{"id":5355,"date":"2023-08-03T18:51:07","date_gmt":"2023-08-03T18:51:07","guid":{"rendered":"https:\/\/ibmlstaging.wpengine.com\/blog\/les-defis-courants-de-la-comptabilite-fournisseurs-et-comment-les-relever\/"},"modified":"2023-08-03T18:51:07","modified_gmt":"2023-08-03T18:51:07","slug":"les-defis-courants-de-la-comptabilite-fournisseurs-et-comment-les-relever","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.ibml.com\/fr\/blog\/les-defis-courants-de-la-comptabilite-fournisseurs-et-comment-les-relever\/","title":{"rendered":"Les d\u00e9fis courants de la comptabilit\u00e9 fournisseurs et comment les relever"},"content":{"rendered":"

Le paiement des fournisseurs n’est pas facile pour la plupart des services de <\/span>comptabilit\u00e9 fournisseurs (AP)<\/span><\/a>. <\/span> <\/p>\n

Selon l’Institute of Finance and Management (IOFM), les contr\u00f4leurs estiment que la comptabilit\u00e9 fournisseurs est la fonction financi\u00e8re et administrative qui demande le plus de travail, de temps et de papier, et qu’elle arrive en t\u00eate des services qui effectuent les t\u00e2ches les plus fastidieuses, telles que la gestion des comptes clients, des taxes et des rapports, ainsi que les fiches de paie. <\/span><\/p>\n

La r\u00e9ception, l’approbation et la comptabilisation des factures des fournisseurs n\u00e9cessitent souvent une s\u00e9rie d’\u00e9tapes complexes qui co\u00fbtent souvent trop cher, prennent trop de temps, g\u00e9n\u00e8rent trop d’erreurs et offrent une mauvaise visibilit\u00e9. <\/span><\/p>\n

Les dysfonctionnements du cycle de traitement des factures, qu’elles soient envoy\u00e9es sur papier par voie postale ou par voie \u00e9lectronique via e-mail, un portail fournisseur ou un fax, sont \u00e9galement un frein pour les entreprises, car ils compliquent les pr\u00e9visions de tr\u00e9sorerie et la gestion des d\u00e9penses, et mettent \u00e0 rude \u00e9preuve les relations avec les fournisseurs. <\/span><\/p>\n

Les d\u00e9fis les plus courants en mati\u00e8re de traitement des factures concernent les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activit\u00e9. Cependant, les probl\u00e8mes li\u00e9s au traitement des factures s’aggravent souvent au fur et \u00e0 mesure de la croissance de l’entreprise. La r\u00e9partition g\u00e9ographique du personnel, la multiplicit\u00e9 des devises et des langues, la myriade de r\u00e9glementations fiscales et la multiplicit\u00e9 des syst\u00e8mes d’enregistrement compliquent consid\u00e9rablement l’extraction, la validation et l’enregistrement des donn\u00e9es relatives aux factures.<\/span><\/p>\n

Principaux probl\u00e8mes li\u00e9s aux comptes fournisseurs<\/b><\/h3>\n

Tout projet de transformation num\u00e9rique doit commencer par une \u00e9valuation objective de la situation actuelle de l’organisation. Apr\u00e8s tout, on ne peut pas corriger ce que l’on ne peut pas mesurer. Bien que chaque service charg\u00e9 des comptes fournisseur soit confront\u00e9 \u00e0 des d\u00e9fis uniques, il existe six d\u00e9fis communs en mati\u00e8re de traitement des factures des fournisseurs. <\/span><\/p>\n

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  1. Co\u00fbts \u00e9lev\u00e9s.<\/b> Toutes les entreprises veulent faire plus avec moins. Pourtant, selon l’IOFM, le traitement manuel d’une seule facture co\u00fbte plus de 6 euros \u00e0 un service de comptabilit\u00e9 fournisseurs. Et cela ne tient pas compte des co\u00fbts de main-d’\u0153uvre importants li\u00e9s \u00e0 la r\u00e9solution des erreurs in\u00e9vitables caus\u00e9es par une mauvaise saisie des donn\u00e9es. <\/span><\/li>\n
  2. Faible productivit\u00e9 du personnel.<\/b> Tout le temps que le personnel du service des comptes fournisseurs consacre \u00e0 des t\u00e2ches manuelles telles que la saisie des donn\u00e9es des factures, la recherche d’informations dans les documents papier et les courriers \u00e9lectroniques et la correction des erreurs est du temps qu’il ne peut pas consacrer \u00e0 des activit\u00e9s porteuses de croissance, telles que l’analyse des donn\u00e9es. Dans un service de comptabilit\u00e9 fournisseurs qui travaille manuellement, les t\u00e2ches strat\u00e9giques sont souvent mises au second plan. <\/span><\/li>\n
  3. Erreurs et fautes.<\/b> Lorsqu’il y a une intervention humaine, il y a toujours des erreurs. Un seul caract\u00e8re mal saisi peut entra\u00eener des maux de t\u00eate en aval et de potentielles pertes financi\u00e8res. Il est \u00e9galement plus probable qu’une facture soit approuv\u00e9e par erreur avant que quelqu’un ne se rende compte que les donn\u00e9es de la facture ne correspondent pas aux informations du bon de commande contenues dans l’ERP. <\/span><\/li>\n
  4. D\u00e9lais d’approbation des factures trop longs.<\/b> Si vous avez l’impression que votre service de comptabilit\u00e9 fournisseurs met plus de temps \u00e0 obtenir l’approbation des factures, sachez que vous n’\u00eates pas le seul. Dans de nombreuses entreprises, le personnel du service de comptabilit\u00e9 fournisseurs ne sait jamais avec certitude qui doit approuver la facture, il n’a pas de visibilit\u00e9 sur le statut de la facture, les factures peuvent rester dans la bo\u00eete de r\u00e9ception d’un approbateur qui n’est pas au bureau, et il n’y a pas de suivi des actions prises sur une facture. La lenteur des cycles d’approbation des factures peut entra\u00eener des p\u00e9nalit\u00e9s de retard, l’absence de r\u00e9ductions pour paiement anticip\u00e9, la multiplication des appels t\u00e9l\u00e9phoniques et des e-mails de fournisseurs m\u00e9contents, et des difficult\u00e9s \u00e0 pr\u00e9voir la tr\u00e9sorerie. Et toute exception \u00e0 une facture peut entra\u00eener des semaines d’\u00e9changes d’e-mails et d’appels t\u00e9l\u00e9phoniques entre les parties internes et externes qui tentent de clarifier la situation. <\/span><\/li>\n
  5. Visibilit\u00e9 insuffisante.<\/b> Il est difficile d’acc\u00e9der aux informations sur les factures et les documents \u00e0 payer lorsque l’on a recours \u00e0 des processus manuels ou semi-automatis\u00e9s. Dans ces environnements, les donn\u00e9es cl\u00e9s ne sont pas saisies, les informations saisies ne sont pas exactes ou compl\u00e8tes, les donn\u00e9es sont mal organis\u00e9es, les syst\u00e8mes ne sont pas int\u00e9gr\u00e9s et les informations ne sont pas communiqu\u00e9es en temps utile. Il suffit de regarder le temps que le personnel du service de la comptabilit\u00e9 fournisseurs perd \u00e0 fouiller dans les classeurs \u00e0 la recherche de factures pendant la p\u00e9riode d’audit. <\/span><\/li>\n
  6. Syst\u00e8mes fragment\u00e9s.<\/b> Les pr\u00e9visions de tr\u00e9sorerie et la gestion des d\u00e9penses prennent davantage de poids en p\u00e9riode d’incertitude \u00e9conomique, comme c’est le cas aujourd’hui. Cependant, une mauvaise int\u00e9gration entre les processus de gestion de la comptabilit\u00e9 fournisseurs et les syst\u00e8mes d’enregistrement peut rendre difficile l’acc\u00e8s des d\u00e9cideurs aux variables dont ils ont besoin. En guise de solution de contournement, de nombreux membres du personnel de la comptabilit\u00e9 fournisseurs r\u00e9int\u00e8grent fr\u00e9quemment les donn\u00e9es dans les syst\u00e8mes existants ou cr\u00e9ent des feuilles de calcul pour produire des rapports. De plus, des syst\u00e8mes financiers mal int\u00e9gr\u00e9s permettent \u00e0 des paiements en double et \u00e0 des transactions frauduleuses de passer \u00e0 travers les mailles du filet, sapant ainsi la rentabilit\u00e9 de l’entreprise. <\/span><\/li>\n<\/ol>\n

    Voici les d\u00e9fis les plus courants qui entravent le travail des services de comptabilit\u00e9 fournisseurs et de leurs entreprises. <\/span><\/p>\n

    Les avantages de la technologie de saisie sur cloud<\/b><\/h3>\n

    La saisie sur cloud aide les services de comptabilit\u00e9 fournisseurs \u00e0 surmonter leurs plus grands d\u00e9fis en mati\u00e8re de traitement des factures.<\/span><\/p>\n