Wie Sie die beste Software zur Dokumentenautomatisierung auswählen
Ineffiziente Dokumentenprozesse können die Gemeinkosten eines Unternehmens stark belasten. Aus diesem Grund automatisieren immer mehr Unternehmen die Art und Weise, wie sie alltägliche Dokumente erstellen, ausfüllen, weiterleiten und speichern.
Die Digitalisierung und Vereinfachung von Dokumentenprozessen kann Unternehmen helfen, Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern, ein besseres Kundenerlebnis zu bieten und das Risiko von Betrug und Compliance-Problemen zu verringern.
Aber diese Vorteile sind für Unternehmen, die sich für die falsche Lösung zur Dokumentenautomatisierung entscheiden, nur schwer zu erreichen. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie die beste Software zur Automatisierung von Dokumenten auswählen.
Vorteile der Dokumentenautomatisierung
Die Automatisierung von Dokumenten bietet Unternehmen aller Größen und Branchen enorme Vorteile.
Laut der Association for Intelligent Information Management (AIIM) können Unternehmen, die die Automatisierung von Dokumenten einführen, die Bearbeitungszeit von Dokumenten um durchschnittlich 80 Prozent reduzieren. Ein Großteil dieser Zeitersparnis ist laut McKinsey darauf zurückzuführen, dass die Mitarbeiter 30 bis 50 Prozent weniger Zeit mit dokumentenbezogenen Aufgaben wie der Eingabe von Informationen und dem Einholen von Genehmigungen verbringen.
Die Automatisierung von Dokumenten verringert auch die Möglichkeit von Fehlern wie Tippfehlern und Zahlendrehern. Gartner berichtet, dass Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten menschliche Fehler um bis zu 90 Prozent reduzieren können.
Die Automatisierung von Dokumenten kann sich schnell auszahlen.
Große Unternehmen können durchschnittlich 5 Millionen Dollar pro Jahr einsparen, wenn sie nur 10 Prozent ihrer manuellen Dokumentenprozesse automatisieren, so IDC. Kein Wunder, dass die von der Aberdeen Group befragten Unternehmen einen ROI (Return on Investment) von 550 Prozent für ihre Investitionen in die Automatisierung von Dokumenten angeben.
Und Unternehmen, die die Automatisierung von Dokumenten nutzen, sind weniger häufig von Datenschutzverletzungen betroffen.
Dies sind einige der Gründe, warum immer mehr Unternehmen Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten einsetzen.
4 Schritte zur Auswahl der besten Lösung zur Automatisierung von Dokumenten
Es gibt eine Vielzahl von Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten. Die Wahl der falschen Lösung kann ein Unternehmen zurückwerfen. Hier sind vier bewährte Schritte zur Auswahl der besten Lösung für die Automatisierung von Dokumenten.
Schritt 1: Prioritäten setzen und evaluieren
Der erste Schritt bei jedem Projekt zur Automatisierung von Dokumenten besteht darin, Ihren Bedarf zu ermitteln. Denken Sie daran, dass nicht alle Dokumente automatisiert werden sollten. Priorisieren Sie häufig verwendete, wichtige Dokumente wie Finanzberichte, Berichte über klinische Studien, Einführungsdokumente, Verträge, Rechnungen und Kundenprofile.
Und beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Identifizierung der zu automatisierenden Dokumente ein. Sie werden wahrscheinlich wertvolle Einblicke in die Dokumente haben, die am zeitaufwändigsten und fehleranfälligsten sind.
85% der Benutzer von automatisierten Dokumenten geben an, dass die Technologie ihre Produktivität erhöht hat und sich direkt auf ihren Output auswirkt, so Forrester. Und 71% der von Forrester befragten Benutzer geben an, dass sie aufgrund der Automatisierung weniger Zeit für manuelle Aufgaben wie das Mischen von Papier aufwenden.
Sobald Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens definiert haben, vergleichen Sie diese mit den in Frage kommenden Softwarelösungen. Seien Sie misstrauisch gegenüber Technologieanbietern, die einen „Einheitsansatz“ für die Automatisierung von Dokumenten verfolgen. Eine Lösung, die nicht auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist, wird unweigerlich hinter den Erwartungen zurückbleiben.
Schritt 2: Recherche
Die Bewertung von Dutzenden von Anbietern von Lösungen zur Dokumentenautomatisierung kann überwältigend sein.
Konzentrieren Sie sich auf Lösungsanbieter mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz in Ihrer Branche. Prüfen Sie, ob der Technologieanbieter Kunden hat, die ähnliche Dokumente und Mengen wie Sie verarbeiten.
Lesen Sie Bewertungen, holen Sie Empfehlungen von Kollegen aus Ihrer Branche ein und sehen Sie sich Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten auf Messen und anderen Veranstaltungen persönlich an. Fragen Sie potenzielle Lösungsanbieter auch nach Referenzen in Ihrer Branche. Zögern Sie nicht, die Referenzen zu fragen, ob der Geschäftserfolg eingetreten ist und wie häufig der Technologieanbieter Upgrades und Korrekturen anbietet.
Schritt 3: Suchen Sie nach wichtigen Merkmalen
Es gibt einige wichtige Merkmale, die führende Anbieter von Lösungen zur Dokumentenautomatisierung von den anderen Anbietern unterscheiden.
- Benutzeroberfläche. Suchen Sie nach Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten mit einer einfachen und intuitiven Benutzeroberfläche. Komplexe Schnittstellen schrecken ab und behindern die Produktivität. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Bewertung möglicher Lösungen mit ein. Wählen Sie eine Software, die sich vertraut anfühlt, ähnlich wie alltägliche Anwendungen. Und halten Sie sich von Lösungen fern, die unnötige Klicks erfordern.
- Integration. Das Letzte, was ein Unternehmen braucht, ist ein weiteres Datensilo oder eine komplizierte Umgehungslösung. Suchen Sie nach Lösungen für die Automatisierung von Dokumenten, die Roboterprozessautomatisierung (RPA) und andere Tools nutzen, um sich nahtlos in bestehende Systeme wie eine CRM-Anwendung (Customer Relationship Management) und eine Dokumentenmanagement-Plattform zu integrieren.
- Datenkonnektivität. Die besten Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten reduzieren die manuelle Eingabe von Daten aus Tabellenkalkulationen, Datenbanken und anderen Quellen. Prüfen Sie die Konnektivität, die von potenziellen Lösungen angeboten wird, um sicherzustellen, dass sie den reibungslosen Austausch von Informationen ermöglicht.
- Zusammenarbeit und Kommunikation. Die besten Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten erleichtern die Arbeit aus der Ferne und verbessern die Zusammenarbeit und Kommunikation durch Echtzeit-Updates, Versionskontrolle von Dokumenten und sofortigen Zugriff auf Dokumente, die in einem Cloud-Repository gespeichert sind.
- Sicherheit und Compliance. Schwache Dokumentenkontrollen machen Unternehmen anfällig für Datenschutzverletzungen und Cyberangriffe. Bevorzugen Sie Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten, die sensible Daten und die Vertraulichkeit mit benutzer- und rollenbasierten Berechtigungen, Aufgabentrennung, systematischen Arbeitsabläufen, Protokollierung aller an einem Dokument vorgenommenen Aktionen und Datenverschlüsselung schützen.
- Administrative Kontrollen. Nicht alle Übeltäter befinden sich außerhalb der Mauern eines Unternehmens. Vergewissern Sie sich, dass potenzielle Lösungen für die Automatisierung von Dokumenten eine granulare Administratorkontrolle über den Benutzerzugriff und die Dokumentberechtigungen sowie eine automatische Deaktivierung bei Kündigung des Mitarbeiters bieten.
- Service und Unterstützung. Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten sind nur so gut wie der Service und der Support, den der Technologieanbieter bietet. Suchen Sie nach Anbietern mit positiven Kundenrezensionen und guten Referenzen sowie Supportzeiten, die mit Ihren Betriebszeiten übereinstimmen.
- Skalierbarkeit. Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten sind eine grundlegende Technologie, keine Wegwerfsysteme. Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die Ihrem erwarteten Volumen und Bedarf gerecht wird.
Diese Fähigkeiten tragen dazu bei, dass eine Lösung den optimalen Nutzen bringt.
Schritt 4: Analysieren Sie den Preis
Auch wenn der Preis nicht der einzige Grund für die Wahl einer Lösung zur Automatisierung von Dokumenten sein sollte, sollten Sie sich vor übertrieben niedrigen oder überhöhten Preisen hüten. Vergleichen Sie die Angebote seriöser Anbieter, um eine Lösung zu finden, die sowohl Wert als auch Funktionalität bietet. Denken Sie daran, dass kostenlose und quelloffene Optionen möglicherweise nicht die modernen Funktionen und die Sicherheit auf Unternehmensniveau bieten, die für komplexe Informationsmanagementanforderungen erforderlich sind.
Fazit
Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten bieten Unternehmen große Vorteile. Um einen optimalen ROI zu erzielen, sind jedoch eine sorgfältige Analyse, fundierte Entscheidungen und eine Konzentration auf die besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens an das Informationsmanagement erforderlich. Indem sie der Benutzerfreundlichkeit, der Integration, der Datenkonnektivität, den administrativen Kontrollen, der Sicherheit, der Skalierbarkeit sowie dem Service und Support Priorität einräumen, können Unternehmen die transformative Kraft von Lösungen zur Dokumentenautomatisierung freisetzen und eine verbesserte Effizienz und Wertschöpfung erzielen.