Workflow-Weiterleitung<\/li>\n<\/ul>\nDiese Funktionen tragen dazu bei, einheitliche, prozessf\u00e4hige digitale Dokumente zu erstellen, die nachfolgende Extraktions- und Automatisierungsvorg\u00e4nge unterst\u00fctzen.<\/p>\n
So tragen beispielsweise Bildverbesserungsfunktionen wie die Korrektur von Schr\u00e4glagen, die Entfernung von Flecken, die Hintergrundgl\u00e4ttung und die dynamische Schwellenwertbestimmung dazu bei, die Genauigkeit der optischen Zeichenerkennung (OCR) zu verbessern und Extraktionsfehler zu reduzieren.<\/p>\n
Funktionen zur Dokumententrennung und -klassifizierung helfen dabei, eingehende Dateien in strukturierte Workflow-Stapel zu organisieren, wodurch der Aufwand f\u00fcr die manuelle Aufbereitung und Indizierung reduziert wird.<\/p>\n
In Umgebungen mit hohem Datenaufkommen gewinnen diese Funktionen besondere Bedeutung.<\/p>\n
Unternehmen, die t\u00e4glich Tausende oder Millionen von Seiten verarbeiten, k\u00f6nnen sich nicht auf die manuelle Aufbereitung und Erfassung von Dokumenten verlassen, ohne dass es dabei zu erheblichen betrieblichen Engp\u00e4ssen kommt.<\/p>\n
Scansoftware tr\u00e4gt zur Standardisierung der Erfassungsabl\u00e4ufe bei und verbessert gleichzeitig die Geschwindigkeit, die Konsistenz und die Skalierbarkeit der Arbeitsabl\u00e4ufe.<\/p>\n
Die Scan-Software unterst\u00fctzt zudem verteilte Unternehmensabl\u00e4ufe.<\/p>\n
Viele Organisationen sind in geografisch verstreuten Umgebungen t\u00e4tig, in denen Dokumente in Zweigstellen, Gesundheitseinrichtungen, bei Kunden, in Shared-Service-Zentren oder an entfernten Betriebsstandorten entstehen.<\/p>\n
Unternehmensweite Scan-Plattformen tragen dazu bei, die Erfassung und Aufbereitung von Dokumenten an diesen Standorten zu standardisieren und erm\u00f6glichen gleichzeitig eine zentralisierte Steuerung der Arbeitsabl\u00e4ufe.<\/p>\n
Diese Konsistenz ist f\u00fcr Unternehmen, die ein h\u00f6heres Ma\u00df an Automatisierung anstreben, von entscheidender Bedeutung.<\/p>\n
Selbst hochentwickelte, intelligente Dokumentenverarbeitungsumgebungen k\u00f6nnen an ihre Grenzen sto\u00dfen, wenn die Qualit\u00e4t der vorgelagerten Dokumentenerfassung und die Indexierungsprozesse zwischen den verschiedenen Erfassungsstandorten erheblich variieren.<\/p>\n
Durch die Schaffung standardisierter digitaler Eingaben tr\u00e4gt Dokumentenscan-Software dazu bei, eine solidere Grundlage f\u00fcr unternehmensweite Automatisierungsinitiativen zu schaffen.<\/p>\n
Strukturierung von Dokumenteneingabeprozessen \u00fcber Unternehmenssysteme hinweg<\/h2>\n
Eine der gr\u00f6\u00dften Herausforderungen f\u00fcr Unternehmen besteht darin, die Prozesse zur Dokumentenerfassung \u00fcber eng miteinander vernetzte Unternehmenssysteme hinweg zu strukturieren.<\/p>\n
Workflows zur Dokumentenerfassung laufen selten eigenst\u00e4ndig ab.<\/p>\n
Vielmehr sind sie Teil umfassenderer \u00d6kosysteme, zu denen betriebliche Anwendungen, Finanzsysteme, Workflow-Plattformen, Analysetools und Compliance-Repositorien geh\u00f6ren.<\/p>\n
Daher m\u00fcssen Unternehmen den Informationsfluss zwischen den Systemen \u00fcber den gesamten Dokumentenlebenszyklus hinweg sorgf\u00e4ltig gestalten.<\/p>\n
Effektive Arbeitsabl\u00e4ufe zur elektronischen Datenerfassung legen in der Regel den Schwerpunkt auf mehrere zentrale Ziele:<\/p>\n
\n- Standardisierung<\/li>\n
- Skalierbarkeit<\/li>\n
- Transparenz<\/li>\n
- Automatisierung<\/li>\n
- Integration<\/li>\n
- Ausnahmefallbehandlung<\/li>\n
- Operative Belastbarkeit<\/li>\n<\/ul>\n
Standardisierung ist insbesondere in gro\u00dfen Unternehmen von gro\u00dfer Bedeutung.<\/p>\n
Ohne standardisierte Erfassungsverfahren sehen sich Unternehmen h\u00e4ufig mit uneinheitlichen Indizierungsverfahren, Fehlern bei der Weiterleitung von Arbeitsabl\u00e4ufen, der doppelten Bearbeitung von Dokumenten und Problemen mit der Datenqualit\u00e4t konfrontiert, die die nachgelagerte Automatisierung beeintr\u00e4chtigen.<\/p>\n
Viele Unternehmen legen zentralisierte Workflow-Regeln fest, die Folgendes regeln:<\/p>\n
\n- Konventionen zur Benennung von Dokumenten<\/li>\n
- Metadatenstrukturen<\/li>\n
- Validierungsverfahren<\/li>\n
- Logik zur Weiterleitung im Workflow<\/li>\n
- Anforderungen an die Qualit\u00e4tskontrolle<\/li>\n
- Aufbewahrungsrichtlinien<\/li>\n
- Protokolle zur Ausnahmebehandlung<\/li>\n<\/ul>\n
Diese Standards tragen dazu bei, die Einheitlichkeit in verteilten Betriebsabl\u00e4ufen zu verbessern und gleichzeitig manuelle Eingriffe zu reduzieren.<\/p>\n
Die Skalierbarkeit ist ein weiterer entscheidender Aspekt.<\/p>\n
Das Dokumentenvolumen in Unternehmen schwankt h\u00e4ufig aufgrund saisonaler Spitzen, Fusionen und \u00dcbernahmen, regulatorischer Ereignisse, eines pl\u00f6tzlichen Anstiegs bei der Kundenakquise sowie betrieblichen Wachstums.<\/p>\n
Workflows f\u00fcr die Dokumenteneingabe m\u00fcssen sich dynamisch skalieren lassen, ohne dass es zu R\u00fcckst\u00e4nden oder Unterbrechungen im Arbeitsablauf kommt.<\/p>\n
Unternehmen setzen zunehmend auf modulare Workflow-Architekturen und eine cloudf\u00e4hige Infrastruktur, um die Skalierbarkeit und die betriebliche Flexibilit\u00e4t zu verbessern.<\/p>\n
Auch die Transparenz spielt eine wichtige Rolle f\u00fcr die Effizienz von Arbeitsabl\u00e4ufen.<\/p>\n
Moderne Unternehmen ben\u00f6tigen einen zentralen \u00dcberblick \u00fcber:<\/p>\n
\n- Annahmevolumina<\/li>\n
- Verarbeitungsgeschwindigkeiten<\/li>\n
- Engp\u00e4sse im Arbeitsablauf<\/li>\n
- Ausnahmef\u00e4lle<\/li>\n
- Produktivit\u00e4t der Bediener<\/li>\n
- Warteschlangenverwaltung<\/li>\n
- Systemleistung<\/li>\n
- Einhaltung der SLA<\/li>\n<\/ul>\n
Ohne diesen \u00dcberblick haben Unternehmen Schwierigkeiten, ihren Personalbestand zu optimieren, den Durchsatz zu verbessern oder Betriebsst\u00f6rungen proaktiv zu beheben.<\/p>\n
Die Komplexit\u00e4t der Integration stellt eine weitere gro\u00dfe Herausforderung dar.<\/p>\n
Viele Unternehmen arbeiten in hybriden Umgebungen, die Folgendes kombinieren:<\/p>\n
\n- Alte ERP-Systeme<\/li>\n
- Cloud-Anwendungen<\/li>\n
- API-gesteuerte Dienste<\/li>\n
- Betriebsplattformen von Drittanbietern<\/li>\n
- Lokale Repositorys<\/li>\n
- Ma\u00dfgeschneiderte Unternehmensanwendungen<\/li>\n<\/ul>\n
Die Arbeitsabl\u00e4ufe zur elektronischen Datenerfassung m\u00fcssen \u00fcber diese Umgebungen hinweg effektiv aufeinander abgestimmt werden, wobei die Datenkonsistenz und die Betriebssicherheit gew\u00e4hrleistet bleiben m\u00fcssen.<\/p>\n
Je weiter Unternehmen bei der Entwicklung ihrer Automatisierungsstrategien voranschreiten, desto wichtiger wird die Workflow-Orchestrierung.<\/p>\n
Anstatt die Erfassung als isolierte operative Aufgabe zu betrachten, entwickeln Unternehmen zunehmend koordinierte Erfassungs\u00f6kosysteme, die die Prozesse zur Dokumentenerfassung auf umfassendere Automatisierungsinitiativen des Unternehmens abstimmen.<\/p>\n
Aufbau effizienterer und skalierbarer Workflows f\u00fcr die Datenerfassung in Unternehmen<\/h2>\n
Die Optimierung von Prozessen zur Dokumentenerfassung umfasst in der Regel mehrere wichtige Strategien.<\/p>\n
\n- Standardisierung der Erfassungsabl\u00e4ufe in Unternehmen<\/strong>. Unternehmen profitieren von standardisierten Workflow-Regeln, Erfassungsverfahren und Qualit\u00e4tskontrollprozessen \u00fcber verteilte Betriebsabl\u00e4ufe hinweg. Diese Einheitlichkeit tr\u00e4gt dazu bei, die Genauigkeit der nachgelagerten Automatisierung zu verbessern und gleichzeitig operative Schwankungen zu reduzieren. Standardisierte Workflows erleichtern zudem die Skalierung von Erfassungsvorg\u00e4ngen \u00fcber Abteilungen, Standorte und Gesch\u00e4ftsbereiche hinweg, ohne dass uneinheitliche Bearbeitungspraktiken entstehen. Die Standardisierung tr\u00e4gt zudem dazu bei, die Schulung und Einarbeitung von Mitarbeitern zu vereinfachen, indem sichergestellt wird, dass die Mitarbeiter unabh\u00e4ngig vom Standort einheitliche Verfahren zur Dokumentenhandhabung und -verarbeitung befolgen. Im Laufe der Zeit verzeichnen Unternehmen, die ihre Erfassungsabl\u00e4ufe standardisieren, h\u00e4ufig weniger Verarbeitungsfehler, eine verbesserte Einhaltung von Compliance-Vorgaben und eine st\u00e4rkere operative Steuerung. <\/li>\n
- Verbesserung der Transparenz und \u00dcberwachung von Arbeitsabl\u00e4ufen<\/strong>. Eine zentralisierte \u00dcberwachung und Workflow-Analyse helfen Unternehmen dabei, Engp\u00e4sse zu erkennen, die Arbeitsauslastung zu steuern und die betriebliche Leistung in allen Erfassungsumgebungen zu optimieren. Eine h\u00f6here Transparenz unterst\u00fctzt zudem ein effektiveres Management von Service Level Agreements (SLAs), die Optimierung des Personalbedarfs sowie die proaktive Behebung von Problemen, bevor es zu St\u00f6rungen im Arbeitsablauf kommt. Echtzeit-Betriebs-Dashboards erm\u00f6glichen es Unternehmen, Durchsatz, Trends bei der Ausnahmebehandlung, Verarbeitungsverz\u00f6gerungen und die Systemauslastung \u00fcber mehrere Erfassungsstandorte hinweg gleichzeitig zu \u00fcberwachen. Die verbesserte Transparenz erm\u00f6glicht es den operativen F\u00fchrungskr\u00e4ften zudem, wiederkehrende Ineffizienzen im Workflow zu erkennen und datengest\u00fctzte Entscheidungen hinsichtlich Prozessverbesserungen und Infrastrukturinvestitionen zu treffen. In stark verteilten Unternehmensumgebungen hilft die zentralisierte \u00dcberwachung den Unternehmen, eine bessere Kontrolle \u00fcber die operative Konsistenz und die Servicequalit\u00e4t \u00fcber verteilte Teams hinweg zu gew\u00e4hrleisten. <\/li>\n
- Reduzierung der manuellen Ausnahmebehandlung<\/strong>. Fortschrittliche Erfassungstechnologien helfen Unternehmen dabei, die Anzahl der Dokumente, die manuelle Eingriffe erfordern, durch verbesserte Klassifizierungs-, Indizierungs- und Validierungsprozesse zu verringern. Die Reduzierung von Ausnahmen verbessert nicht nur die Verarbeitungsgeschwindigkeit, sondern erm\u00f6glicht es den Mitarbeitern im operativen Bereich auch, sich auf wertsch\u00f6pfendere T\u00e4tigkeiten zu konzentrieren, anstatt sich mit sich wiederholenden Aufgaben wie der Korrektur und Weiterleitung von Dokumenten zu besch\u00e4ftigen. Dies ist besonders wichtig in Umgebungen mit hohem Dokumentenaufkommen, in denen bereits geringe Senkungen der Ausnahmeraten zu erheblichen Effizienzsteigerungen im Betrieb f\u00fchren k\u00f6nnen. Ein geringeres Ausnahmevolumen tr\u00e4gt zudem dazu bei, die Produktivit\u00e4t der Mitarbeiter zu steigern und die mit sich wiederholenden Korrekturarbeiten verbundene operative Belastung zu verringern. Da Unternehmen ihre Automatisierungsinitiativen kontinuierlich ausweiten, gewinnt die Minimierung der Ausnahmebehandlung zunehmend an Bedeutung f\u00fcr die Aufrechterhaltung skalierbarer und kosteneffizienter Betriebsabl\u00e4ufe. <\/li>\n
- Unterst\u00fctzung einer skalierbaren Workflow-Infrastruktur<\/strong>. Unternehmensweite Erfassungsumgebungen erfordern skalierbare Workflow-Architekturen, die schwankende Dokumentenvolumina und sich wandelnde betriebliche Anforderungen bew\u00e4ltigen k\u00f6nnen. Eine flexible Infrastruktur hilft Unternehmen dabei, auch in Zeiten schnellen Wachstums, saisonaler Spitzen oder betrieblicher Ver\u00e4nderungen eine gleichbleibende Verarbeitungsleistung aufrechtzuerhalten. Skalierbare Umgebungen bieten zudem die erforderliche Flexibilit\u00e4t, um k\u00fcnftige Automatisierungsinitiativen zu unterst\u00fctzen, ohne dass umfangreiche Neugestaltungen der Arbeitsabl\u00e4ufe erforderlich sind. Eine skalierbare Infrastruktur tr\u00e4gt dar\u00fcber hinaus dazu bei, die Gesch\u00e4ftskontinuit\u00e4t zu verbessern, indem sie Funktionen zum Lastausgleich, zur Redundanz und zur Notfallwiederherstellung in verteilten Verarbeitungsumgebungen unterst\u00fctzt. Diese Flexibilit\u00e4t erm\u00f6glicht es Unternehmen, sich effektiver an Fusionen, \u00dcbernahmen, regulatorische \u00c4nderungen und sich wandelnde Kundenanforderungen anzupassen, ohne den Dokumenteneingangsbetrieb zu st\u00f6ren. <\/li>\n
- St\u00e4rkung der Integration zwischen Unternehmenssystemen<\/strong>. Eine engere Integration zwischen Erfassungsworkflows und nachgelagerten Gesch\u00e4ftssystemen tr\u00e4gt dazu bei, Verz\u00f6gerungen zu reduzieren, die Datenkonsistenz zu verbessern und Automatisierungsinitiativen im Unternehmen zu beschleunigen. Eine verbesserte Integration erh\u00f6ht zudem die Transparenz der Betriebsabl\u00e4ufe, indem sie einen nahtloseren Austausch von Informationen und Statusaktualisierungen der Workflows zwischen miteinander verbundenen Systemen erm\u00f6glicht. St\u00e4rkere Integrationsf\u00e4higkeiten tragen dazu bei, die Fragmentierung von Arbeitsabl\u00e4ufen zu verringern, indem sichergestellt wird, dass Dokumente und extrahierte Daten effizient zwischen operativen Anwendungen, Analyseplattformen und Unternehmensrepositorien ausgetauscht werden. Da Unternehmen zunehmend auf eine durchg\u00e4ngige Verarbeitung (Straight-Through-Processing) setzen, gewinnt die nahtlose Systemkoordination immer mehr an Bedeutung, um die Verarbeitungsgeschwindigkeit zu steigern, manuelle Abgleiche zu reduzieren und die unternehmensweite Effizienz der Arbeitsabl\u00e4ufe zu verbessern. <\/li>\n<\/ul>\n
So verbessern Sie die Prozesse zur Dokumentenerfassung mithilfe von ibml-L\u00f6sungen<\/h2>\n
Zur Verbesserung der Prozesse zur Dokumentenerfassung reicht es nicht aus, lediglich schnellere Scanner einzusetzen oder isolierte Workflow-Tools zu implementieren.<\/p>\n
Unternehmen ben\u00f6tigen integrierte Erfassungsumgebungen, die in der Lage sind, die Erfassung gro\u00dfer Datenmengen, die Workflow-Koordination, die Transparenz der Betriebsabl\u00e4ufe sowie die nachgelagerte Automatisierung in komplexen Unternehmens\u00f6kosystemen zu unterst\u00fctzen.<\/p>\n
Hier unterst\u00fctzen die L\u00f6sungen von ibml Unternehmen dabei, ihre Arbeitsabl\u00e4ufe zur elektronischen Datenerfassung zu modernisieren.<\/p>\n
Die L\u00f6sungen von ibml unterst\u00fctzen Dokumentenerfassungsprozesse im Unternehmensma\u00dfstab, bei denen Geschwindigkeit, Skalierbarkeit, Bildqualit\u00e4t, Workflow-Koordination und betriebliche Effizienz von entscheidender Bedeutung sind.<\/p>\n
Unternehmen, die gro\u00df angelegte Erfassungsumgebungen verwalten, ben\u00f6tigen h\u00e4ufig L\u00f6sungen, die folgende Funktionen bieten:<\/p>\n