Was bedeutet die Bearbeitung von Rückläufern?

Jede Organisation, die Dokumente verschickt, muss mit Rücksendungen rechnen – also mit Post, die nicht zustellbar ist.

Unabhängig davon, ob es sich bei dem Absender um ein Unternehmen, eine Regierungsbehörde oder einen Drittanbieter handelt, können die notwendigen Schritte, um zurückgesendete Post in die Hände des beabsichtigten Empfängers zu bringen, ein großes Problem darstellen.

Dieser Artikel beschreibt den Prozess der Postrücksendung und zeigt, wie Unternehmen ihn verbessern können.

Was bedeutet die Bearbeitung von Rücksendungen?

Bei der Bearbeitung von Rücksendungen handelt es sich um die Verwaltung und Bearbeitung von Sendungen, die aufgrund einer falschen oder unvollständigen Adresse, eines Umzugs des Empfängers, eines unbekannten oder verstorbenen Empfängers, unzureichenden Portos oder aus anderen Gründen, die eine Zustellung verhindern, an den Absender zurückgeschickt werden.

Sobald die Post zurückkommt, muss sie sortiert werden, der Grund für die Rücksendung muss ermittelt werden, die Adressdatenbank muss mit der richtigen Adresse aktualisiert werden, und es muss versucht werden, die Post erneut zu versenden. In Fällen, in denen die Post unzustellbar ist oder nicht abgeholt wurde, kann die zurückgesandte Post auch entsorgt werden.

Versorgungsunternehmen, Versicherungen, Finanzdienstleister und Organisationen des Gesundheitswesens gehören zu den Unternehmen, die Postrückläufer haben. Die Verbesserung der Bearbeitung von Rücksendungen hilft den Unternehmen, die Post an den gewünschten Empfänger zu bringen, beseitigt die Papierflut und hilft, die Adressdatenbank eines Unternehmens aktuell zu halten.

Was ist das Zentrum für die Bearbeitung von Rücksendungen?

Die Bearbeitung von Rückläufern kann eine schwierige Aufgabe sein, da es oft darum geht, große Mengen an Post zu bearbeiten und zu versuchen, den Grund dafür, dass die Post nicht wie vorgesehen zugestellt werden konnte, herauszufinden und zu beheben.

In den meisten Unternehmen wird diese Aufgabe von einem Zentrum für die Bearbeitung von Rücksendungen übernommen.

Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Herausforderungen, mit denen Unternehmen bei der Bearbeitung von Rücksendungen konfrontiert werden:

• Volumen der Post: Die Bearbeitung eines großen Volumens an Rücksendungen kann Organisationen überfordern, die nicht über die Ressourcen oder die Infrastruktur verfügen, um diese effizient zu verwalten.
• Genauigkeit: Die Genauigkeit der Bearbeitung von Rücksendungen ist von entscheidender Bedeutung, da Fehler zu falschen Aktualisierungen der Kundendaten oder zu weiteren Verzögerungen bei der Bearbeitung der Post führen können.
• Informationssicherheit: Zurückgesendete Post kann sensible Kundendaten enthalten, und Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie diese Daten angemessen behandeln, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden.
• Datenverwaltung: Eine falsche, unvollständige oder veraltete Adresse ist ein wichtiger Grund dafür, dass Sendungen zurückgeschickt werden. Aber die Aktualisierung der Adressdatenbank kann mühsam und zeitaufwändig sein.
• Kommunikation: Unternehmen müssen ihre Kunden über zurückgesendete Post informieren, sie über das Problem aufklären und ihnen Anweisungen geben, wie sie ihre Postdaten aktualisieren können.
• Kosten: Die manuelle Bearbeitung von Rücksendungen kann kostspielig sein und viel Zeit und Arbeit in Anspruch nehmen.
• Fristen: Je nach Art der zurückgesandten Post gibt es möglicherweise zeitkritische Fristen, die Organisationen einhalten müssen, um eine rechtzeitige Lösung des Problems zu gewährleisten.

Die Bearbeitung von Rückläufern erfordert viel Zeit, Ressourcen und Liebe zum Detail. Unternehmen müssen über einen soliden Plan und die richtige Technologie verfügen, um den Prozess effizient und effektiv zu verwalten.

Wie Sie die Bearbeitung von Rückläufern verbessern können

Es gibt mehrere Schritte, die Unternehmen unternehmen können, um die Bearbeitung von Rücksendungen zu verbessern.

• Datenbank-Hygiene: Vergewissern Sie sich, dass Ihre Adressdaten korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Entfernen Sie regelmäßig ungültige oder überholte Adressen und fügen Sie neue Adressen hinzu. Die Datenbankverwaltung kann durch den Einsatz einer zuverlässigen Software oder eines Dienstes zur Adressüberprüfung erfolgen.
• Umschläge und Verpackungen: Sendungen können aufgrund von Beschädigungen zurückgeschickt werden. Die Verwendung von qualitativ hochwertigen Umschlägen und Verpackungen trägt dazu bei, dass die Post den Strapazen des Postsystems standhält.
• Standardisierung der Daten: Durch den Einsatz von Software-Tools zur Überprüfung und Standardisierung der Daten in den Verteilerlisten können Sie sicherstellen, dass die Adressen konsistent sind und das richtige Format haben.
• Optimieren Sie Mailings: Die Ausrichtung auf die richtige Zielgruppe und die Verwendung effektiver Botschaften können dazu beitragen, die Anzahl der zurückgesendeten Mails zu reduzieren und die Antwortquoten zu verbessern.
• Automatisierte Verarbeitung: Die manuelle Verarbeitung von zurückgesandter Post ist eine Belastung, die mit dem wachsenden Postaufkommen eines Unternehmens immer größer wird. Hochgeschwindigkeitslösungen für die Dokumentenverarbeitung mit Inline-Datenerfassungstechnologie können die Sortierung und Weiterleitung der zurückgesendeten Post an die richtige Abteilung oder Person zur Bearbeitung automatisieren. Diese Lösungen können auch automatisch die Postanschrift auf zurückgesandter Post erfassen und mit den Informationen in einer Datenbank abgleichen.

Diese Schritte helfen Unternehmen, die Kosten und den Zeitaufwand für die Bearbeitung zurückgesandter Post zu reduzieren.

Warum die Bearbeitung von Rücksendungen automatisieren?

Unternehmen können erhebliche Vorteile erzielen, wenn sie die Verarbeitung von Rücksendungen automatisieren.

• Zeitersparnis: Die Automatisierung der Bearbeitung von Rücksendungen kann im Vergleich zur manuellen Bearbeitung eine erhebliche Zeitersparnis bedeuten. Die Mitarbeiter verschwenden weniger Zeit mit dem Eingeben von Daten und dem Mischen von Papier. Dies kann besonders für Unternehmen von Vorteil sein, die eine große Menge an Rücksendungen erhalten.
• Kosteneinsparungen: Die Automatisierung der Bearbeitung von Rücksendungen kann die mit der manuellen Bearbeitung verbundenen Arbeitskosten senken. Hochgeschwindigkeitsgeräte zur Dokumentenverarbeitung können Rücksendungen automatisch sortieren und zur Bearbeitung weiterleiten. Darüber hinaus kann die automatisierte Verarbeitung von Rücksendungen dazu beitragen, die Kosten zu senken, die mit papierbasierten Prozessen, wie Druck und Porto, verbunden sind.
• Verbesserte Genauigkeit: Die Automatisierung der Bearbeitung von Rücksendungen kann das Risiko von Fehlern verringern, die bei der manuellen Bearbeitung auftreten können. Automatisierte Systeme können Rücksendungen schnell und genau identifizieren, mit Kunden kommunizieren und Kundeninformationen aktualisieren.
• Verbessertes Kundenerlebnis: Die automatisierte Verarbeitung von Rücksendungen kann dazu beitragen, dass die Kundeninformationen aktuell und korrekt sind. Durch die Verringerung der Wahrscheinlichkeit, dass falsche oder veraltete Informationen für die Kommunikation verwendet werden, wird das Kundenerlebnis verbessert.
• Bessere Datenverwaltung: Die automatisierte Verarbeitung von Rücksendungen kann zu einer besseren Datenverwaltung beitragen, da sie genauere und vollständigere Adressinformationen liefert. Dies kann Unternehmen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und den Geschäftsbetrieb insgesamt zu verbessern.

Dies sind einige der Gründe, warum Unternehmen die Verarbeitung von Rücksendungen automatisieren.

Automatisieren Sie Ihr Bearbeitungszentrum für zurückgesendete Post

Die manuelle Bearbeitung von Rücksendungen ist eine Belastung für Unternehmen, Behörden und Drittanbieter. Prozessverbesserungen und Automatisierung helfen Organisationen, diesen Prozess zu rationalisieren, Zeit und Geld zu sparen, ein besseres Kundenerlebnis zu bieten und ihre Datenverwaltung zu verbessern.

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