{"id":5365,"date":"2023-08-03T18:51:11","date_gmt":"2023-08-03T18:51:11","guid":{"rendered":"https:\/\/ibmlstaging.wpengine.com\/blog\/en-quoi-consiste-la-saisie-de-documents-types-processus-et-avantages\/"},"modified":"2023-08-03T18:51:11","modified_gmt":"2023-08-03T18:51:11","slug":"en-quoi-consiste-la-saisie-de-documents-types-processus-et-avantages","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.ibml.com\/fr\/blog\/en-quoi-consiste-la-saisie-de-documents-types-processus-et-avantages\/","title":{"rendered":"En quoi consiste la saisie de documents&nbsp;: types, processus et avantages"},"content":{"rendered":"<p>Si votre personnel de back-office perd beaucoup de temps \u00e0 traiter manuellement des documents, sachez qu&rsquo;il n&rsquo;est pas le seul.<\/p>\n<p>Le volume sans cesse croissant de documents entrant dans les organisations, conjugu\u00e9 \u00e0 la pression constante pour saisir toujours plus d&rsquo;informations et les transmettre plus rapidement en aval, met les entreprises \u00e0 rude \u00e9preuve.<\/p>\n<p>Le personnel de back-office consacre une grande partie de sa journ\u00e9e de travail \u00e0 des t\u00e2ches manuelles et r\u00e9p\u00e9titives de traitement des documents, ce qui lui laisse peu de temps pour se consacrer \u00e0 des activit\u00e9s \u00e0 plus forte valeur ajout\u00e9e, telles que l&rsquo;analyse des donn\u00e9es et les relations avec les clients.<\/p>\n<p>Il ne doit pas n\u00e9cessairement en \u00eatre ainsi.<\/p>\n<p>Les solutions de saisie de documents automatisent la r\u00e9ception, le traitement, l&rsquo;exportation, le stockage et la r\u00e9cup\u00e9ration d&rsquo;informations critiques pour les applications financi\u00e8res et autres applications d&rsquo;entreprise. Cela se traduit par des processus commerciaux plus rapides, plus efficaces et plus performants, une meilleure prise de d\u00e9cision et une r\u00e9duction des risques de probl\u00e8mes de conformit\u00e9.<\/p>\n<p>Cet article vous montrera comment votre organisation peut b\u00e9n\u00e9ficier de la <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/software\/ibml-capture-suite\/\">saisie automatis\u00e9e de documents<\/a>.<\/p>\n<h2><strong>En quoi consiste la saisie de documents&nbsp;?<\/strong><\/h2>\n<p>La saisie de documents permet de convertir les documents papier et les formulaires \u00e9lectroniques non structur\u00e9s en informations exploitables.<\/p>\n<p>Les documents papier sont num\u00e9ris\u00e9s \u00e0 l&rsquo;aide d&rsquo;une solution de num\u00e9risation de documents. Certaines organisations font appel \u00e0 un centre de services partag\u00e9s ou \u00e0 une soci\u00e9t\u00e9 de services pour num\u00e9riser les documents papier. Les documents num\u00e9riques soumis par e-mail, mobile, fax, t\u00e9l\u00e9chargement FTP, portail ou d&rsquo;autres moyens sont import\u00e9s dans la solution. Ces solutions peuvent traiter des <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/blog\/guide-to-document-digitization\/\">documents num\u00e9riques<\/a> dans n&rsquo;importe quel format, y compris PDF, TIFF et JPEG.<\/p>\n<p>Une fois les documents regroup\u00e9s, ils sont nettoy\u00e9s, convertis dans un format uniforme qui facilite la lecture, l&rsquo;\u00e9dition, l&rsquo;archivage et la recherche. Puis ils sont export\u00e9s vers des syst\u00e8mes et des processus en aval.<\/p>\n<h2><strong>Saisie de documents et num\u00e9risation de documents<\/strong><\/h2>\n<p>La saisie de documents se distingue de la num\u00e9risation de documents.<\/p>\n<p>La num\u00e9risation de documents consiste \u00e0 convertir des documents papier en un format num\u00e9rique non \u00e9ditable.<\/p>\n<p>La saisie de documents va plus loin en important des images et des documents soumis \u00e9lectroniquement, en convertissant les donn\u00e9es des documents dans un format normalis\u00e9 et modifiable, en extrayant et en classant les donn\u00e9es des documents, en indexant les documents et en exportant les documents en aval.<\/p>\n<p>Compar\u00e9es \u00e0 la num\u00e9risation de documents, les solutions de saisie de documents rendent les informations plus utiles.<\/p>\n<h2><strong>Types de saisie de documents <\/strong><\/h2>\n<p>Il existe plusieurs types de logiciels qui am\u00e9liorent le processus de gestion de l&rsquo;information&nbsp;:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>La reconnaissance optique de caract\u00e8res (OCR)<\/strong>, qui convertit le texte imprim\u00e9 \u00e0 la machine en un format <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/blog\/document-imaging-software-solutions-every-office-needs\/\">pouvant \u00eatre lu par un logiciel<\/a>.<\/li>\n<li><strong>La reconnaissance intelligente de caract\u00e8res (ICR)<\/strong>, qui convertit un texte manuscrit en un format pouvant \u00eatre lu par un logiciel informatique.<\/li>\n<li><strong>La reconnaissance des codes-barres<\/strong>, qui lit les informations contenues dans les codes-barres d&rsquo;un document.<\/li>\n<li><strong>La reconnaissance de texte libre<\/strong>, qui permet d&rsquo;extraire toutes les informations contenues dans les factures et autres formulaires.<\/li>\n<li><strong>La reconnaissance de la signification des marques<\/strong>, qui convertit en donn\u00e9es les coches et autres marques faites par les personnes.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ensemble, ces technologies aident \u00e0 num\u00e9riser et \u00e0 simplifier le processus.<\/p>\n<h2><strong>En quoi consiste le processus de saisie des documents&nbsp;?<\/strong><\/h2>\n<p>L&rsquo;automatisation de la saisie des documents comporte plusieurs \u00e9tapes&nbsp;:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Importation.<\/strong> Les documents sont import\u00e9s \u00e9lectroniquement dans la solution.<\/li>\n<li><strong>Traitement.<\/strong> La solution convertit le texte des documents dans un format lisible par machine.<\/li>\n<li><strong>Nettoyage<\/strong>. Les images sont automatiquement nettoy\u00e9es et enrichies afin de garantir une extraction optimale des donn\u00e9es. Certaines solutions \u00e9liminent les artefacts de bordure, corrigent les probl\u00e8mes d&rsquo;alignement qui ont pu se produire lors de la num\u00e9risation, \u00e9liminent le bruit et lissent les images.<\/li>\n<li><strong>Validation.<\/strong> Qualit\u00e9 du document selon des normes pr\u00e9d\u00e9finies. Les documents de mauvaise qualit\u00e9, tels que ceux comportant des champs manquants ou des caract\u00e8res flous, sont v\u00e9rifi\u00e9s et corrig\u00e9s manuellement.<\/li>\n<li><strong>Classification<\/strong>. La solution utilise la reconnaissance optique de caract\u00e8res (OCR) en texte int\u00e9gral, l&rsquo;intelligence artificielle (IA), l&rsquo;apprentissage automatique et d&rsquo;autres technologies pour identifier automatiquement et trier num\u00e9riquement diff\u00e9rents types de documents (par exemple, des factures, des commandes, des re\u00e7us, etc.).<\/li>\n<li><strong>Extraction de donn\u00e9es.<\/strong> Les m\u00e9tadonn\u00e9es des documents sont identifi\u00e9es et extraites automatiquement.<\/li>\n<li><strong>Indexation.<\/strong> Les documents sont automatiquement index\u00e9s afin que la recherche et l&rsquo;extraction puissent se faire ais\u00e9ment par la suite. Les documents sont index\u00e9s sur la base de crit\u00e8res, tels que le nom ou le num\u00e9ro du client.<\/li>\n<li><strong>Exportation.<\/strong> Les informations sont transmises \u00e0 un syst\u00e8me de gestion de contenu d&rsquo;entreprise (ECM), \u00e0 une solution de gestion de documents, \u00e0 un d\u00e9p\u00f4t num\u00e9rique ou \u00e0 un autre syst\u00e8me ou processus en aval. Certaines solutions utilisent l&rsquo;automatisation des processus par la robotique (RPA) pour connecter facilement les syst\u00e8mes.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Ces \u00e9tapes permettent de veiller \u00e0 ce que les documents soient saisis de mani\u00e8re efficace et efficiente.<\/p>\n<h2><strong>Secteurs verticaux et utilisations<\/strong><\/h2>\n<p>Toutes les applications d&rsquo;entreprise peuvent b\u00e9n\u00e9ficier de la saisie automatis\u00e9e de documents.<\/p>\n<p>Mais voici les documents et les domaines pour lesquels elle est le plus souvent utilis\u00e9e&nbsp;:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Documents m\u00e9dicaux.<\/strong> Les solutions num\u00e9risent et stockent en toute s\u00e9curit\u00e9 les informations relatives aux patients, les notes des m\u00e9decins, les ordonnances, les radiographies et <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/industries\/healthcare-providers\/\">autres dossiers m\u00e9dicaux dans un espace centralis\u00e9<\/a>.<\/li>\n<li><strong>Ressources humaines.<\/strong> Elles peuvent regrouper et stocker les CV, les pi\u00e8ces d&rsquo;identit\u00e9 et toutes les autres informations n\u00e9cessaires \u00e0 la s\u00e9lection d&rsquo;un candidat \u00e0 l&#8217;emploi ou \u00e0 l&rsquo;int\u00e9gration d&rsquo;un nouvel employ\u00e9.<\/li>\n<li><strong>Documents financiers.<\/strong> Les services financiers ont besoin d&rsquo;acc\u00e9der facilement aux informations. Les solutions de saisie de documents permettent de rendre les informations pr\u00e9cieuses accessibles aux d\u00e9cideurs financiers qui en ont besoin. Les bons de commande peuvent \u00eatre class\u00e9s en fonction des \u00e9l\u00e9ments recherch\u00e9s et d&rsquo;autres crit\u00e8res. Les informations figurant dans l&rsquo;en-t\u00eate et les lignes des factures peuvent \u00eatre extraites automatiquement. De plus, il est possible d&rsquo;effectuer des recherches rapides dans les commandes archiv\u00e9es afin d&rsquo;identifier les tendances et les opportunit\u00e9s de vente crois\u00e9e.<\/li>\n<li><strong>Comptabilit\u00e9.<\/strong> Les solutions de saisie de documents facilitent la collecte et le stockage num\u00e9riques des re\u00e7us relatifs aux frais de d\u00e9placement afin de s&rsquo;assurer qu&rsquo;ils sont conformes aux politiques de voyage et aux r\u00e9glementations gouvernementales.<\/li>\n<li><strong>Traitement des demandes de pr\u00eat.<\/strong> Elles permettent de num\u00e9riser et d&rsquo;analyser les fiches de paie, les relev\u00e9s bancaires et d&rsquo;autres documents afin d&rsquo;acc\u00e9l\u00e9rer le processus d&rsquo;approbation des pr\u00eats.<\/li>\n<li><strong>Traitement des demandes d&rsquo;indemnisation.<\/strong> L&rsquo;automatisation de la saisie et de la validation des formulaires de demande d&rsquo;indemnisation, des dossiers m\u00e9dicaux, des factures et des re\u00e7us permet aux assureurs d&rsquo;acc\u00e9l\u00e9rer le processus d&rsquo;approbation des demandes d&rsquo;indemnisation.<\/li>\n<li><strong>Documents juridiques.<\/strong> Elles facilitent la collecte des demandes d&rsquo;indemnisation, des dossiers m\u00e9dicaux, des rapports des m\u00e9decins, des re\u00e7us et des autres documents n\u00e9cessaires \u00e0 une proc\u00e9dure judiciaire.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Quelle que soit leur utilisation, ces solutions am\u00e9liorent la gestion de l&rsquo;information.<\/p>\n<h2><strong>Comment votre organisation peut en b\u00e9n\u00e9ficier<\/strong><\/h2>\n<p>Vous vous demandez si cette solution est adapt\u00e9e \u00e0 votre organisation&nbsp;?<\/p>\n<p>L&rsquo;automatisation de la saisie de documents offre des avantages consid\u00e9rables aux organisations, et ce, quelle que soit leur taille.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>R\u00e9duction des frais g\u00e9n\u00e9raux.<\/strong> Elles r\u00e9duisent les t\u00e2ches manuelles de saisie, le temps pass\u00e9 \u00e0 fouiller dans les documents papiers, \u00e0 les classer et \u00e0 les retrouver, qui ont pour effet d&rsquo;augmenter les co\u00fbts de main-d&rsquo;\u0153uvre et les autres frais g\u00e9n\u00e9raux.<\/li>\n<li><strong>R\u00e9duction de l&rsquo;espace de stockage.<\/strong> Elles \u00e9vitent d&rsquo;avoir \u00e0 stocker physiquement les documents dans des classeurs, des bo\u00eetes en carton ou dans un espace hors site g\u00e9r\u00e9 par un prestataire de services tiers.<\/li>\n<li><strong>Augmentation de la productivit\u00e9 du personnel.<\/strong> Dans un environnement automatis\u00e9, le personnel passe moins de temps \u00e0 saisir les donn\u00e9es, \u00e0 corriger les erreurs et \u00e0 rechercher les documents mal class\u00e9s.<\/li>\n<li><strong>Moins d&rsquo;erreurs.<\/strong> Une simple faute de frappe peut entra\u00eener de grosses erreurs en aval. Elles permettent d&rsquo;extraire automatiquement les donn\u00e9es des documents avec un degr\u00e9 de pr\u00e9cision \u00e9lev\u00e9. Tout document dont des donn\u00e9es sont manquantes ou qui pr\u00e9sente d&rsquo;autres probl\u00e8mes est automatiquement redirig\u00e9 pour \u00eatre v\u00e9rifi\u00e9.<\/li>\n<li><strong>Des temps de cycle plus rapides.<\/strong> Dans un environnement automatis\u00e9, les documents circulent plus rapidement en aval et les informations sont instantan\u00e9ment \u00e0 la port\u00e9e des d\u00e9cideurs.<\/li>\n<li><strong>Am\u00e9lioration de la collaboration.<\/strong> La saisie de documents facilite la collaboration des employ\u00e9s lorsqu&rsquo;ils travaillent sur les m\u00eames documents. Les documents num\u00e9ris\u00e9s peuvent \u00eatre modifi\u00e9s, annot\u00e9s et approuv\u00e9s par les utilisateurs autoris\u00e9s.<\/li>\n<li><strong>Conformit\u00e9 simplifi\u00e9e.<\/strong> Elles prot\u00e8gent les informations sensibles par le biais d&rsquo;autorisations utilisateur, d&rsquo;une r\u00e9partition automatis\u00e9e des t\u00e2ches, d&rsquo;une garantie de la cha\u00eene de contr\u00f4le et d&rsquo;un enregistrement des audits. Avec un syst\u00e8me automatis\u00e9, il n&rsquo;y a aucune chance que des documents soient perdus ou d\u00e9truits avant le terme des d\u00e9lais de conservation des documents de l&rsquo;organisation.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><strong>Pourquoi automatiser&nbsp;?<\/strong><\/h2>\n<p>L&rsquo;explosion des volumes de documents et l&rsquo;augmentation constante des exigences en mati\u00e8re de saisie de donn\u00e9es constituent un fardeau pour de nombreuses organisations. En automatisant la r\u00e9ception, le traitement, le stockage et l&rsquo;exportation de documents, ces solutions offrent des avantages op\u00e9rationnels et strat\u00e9giques consid\u00e9rables aux entreprises, et ce, quelle que soit leur taille.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/consult-an-expert\">Contactez-nous<\/a> pour en savoir plus.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Si votre personnel de back-office perd beaucoup de temps \u00e0 traiter manuellement des documents, sachez qu&rsquo;il n&rsquo;est pas le seul. Le volume sans cesse croissant de documents entrant dans les organisations, conjugu\u00e9 \u00e0 la pression constante pour saisir toujours plus d&rsquo;informations et les transmettre plus rapidement en aval, met les entreprises \u00e0 rude \u00e9preuve. 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