{"id":6481,"date":"2026-01-07T15:57:14","date_gmt":"2026-01-07T15:57:14","guid":{"rendered":"https:\/\/ibmlstaging.wpengine.com\/blog\/wie-sie-die-beste-software-fuer-die-poststellenverwaltung-auswaehlen\/"},"modified":"2026-01-07T15:57:14","modified_gmt":"2026-01-07T15:57:14","slug":"wie-sie-die-beste-software-fuer-die-poststellenverwaltung-auswaehlen","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/wie-sie-die-beste-software-fuer-die-poststellenverwaltung-auswaehlen\/","title":{"rendered":"Wie Sie die beste Software f\u00fcr die Poststellenverwaltung ausw\u00e4hlen"},"content":{"rendered":"<p>Die Poststelle ist entscheidend f\u00fcr die betriebliche Effizienz, den Ruf und die Anf\u00e4lligkeit eines Unternehmens f\u00fcr Risiken.<\/p>\n<ul>\n<li>Eine Poststelle leitet Informationen schnell an nachgelagerte Systeme und Prozesse weiter.<\/li>\n<li>Eine Poststelle spart den Mitarbeitern Zeit, da die Post immer an die richtige Person weitergeleitet wird.<\/li>\n<li>Eine Poststelle verbessert das Kundenerlebnis durch die Weiterleitung der Korrespondenz.<\/li>\n<li>Eine Poststelle sch\u00fctzt sensible Informationen, die in Dokumenten und Paketen enthalten sind.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Da die Effizienz und Effektivit\u00e4t der Poststelle so wichtig ist, \u00fcberrascht es nicht, dass Unternehmen aller Gr\u00f6\u00dfenordnungen die Art und Weise, wie sie die eingehende Post sortieren, verteilen und zustellen, neu \u00fcberdenken.<\/p>\n<p>Immer mehr Unternehmen setzen Software zur Verwaltung der Poststelle ein.<\/p>\n<p>Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie die beste Software f\u00fcr die Poststellenverwaltung ausw\u00e4hlen.<\/p>\n<h2><strong>Das Volumen der Papierdokumente<\/strong><\/h2>\n<p>Trotz der Einf\u00fchrung digitaler Technologien erhalten viele Unternehmen immer noch eine Menge Papierdokumente.<\/p>\n<p>Der Prozentsatz der papierbasierten Dokumente, die Unternehmen erhalten, kann je nach Branche, Gr\u00f6\u00dfe des Unternehmens und anderen Faktoren variieren. Eine k\u00fcrzlich durchgef\u00fchrte Umfrage der Association of Intelligent Information Management (AIIM), einer weltweiten Gemeinschaft von Informationsexperten, ergab jedoch, dass im Durchschnitt 44 Prozent der eingehenden Dokumente in Papierform vorliegen. Dies ist eine Ver\u00e4nderung gegen\u00fcber 2014, als eine AIIM-Umfrage ergab, dass 60 Prozent der eingehenden Dokumente in Papierform waren.  <\/p>\n<p>W\u00e4hrend der Gesamtanteil von Papierdokumenten am Arbeitsplatz abnimmt, sind einige Branchen und Unternehmen immer noch stark auf Papierdokumente angewiesen. So gibt es beispielsweise im Gesundheitswesen, im Rechtswesen und in der Finanzbranche gesetzliche oder beh\u00f6rdliche Auflagen, die die Verwendung von Papierdokumenten erforderlich machen. <\/p>\n<p>Die Verwaltung von Dokumenten, die in Papierform eingehen, kann f\u00fcr Unternehmen ein gro\u00dfes Problem darstellen.<\/p>\n<h2><strong>Was ist Post-Management? <\/strong><\/h2>\n<p>Unternehmen jeder Gr\u00f6\u00dfe stehen bei der Verwaltung ihrer Post vor gro\u00dfen Herausforderungen.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Steigende Dokumentenmengen.<\/strong> Das Volumen der Dokumente, die eine Poststelle bearbeitet, w\u00e4chst in der Regel mit dem Unternehmen. Je h\u00f6her das Dokumentenvolumen ist, desto mehr Personal braucht ein Unternehmen, um die Post zu \u00f6ffnen, zu bearbeiten und die Dokumente an die richtige Person weiterzuleiten. <\/li>\n<li><strong>Komplexit\u00e4t des Dokuments.<\/strong> Es ist nicht ungew\u00f6hnlich, dass Unternehmen komplexe Dokumente erhalten, die eine Vielzahl von Informationen enthalten. So kann eine Rechnung beispielsweise mehrere Positionen enthalten, die mit verschiedenen Steuers\u00e4tzen und Hauptbucheintr\u00e4gen in einer Warenwirtschaftsanwendung verkn\u00fcpft sind. Die Verarbeitung dieser Dokumente und die Bestimmung, wohin sie weitergeleitet werden sollen, kann schwierig sein.  <\/li>\n<li><strong>Mehr Dokumentenformate.<\/strong> Der R\u00fcckgang von Papierdokumenten, die mit der Post verschickt werden, hat dazu gef\u00fchrt, dass Unternehmen Dokumente in immer mehr Formaten erhalten. Ein Unternehmen kann Dokumente per E-Mail, FTP-Upload (File Transfer Protocol), XML (Extensible Markup Language), EDI (Electronic Data Interchange), \u00fcber ein Shared Service Center oder ein mobiles Ger\u00e4t empfangen. Die Verwendung von Einzelsystemen zur Verwaltung all dieser Dokumentenformate kann teuer und ineffizient sein.  <\/li>\n<li><strong>Hohes Risiko.<\/strong> Viele Unternehmen erhalten Finanzberichte, Vertr\u00e4ge, Kundendaten, Schecks und andere sensible Informationen per Post. Und Sarbanes-Oxley, der Healthcare Information Portability Accountability Act (HIPAA) und Hunderte von anderen Gesetzen, Vorschriften und Regeln verlangen, dass Informationen sorgf\u00e4ltig verwaltet werden. Unternehmen m\u00fcssen mit finanziellen Verlusten, Geldstrafen, Bu\u00dfgeldern und Rufsch\u00e4digung rechnen, wenn Informationen gestohlen oder falsch gehandhabt werden.  <\/li>\n<li><strong>Der Druck, Informationen zu erhalten, ist hoch.<\/strong> In der heutigen globalen Wirtschaft bewegt sich alles schneller. Die Poststellen stehen unter immer gr\u00f6\u00dferem Druck, Informationen an nachgelagerte Systeme und Prozesse weiterzuleiten, um die Entscheidungsfindung, den Kundensupport und den t\u00e4glichen Betrieb zu unterst\u00fctzen. Unternehmenssysteme f\u00fcr das Finanzwesen und andere Funktionen sind auf den rechtzeitigen Erhalt von Informationen angewiesen.  <\/li>\n<\/ul>\n<p>Dies sind einige der Gr\u00fcnde, warum immer mehr Unternehmen <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/de\/loesungen\/poststellenmanagement\/\">L\u00f6sungen f\u00fcr das Poststellenmanagement<\/a> einsetzen.<\/p>\n<h2><strong>Vorteile einer L\u00f6sung zur Verwaltung der Poststelle<\/strong><\/h2>\n<p>L\u00f6sungen zur Verwaltung der Poststelle bieten Unternehmen jeder Gr\u00f6\u00dfe erhebliche Vorteile.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Geringere Kosten.<\/strong>  Durch die Digitalisierung von Dokumenten, die auf dem Postweg eingehen, entfallen die Kosten f\u00fcr die physische Lagerung von Dokumenten und papierbezogene Verbrauchsmaterialien wie Papier, Druckertoner und Briefumschl\u00e4ge. Au\u00dferdem m\u00fcssen die Mitarbeiter die Post nicht mehr physisch sortieren und zustellen. Postverwaltungssysteme verringern auch den Platzbedarf im B\u00fcro f\u00fcr Aktenschr\u00e4nke und andere Ablagem\u00f6glichkeiten.  <\/li>\n<li><strong>Erh\u00f6hte Produktivit\u00e4t der Mitarbeiter.<\/strong>  Die Umwandlung papierbasierter Dokumente in ein elektronisches Format reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand f\u00fcr das Sortieren, Verarbeiten und Verteilen von Post. Die Befreiung der Mitarbeiter von manuellen, sich wiederholenden Aufgaben wie dem Eingeben von Informationen, dem Mischen von Papier und dem Bestimmen von Genehmigern verschafft ihnen mehr Zeit, um sich auf h\u00f6herwertige T\u00e4tigkeiten zu konzentrieren. <\/li>\n<li><strong>Bessere Genauigkeit.<\/strong>  Wo immer manuelle Aufgaben anfallen, sind Fehler unvermeidlich. L\u00f6sungen f\u00fcr die Verwaltung der Poststelle verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Dokumente verloren gehen oder falsch weitergeleitet werden, erheblich. <\/li>\n<li><strong>Beschleunigte Bereitstellung von Informationen.  <\/strong>Die Digitalisierung von Dokumenten beseitigt Reibungsverluste bei der \u00dcbertragung von Informationen in Customer Relationship Management (CRM)-Systeme, Buchhaltungssoftwarepakete oder andere nachgelagerte Systeme und Prozesse. Die Mitarbeiter der Poststelle m\u00fcssen keine Zeit damit verschwenden, zu bestimmen, wer die Dokumente erhalten soll. Die Gefahr, dass Dokumente fehlgeleitet werden oder verloren gehen, besteht nicht. Und autorisierte Benutzer k\u00f6nnen von \u00fcberall aus sofort auf digitale Dokumente zugreifen.   <\/li>\n<li><strong>Verbesserte Sicherheit und Compliance.<\/strong>  Die Digitalisierung von Dokumenten, die per Post ankommen, hilft Unternehmen, sensible Informationen durch benutzer- und rollenbasierte Berechtigungen, eine Kontrolle der Aufbewahrungskette, die Verschl\u00fcsselung der erfassten Daten und die Protokollierung aller mit einem Dokument durchgef\u00fchrten Aktionen zu sch\u00fctzen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Digitalisierung ver\u00e4ndert die Art und Weise, wie Dokumente, die per Post eingehen, verwaltet werden, grundlegend.<\/p>\n<h2><strong>So finden Sie die beste Postverwaltungssoftware<\/strong><\/h2>\n<p>Es gibt eine Vielzahl von L\u00f6sungen f\u00fcr die Postverwaltung. Die Wahl der falschen L\u00f6sung kann ein Unternehmen zur\u00fcckwerfen. Hier finden Sie einige Strategien, um die beste Postverwaltungssoftware f\u00fcr Ihr Unternehmen zu finden.  <\/p>\n<ul>\n<li><strong>Bedarf Ermitteln.<\/strong> Die Ermittlung der gesch\u00e4ftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens ist der erste Schritt bei der Auswahl der richtigen Postverwaltungsl\u00f6sung. Untersuchen Sie das Volumen und die Art der Post, die Sie erhalten, die Daten, die erfasst werden m\u00fcssen, und die Anforderungen an die Sortierung und Verteilung der Post. <\/li>\n<li><strong>Identifizieren Sie potenzielle Partner.<\/strong> Suchen Sie nach Technologieanbietern mit guten Kundenrezensionen und einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz bei der Digitalisierung von Dokumenten, die auf dem Postweg eingehen. Stellen Sie au\u00dferdem sicher, dass die Technologieanbieter \u00fcber Kontrollen zum Schutz von Daten und Privatsph\u00e4re verf\u00fcgen. Und vergewissern Sie sich, dass eine L\u00f6sung nahtlos mit Ihren bestehenden nachgelagerten Systemen zusammenarbeiten kann, ohne dass eine aufw\u00e4ndige Programmierung erforderlich ist.  <\/li>\n<li><strong>Streben Sie nach durchg\u00e4ngiger Automatisierung.<\/strong> Geben Sie Technologieanbietern mit moderner Software und Hochleistungsscannern, die in der Lage sind, Dokumente digital zu sortieren, verschiedene Arten von Dokumenten gemischt zu digitalisieren und die f\u00fcr die Indizierung und das Abrufen erforderlichen Metadaten zu erfassen, zus\u00e4tzliches Gewicht.<\/li>\n<li><strong>Bewerten Sie die Benutzerfreundlichkeit einer L\u00f6sung.<\/strong> Die Benutzerakzeptanz ist entscheidend f\u00fcr die Amortisation von Automatisierungsinvestitionen. Pr\u00fcfen Sie, ob eine L\u00f6sung intuitiv und einfach zu bedienen ist. <\/li>\n<li><strong>Konzentrieren Sie sich auf die Gesamtbetriebskosten einer L\u00f6sung.<\/strong> Halten Sie Ausschau nach versteckten Lizenzgeb\u00fchren, unerwarteten Geb\u00fchren f\u00fcr professionelle Dienstleistungen und zus\u00e4tzlichen Implementierungskosten. Vergewissern Sie sich auch, dass das Preismodell eines potenziellen Anbieters mit dem Budget und den Anforderungen Ihres Unternehmens \u00fcbereinstimmt. <\/li>\n<\/ul>\n<p>Diese \u00dcberlegungen werden Ihnen helfen, die richtige L\u00f6sung f\u00fcr die Postverwaltung zu finden.<\/p>\n<h2><strong>Rationalisierung der Postverwaltung<\/strong><\/h2>\n<p>Das manuelle Sortieren, Verarbeiten und Weiterleiten von Dokumenten, die per Post eingehen, kann ineffizient und riskant sein. Die richtige Postverwaltungsl\u00f6sung kann diesen Prozess rationalisieren und Unternehmen dabei helfen, Kosten zu senken, die Produktivit\u00e4t ihrer Mitarbeiter zu erh\u00f6hen, ein besseres Kundenerlebnis zu bieten und ihre Risiken zu minimieren. <\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/de\/ueber-uns\/konsultieren-sie-einen-experten\/\">Lassen Sie sich von einem unserer Experten beraten<\/a>, damit Sie die richtige Postverwaltungsl\u00f6sung f\u00fcr Ihr Unternehmen finden.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die Poststelle ist entscheidend f\u00fcr die betriebliche Effizienz, den Ruf und die Anf\u00e4lligkeit eines Unternehmens f\u00fcr Risiken. Eine Poststelle leitet Informationen schnell an nachgelagerte Systeme und Prozesse weiter. Eine Poststelle spart den Mitarbeitern Zeit, da die Post immer an die richtige Person weitergeleitet wird. Eine Poststelle verbessert das Kundenerlebnis durch die Weiterleitung der Korrespondenz. 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