende Echtzeittransparenz des Rechnungsstatus erschwert die Einhaltung von Vorschriften und die Risikominderung.

Automatisierte Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung reduzieren die manuellen, sich wiederholenden Aufgaben, die die Kreditorenbuchhaltung behindern, erheblich. Die automatische Erfassung von Daten aus Lieferantenrechnungen reduziert den Arbeitsaufwand, verringert die Möglichkeit menschlicher Fehler und strafft den Zyklus von der Rechnungsstellung bis zur Zahlung. Digitale Genehmigungsworkflows sorgen für pünktliche Zahlungen und stärken die Beziehungen zu den Lieferanten. Die Integration mit ERP-Anwendungen (Enterprise Resource Planning) und Buchhaltungssoftwarepaketen sorgt für einen reibungslosen Datenaustausch, verringert Unstimmigkeiten und verbessert die Genauigkeit der Finanzberichte. Analysen und Berichte in Echtzeit bieten wertvolle Einblicke in Cashflows, Unternehmensausgaben und die betriebliche Leistung. Und integrierte Kontrollen sorgen für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und verringern das Risiko von Betrug und Fehlern.

Aber diese verlockenden Vorteile sind nur mit der richtigen Software zur Automatisierung der Rechnungsstellung möglich. In diesem Artikel finden Sie eine Checkliste mit sieben wichtigen Merkmalen, auf die Sie bei einer Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung achten sollten.

Worauf Sie bei einer AP-Automatisierungslösung achten sollten

Stellen Sie sich ein System vor, das nicht nur die mühsame manuelle Bearbeitung von Rechnungen überflüssig macht, sondern sich auch nahtlos in Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware integrieren lässt und Einblicke in Echtzeit sowie robuste Compliance-Funktionen bietet. Die besten Lösungen zur Automatisierung der Rechnungsstellung lassen diese Vision Wirklichkeit werden.

Im Folgenden finden Sie die Merkmale, auf die Sie bei einer AP-Automatisierungslösung achten sollten, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

1. Erfassung von Rechnungsdaten. Eine der wichtigsten Funktionen von AP-Software ist die Extraktion von Daten aus gescannten oder digitalen Rechnungen. Die beste Software für die Kreditorenbuchhaltung nutzt optische Zeichenerkennung (OCR), Natural Language Processing (NLP) und andere Technologien, um relevante Rechnungsdatenfelder wie Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Name und Nummer des Lieferanten und Details zu den einzelnen Positionen zu identifizieren und zu erfassen. Dadurch, dass die Rechnungsdaten nicht mehr eingegeben werden müssen, wird nicht nur die Rechnungsverarbeitung beschleunigt, sondern auch die Fehlerquote bei der manuellen Dateneingabe erheblich reduziert.
2. Datenüberprüfung. Die Datenvalidierung ist eine weitere wichtige Komponente der AP-Software. Automatisierte Rechnungsverarbeitungssysteme validieren die aus den Rechnungen extrahierten Daten anhand von vordefinierten Regeln, Datenbanken oder Informationen in einer ERP-Anwendung oder einem Buchhaltungssoftwarepaket. Die Validierung der extrahierten Rechnungsdaten stellt die Integrität der Informationen sicher und weist auf Unstimmigkeiten oder fehlende Details – wie z.B. eine Bestellnummer – zur Überprüfung hin. Die beste Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann die Rechnungsdaten mit den Bestell- oder Lieferscheininformationen in einem System abgleichen und die Rechnung als zahlungsbereit verbuchen, ohne dass ein Mensch eingreifen muss.
3. Digitales Routing. Es gibt Fälle, in denen jemand eine Rechnung überprüfen muss, z. B. nicht übereinstimmende Rechnungen, Rechnungen mit hohen Beträgen oder Rechnungen von neuen oder strategischen Lieferanten. Hier kommen digitale Genehmigungsworkflows ins Spiel. Automatisierte Rechnungsbearbeitungssysteme können Rechnungen auf der Grundlage vordefinierter Workflows durch die entsprechenden Genehmigungskanäle leiten. Die Software benachrichtigt die Beteiligten über Rechnungen, die auf ihre Prüfung warten, warnt die Beteiligten, wenn Rechnungen sich ihrem Fälligkeitsdatum nähern oder ein Skontoangebot ausläuft, und eskaliert Rechnungen, die nicht rechtzeitig geprüft wurden. Im Gegensatz zu E-Mail-basierten Ansätzen zur Weiterleitung von Rechnungen bieten digitale Workflows den Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung Echtzeiteinblicke in den Status von Rechnungen und eine vollständige Protokollierung aller Aktionen, die im Zusammenhang mit einer Rechnung durchgeführt wurden. Und der mobile Zugriff, der in manche AP-Software integriert ist, ermöglicht es Benutzern, Rechnungen von überall aus zu bearbeiten und zu genehmigen. Mobile Benachrichtigungen halten die Benutzer über ausstehende Aktionen auf dem Laufenden und stellen sicher, dass Genehmigungen und Überprüfungen nicht verzögert werden, selbst wenn die Beteiligten unterwegs sind. Digitale Genehmigungs-Workflows verringern Engpässe und beschleunigen die gesamte Bearbeitungszeit.
4. Nahtlose Integration. Ein ERP- oder Buchhaltungssoftwarepaket ist das finanzielle Nervenzentrum eines Unternehmens. Die nahtlose Integration mit diesen Systemen ist ein Muss für jede AP-Lösung. Der reibungslose Datentransfer zwischen einer AP-Software und einer ERP- oder Buchhaltungssoftware stellt sicher, dass alle Finanzdaten synchronisiert und auf dem neuesten Stand sind. Achten Sie auf eine AP-Software, die mehrere Datenformate und Standards unterstützt, um die Integration mit Altsystemen zu ermöglichen und die Bereitstellung zu rationalisieren. Einige Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung nutzen die Roboterprozessautomatisierung (RPA), um Daten in Altsysteme zu exportieren, ohne dass eine Computerprogrammierung erforderlich ist.
5. Berichterstattung. Die beste Software für die Kreditorenbuchhaltung bietet den Mitarbeitern, die sie benötigen, intelligente Einblicke. Grafische Dashboards zeigen den Echtzeit-Status von Rechnungen und Key Performance Indicators (KPIs) an. Drill-Down-Funktionen ermöglichen es den Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung, Trends zu erkennen und die Ursache von Problemen aufzudecken. Dank des mobilen Zugriffs sind die Entscheidungsträger auch unterwegs immer auf dem Laufenden. Durch Exporte werden Informationen schnell an nachgelagerte Systeme und Prozesse weitergeleitet. Und Ad-hoc-Berichte machen es den Kreditorenbuchhaltungsabteilungen leicht, ihre Berichte an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen.
6. Eingebaute Kontrollen. Von Phishing-Methoden und BEC-Angriffen (Business Email Compromise) bis hin zu Kontoübernahmen und gefälschten Rechnungen – High-Tech-Betrüger haben es auf die Kreditorenbuchhaltung abgesehen, um Betrug zu begehen. Verringern Sie das Risiko Ihres Unternehmens, Opfer von Cyberangriffen und Zahlungsbetrug zu werden, indem Sie sich nach einer Rechnungssoftware umsehen, die über integrierte Kontrollmechanismen verfügt, wie z.B. Zugriffsrechte für Benutzer, automatische Aufgabentrennung, systematische Arbeitsabläufe, automatische Protokollierung aller an einer Rechnung vorgenommenen Aktionen, fortschrittliche Datenverschlüsselung und automatische Dokumentenaufbewahrung.
7. Audit-Protokollierung. Wenn Sie das Gefühl haben, dass es immer schwieriger wird, mit all den Vorschriften, Richtlinien, Industriestandards und Gesetzen über die Bearbeitung von Rechnungen Schritt zu halten, sind Sie nicht allein. Die richtige Lösung zur Automatisierung der Rechnungsstellung kann Ihrem Unternehmen helfen, die Einhaltung der Vorschriften zu erleichtern. Die Audit-Protokollierung stellt sicher, dass alle Aktionen, die für jede Rechnung durchgeführt werden, genauestens aufgezeichnet werden. Diese umfassende Aufzeichnung ist für interne Audits und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unerlässlich und sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Workflow der Rechnungsbearbeitung. Automatisierte AP-Systeme sorgen außerdem für die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften.
8. Künstliche Intelligenz (KI). KI und maschinelles Lernen (ML), eine Untergruppe der KI, erweitern die Möglichkeiten automatisierter Rechnungsverarbeitungssysteme. KI und ML können die Genauigkeit der Rechnungsdatenextraktion durch Mustererkennung und prädiktive Analysen verbessern. KI und ML ermöglichen auch eine kontinuierliche Verbesserung, indem sie aus vergangenen Rechnungen lernen, um die Effizienz und Genauigkeit der Verarbeitung im Laufe der Zeit zu verbessern. Und KI kann große Datenmengen analysieren, um den Cashflow-Bedarf vorherzusagen, voraussichtliche Ausgaben zu modellieren oder Anomalien zu erkennen, die auf Betrug hindeuten könnten.
9. Skalierbarkeit. AP-Software ist eine grundlegende Technologie, keine Wegwerflösung. Suchen Sie nach einer AP-Lösung, die skalierbar ist und sich an die sich ändernden Geschäftsanforderungen Ihres Unternehmens anpassen kann. Konfigurierbare Arbeitsabläufe, Unterstützung für mehrere Scanner und eine Cloud-Architektur stellen sicher, dass eine Lösung mit Ihren Anforderungen Schritt halten kann, ohne die Leistung zu beeinträchtigen.

Eine Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, die diese Schlüsselfunktionen enthält, wird einem Unternehmen dabei helfen, seinen Prozess von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung umzugestalten und mehr Effizienz, Genauigkeit und Transparenz zu erreichen.

Fazit

Wenn Sie in eine Software für die Kreditorenbuchhaltung mit den in diesem Artikel beschriebenen Funktionen investieren, geht es nicht nur darum, Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren. Es geht darum, die Kreditorenbuchhaltung in die Lage zu versetzen, ein strategischer Aktivposten für ein Unternehmen zu werden. Mit gestrafften Arbeitsabläufen, verbesserter Genauigkeit und erhöhter Transparenz kann Ihre Kreditorenbuchhaltung intelligenter und nicht härter arbeiten, was letztendlich zum finanziellen Wohlergehen und zum anhaltenden Erfolg Ihres Unternehmens beiträgt. Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung ist automatisiert, und jetzt ist es an der Zeit, sie zu nutzen.