{"id":5362,"date":"2023-08-03T18:51:10","date_gmt":"2023-08-03T18:51:10","guid":{"rendered":"https:\/\/ibmlstaging.wpengine.com\/blog\/5-strategies-pour-optimiser-votre-salle-de-courrier\/"},"modified":"2023-08-03T18:51:10","modified_gmt":"2023-08-03T18:51:10","slug":"5-strategies-pour-optimiser-votre-salle-de-courrier","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.ibml.com\/fr\/blog\/5-strategies-pour-optimiser-votre-salle-de-courrier\/","title":{"rendered":"5 strat\u00e9gies pour optimiser votre salle de courrier"},"content":{"rendered":"

Comme le dit le vieil adage : \u00ab M\u00e9fiez-vous de ce que vous d\u00e9sirez \u00bb. <\/span><\/p>\n

Voil\u00e0 ce que de nombreux professionnels de la gestion de l’information pourraient penser de leur salle de courrier. <\/span><\/p>\n

Pendant des ann\u00e9es, les professionnels de la gestion de l’information ont r\u00eav\u00e9 du jour o\u00f9 les documents leur parviendraient par voie \u00e9lectronique. La gestion des documents et des donn\u00e9es \u00e9lectroniques sera moins co\u00fbteuse, plus rapide et plus s\u00fbre, se disaient-ils. <\/span><\/p>\n

Ce qu’ils n’avaient pas pr\u00e9vu, ce sont les quantit\u00e9s massives de donn\u00e9es \u00e9lectroniques qu’ils allaient recevoir, la prolif\u00e9ration des canaux de diffusion de contenu ou encore la pression \u00e9norme pour diffuser le contenu en aval. <\/span><\/p>\n

Selon \u00ab Social Media Today \u00bb, plus de 2,5 quintillions d’octets de donn\u00e9es ont \u00e9t\u00e9 cr\u00e9\u00e9s chaque jour en 2018. Seagate UK estime que d’ici 2025, il y aura 175 zettaoctets de donn\u00e9es dans le monde. <\/span><\/p>\n

Cela repr\u00e9sente une quantit\u00e9 consid\u00e9rable de donn\u00e9es. <\/span><\/p>\n

En d’autres termes, il y avait 40 fois plus de donn\u00e9es pr\u00e9sentes dans le monde num\u00e9rique au d\u00e9but de l’ann\u00e9e 2020 que d’\u00e9toiles observables dans l’univers, indique le Forum \u00e9conomique mondial. <\/span><\/p>\n

La fa\u00e7on dont la plupart des organisations g\u00e8rent leur contenu entrant n’a pas suivi le rythme de croissance des volumes de donn\u00e9es, des canaux de diffusion de contenus ou des demandes d’information. En effet, la plupart des salles de courrier ont \u00e9t\u00e9 con\u00e7ues pour traiter une seule chose : les documents exp\u00e9di\u00e9s par voie postale, et non les e-mails, les formulaires en ligne ou les fax.<\/span><\/p>\n

Prenons le cas d’une entreprise dont les bureaux r\u00e9gionaux sont r\u00e9partis sur l’ensemble du territoire nord-am\u00e9ricain. Les factures des fournisseurs peuvent \u00eatre envoy\u00e9es par courrier directement au si\u00e8ge de l’entreprise ou \u00e0 la personne sur le terrain qui a effectu\u00e9 l’achat. Les factures peuvent \u00e9galement \u00eatre transmises par voie \u00e9lectronique, par e-mail, par formulaire en ligne ou par fax. Il est impossible de savoir comment les donn\u00e9es figurant sur la facture seront organis\u00e9es et si elles seront compl\u00e8tes. <\/span><\/p>\n

Par cons\u00e9quent, cette entreprise perdra beaucoup d’argent \u00e0 exp\u00e9dier les factures re\u00e7ues dans ses bureaux r\u00e9gionaux vers son si\u00e8ge, et son personnel charg\u00e9 du courrier et des comptes fournisseurs perdra beaucoup de temps \u00e0 ouvrir le courrier et \u00e0 se connecter \u00e0 de multiples syst\u00e8mes pour regrouper les factures, s\u00e9parer les factures des formulaires de d\u00e9claration fiscale et autres documents soumis par les fournisseurs, saisir les donn\u00e9es des factures et transf\u00e9rer physiquement ou t\u00e9l\u00e9charger manuellement le contenu vers des applications de gestion de documents en aval et d’autres syst\u00e8mes. <\/span><\/p>\n

Il ne doit pas n\u00e9cessairement en \u00eatre ainsi. <\/span><\/p>\n

Ce qu’il faut rechercher dans une solution de salle de courrier num\u00e9rique<\/b><\/h3>\n

Les entreprises ont besoin d’une solution de salle de courrier num\u00e9rique qui recueille et classe automatiquement les documents, extrait et valide les donn\u00e9es et exporte le contenu vers les syst\u00e8mes et processus en aval. <\/span><\/p>\n

Il existe de nombreuses solutions qui pr\u00e9tendent automatiser la salle de courrier. Choisir la mauvaise solution peut nuire \u00e0 votre organisation. Recherchez <\/span>une solution de salle de courrier num\u00e9rique<\/span><\/a> poss\u00e9dant les fonctionnalit\u00e9s suivantes :<\/span> <\/p>\n

    \n
  1. Collecte de documents. <\/b>D\u00e9ployez une solution de salle de courrier num\u00e9rique qui r\u00e9unit tous les contenus papier et \u00e9lectroniques sur une seule plateforme, qu’ils aient \u00e9t\u00e9 re\u00e7us par courrier, par e-mail, par Internet ou par fax. La solution doit \u00e9galement classer les documents par cat\u00e9gories, par exemple en distinguant une commande client de la correspondance avec le client, afin d’appliquer les r\u00e8gles de gestion que vous avez \u00e9tablies pour chaque document. <\/span><\/li>\n
  2. Extraction et validation des donn\u00e9es.<\/b> R\u00e9duisez vos besoins de saisie en optant pour une solution de salle de courrier num\u00e9rique qui permet d’extraire les donn\u00e9es des documents entrants. Les meilleures solutions r\u00e9duisent les erreurs et am\u00e9liorent les r\u00e9sultats au fil du temps en tirant parti d’une technologie avanc\u00e9e d’apprentissage automatique. <\/span><\/li>\n
  3. Gestion des contenus.<\/b> Acc\u00e9l\u00e9rez la diffusion des contenus en aval en choisissant une solution de salle de courrier num\u00e9rique qui se connecte \u00e0 vos syst\u00e8mes d’entreprise et \u00e0 vos services de gestion de contenu d\u00e9j\u00e0 en place. Si vous ne disposez d’aucun syst\u00e8me, certaines solutions de salle de courrier num\u00e9rique peuvent tirer parti de votre technologie Microsoft SharePoint ou Azure pour cr\u00e9er un syst\u00e8me de gestion documentaire cloud unifi\u00e9 et facile \u00e0 consulter. Quelle que soit la mani\u00e8re dont vous g\u00e9rez vos contenus, veillez \u00e0 ce que la solution de salle de courrier num\u00e9rique soit prot\u00e9g\u00e9e par un syst\u00e8me de s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es optimal. <\/span><\/li>\n
  4. Une connectivit\u00e9 fluide.<\/b> Rel\u00e9guez au pass\u00e9 tout ce qui rel\u00e8ve des doubles saisies et des int\u00e9grations sur plusieurs \u00e9crans en d\u00e9ployant une solution de salle de courrier num\u00e9rique qui utilise l’automatisation des processus par la robotique<\/a> (RPA) intelligente pour imiter les actions humaines et t\u00e9l\u00e9charger du contenu dans des syst\u00e8mes existants sans code suppl\u00e9mentaire. Les robots logiciels peuvent travailler sans rel\u00e2che, sans commettre d’erreurs et transmettre rapidement les contenus en aval. <\/span><\/li>\n
  5. Adaptabilit\u00e9.<\/b> De nos jours, les exigences en mati\u00e8re de gestion de l’information \u00e9voluent rapidement. B\u00e9n\u00e9ficiez de la flexibilit\u00e9 dont votre back-office a besoin pour suivre le rythme gr\u00e2ce \u00e0 une solution de salle de courrier num\u00e9rique qui repose sur une architecture cloud. Une solution cloud peut \u00e9voluer rapidement et traiter n’importe quel type de document. Les solutions de salle de courrier num\u00e9rique dot\u00e9es d’une architecture cloud peuvent \u00e9galement s’adapter \u00e0 toute croissance et \u00e0 tout changement dans l’entreprise gr\u00e2ce \u00e0 une int\u00e9gration transparente des syst\u00e8mes d’entreprise. <\/span><\/li>\n<\/ol>\n

    La mise en place d’une meilleure salle de courrier peut aider les organisations de toutes tailles \u00e0 r\u00e9duire leurs co\u00fbts d’exploitation, \u00e0 acc\u00e9l\u00e9rer la livraison des contenus aux syst\u00e8mes et processus en aval, et \u00e0 accro\u00eetre la pr\u00e9cision et le contr\u00f4le. <\/span><\/p>\n

    De plus, une salle de courrier num\u00e9rique facilite la prise en charge des environnements de travail \u00e0 distance et hybrides. <\/span><\/p>\n

    En suivant les strat\u00e9gies d\u00e9crites dans cet article, les organisations pourront mettre en place une meilleure salle de courrier. Pr\u00eat \u00e0 vous lancer ? Contactez-nous<\/a>.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Comme le dit le vieil adage : \u00ab M\u00e9fiez-vous de ce que vous d\u00e9sirez \u00bb. Voil\u00e0 ce que de nombreux professionnels de la gestion de l’information pourraient penser de leur salle de courrier. Pendant des ann\u00e9es, les professionnels de la gestion de l’information ont r\u00eav\u00e9 du jour o\u00f9 les documents leur parviendraient par voie \u00e9lectronique. La gestion des […]<\/p>\n","protected":false},"featured_media":4551,"parent":0,"template":"","categories":[261,136],"tags":[262,263],"class_list":["post-5362","blog","type-blog","status-publish","has-post-thumbnail","hentry","category-digital-mailroom-fr","category-non-classifiee","tag-bpo-fr","tag-insurance-fr"],"acf":{"address":"","phone":""},"yoast_head":"\n5 conseils pour les responsables du courrier pour ex\u00e9cuter les op\u00e9rations li\u00e9es au courrier | ibml<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Votre salle de courrier professionnelle a besoin d'un peu d'amour. 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