Was kostet ein digitaler Posteingang wirklich?

Kosteneinsparungen haben für Unternehmen in der heutigen unsicheren Wirtschaftslage oberste Priorität.

Eine Möglichkeit für Unternehmen, ihre Kosten zu senken, besteht darin, die Bearbeitung eingehender Post und Dokumente zu modernisieren und eine digitale Poststellenlösung einzusetzen. Digitale Poststellenlösungen automatisieren und vereinfachen die Verarbeitung, Sortierung, Weiterleitung und Archivierung von Papier- und elektronischen Anträgen, Verträgen, Rechnungen, Kundenaufträgen, Korrespondenz und anderen Dokumenten, die ein Unternehmen erhält.

Laut einer Studie von IDC können Unternehmen durch die Automatisierung ihrer Poststellenprozesse durchschnittlich 10.000 Dollar pro Jahr und Mitarbeiter einsparen. Darüber hinaus können Unternehmen laut Nuance Communications durchschnittlich 5 $ pro Quadratmeter einsparen, wenn sie ihre Dokumente elektronisch speichern.

Dieser Artikel befasst sich mit den Kosten einer digitalen Poststelle im Vergleich zu einer papierbasierten Poststelle.

Welche Kosten sind mit einer digitalen Poststelle verbunden?

Die Kosten für die Implementierung einer digitalen Posteingangslösung können je nach Größe des Unternehmens, dem Umfang seiner Tätigkeiten und der Komplexität der eingehenden Dokumente variieren.
Aber hier sind einige allgemeine Kosten bei der Implementierung einer digitalen Poststelle:

• Software. Für die Nutzung einer digitalen Poststelle müssen Sie eine Gebühr entrichten. Einige Anbieter erheben eine Lizenzgebühr für die Nutzung ihrer digitalen Poststelle, während andere den Nutzern erlauben, nach Bedarf zu zahlen. Erkundigen Sie sich, ob sich die Gebühr nach der Anzahl der Benutzer richtet. Und erkundigen Sie sich nach den zusätzlichen Kosten, die bei steigendem Volumen Ihres Unternehmens anfallen werden.
• Erfassungsgebühren. Digitale Poststellenlösungen verwenden optische Zeichenerkennung (OCR), Barcode-Erkennung und künstliche Intelligenz (KI), um die Daten aus der eingehenden Post und den Dokumenten zu extrahieren. Fragen Sie, ob mit der Nutzung dieser Dienste zusätzliche Kosten verbunden sind.
• Hardware. Die Benutzer benötigen Scanner, um physische Post und Dokumente in digitale Bilder umzuwandeln. Achten Sie darauf, die Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit der von Ihnen in Betracht gezogenen Scanner zu prüfen. Und denken Sie daran, die Arbeitskosten für den Betrieb der Scanner in die Kalkulation mit einzubeziehen, damit Sie nicht von steigenden Arbeitskosten überrascht werden, wenn Ihr Volumen wächst.
• Umsetzung. Für die Bereitstellung, Konfiguration und Integration einer digitalen Posteingangslösung in Ihre Back-Office-Umgebung müssen Sie möglicherweise Einrichtungsgebühren zahlen. In einigen Fällen können die Integrationskosten je nach Komplexität Ihrer bestehenden Infrastruktur variieren.
• Anpassungen. Erkundigen Sie sich bei potenziellen Technologieanbietern frühzeitig nach den Entwicklungskosten für spezielle Anpassungen oder zusätzliche Funktionen, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.
• Schulung. Einige Lösungen für die digitale Poststelle verlangen Gebühren für die Schulung der Mitarbeiter in der Technologie. Prüfen Sie, ob Mitarbeiter aus der Ferne geschult werden können und wie neue Mitarbeiter geschult werden sollen.
• Cloud-Hosting. Lösungen für die digitale Poststelle archivieren Bilder und Daten in einem zentralen Archiv, auf das Sie sofort zugreifen können. Ermitteln Sie, ob potenzielle Anbieter von digitalen Poststellenlösungen Gebühren erheben, die sich nach der Menge der Inhalte richten, die Ihr Unternehmen in der Cloud speichert.

Diese Überlegungen werden Ihnen helfen, die wahren Kosten einer digitalen Poststelle zu verstehen.

Kosten einer digitalen Poststelle im Vergleich zu den Kosten einer Papierpoststelle

Unternehmen können viel Geld sparen, wenn sie ihre Posteingangs- und Dokumentenbearbeitung digitalisieren. Hier sehen Sie, wie sich die Kosten einer digitalen Poststelle im Vergleich zu den Kosten einer papierbasierten Poststelle darstellen.

• Arbeitsaufwand Das Sortieren, Weiterleiten, Ablegen und Auffinden von Papierdokumenten kann die Mitarbeiter im Back-Office überfordern. Und die Ineffizienzen und die Zeitverschwendung nehmen zu, je größer ein Unternehmen wird. Mit digitalen Lösungen für die Poststelle entfallen manuelle, sich wiederholende Aufgaben wie das Eingeben von Daten, das Sortieren von E-Mails und Papier sowie die Korrektur von Fehlern und Irrtümern. Und digitale Poststellenlösungen ermöglichen es einem Unternehmen, seinen Betrieb zu skalieren, ohne zusätzliche Mitarbeiter einstellen zu müssen.
• Verspätungen. Die physische Weiterleitung von Dokumenten ist ein langsamer und fehleranfälliger Prozess. Back-Office-Mitarbeiter müssen entscheiden, wer ein Dokument erhalten soll. Dokumente können verloren gehen, falsch abgeheftet oder beschädigt werden. Die Empfänger arbeiten möglicherweise an einem anderen Ort und können nicht auf die physischen Dokumente auf ihrem Schreibtisch zugreifen. Wichtige Dokumente können sich am Ende eines Posteingangs befinden. Und Manager können sich nie sicher sein, wo die Dinge im Prozess stehen. Die elektronische Weiterleitung von Dokumenten beseitigt die Reibungsverluste, die die Entscheidungsfindung verzögern, die Beteiligten frustrieren und viel Nacharbeit verursachen.
• Speicherung In einer papierbasierten Poststelle müssen Unternehmen Miete, Nebenkosten, Wartung und andere laufende Kosten für die physische Aufbewahrung von Dokumenten in Aktenschränken oder speziellen Räumen aufbringen. Bei einer digitalen Poststelle entfallen die Kosten für die physische Lagerung, da die Inhalte in der Cloud archiviert werden. Und es besteht kaum eine Chance, dass digitale Dokumente verlegt, falsch abgelegt oder gestohlen werden.
• Verbrauchsmaterial. Papierbasierte Poststellen verbrauchen eine Menge Papier, Umschläge, Tinte, Toner und andere Verbrauchsmaterialien. Eine digitale Lösung für die Poststelle macht Papier und Druck überflüssig.
• Postgebühren. Post- und Kuriergebühren summieren sich in einer papierbasierten Umgebung schnell, vor allem für Unternehmen mit geografisch verstreuten Standorten oder Teams, die an verschiedenen Orten arbeiten. Digitale Poststellenlösungen leiten Dokumente elektronisch an die richtige Person oder Abteilung weiter.
• Kontrollieren. Unternehmen investieren viel Geld in Überwachungssysteme, Zugangskontrollen und andere Maßnahmen, um sensible Papierdokumente zu schützen. Die Benutzerberechtigungen, die Nachverfolgung von Audits, die Aufgabentrennung und andere Kontrollen, die in digitale Poststellenlösungen integriert sind, schützen Informationen, ohne von einer physischen Sicherheitsinfrastruktur abhängig zu sein.

Dies sind einige der Möglichkeiten, wie digitale Poststellenlösungen Unternehmen helfen, Kosten zu senken.

Wie Sie Ihre Kosteneinsparungen durch eine digitale Poststelle maximieren können

Die Wahl der richtigen Lösung für die digitale Poststelle ist entscheidend dafür, dass Ihr Unternehmen bei der Umstellung von einer papierbasierten Poststelle optimale Kosteneinsparungen erzielen kann.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Überlegungen zur Bewertung von Lösungen für die digitale Poststelle.

• Bedarf Ermitteln. Vergewissern Sie sich, dass potenzielle Lösungen für die digitale Poststelle gut zu Ihrem Unternehmen passen, indem Sie das Volumen der eingehenden Post, die Art der von Ihnen bearbeiteten Dokumente, die Informationen, die von den verschiedenen Dokumenten erfasst werden müssen, Ihre Anforderungen an die Weiterleitung von Dokumenten und die Systeme, in die die digitale Poststellenlösung integriert werden muss, kennen.
• Skalierbarkeit. Beurteilen Sie, inwieweit potenzielle Lösungen für die digitale Poststelle ein höheres Postaufkommen und zusätzliche funktionale Anforderungen ohne größere Unterbrechungen bewältigen können.
• Integration. Vergewissern Sie sich, dass jede Lösung für die digitale Poststelle mit Ihren bestehenden Systemen integriert werden kann. Achten Sie sorgfältig auf die Integration mit Ihrer Enterprise Resource Planning-Anwendung, Ihrem Customer Relationship Management-System und Ihrer Dokumentenmanagement-Software. Eine reibungslose Integration sorgt für einen effizienteren und kohärenteren Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen.
• Sicherheit. Stellen Sie sicher, dass jede Lösung für die digitale Poststelle den branchenüblichen Sicherheitsprotokollen entspricht und den Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und andere relevante Vorschriften zum Schutz sensibler Daten und zur Wahrung der Privatsphäre der Kunden erfüllt.
• Benutzerfreundlichkeit. Suchen Sie nach digitalen Poststellenlösungen mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die die Navigation vereinfacht und es den Mitarbeitern leicht macht, das System zu erlernen und effektiv zu nutzen.
• Automatisierung. Legen Sie besonderen Wert auf Lösungen, die fortschrittliche Technologien nutzen, wie z.B. die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), um Systeme ohne Computerprogrammierung zu integrieren, maschinelles Lernen, um im Laufe der Zeit bessere Ergebnisse zu erzielen, und Hochgeschwindigkeits-Dokumentenscanner, die verschiedene Dokumente gemischt verarbeiten und die Daten aus den Dokumenten inline extrahieren können.
• Erfolgsbilanz. Ihr Unternehmen hat zu viel mit seinen Unternehmensdaten zu tun, als dass Sie die eingehende Post und die Dokumente einem unkonventionellen Technologieanbieter anvertrauen könnten. Suchen Sie nach einem Anbieter von Lösungen für die digitale Poststelle, der über eine langjährige Erfahrung im intelligenten Informationsmanagement verfügt. Fragen Sie jeden Anbieter nach Referenzen, die über seine Erfahrung mit der Automatisierung von Dokumenten Auskunft geben können.

Mit diesen Überlegungen können Sie sicherstellen, dass Sie sich für eine digitale Poststellenlösung entscheiden, mit der Sie im Vergleich zu einer papierbasierten Poststelle erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.

Fazit

Die Umstellung von einer papierbasierten Poststelle auf eine digitale Poststelle ist eine strategische Investition, die zu erheblichen Kosteneinsparungen führen kann. Durch die Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität, die Abschaffung der physischen Dokumentenlagerung, die Verringerung der papierbezogenen Verbrauchsmaterialien und die Minderung des Risikos von Betrug und Compliance-Problemen können Unternehmen ihre Ressourcen auf wachstumsfördernde Aktivitäten umverteilen. Mit den Überlegungen in diesem Artikel kann ein Unternehmen optimale Kosteneinsparungen durch eine digitale Poststelle erzielen.