Was ist die KI-Dokumentenanalyse?

Fachleute für Informationsmanagement sind mit der überwältigenden Aufgabe konfrontiert, täglich große Mengen an Daten und Dokumenten zu verarbeiten. Das Wachstum digitaler Inhalte in Verbindung mit der Notwendigkeit, Genauigkeit, Effizienz und Compliance zu gewährleisten, hat Ihre Rolle unter immensen Druck gesetzt.

Herkömmliche Methoden der Dokumentenverarbeitung, die auf manueller Dateneingabe, Kategorisierung und Überprüfung beruhen, sind nicht mehr tragbar. Sie führen zu kostspieligen Fehlern, Engpässen und Inkonsistenzen, die die Qualität des Informationsmanagements in Ihrem Unternehmen gefährden können.

Die Dokumentenanalyse mit künstlicher Intelligenz (KI) entwickelt sich zu einer leistungsstarken Lösung für diese Herausforderungen. Durch die Automatisierung der Extraktion, Klassifizierung und Analyse von Daten verändert KI die Art und Weise, wie Dokumente verwaltet werden, und hilft Ihnen, effektiver zu arbeiten, den Aufwand zu reduzieren und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum die KI-Dokumentenanalyse notwendig ist, wie sie funktioniert und welche sechs wichtigen Vorteile sie bietet.

Der Bedarf an KI-Dokumentenanalyse

Die manuelle Bearbeitung von Dokumenten ist zunehmend ineffizient und riskant.

• Datenflut Die Zunahme sowohl physischer als auch digitaler Dokumente hat es fast unmöglich gemacht, mit herkömmlichen manuellen Methoden Schritt zu halten. Ganz gleich, ob es sich um Finanzunterlagen, Verträge oder Kundendateien handelt, die schiere Menge an Dokumenten kann selbst die am besten organisierten Teams überfordern, die Überlastung verlangsamt die Prozesse und erhöht das Fehlerrisiko.

• Fehleranfällige manuelle Prozesse. Fehler sind unvermeidlich, wenn menschliches Handeln im Spiel ist. Ob es sich nun um einen Tippfehler, eine falsche Klassifizierung oder eine verlegte Datei handelt, diese Fehler können zu Fehlinformationen führen und kostspielige betriebliche Probleme verursachen. Bei der manuellen Überprüfung von Dokumenten besteht außerdem die Gefahr, dass Details übersehen werden, wodurch die Einhaltung von Vorschriften und die Genauigkeit erschwert werden.

• Langsame Arbeitsabläufe. Die herkömmliche Dokumentenverarbeitung erfordert oft mehrere Berührungspunkte – Scannen, Ablegen, Dateneingabe und Überprüfung – was viel Zeit der Mitarbeiter in Anspruch nehmen kann. Dies führt zu Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung, einem langsameren Zugriff auf wichtige Informationen und einer geringeren Effizienz.

• Inkonsistente Datenverwaltung. Ohne standardisierte Prozesse haben Unternehmen mit einer inkonsistenten Handhabung von Dokumenten zu kämpfen. Verschiedene Abteilungen kategorisieren, speichern oder verarbeiten Dokumente möglicherweise auf unterschiedliche Weise, was zu fragmentierten Datenverwaltungssystemen führt. Diese Inkonsistenz erschwert das Abrufen von Informationen bei Bedarf und erhöht das Risiko der Nichteinhaltung gesetzlicher oder behördlicher Vorschriften.

Der Bedarf an KI-Dokumentenanalyse war noch nie so groß wie heute. Fachleute für Informationsmanagement stehen vor nie dagewesenen Herausforderungen, die herkömmliche Ansätze ineffizient, fehleranfällig und zeitaufwändig machen. Durch die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung kann KI helfen, diese Probleme zu überwinden.

Wie die KI-Dokumentenanalyse funktioniert

Die KI-Dokumentenanalyse nutzt eine Kombination aus maschinellem Lernen und Technologien zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), um die Verarbeitung von Dokumenten zu automatisieren. Ziel ist es, Schlüsseldaten aus strukturierten und unstrukturierten Dokumenten zu extrahieren, die Informationen zu klassifizieren und sie mit minimalem menschlichem Eingriff in Geschäftsabläufe einzuspeisen. Hier erfahren Sie, wie KI-Lösungen zur Dokumentenanalyse funktionieren:

• Dateneingabe. Der erste Schritt bei der KI-Dokumentenanalyse besteht darin, Dokumente in verschiedenen Formaten aufzunehmen, egal ob es sich um gescannte Papierdokumente, PDFs, Bilder oder andere digitale Dateien handelt. KI kann praktisch jedes Format verarbeiten, so dass sie sich an eine Vielzahl von Dokumenttypen anpassen lässt. Dadurch wird sichergestellt, dass Unternehmen alle ihre Dokumente auf einer einzigen Plattform oder in einem Archiv zentralisieren können.

• Optische Zeichenerkennung (OCR). Für Dokumente, die noch nicht in einem maschinenlesbaren Format vorliegen, wie z.B. gescannte Bilder oder PDFs, verwendet AI OCR, um sie in bearbeitbaren Text umzuwandeln. OCR kann gedruckten Text erkennen und so sicherstellen, dass das System den Inhalt „lesen“ kann.

• Natürliche Sprachverarbeitung (NLP). NLP versteht und interpretiert den Text in Dokumenten. Es geht über die einfache Erkennung von Schlüsselwörtern hinaus, indem es den Kontext der Sprache analysiert, um sinnvolle Datenpunkte zu extrahieren. So kann NLP beispielsweise Kundennamen oder Vertragsdaten identifizieren, selbst wenn diese in unterschiedlichen Formaten oder innerhalb komplexer Absätze dargestellt werden.

• Klassifizierung der Daten. Sobald die relevanten Informationen extrahiert sind, klassifiziert die KI die Dokumente anhand von vordefinierten Kategorien oder Regeln. Das kann bedeuten, dass Rechnungen, Verträge, juristische Dokumente oder Kundenformulare in bestimmte Ordner sortiert werden. Der Klassifizierungsprozess stellt sicher, dass die Dokumente systematisch geordnet werden, so dass die Gefahr von falsch abgelegten Informationen verringert wird.

• Kontextbezogenes Verständnis KI-Systeme zur Analyse von Dokumenten extrahieren und klassifizieren nicht nur Daten, sondern nutzen auch das Verständnis des Kontextes, um die Beziehungen zwischen verschiedenen Informationen zu bestimmen. So kann KI beispielsweise in einem Vertrag bestimmte Klauseln mit den entsprechenden rechtlichen Definitionen verknüpfen oder feststellen, welche Begriffe sich auf eine bestimmte Vereinbarung auswirken.

• Digitale Workflows. Sobald die Dokumente analysiert sind, werden sie durch KI in bestehende Geschäftsprozesse integriert. So kann beispielsweise eine analysierte Rechnung automatisch an die Kreditorenbuchhaltung zur Genehmigung und Zahlung weitergeleitet werden, oder ein juristischer Vertrag kann zur Überprüfung an das zuständige Team gesendet werden. Diese nahtlose Integration beschleunigt den Workflow und reduziert manuelle Eingriffe.
  

Die KI-gestützte Dokumentenanalyse revolutioniert die Art und Weise, wie Dokumente verarbeitet werden.

Wofür die KI-Dokumentenanalyse verwendet werden kann

Die KI-Dokumentenanalyse ist branchenübergreifend einsetzbar und hilft Unternehmen bei der Automatisierung und Rationalisierung einer Vielzahl von Dokumentenverwaltungsaufgaben. Hier sind einige häufige Anwendungsfälle:

• Bearbeitung von Rechnungen. KI kann automatisch wichtige Details aus Rechnungen extrahieren – z. B. Rechnungsnummern, Lieferantennamen, Positionen und Zahlungsbeträge – und die Rechnungen digital zur Genehmigung weiterleiten. Dies minimiert die manuelle Dateneingabe, beschleunigt den Prozess der Rechnungsfreigabe und sorgt für rechtzeitige Zahlungen, während gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Betrug sinkt.

• Vertragsprüfung und -verwaltung. Die KI-Dokumentenanalyse kann Verträge prüfen und die wichtigsten Klauseln, Fristen und Bedingungen extrahieren. Sie kann diese Bedingungen auch mit bestehenden Datenbanken oder Benchmarks vergleichen, um die Einhaltung der Bestimmungen sicherzustellen. Auf diese Weise kann KI den Prozess der Vertragsprüfung beschleunigen und es den Rechtsteams erleichtern, mehrere Verträge gleichzeitig zu verwalten.

• Neukunden Onboarding In stark regulierten Branchen wie dem Bank- oder Versicherungswesen kann KI dazu beitragen, den Onboarding-Prozess durch die automatische Überprüfung von Kundendokumenten zu optimieren. Ob es sich um die Überprüfung von Ausweisen, Adressnachweisen oder Antragsformularen handelt, KI sorgt dafür, dass das Onboarding schneller und genauer abläuft und die Zeit für die Überprüfung wichtiger Informationen verkürzt wird.

• Überprüfung juristischer Dokumente. Für Anwaltskanzleien oder Rechtsabteilungen kann die KI-Dokumentenanalyse große Mengen an juristischem Papierkram verarbeiten, relevante Klauseln identifizieren und sogar Unstimmigkeiten oder Risiken aufzeigen. Dadurch wird die Zeit, die für die manuelle Überprüfung komplexer juristischer Dokumente aufgewendet werden muss, drastisch reduziert und die Rechtsteams können sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren.

• Verwaltung von Krankenakten. Im Gesundheitswesen kann KI medizinische Dokumente analysieren, Patienteninformationen extrahieren und sicherstellen, dass die Unterlagen korrekt abgelegt und leicht zugänglich sind. Dies führt zu einer besseren Patientenversorgung und reduziert den Verwaltungsaufwand der Gesundheitsdienstleister.

• Compliance-Überwachung und Risikomanagement. KI kann verwendet werden, um Dokumente auf die Einhaltung von Branchenvorschriften zu überwachen. Durch die automatische Identifizierung relevanter Daten und deren Abgleich mit den gesetzlichen Anforderungen kann KI potenzielle Risiken oder nicht konforme Dokumente aufzeigen und Unternehmen dabei helfen, Strafen zu vermeiden und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Die KI-Dokumentenanalyse ist ein vielseitiges Tool, das branchen- und anwendungsübergreifend eingesetzt werden kann.

6 Vorteile der KI-Dokumentenanalyse

Die KI-Dokumentenanalyse bietet viele Vorteile, die die Gesamteffizienz, Genauigkeit und Kosteneffizienz der Dokumentenverwaltung verbessern können. Sehen Sie sich hier einige der wichtigsten Vorteile genauer an:

1. Erhöhte Genauigkeit. Durch die Automatisierung manueller Aufgaben verringert die KI die Möglichkeit menschlicher Fehler erheblich und stellt sicher, dass die Dokumente mit hoher Genauigkeit verarbeitet werden. Die Algorithmen des maschinellen Lernens werden im Laufe der Zeit kontinuierlich verbessert, so dass das System mit jedem neuen Datensatz, den es verarbeitet, noch genauer wird. Diese erhöhte Genauigkeit führt zu einer zuverlässigeren Datenverwaltung, die für die Entscheidungsfindung und die Einhaltung von Vorschriften entscheidend ist.

2. Zeit- und Kostenersparnis. Die KI-Dokumentenanalyse automatisiert arbeitsintensive Aufgaben wie die Datenextraktion und -klassifizierung, wodurch der Zeitaufwand für die manuelle Bearbeitung von Dokumenten erheblich reduziert wird. Dies führt zu schnelleren Bearbeitungszeiten und niedrigeren Betriebskosten, insbesondere in Bezug auf die Arbeitskosten. Da die Mitarbeiter weniger Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben verbringen, können sie sich auf höherwertige Aktivitäten wie Datenanalyse oder Cross-Selling konzentrieren.

3. Skalierbarkeit. KI-gestützte Systeme können Tausende oder sogar Millionen von Dokumenten in einem Bruchteil der Zeit verarbeiten, die ein menschliches Team für dieselbe Aufgabe benötigen würde. Wenn ein Unternehmen wächst und das Volumen der von ihm verwalteten Dokumente zunimmt, kann die KI-Dokumentenanalyse problemlos skaliert werden, um die steigende Nachfrage zu befriedigen, ohne dass zusätzliche Ressourcen oder Mitarbeiter benötigt werden.

4. Verbesserte Compliance und Risikomanagement. Mit KI können Unternehmen sicherstellen, dass Dokumente so verwaltet werden, dass sie den Vorschriften und Gesetzen entsprechen. Automatisierte Prüfungen und Warnungen erleichtern die Identifizierung von Risiken und stellen sicher, dass wichtige Informationen nicht übersehen werden. Dies verringert das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften und hilft Unternehmen, teure Strafen zu vermeiden.

5. Bessere Entscheidungsfindung. Durch den Echtzeit-Zugriff auf wichtige Dokumentendaten verbessert KI die Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen. Informationen, deren manuelle Abfrage normalerweise Stunden oder sogar Tage dauern würde, sind sofort und von jedem beliebigen Ort aus verfügbar. So können die Beteiligten schneller und fundiertere Entscheidungen auf der Grundlage der genauesten Daten treffen.

6. Bessere Ressourcenverteilung. Die Automatisierung der Dokumentenanalyse ermöglicht es den Mitarbeitern, weniger Zeit mit administrativen Routineaufgaben und mehr Zeit mit strategischen Projekten zu verbringen. Dies führt zu einer besseren Ressourcenzuteilung, höherer Produktivität und größerer Arbeitszufriedenheit der Back-Office-Mitarbeiter.

Die Vorteile der KI-Dokumentenanalyse gehen über die Zeitersparnis hinaus. KI verbessert die Genauigkeit, Skalierbarkeit, Konformität und Entscheidungsfindung und steigert letztlich den Wert des Informationsmanagements.

Fazit

Als Fachmann für Informationsmanagement ist die KI-Analyse von Dokumenten nicht mehr optional – sie ist unerlässlich, um die wachsenden Herausforderungen zu bewältigen, mit denen Sie täglich konfrontiert sind. Herkömmliche Methoden zur Bearbeitung von Dokumenten sind aufgrund von Ineffizienzen, hohen Fehlerquoten und der Unfähigkeit, mit dem wachsenden Volumen und der Komplexität von Informationen Schritt zu halten, zunehmend untragbar geworden. Die KI-Dokumentenanalyse bietet eine transformative Lösung, die diese Probleme direkt angeht, indem sie mühsame Aufgaben automatisiert, die Genauigkeit verbessert und die Konsistenz in Ihrem Unternehmen sicherstellt.