{"id":5363,"date":"2023-08-03T18:51:10","date_gmt":"2023-08-03T18:51:10","guid":{"rendered":"https:\/\/ibmlstaging.wpengine.com\/blog\/le-logiciel-de-traitement-des-factures-en-quoi-il-consiste-et-pourquoi-lutiliser\/"},"modified":"2023-08-03T18:51:10","modified_gmt":"2023-08-03T18:51:10","slug":"le-logiciel-de-traitement-des-factures-en-quoi-il-consiste-et-pourquoi-lutiliser","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.ibml.com\/fr\/blog\/le-logiciel-de-traitement-des-factures-en-quoi-il-consiste-et-pourquoi-lutiliser\/","title":{"rendered":"Le logiciel de traitement des factures&nbsp;: en quoi il consiste et pourquoi l&rsquo;utiliser"},"content":{"rendered":"<p>S&rsquo;il y a bien une le\u00e7on que les entreprises de toutes tailles ont apprise au cours des derni\u00e8res ann\u00e9es, c&rsquo;est que leur cha\u00eene d&rsquo;approvisionnement est primordiale. Le traitement \u00e0 temps et pr\u00e9cis des factures soumises par les fournisseurs est essentiel pour renforcer les relations avec ces derniers et \u00e9viter d&rsquo;\u00e9ventuels probl\u00e8mes au niveau de la cha\u00eene d&rsquo;approvisionnement.<\/p>\n<p>Cependant, de nombreuses entreprises traitent manuellement les factures des fournisseurs, ce qui engendre des retards dans le traitement des paiements.<\/p>\n<p>Les logiciels de traitement des factures rationalisent le processus de <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/solutions\/accounts-payable\/\">comptabilit\u00e9 fournisseurs<\/a>, en automatisant les t\u00e2ches de routine et en am\u00e9liorant l&rsquo;efficacit\u00e9. Dans cet article, vous d\u00e9couvrirez ce qu&rsquo;est un logiciel de traitement des factures, les avantages qu&rsquo;il offre et comment choisir le bon logiciel de traitement des factures pour votre entreprise.<\/p>\n<h2>Les d\u00e9fis du traitement manuel des factures<\/h2>\n<p>Le traitement manuel des factures des fournisseurs pose des probl\u00e8mes importants aux entreprises, quelle que soit leur taille.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Chronophage&nbsp;:<\/strong> le traitement manuel des factures peut prendre beaucoup de temps et entra\u00eener des retards de paiement, des occasions manqu\u00e9es de saisir des remises pour paiement anticip\u00e9, ainsi que des appels et des e-mails de fournisseurs qui souhaitent conna\u00eetre l&rsquo;\u00e9tat de leur paiement.<\/li>\n<li><strong>Paiements en double ou erron\u00e9s&nbsp;:<\/strong> la saisie manuelle des donn\u00e9es peut entra\u00eener des erreurs, telles que la transposition de chiffres ou la saisie d&rsquo;informations incorrectes. Ces erreurs peuvent entra\u00eener des retards dans le traitement des factures et des paiements incorrects aux fournisseurs. Les processus manuels compliquent \u00e9galement la d\u00e9tection des doubles paiements, c&rsquo;est-\u00e0-dire des situations o\u00f9 la m\u00eame facture a \u00e9t\u00e9 r\u00e9gl\u00e9e deux fois.<\/li>\n<li><strong>Suivi insuffisant&nbsp;:<\/strong> le suivi manuel du statut des factures peut s&rsquo;av\u00e9rer difficile, notamment si les factures sont soumises par diff\u00e9rents canaux ou \u00e0 des destinataires travaillant \u00e0 distance.<\/li>\n<li><strong>Visibilit\u00e9 insuffisante&nbsp;:<\/strong> le traitement manuel des factures ne permet pas d&rsquo;avoir une visibilit\u00e9 en temps r\u00e9el sur les donn\u00e9es relatives aux factures, ce qui peut rendre difficile la gestion des flux de tr\u00e9sorerie et la pr\u00e9vision des futures d\u00e9penses.<\/li>\n<li><strong>Manque d&rsquo;uniformisation&nbsp;:<\/strong> les factures papier peuvent \u00eatre soumises dans diff\u00e9rents formats et avec diff\u00e9rents niveaux de d\u00e9tail, ce qui peut compliquer l&rsquo;optimisation du processus de facturation.<\/li>\n<li><strong>Risque accru de fraude au paiement&nbsp;:<\/strong> le traitement manuel des factures n&rsquo;offre pas les contr\u00f4les ou le suivi n\u00e9cessaires pour emp\u00eacher la soumission et le traitement de factures frauduleuses.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ce sont l\u00e0 quelques-unes des raisons pour lesquelles de plus en plus d&rsquo;entreprises d\u00e9ploient des logiciels de traitement des factures.<\/p>\n<h2>En quoi consiste un logiciel de traitement des factures&nbsp;?<\/h2>\n<p>Un logiciel de traitement des factures est une technologie qui automatise le processus de paiement en saisissant, en traitant et en comptabilisant \u00e9lectroniquement les factures soumises par les fournisseurs. Le logiciel extrait des factures les informations pertinentes figurant dans l&rsquo;en-t\u00eate et les lignes, telles que le nom du fournisseur, l&rsquo;adresse de paiement, la date d&rsquo;\u00e9ch\u00e9ance de la facture, le montant total d\u00fb et les prix unitaires. Le logiciel compare ensuite les donn\u00e9es saisies sur les factures avec les donn\u00e9es correspondantes sur les bons de commande et les re\u00e7us qui se trouvent dans l&rsquo;application de planification des ressources d&rsquo;entreprise (ERP) ou le logiciel de comptabilit\u00e9 de l&rsquo;acheteur. Les factures compatibles sont directement enregistr\u00e9es dans l&rsquo;application de planification des ressources d&rsquo;entreprise ou le logiciel de comptabilit\u00e9 de l&rsquo;acheteur, tandis que les factures non compatibles sont transf\u00e9r\u00e9es num\u00e9riquement pour \u00eatre approuv\u00e9es.<\/p>\n<p>Le logiciel de traitement des factures peut \u00eatre une solution sur site tout comme une <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/software\/ibml-cloud-capture\/\">solution bas\u00e9e sur le cloud<\/a>, selon les besoins de l&rsquo;acheteur. Les solutions sur site sont install\u00e9es sur les serveurs de l&rsquo;acheteur et n\u00e9cessitent l&rsquo;intervention du personnel informatique pour assurer la maintenance et la mise \u00e0 jour du logiciel. Les solutions bas\u00e9es sur le cloud, en revanche, sont h\u00e9berg\u00e9es sur les serveurs du fournisseur de solutions, et les utilisateurs peuvent y acc\u00e9der par le biais d&rsquo;un navigateur Web ou d&rsquo;une application mobile.<\/p>\n<h2>Quelles sont les technologies utilis\u00e9es par les logiciels de traitement des factures&nbsp;?<\/h2>\n<p>Les logiciels de traitement des factures utilisent un ensemble de technologies pour automatiser le traitement des factures.<\/p>\n<p>Parmi les technologies les plus couramment utilis\u00e9es dans les logiciels de traitement des factures, on retrouve&nbsp;:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>La reconnaissance optique de caract\u00e8res (OCR)&nbsp;:<\/strong><a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/blog\/what-is-optical-character-recognition-ocr_software\/\"> La technologie OCR<\/a> est utilis\u00e9e pour extraire le texte des factures num\u00e9ris\u00e9es ou num\u00e9riques. Le logiciel peut ainsi reconna\u00eetre automatiquement des informations cl\u00e9s, telles que le num\u00e9ro de la facture, la date d&rsquo;\u00e9ch\u00e9ance, le montant d\u00fb et le nom du fournisseur.<\/li>\n<li><strong>L&rsquo;apprentissage automatique (ML)&nbsp;:<\/strong> les algorithmes d&rsquo;apprentissage automatique sont utilis\u00e9s pour apprendre des mod\u00e8les et des r\u00e8gles \u00e0 partir de vastes ensembles de donn\u00e9es de facturation. Cela permet au logiciel d&rsquo;automatiser la saisie des informations figurant dans l&rsquo;en-t\u00eate et les lignes de la facture, d&rsquo;identifier les erreurs et de classer les factures par fournisseur ou par type de d\u00e9pense.<\/li>\n<li><strong>L&rsquo;automatisation des processus par la robotique (RPA)&nbsp;: <\/strong>les outils de RPA sont utilis\u00e9s pour automatiser les t\u00e2ches manuelles r\u00e9p\u00e9titives, telles que la saisie de donn\u00e9es, le rapprochement de factures et le processus d&rsquo;approbation. Par exemple, la RPA peut aider \u00e0 relier des syst\u00e8mes qui ne sont pas connect\u00e9s, et ainsi acc\u00e9l\u00e9rer le processus de traitement des factures.<\/li>\n<li><strong>L&rsquo;\u00e9change de donn\u00e9es informatis\u00e9 (EDI)&nbsp;:<\/strong> l&rsquo;EDI est un format normalis\u00e9 utilis\u00e9 pour l&rsquo;\u00e9change de documents commerciaux par voie \u00e9lectronique. De nombreux logiciels de traitement des factures prennent en charge l&rsquo;EDI, permettant ainsi l&rsquo;\u00e9change de factures en toute transparence entre diff\u00e9rents syst\u00e8mes et partenaires.<\/li>\n<li><strong>L&rsquo;informatisation sur cloud&nbsp;:<\/strong> les solutions logicielles modernes de traitement des factures sont propos\u00e9es sous la forme de services cloud (cloud-native) ou bas\u00e9s sur le cloud (cloud-based), qui offrent une \u00e9volutivit\u00e9, une flexibilit\u00e9 et une r\u00e9duction des co\u00fbts par rapport aux logiciels traditionnels sur site. Les solutions cloud et bas\u00e9es sur le cloud donnent \u00e9galement une visibilit\u00e9 en temps r\u00e9el sur l&rsquo;\u00e9tat des factures et le traitement des paiements, quel que soit l&rsquo;endroit o\u00f9 travaille le personnel.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ensemble, ces technologies num\u00e9risent et simplifient le flux de traitement des factures.<\/p>\n<h2>Quels sont les avantages des logiciels de traitement des factures&nbsp;?<\/h2>\n<p>L&rsquo;automatisation du traitement des factures des fournisseurs offre des avantages consid\u00e9rables aux services de comptabilit\u00e9 fournisseurs.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Efficacit\u00e9 accrue&nbsp;:<\/strong> les logiciels de traitement des factures automatisent une grande partie des t\u00e2ches manuelles inh\u00e9rentes \u00e0 la comptabilit\u00e9 fournisseurs, telles que la saisie des donn\u00e9es des factures, les recherches des documents papiers et des e-mails, la correction des erreurs et des fautes, la recherche d&rsquo;informations et les r\u00e9ponses aux demandes des fournisseurs.<\/li>\n<li><strong>\u00c9conomies&nbsp;:<\/strong> en \u00e9liminant les t\u00e2ches manuelles fastidieuses, les services de comptabilit\u00e9 fournisseurs peuvent r\u00e9duire leurs co\u00fbts d&rsquo;exploitation et r\u00e9duire la charge de travail du personnel pour qu&rsquo;il consacre plus de temps aux activit\u00e9s strat\u00e9giques.<\/li>\n<li><strong>Pr\u00e9cision accrue&nbsp;:<\/strong> l&rsquo;automatisation de la saisie des donn\u00e9es d&rsquo;en-t\u00eate et de ligne de la facture r\u00e9duit le risque d&rsquo;erreurs qui peuvent cr\u00e9er des exceptions en aval et fausser les rapports financiers.<\/li>\n<li><strong>Visibilit\u00e9 accrue&nbsp;:<\/strong> les logiciels de traitement des factures offrent une visibilit\u00e9 en temps r\u00e9el sur l&rsquo;\u00e9tat des factures, ce qui permet aux utilisateurs de r\u00e9pondre rapidement aux demandes de renseignements et d&rsquo;agir sur les goulets d&rsquo;\u00e9tranglement potentiels.<\/li>\n<li><strong>S\u00e9curit\u00e9 accrue&nbsp;:<\/strong> les logiciels de traitement des factures prot\u00e8gent les donn\u00e9es sensibles gr\u00e2ce aux pistes d&rsquo;audit, aux autorisations utilisateurs, \u00e0 l&rsquo;assurance de la cha\u00eene de contr\u00f4le et \u00e0 la r\u00e9partition automatis\u00e9e des t\u00e2ches.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il n&rsquo;est pas \u00e9tonnant que le traitement automatis\u00e9 des factures soit l&rsquo;une des principales priorit\u00e9s des services de comptabilit\u00e9 fournisseurs.<\/p>\n<h2>Comment choisir le meilleur logiciel de traitement des factures<\/h2>\n<p>Il existe une multitude de solutions de traitement des factures. Choisir la mauvaise solution peut entra\u00eener des retards dans votre service comptabilit\u00e9 fournisseurs. Voici quelques strat\u00e9gies pour choisir le meilleur logiciel de traitement des factures.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>\u00c9valuez vos besoins&nbsp;:<\/strong> avant de choisir le meilleur logiciel de traitement des factures, il faut d&rsquo;abord \u00e9valuer votre processus actuel et identifier les points \u00e0 am\u00e9liorer. Prenez en compte des facteurs tels que le volume de factures, le nombre de fournisseurs et la complexit\u00e9 de vos bons de commande.<\/li>\n<li><strong>Exigez une technologie moderne&nbsp;:<\/strong> privil\u00e9giez un logiciel de traitement des factures dot\u00e9 de fonctions telles que la reconnaissance optique de caract\u00e8res (OCR), l&rsquo;apprentissage automatique (ML) et les flux de travail num\u00e9riques. Songez \u00e9galement \u00e0 des fonctionnalit\u00e9s telles que l&rsquo;acc\u00e8s mobile et la prise en charge de plusieurs devises. Enfin, accordez plus d&rsquo;importance aux solutions cloud ou bas\u00e9es sur le cloud.<\/li>\n<li><strong>Pensez \u00e0 l&rsquo;int\u00e9gration&nbsp;:<\/strong> Votre logiciel de gestion des ressources d&rsquo;entreprise (ERP) ou de comptabilit\u00e9 est le centre n\u00e9vralgique financier de votre entreprise. Choisissez un logiciel de traitement des factures qui s&rsquo;int\u00e8gre parfaitement \u00e0 vos syst\u00e8mes en place, afin d&rsquo;acc\u00e9l\u00e9rer la fourniture des informations et am\u00e9liorer la cr\u00e9ation de rapports.<\/li>\n<li><strong>Pensez \u00e0 l&rsquo;exp\u00e9rience utilisateur&nbsp;:<\/strong> choisissez un logiciel de traitement des factures facile \u00e0 utiliser et intuitif. Un logiciel ergonomique r\u00e9duit le temps de formation et am\u00e9liore le taux d&rsquo;adoption.<\/li>\n<li><strong>\u00c9valuez la s\u00e9curit\u00e9 et la conformit\u00e9&nbsp;:<\/strong> assurez-vous que le logiciel de traitement des factures que vous choisissez r\u00e9pond aux normes de s\u00e9curit\u00e9 telles que le protocole de chiffrement SSL, la sauvegarde des donn\u00e9es et le contr\u00f4le d&rsquo;acc\u00e8s.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ces \u00e9l\u00e9ments vous aideront \u00e0 faire en sorte que vos services de comptabilit\u00e9 fournisseurs b\u00e9n\u00e9ficient pleinement des avantages de l&rsquo;automatisation.<\/p>\n<h2>Il est temps d&rsquo;automatiser le traitement de vos factures<\/h2>\n<p>Le logiciel de traitement des factures est un outil essentiel pour les services de comptabilit\u00e9 fournisseurs qui souhaitent r\u00e9duire les frais g\u00e9n\u00e9raux, am\u00e9liorer l&rsquo;efficacit\u00e9, renforcer la visibilit\u00e9 et r\u00e9duire le risque de fraude au paiement. En \u00e9valuant les besoins de l&rsquo;entreprise, en recherchant une technologie moderne, en assurant l&rsquo;int\u00e9gration, en trouvant un logiciel facile \u00e0 utiliser et en \u00e9valuant la s\u00e9curit\u00e9 et la conformit\u00e9 du logiciel, un service est en mesure de choisir le meilleur logiciel.<\/p>\n<p>Si vous \u00eates pr\u00eat \u00e0 en apprendre plus sur l&rsquo;automatisation du traitement de vos factures, <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/consult-an-expert\">cliquez ici<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>S&rsquo;il y a bien une le\u00e7on que les entreprises de toutes tailles ont apprise au cours des derni\u00e8res ann\u00e9es, c&rsquo;est que leur cha\u00eene d&rsquo;approvisionnement est primordiale. 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