Bewährte Verfahren für den Einsatz von KI bei der Dokumentendigitalisierung

Wenn Ihre Organisation noch viele physische Dokumente verwaltet, sind Sie damit nicht allein.

Trotz der Zunahme elektronischer Dokumente und Formulare sind viele Unternehmen immer noch mit Papierdokumenten überlastet. Infolgedessen verschwenden die Mitarbeiter viel Zeit mit dem manuellen Eingeben von Daten, dem Mischen von Papier, dem Beheben von Fehlern, dem Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten und dem Beantworten von Anfragen zum Status von Dingen.

Künstliche Intelligenz (KI) – eine Technologie, die Aufgaben übernimmt, für die normalerweise menschliche Intelligenz erforderlich wäre – hat das Potenzial, die Art und Weise, wie Unternehmen Dokumente verwalten, zu verändern.

Um die Vorteile von KI bei der Digitalisierung von Dokumenten voll ausschöpfen zu können, müssen Unternehmen jedoch den richtigen Ansatz für die Implementierung wählen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie KI für die Digitalisierung von Dokumenten einsetzen können.

Was ist KI-gestützte Dokumentendigitalisierung?

KI-Technologien wie maschinelles Lernen (ML) und Natural Language Processing (NLP) machen es Unternehmen leicht, physische Dokumente zu digitalisieren. So funktioniert der Prozess in der Regel:

• Erfassung. Der erste Schritt bei der Digitalisierung von Dokumenten ist die Verwendung eines Hochgeschwindigkeitsscanners oder eines anderen Geräts zur Umwandlung von Papierakten und anderen physischen Dokumenten in ein digitales Format.
• Vorverarbeitung. Bevor die KI-Algorithmen angewendet werden, werden die aufgenommenen Bilder durch Rauschunterdrückung, Entzerrung, Kontrastanpassung und andere Vorverarbeitungsschritte verbessert, um die Qualität sicherzustellen.
• Extraktion. Lösungen zur Dokumentendigitalisierung nutzen KI, optische Zeichenerkennung (OCR) und andere Technologien, um Text in Bildern in ein maschinenlesbares Format umzuwandeln.
• Klassifizierung. Von Anträgen und Verträgen bis hin zu Kundenaufträgen und Korrespondenz müssen die Dokumente, die Unternehmen erhalten, kategorisiert werden, bevor sie verarbeitet werden können, um sicherzustellen, dass für jedes Dokument die richtigen Geschäftsregeln gelten.
• Datenextraktion. Anschließend werden Mustervergleiche, NLP und andere Techniken eingesetzt, um Namen, Daten, Adressen, Beträge und andere Informationen aus den Dokumenten zu identifizieren und zu extrahieren.
• Validierung. Um Fehler oder Unstimmigkeiten zu identifizieren, vergleichen KI-Algorithmen die extrahierten Daten mit vorgegebenen Geschäftsregeln oder mit Informationen, die sich in einem Aufzeichnungssystem oder einer Referenzdatenbank befinden.
• Verstehen. Bei Dokumenten, die Freitext oder andere unstrukturierte Daten enthalten, werden NLP-Algorithmen verwendet, um Erkenntnisse, Stimmungen oder Themen aus Textinhalten zu extrahieren.
• Integration. Extrahierte Daten werden zur Speicherung, zum Abruf und zur Analyse in Dokumentenmanagementsysteme, zentrale Cloud-Repositories, Datenbanken oder nachgelagerte Workflows integriert.
• Lernen. Korrekturen und Aktualisierungen werden in die KI-Trainingsmodelle zurückgespeist, so dass die Lösung im Laufe der Zeit bessere Ergebnisse liefern und sich an neue Dokumenttypen, Sprachen und Formate anpassen kann.

Diese Funktionen verändern die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Dokumente verwalten, analysieren und abrufen.

Warum sollten Sie KI-gestützte Lösungen zur Digitalisierung von Dokumenten verwenden?

KI-gestützte Lösungen zur Digitalisierung von Dokumenten bieten erhebliche Vorteile.

1. Effizienz. KI verbessert die Effizienz und entlastet die Mitarbeiter, da das Sortieren von Papier und andere manuelle Aufgaben, die mit der Umwandlung physischer Dokumente in ein digitales Format verbunden sind, wegfallen.
2. Genauigkeit. Fehler sind unvermeidlich, sobald Menschen beteiligt sind. KI-gestützte Lösungen zur Dokumentendigitalisierung minimieren das Risiko von Tippfehlern und Zahlendrehern, indem sie mithilfe von NLP Informationen präzise aus Dokumenten extrahieren – selbst aus handschriftlichen oder schlecht gescannten Unterlagen.
3. Ersparnisse. Durch die Digitalisierung von Dokumenten mit KI entfallen die Kosten für Papier und papierbezogene Verbrauchsmaterialien wie Druckertoner. Und durch die Archivierung von Dokumenten in einem zentralen, cloudbasierten Repository können Unternehmen die Kosten für Aktenschränke und externe Lagerung vermeiden.
4. Zugänglichkeit. In einer digitalen Umgebung können autorisierte Benutzer jederzeit, von jedem Ort und mit jedem Gerät sofort auf Dokumente zugreifen. Die Suche nach Schlüsselwörtern erleichtert das Auffinden von Dokumenten auch bei großen Dokumentenbeständen. Und entfernte Teams können gemeinsam an digitalen Dokumenten arbeiten und dabei die Versionskontrolle und die Nachverfolgung aller durchgeführten Aktionen sicherstellen.
5. Kontrollieren. KI-gestützte Lösungen für die Digitalisierung von Dokumenten schützen sensible Daten und gewährleisten den Schutz der Privatsphäre durch integrierte Kontrollen wie Zugriffsberechtigungen für Benutzer, Aufgabentrennung, systematische Arbeitsabläufe, Protokollierung aller an einem Dokument vorgenommenen Aktionen und Aufbewahrung von Dokumenten.
6. Skalierbarkeit. Die Effizienz von KI ermöglicht es Unternehmen, ihren Betrieb zu skalieren, ohne zusätzliche Mitarbeiter einstellen zu müssen. Und die Technologie kann problemlos skaliert werden, um große Mengen an Dokumenten zu verarbeiten und sich an neue Dokumente, unterschiedliche Arbeitslasten und Anforderungen anzupassen.
7. Einblicke. KI analysiert riesige Datenmengen, um Einblicke in Trends, Muster und Kundenpräferenzen zu gewinnen. Die durch KI gewonnenen Erkenntnisse können auch in die prädiktive Analytik einfließen.

Dies sind einige der Gründe, warum Unternehmen KI für die Digitalisierung von Dokumenten einsetzen.

Was sind die besten Methoden für den Einsatz von KI bei der Digitalisierung von Dokumenten?

Um die Vorteile der KI bei der Digitalisierung von Dokumenten voll auszuschöpfen, bedarf es des richtigen Ansatzes für den Einsatz und die Nutzung der Technologie. Hier sind 10 bewährte Best Practices für die KI-Digitalisierung von Dokumenten.

1. Priorisieren Sie die Vorverarbeitung. Hochwertige Bilder sind für den Erfolg eines Dokumentendigitalisierungsprojekts entscheidend. Der Einsatz eines erstklassigen Hochleistungsscanners ist unerlässlich. Achten Sie aber darauf, eine KI-Lösung zu finden, die Bilder verbessern, Rauschen reduzieren und die Auflösung normalisieren kann.
2. Wählen Sie die richtigen KI-Modelle. Unabhängig davon, ob Sie versuchen, Text zu extrahieren oder Elemente in einem Dokument zu erkennen, sind KI-Modelle für verschiedene Geschäftsanwendungen besser geeignet. Achten Sie auf die Genauigkeit, Geschwindigkeit und Kompatibilität der einzelnen Modelle mit Ihren Dokumenttypen und Sprachen.
3. Knausern Sie nicht mit dem Training. Je mehr Daten eine KI-Lösung sieht, desto besser ist sie in der Lage, ein breites Spektrum an Dokumenten effektiv zu verarbeiten. Deshalb ist es wichtig, KI-Modelle mit verschiedenen Datensätzen zu trainieren, die Ihre verschiedenen Dokumenttypen, Formate, Sprachen und Stile umfassen.
4. Stimmen Sie die KI-Modelle auf Ihre Bedürfnisse ab. Vorgefertigte KI-Modelle liefern sofort beeindruckende Ergebnisse. Sie können jedoch die Leistung der Technologie verbessern, indem Sie die KI-Modelle feinabstimmen oder benutzerdefinierte Modelle für Ihre speziellen Anforderungen bei der Digitalisierung von Dokumenten entwickeln.
5. Validieren Sie die Genauigkeit der KI. Verbessern Sie die Leistung im Laufe der Zeit, indem Sie menschliche Überprüfungen, Feedback-Schleifen und andere Qualitätssicherungsprozesse in den Lebenszyklus Ihrer Dokumentendigitalisierung einbeziehen, um die von der KI erzeugten Ergebnisse regelmäßig zu bewerten und zu validieren und die KI-Modelle zu verfeinern.
6. Denken Sie langfristig, wenn Sie KI-Lösungen evaluieren. KI-gestützte Lösungen für die Digitalisierung von Dokumenten sind grundlegend und keine Wegwerftechnologie. Stellen Sie fest, ob potenzielle KI-Lösungen für die Digitalisierung von Dokumenten skalierbar sind und sich an Ihre voraussichtlichen künftigen Anforderungen anpassen lassen.
7. Vergewissern Sie sich, dass eine KI-Lösung mit Ihren Altsystemen integriert werden kann. KI kann riesige Datenmengen aus verschiedenen Systemen und Datenbanken zusammenfassen und analysieren. Dies kann jedoch nur durch eine nahtlose Integration geschehen. Vergewissern Sie sich, dass potenzielle Lösungen mit der bestehenden Dokumentenmanagement-Plattform, der CRM-Anwendung (Customer Relationship Management), der ERP-Plattform (Enterprise Resource Planning) und anderen Altsystemen Ihres Unternehmens verbunden werden können.
8. Schützen Sie Ihre geschäftskritischen Inhalte. Durch den Digitalisierungsprozess eines Unternehmens können viele sensible Dokumente und Daten fließen. Schützen Sie den Datenschutz und die Vertraulichkeit, indem Sie eine KI-gestützte Lösung für die Digitalisierung von Dokumenten einsetzen, die Zugriffskontrollen durchsetzt, Daten verschlüsselt und die gesetzlichen Richtlinien Ihres Unternehmens einhält.
9. Schulen Sie Ihr Personal. Eine schlechte Benutzerakzeptanz kann einen ansonsten soliden Business Case für die KI-gestützte Dokumentendigitalisierung untergraben. Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern den Umstieg auf KI, indem Sie einen Plan entwickeln, um die Benutzer darin zu schulen, das System effektiv zu nutzen, die Ergebnisse zu interpretieren und eventuelle Probleme zu lösen.
10. Streben Sie nach kontinuierlicher Verbesserung. Erzielen Sie mit KI im Laufe der Zeit bessere Ergebnisse, indem Sie Benutzerfeedback sammeln, Leistungskennzahlen verfolgen und Modelle und Arbeitsabläufe iterieren.

Diese Best Practices helfen Unternehmen dabei, die Leistung von KI für die Digitalisierung von Dokumenten zu nutzen.

Fazit

Physische Dokumente machen es Unternehmen schwer, geschäftskritische Inhalte zu verwalten und zu nutzen. KI-gestützte Lösungen zur Digitalisierung von Dokumenten ermöglichen es Unternehmen, ein neues Maß an Effizienz, Genauigkeit und Sicherheit zu erreichen und sich so für den Erfolg im Zeitalter der digitalen Transformation zu positionieren. Die oben genannten Best Practices helfen Unternehmen, optimale Ergebnisse mit der KI-Digitalisierung von Dokumenten zu erzielen.