KI für die Dokumentenerfassung: Wie sie den Prozess vereinfachen kann

In den meisten Organisationen stapeln sich Dokumente und Daten regelrecht.

Die Gewinnung von Erkenntnissen aus diesen Inhalten kann zeitaufwändig, fehleranfällig und ressourcenintensiv sein.

Aus diesem Grund erweitern immer mehr Unternehmen ihre Dokumentenerfassungsprozesse mit künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen – kognitive Technologien, die die Bearbeitung von Dokumenten rationalisieren, die Genauigkeit der extrahierten Daten erhöhen und die Entscheidungsfindung sowie die Agilität des Unternehmens verbessern.

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie KI den Prozess der Dokumentenerfassung vereinfachen kann.

Größte Herausforderungen bei der Dokumentenerfassung

Die Erschließung von Dokumentendaten ist entscheidend für Informationsverarbeitung und Analyse. Doch die Datenextraktion ist oft eine Herausforderung – insbesondere, wenn Dokumente in Papierform vorliegen. Hier einige der typischen Hürden:

• Vielfalt Von Bestellungen und Rechnungen bis hin zu Verträgen und Korrespondenz verwalten Unternehmen in der Regel eine Vielzahl von Dokumenttypen, die jeweils eigene Erfassungsanforderungen haben.
• Volumen. Viele Unternehmen erhalten täglich eine große Menge an Dokumenten und Daten, und die Menge der Informationen, die ein Unternehmen erhält, wächst in der Regel mit dem Unternehmen.
• Komplexität. Komplexe Dokumente mit mehreren Seiten, Spalten, Tabellen und nicht standardisierten Layouts und Strukturen können das genaue Auffinden und Extrahieren von Informationen erschweren.
• Qualität. Unternehmen haben wenig Kontrolle über den Zustand der Dokumente, die sie erhalten. Knicke, Flecken, verblasste Tinte und Verschmutzungen können die Datenerfassung erschweren.
• Handschrift. Die Handschrift variiert stark in Stil und Lesbarkeit. Und manche Menschen haben eine schlechte Handschrift. All dies macht die Interpretation von handschriftlichen Inhalten komplex und fehleranfällig.
• Konnektivität. Nachgelagerte Systeme wie Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP)-Anwendungen sind auf genaue und zeitnahe Daten angewiesen. Um die erfassten Daten in diese Systeme zu übertragen, ist jedoch oft eine manuelle Eingabe oder ein umständliches Hochladen von Dateien erforderlich.
• Empfindlichkeit. Viele Dokumente enthalten sensible Informationen, die während des Erfassungsprozesses sicher gehandhabt werden müssen, um Datenschutzverletzungen und Compliance-Probleme zu vermeiden.

Herkömmliche Ansätze zur Dokumentenerfassung sind diesen Herausforderungen nicht gewachsen. Deshalb setzen immer mehr Unternehmen aller Größenordnungen auf KI-gestützte Lösungen zur Dokumentenerfassung.

Was ist künstliche Intelligenz?

Nur wenige Technologien können es mit der Aufregung und den Ängsten aufnehmen, die die KI auslöst.

KI verwendet hochentwickelte Algorithmen und Computermodelle, um das menschliche Denken zu simulieren.

Im Gegensatz zur robotergestützten Prozessautomatisierung, bei der Unternehmen Regeln für die Ausführung von Prozessen festlegen müssen, analysiert KI riesige Datenmengen, um Informationen zu erfassen, die Regeln für die Verarbeitung und Weiterleitung von Daten zu erlernen und die Ergebnisse auf der Grundlage historischer Daten vorherzusagen. Das maschinelle Lernen, das Teil der KI ist, lernt aus Daten, ohne explizit programmiert zu werden, und liefert mit der Zeit bessere Ergebnisse.

Und KI kann Branchenübergreifend eingesetzt werden, einschließlich Gesundheitswesen, Banken und Behörden.

Von der Eliminierung manueller Aufgaben bis hin zu besseren Entscheidungen – KI ist ein Wendepunkt in der Dokumentenerfassung.

Vorteile der KI-Dokumentenerfassung

KI bietet erhebliche Vorteile bei der Dokumentenerfassung.

• Gesteigerte Effizienz. Kaum eine Backoffice-Aufgabe ist so mühsam wie die Verarbeitung eingehender Dokumente. KI-gestützte Lösungen zur Dokumentenerfassung machen das manuelle Sortieren und Klassifizieren von Bestellungen, Rechnungen und anderen Dokumenttypen überflüssig. Die Technologie nutzt Machine-Learning- und Deep-Learning-Algorithmen, um relevante Informationen automatisch aus beliebigen Dokumenten und Formaten zu extrahieren. KI-Algorithmen können Daten wie Rechnungsnummern, Datumsangaben, Beträge, Zahlungsadressen und Kundennamen ohne menschliches Eingreifen erfassen. Darüber hinaus versteht KI auch die Bedeutung von Textinhalten: Durch die Analyse von Kontext, Semantik und Syntax ermöglicht sie eine präzisere Datenerfassung. Diese Fähigkeiten reduzieren den manuellen Aufwand erheblich und schaffen Freiräume für höherwertige Tätigkeiten wie Datenanalyse und Zusammenarbeit.
• Bessere Genauigkeit. KI-gestützte Lösungen zur Dokumentenerfassung kombinieren Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR) und Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) mit fortschrittlichen Algorithmen, um Text und Daten aus Dokumenten mit einem hohen Maß an Genauigkeit zu extrahieren. Dank dieses Ansatzes können KI-gestützte Lösungen selbst bei unstrukturierten Dokumenten wie Rechnungen, Quittungen und Verträgen überzeugende Ergebnisse liefern. KI nutzt auch maschinelle Lernmodelle, um aus den Eingaben der Benutzer zu lernen. Im Laufe der Zeit passen KI-gestützte Lösungen ihre Prozesse an, um Redundanzen zu beseitigen und menschliche Eingriffe zu reduzieren. Die adaptive Lernfähigkeit von KI ermöglicht es der Technologie, sich kontinuierlich an veränderte Dokumentenformate und Eingaben anzupassen. Infolgedessen verbessern sich die Genauigkeit und die Qualität der Datenerfassung erheblich, insbesondere in Branchen mit hohem Dokumentenaufkommen, wie z. B. Finanzwesen, Banken, Gesundheitswesen, Logistik und Versicherungen.
• Anpassungsfähigkeit. Herkömmliche Ansätze zur Dokumentenerfassung werden durch die Notwendigkeit eingeschränkt, Regeln für die Verarbeitung eines Dokuments zu definieren. Bei diesem Ansatz brechen die Prozesse der Dokumentenerfassung zusammen, wenn sich Dokumente ändern. KI-gestützte Lösungen für die Dokumentenerfassung analysieren die visuellen Elemente eines Dokuments, wie z.B. Layouts, Schriftarten und Bilder, um Dokumentstrukturen zu erkennen und relevante Informationen zu extrahieren. KI-Modelle können auch Ähnlichkeiten zwischen Daten erkennen, um Dokumente automatisch zu sortieren und zu verarbeiten und den Aufwand zu reduzieren.
• Verbesserte Suchbarkeit und Zugänglichkeit. Stellen Sie sich vor, Sie hätten intelligente Einblicke auf Knopfdruck. KI-gestützte Lösungen zur Dokumentenerfassung machen diese Vision zur Realität. NLP-Algorithmen analysieren und kennzeichnen Dokumente mit Metadaten, wodurch die Indizierung und Kategorisierung von Dokumenten vereinfacht und das Auffinden von Dokumenten für Benutzer erleichtert wird. KI-gestützte Systeme können auch semantische Analysen verwenden, um Schlüsselkonzepte, Beziehungen und Abschnitte in Dokumenten zu identifizieren. Benutzer können umfassende Suchen auf der Grundlage von Schlüsselwörtern, Phrasen oder spezifischen Kriterien durchführen, was zu präziseren Suchergebnissen führt. Einige Lösungen ermöglichen es Benutzern sogar, mit Dokumenten in natürlicher Sprache zu interagieren, was intuitive Abfragen und eine bessere Sucherfahrung ermöglicht.
• Größere Skalierbarkeit. KI-gestützte Lösungen für die Dokumentenerfassung können große Mengen an Dokumenten rund um die Uhr und 365 Tage die Woche effizient verarbeiten. Die Technologie kann auch ein höheres Arbeitsaufkommen nahtlos verarbeiten, ohne dass das Unternehmen zusätzliche Mitarbeiter einstellen muss. Und die KI lässt sich leicht auf neue Dokumentenformate und -typen trainieren, wenn die Anforderungen eines Unternehmens steigen.

Dies sind einige der Gründe, warum immer mehr Unternehmen KI für die Dokumentenerfassung einsetzen.

KI-unterstützte Dokumentenerfassung

Die Erfassung von Dokumenten stellt für die meisten Unternehmen eine große Belastung dar. Je mehr Dokumente ein Unternehmen verwaltet, desto größer sind in den meisten Fällen die Probleme bei der Dokumentenerfassung. KI-gestützte Lösungen ermöglichen es Unternehmen in allen Branchen, die Prozesse der Dokumentenerfassung zu optimieren, die Genauigkeit und Aktualität von Daten zu erhöhen und die Durchsuchbarkeit und Zugänglichkeit von Dokumenten zu verbessern. Die transformative Wirkung von KI auf die Dokumentenerfassung kann den Erfolg eines Unternehmens fördern.