{"id":3488,"date":"2021-10-05T14:10:02","date_gmt":"2021-10-05T14:10:02","guid":{"rendered":"https:\/\/ibmlstaging.wpengine.com\/case-studies\/societe-de-services-de-conservation-de-documents\/"},"modified":"2021-10-05T14:10:02","modified_gmt":"2021-10-05T14:10:02","slug":"societe-de-services-de-conservation-de-documents","status":"publish","type":"case-studies","link":"https:\/\/www.ibml.com\/fr\/case-studies\/societe-de-services-de-conservation-de-documents\/","title":{"rendered":"Soci\u00e9t\u00e9 de services de conservation de documents"},"content":{"rendered":"

La baisse des documents papier a entra\u00een\u00e9 une contraction alarmante du march\u00e9 des services traditionnels de conservation de documents. Mais un important fournisseur de services de conservation de documents a anticip\u00e9 cette tendance. Il y a cinq ans, il a recentr\u00e9 son entreprise sur les services de num\u00e9risation et de saisie de documents. Depuis, la soci\u00e9t\u00e9 a augment\u00e9 ses volumes de num\u00e9risation et de saisie de documents de plus de 800 pour cent et a \u00e9tendu son service de num\u00e9risation \u00e0 six endroits en Am\u00e9rique du Nord, tout en am\u00e9liorant les temps de cycle, en r\u00e9duisant les co\u00fbts d’exploitation et en augmentant ses marges. La soci\u00e9t\u00e9 de services de conservation de documents attribue son \u00e9norme croissance \u00e0 sa d\u00e9cision de standardiser le logiciel et le mat\u00e9riel d’ibml pour prendre en charge la num\u00e9risation et la saisie de documents.<\/p>\n

La situation<\/h3>\n

La soci\u00e9t\u00e9 de services de conservation de documents a commenc\u00e9 \u00e0 offrir \u00e0 ses clients des services de num\u00e9risation, d’organisation, de stockage et d’acc\u00e8s \u00e0 leurs documents papier essentiels.<\/p>\n

Celle-ci a initialement d\u00e9ploy\u00e9 des solutions logicielles et mat\u00e9rielles \u00ab ponctuelles \u00bb pour les quelques clients qu’elle ciblait concernant ses services num\u00e9riques. Les projets \u00e9taient rentables, mais les \u00ab syst\u00e8mes disjoints \u00bb et les \u00ab scanners de bureau encombrants et lents \u00bb que la soci\u00e9t\u00e9 utilisait initialement ont \u00e9rod\u00e9 ses faibles marges b\u00e9n\u00e9ficiaires. De plus, chaque image devait \u00eatre inspect\u00e9e visuellement pour s’assurer qu’elle r\u00e9pondait aux normes de qualit\u00e9 de l’entreprise, ce qui repr\u00e9sentait un \u00ab goulet d’\u00e9tranglement important \u00bb. Et les scanners de bureau que la soci\u00e9t\u00e9 de services de conservation de documents a initialement utilis\u00e9s ont n\u00e9cessit\u00e9 l’embauche d’un ou deux op\u00e9rateurs suppl\u00e9mentaires chaque fois qu’elle d\u00e9ployait un autre scanner.<\/p>\n

La solution<\/h3>\n

Lorsque la soci\u00e9t\u00e9 a d\u00e9couvert la solution de num\u00e9risation et de saisie de documents d’ibml, elle a d’abord \u00e9t\u00e9 attir\u00e9e par le traitement ultra-rapide<\/a> d’ibml. Mais c’est la qualit\u00e9 d’image sup\u00e9rieure de la solution et le logiciel de saisie de bout en bout qui l’ont convaincue qu’il s’agissait d’une meilleure alternative face aux syst\u00e8mes existants de l’entreprise.<\/p>\n

ibml propose une s\u00e9rie de scanners de production intelligents, allant des mod\u00e8les de bureau \u00e0 volume moyen aux scanners ultra-rapides. Les scanners intelligents ImageTrac sont install\u00e9s dans les environnements d’imagerie de documents, de gestion de documents et de gestion de contenu d’entreprise les plus exigeants, et il est av\u00e9r\u00e9 qu’ils r\u00e9duisent les co\u00fbts, acc\u00e9l\u00e8rent l’acc\u00e8s \u00e0 l’information et \u00e9liminent les exceptions en aval.<\/p>\n

Capture Suite d’ibml fournit une solution compl\u00e8te de saisie de bout en bout.<\/p>\n

Ses puissants modules permettent aux entreprises de num\u00e9riser des pages sur les scanners ibml ImageTrac et TWAIN, d’automatiser la classification des documents et l’extraction des m\u00e9tadonn\u00e9es pendant le temps de num\u00e9risation, de centraliser l’administration et le contr\u00f4le, et d’analyser les performances du scanner et des op\u00e9rations. Les utilisateurs de Capture Suite d’ibml peuvent plus facilement int\u00e9grer des scanners dans leurs op\u00e9rations, automatiser le traitement des entr\u00e9es multicanaux et normaliser leurs op\u00e9rations de num\u00e9risation de documents ainsi que les informations qu’ils suivent.<\/p>\n

La soci\u00e9t\u00e9 de services de conservation de documents a install\u00e9 le scanner ImageTrac-Lite d’ibml dans une installation du Wisconsin pour traiter des volumes de gamme moyenne concernant plusieurs secteurs verticaux, y compris la finance, l’\u00e9ducation et le gouvernement du comt\u00e9 et de l’\u00c9tat. La soci\u00e9t\u00e9 a d’abord utilis\u00e9 l’ImageTrac-Lite avec son logiciel d’arri\u00e8re-plan existant. L’ImageTrac-Lite offre imm\u00e9diatement des temps de cycle plus courts et une qualit\u00e9 d’image sup\u00e9rieure par rapport aux scanners de bureau existants de l’entreprise, ce qui permet \u00e0 l’entreprise d’\u00e9liminer six scanners de bureau et de r\u00e9affecter six \u00e9quivalents temps plein (ETP). L’ImageTrac-Lite a \u00e9galement acc\u00e9l\u00e9r\u00e9 les cycles de traitement des documents de l’entreprise de plus de 30 pour cent, donnant \u00e0 son \u00e9quipe de direction la confiance n\u00e9cessaire pour commercialiser les services num\u00e9riques de mani\u00e8re plus offensive.<\/p>\n

L’ann\u00e9e suivante, la soci\u00e9t\u00e9 de services de conservation de documents a acquis une installation de num\u00e9risation et de saisie de documents \u00e0 Los Angeles qui a utilis\u00e9 un scanner ImageTrac pour traiter les documents principalement issus du secteur des soins de sant\u00e9.<\/p>\n

Fort de son succ\u00e8s avec la solution de num\u00e9risation d’ibml, l’entreprise de services de conservation de documents a achet\u00e9 un ImageTrac pour commencer \u00e0 vendre des services d’imagerie aux clients du secteur p\u00e9trolier et gazier desservis par son installation de Calgary, en Alberta, au Canada.<\/p>\n

Dans le cadre du d\u00e9ploiement de l’ImageTrac \u00e0 Calgary, la soci\u00e9t\u00e9 de services de conservation de documents a commenc\u00e9 \u00e0 standardiser le logiciel Capture Suite d’ibml pour prendre en charge le traitement post-num\u00e9risation. Les clients des secteur p\u00e9trolier et gazier de la soci\u00e9t\u00e9 ont \u00e9galement conclu des accords de niveau de service rigoureux concernant le d\u00e9bit. Pour r\u00e9pondre \u00e0 ces demandes, ibml a soigneusement document\u00e9 les exigences, et a pass\u00e9 plusieurs semaines sur le site pendant la mise en \u0153uvre pour aider l’entreprise \u00e0 reconfigurer ses processus.<\/p>\n

La soci\u00e9t\u00e9 utilise \u00e9galement quatre scanners ImageTrac ibml sur le site d’un client \u00e0 Oklahoma City, afin de scanner des documents pour la plus grande soci\u00e9t\u00e9 d’\u00e9nergie de l’\u00c9tat. Quatre-vingt-dix employ\u00e9s \u00e0 temps plein de la soci\u00e9t\u00e9 de services de conservation de documents num\u00e9risent des documents sur deux quarts afin de vider une installation de 100 000 pieds carr\u00e9s que le client souhaite utiliser comme bureaux. L’entreprise a d’abord lou\u00e9 les scanners ImageTrac \u00e0 Oklahoma City \u00e0 partir d’ibml. Une fois le retour sur investissement \u00e9tabli, et apr\u00e8s s’\u00eatre assur\u00e9e que son client \u00e9tait satisfait, la soci\u00e9t\u00e9 a achet\u00e9 les scanners.<\/p>\n

La soci\u00e9t\u00e9 utilise \u00e9galement un ImageTrac dans ses installations de Denver pour traiter les documents d’un client du secteur p\u00e9trolier et gazier.<\/p>\n

Plus r\u00e9cemment, la soci\u00e9t\u00e9 de services de conservation de documents a d\u00e9ploy\u00e9 le scanner de bureau haute production ImageTracDS d’ibml sur son site de Toronto pour traiter les documents d’une caisse de retraite municipale.<\/p>\n

ibml Capture Suite<\/h3>\n

La normalisation de Capture Suite d’ibml a permis \u00e0 la soci\u00e9t\u00e9 de services de conservation de documents d’\u00eatre plus comp\u00e9titive au niveau des co\u00fbts. L’ancien logiciel de saisie de l’entreprise n\u00e9cessitait des frais de licence initiaux \u00e9lev\u00e9s, des \u00ab frais de clic \u00bb pour chaque document trait\u00e9 et des frais de maintenance annuels \u00e9lev\u00e9s. Les frais de licence pour Capture Suite d’ibml sont inf\u00e9rieurs de 40 % par rapport \u00e0 l’ancien logiciel de saisie de l’entreprise. En effet, Capture Suite d’ibml ne n\u00e9cessite pas de \u00ab clics \u00bb pour les documents trait\u00e9s, et ses frais de maintenance annuels sont inf\u00e9rieurs de 35 % par rapport \u00e0 l’ancien logiciel de saisie de l’entreprise.<\/p>\n

De plus, le module de contr\u00f4le qualit\u00e9 de Capture Suite est trois fois plus rapide que l’ancien logiciel de traitement post-scan de l’entreprise.<\/p>\n

Par ailleurs, les nouveaux employ\u00e9s apprennent plus facilement \u00e0 ma\u00eetriser Capture Suite d’ibml par rapport au logiciel de traitement post-scan traditionnel de l’entreprise.<\/p>\n

L’utilisation d’une plate-forme unique de num\u00e9risation et de saisie de documents sur l’ensemble de ses sites permet \u00e9galement de gagner du temps dans la prise en main du syst\u00e8me par les nouveaux employ\u00e9s, de favoriser la formation crois\u00e9e, de r\u00e9duire les co\u00fbts de maintenance et de faire en sorte que le personnel de l’entreprise devienne plus rapidement un expert du syst\u00e8me afin de r\u00e9duire les appels au support technique.<\/p>\n

R\u00e9sum\u00e9<\/h3>\n

La soci\u00e9t\u00e9 de services de conservation de documents affirme que son partenariat avec ibml a \u00e9t\u00e9 la cl\u00e9 de sa croissance. La technologie de num\u00e9risation et de saisie de documents d’ibml a permis \u00e0 l’entreprise de gagner \u00ab de nombreux \u00bb projets de num\u00e9risation, de traiter des dizaines de millions de dollars du d\u00e9but \u00e0 la fin sur une seule plate-forme. ibml a \u00e9galement permis \u00e0 la soci\u00e9t\u00e9 de respecter les d\u00e9lais serr\u00e9s des clients. Dans un cas, ibml a livr\u00e9 un scanner ImageTrac de Birmingham en quelques jours seulement.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

La baisse des documents papier a entra\u00een\u00e9 une contraction alarmante du march\u00e9 des services traditionnels de conservation de documents. Mais un important fournisseur de services de conservation de documents a anticip\u00e9 cette tendance. 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