Was ist Dokumentenautomatisierung im Versicherungswesen?

Die Kombination aus neuen Vorschriften, sprunghaft ansteigenden Schadensauszahlungen, steigenden Kundenerwartungen und der Umstellung auf Telearbeit zwingt die Versicherer dazu, die Art und Weise, wie sie Dokumente erstellen und verwalten, zu überdenken.

Der harte Wettbewerb erhöht die Anforderungen an die Versicherer, ihre Dokumente effektiv zu verwalten.

Aus diesem Grund digitalisieren und vereinfachen immer mehr Versicherer die Art und Weise, wie sie ihre Dokumente erstellen, ausfüllen, verteilen und speichern. Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten helfen Versicherern, ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu senken, ein besseres Kundenerlebnis zu bieten und das Risiko von Betrug und Compliance-Problemen zu verringern.

Dreiundachtzig Prozent der von Celent befragten Versicherer sind der Meinung, dass Automatisierung für die Verbesserung des Kundenerlebnisses in ihrem Unternehmen entscheidend ist. Zweiundsiebzig Prozent der Versicherer planen, ihre Investitionen in die Automatisierung von Dokumenten zu erhöhen, so eine Studie von PwC.

Dieser Artikel zeigt, wie die Automatisierung von Dokumenten funktioniert und welche Vorteile Versicherer damit erzielen können.

Was ist die Automatisierung von Versicherungsdokumenten?

Automatisierungslösungen für Versicherungsdokumente digitalisieren und vereinfachen die Erstellung, den Bestand, die Verteilung und die Speicherung von Angeboten, Vorschlägen, Policen, Ansprüchen und anderen Dokumenten, die im Versicherungsbetrieb verwendet werden. Standardisierte Vorlagen für diese Dokumente werden mit Vertragsdetails, Bedingungen und Konditionen gefüllt.

Hier sehen Sie, wie ein Versicherer eine Lösung zur Automatisierung von Dokumenten nutzen kann.

• Kostenvoranschläge und Angebote. Die Automatisierung macht es für Versicherer zum Kinderspiel, Angebote und Dokumente zu erstellen, in denen die Deckungsoptionen für potenzielle Versicherungsnehmer beschrieben werden.
• Elektronische Signaturen. Die besten Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten verfügen über integrierte Funktionen für elektronische Unterschriften, um die Unterschriften der Versicherungsnehmer und andere Genehmigungen einzuholen.
• Arbeitsabläufe. Von der Initiierung bis zur Genehmigung bieten Lösungen zur Dokumentenautomatisierung konfigurierbare Workflows, die Dokumente digital durch den Lebenszyklus einer Versicherung leiten.
• Kommunikation. Versicherer können Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten nutzen, um Begrüßungsschreiben, Aktualisierungen und andere Korrespondenz mit den Versicherungsnehmern zu erstellen.
• Verlängerungen. Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten können Verlängerungsmitteilungen erstellen.
• Schadensansprüche. Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten bieten systematische Arbeitsabläufe, die Genehmigungen beschleunigen und die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Beteiligten erleichtern.
• Underwriting. Von Risikobewertungen bis hin zu Policenbewertungen rationalisieren Lösungen zur Automatisierung von Versicherungsdokumenten den Underwriting-Prozess durch die Erstellung von Underwriting-Dokumenten.
• Einhaltung der Vorschriften. Die Automatisierung trägt dazu bei, dass die Compliance-Dokumentation auf dem neuesten Stand ist.
• Änderungsanträge. Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten rationalisieren den Prozess der Aktualisierung und Erstellung der erforderlichen Dokumente, wenn Änderungen oder Ergänzungen der Police erforderlich sind.

Auch wenn die Anwendungsfälle unterschiedlich sind, bietet die Automatisierung von Dokumentenprozessen den Versicherern große Vorteile.

Wie funktioniert die Automatisierung von Versicherungsdokumenten?

Die Automatisierung von Versicherungsdokumenten nutzt die Automatisierung von Arbeitsabläufen, digitale Signaturen und andere Technologien, um die Erstellung, den Bestand, die Verteilung und die Speicherung von Ansprüchen und anderen Dokumenten zu automatisieren.

Hier sehen Sie, wie die Automatisierung von Versicherungsdokumenten normalerweise funktioniert.

• Vorlagen. Es werden Vorlagen erstellt, um standardisierte Dokumente wie z.B. Richtlinien zu erstellen.
• Eingabe. Relevante Daten von Versicherungsnehmern, Agenten und anderen Quellen werden in das System eingegeben.
• Integration. Die Lösung lässt sich mit Plattformen zur Verwaltung von Policen und anderen Legacy-Systemen integrieren, um den Informationsaustausch zu erleichtern und die Aktualität der Dokumente zu gewährleisten.
• Generation. Dokumente werden unter Verwendung vordefinierter Vorlagen und integrierter Daten erstellt.
• Logik. Die Versicherungsdokumente werden auf der Grundlage von vorgegebenen Kriterien oder Variablen dynamisch angepasst.
• Workflow. Konfigurierbare Workflows verwalten die Bewegung von Dokumenten durch den Lebenszyklus einer Versicherung. Die Workflows können Genehmigungen und die Kommunikation mit den Beteiligten umfassen.
• Elektronische Signaturen. Die beteiligten Parteien können Dokumente digital unterzeichnen und genehmigen.
• Speicherung und Abruf. Erstellte Dokumente werden in einem zentralen Cloud-basierten Repository gespeichert. Autorisierte Benutzer können die Dokumente sofort für Nachforschungen und andere Zwecke abrufen.
• Einhaltung der Vorschriften. Dokumente können auf die Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien überprüft werden.
• Kommunikation. Die Parteien können über Verlängerungen und andere wichtige Informationen informiert werden.

Diese Funktionen verändern die Art und Weise, wie Versicherer Policen und andere Dokumente erstellen und verwalten.

Vorteile der Dokumentenautomatisierung für Versicherungsunternehmen

Die Automatisierung von Dokumenten bietet Versicherungsunternehmen jeder Größe erhebliche Vorteile.

• Kosteneinsparungen. Die Automatisierung reduziert den Arbeitsaufwand für die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten sowie für Papier, papierbezogene Verbrauchsmaterialien und die physische Lagerung von Dokumenten.
• Effizienz. Durch die Automatisierung von Dokumenten entfallen die manuellen Aufgaben, die mit dem Erstellen, Ausfüllen, Verteilen und Speichern von Angeboten, Ansprüchen und anderen Versicherungsdokumenten verbunden sind.
• Geschwindigkeit. Die Digitalisierung des Lebenszyklus von Dokumenten beseitigt die Reibungsverluste, die Prozesse verlangsamen. Die schnelle Ausstellung und Erneuerung von Policen gewährleistet eine rechtzeitige Deckung und minimiert das Auslaufen von Policen.
• Genauigkeit. Überall, wo manuell eingegriffen wird, sind Fehler unvermeidlich. Durch die Reduzierung manueller Aufgaben verbessert die Automatisierung von Dokumenten die Genauigkeit der Dokumentation von Richtlinien und anderen Aufgaben.
• Service. Die Automatisierung von Dokumenten hilft Versicherern, ihre Kunden durch eine bessere Datenqualität, schnellere Reaktionszeiten auf Anfragen und eine optimierte Kommunikation besser zu bedienen.
• Einhaltung der Vorschriften. Die Automatisierung verringert das Risiko von Compliance-Verstößen und Strafen, indem sie dazu beiträgt, dass die Dokumente den Branchenvorschriften und gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Sicherheit. Die besten Lösungen für die Automatisierung von Dokumenten schützen vor Datenschutzverletzungen und Cyberangriffen durch Zugriffsberechtigungen, Aufgabentrennung, Audit-Protokollierung und Datenverschlüsselung.
• Beweglichkeit. Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten lassen sich leicht an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen.

Diese Vorteile können den Versicherern einen enormen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Wie Sie mit der Automatisierung von Versicherungsdokumenten beginnen können

Der Einstieg in die Automatisierung von Versicherungsdokumenten erfordert ein klares Verständnis Ihres aktuellen Bedarfs, die Auswahl des richtigen Technologieanbieters und einen Projektplan, der die Verantwortlichkeiten und Fristen festlegt. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Start eines Projekts zur Automatisierung von Dokumenten.

• Einschätzen. Machen Sie sich ein Bild von Ihren aktuellen Dokumentenprozessen, identifizieren Sie Schmerzpunkte, stellen Sie die wichtigsten Arbeitsabläufe dar und erstellen Sie eine Liste der dokumentenintensiven Aufgaben, die von einer Automatisierung profitieren können.
• Setzen Sie sich Ziele. Legen Sie die Ziele für die Automatisierung von Dokumenten fest.
• Recherche. Bewerten Sie Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten anhand von Funktionen wie Vorlagenerstellung, Workflow-Automatisierung, elektronische Signaturen und Kundenkommunikation.
• Arbeiten Sie zusammen. Arbeiten Sie mit Ihren Compliance- und IT-Teams zusammen, um die technischen Anforderungen, Sicherheitsüberlegungen und Compliance-Standards zu definieren, die die Lösung erfüllen muss.
• Planen. Entwickeln Sie einen Zeitplan für die Implementierung, der Rollen und Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten und Fristen festlegt. Vermeiden Sie die Versuchung, mehr abzubeißen, als Sie kauen können.
• Verwalten Sie den Wandel. Die Akzeptanz durch die Benutzer ist entscheidend für den Erfolg jeder Initiative zur Automatisierung von Dokumenten. Entwickeln Sie einen Plan, um den Anwendern die Vorteile der Dokumentenautomatisierung zu vermitteln, sie in der Lösung zu schulen und eventuelle Mängel und Probleme direkt zu beheben.
• Integrieren. Verbinden Sie die Lösung zur Automatisierung von Dokumenten mit Ihren bestehenden Systemen.
• Testen. Entwickeln Sie Mechanismen zur kontinuierlichen Messung der Systemleistung, zur Identifizierung von Systemproblemen und zur Vornahme notwendiger Anpassungen. Achten Sie darauf, Feedback von den Benutzern einzuholen.

Diese Schritte werden den Versicherern helfen, die Vorteile der Dokumentenautomatisierung voll auszuschöpfen.

Fazit

Von Anträgen und Underwriting bis hin zur Schadenbearbeitung und Erneuerung kann die Automatisierung den Lebenszyklus von Versicherungsdokumenten revolutionieren. Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten ermöglichen es Versicherern, Kosten zu senken, die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu steigern, die Durchlaufzeiten zu verkürzen, ein besseres Kundenerlebnis zu bieten und die Einhaltung von Vorschriften und die Sicherheit zu verbessern. All dies hilft den Versicherern, sich von der Konkurrenz abzuheben. Wenn Ihr Unternehmen nach Möglichkeiten sucht, die Macht seiner Daten zu entfesseln, könnte die Dokumentenautomatisierung die Lösung sein.