{"id":6423,"date":"2025-11-24T13:30:06","date_gmt":"2025-11-24T13:30:06","guid":{"rendered":"https:\/\/ibmlstaging.wpengine.com\/blog\/was-ist-automatisierung-der-kreditorenbuchhaltung\/"},"modified":"2026-02-11T11:55:27","modified_gmt":"2026-02-11T11:55:27","slug":"was-ist-automatisierung-der-kreditorenbuchhaltung","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/was-ist-automatisierung-der-kreditorenbuchhaltung\/","title":{"rendered":"Die Funktionen der Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung verstehen"},"content":{"rendered":"<p>Keine Finanz- und Verwaltungsaufgaben sind so l\u00e4stig wie die <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/de\/loesungen\/ap-automatisierung-kreditorenverarbeitung\/\">Bearbeitung der Kreditorenbuchhaltung (AP)<\/a>.<\/p>\n<p>Laut dem Institute of Finance and Administration (IOFM) ist die Finanzbuchhaltung die arbeitsintensivste, zeitaufwendigste und papierintensivste Finanz- und Verwaltungsfunktion und \u00fcbertrifft damit notorisch l\u00e4stige Aufgaben wie die Debitorenbuchhaltung, die Gehaltsabrechnung sowie Steuer- und Berichtswesen.<\/p>\n<p>Das manuelle Empfangen, Genehmigen, Buchen und Bezahlen von Lieferantenrechnungen kostet zu viel Geld, dauert zu lange, verursacht zu viele Fehler, sorgt f\u00fcr unzureichende Transparenz und frustriert Lieferanten und Stakeholder.<\/p>\n<p>Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen erh\u00f6ht auch das Risiko, dass ein Unternehmen Opfer von Zahlungsbetrug wird.<\/p>\n<p>Aus diesem Grund setzen Unternehmen aller Gr\u00f6\u00dfen und Branchen auf die Automatisierung von AP.<\/p>\n<p>Die von IOFM befragten Controller glauben, dass die Finanz- und Verwaltungsabteilung am meisten von der Automatisierung profitieren k\u00f6nnte. Einundsiebzig Prozent der Leiter der Finanzbuchhaltung geben an, dass ihre Abteilung im Jahr 2023 automatisiert werden soll, berichtet IOFM. Tats\u00e4chlich planen 44 Prozent der Leiter der Kreditorenbuchhaltung, die ihre Abteilung als &#8222;weitgehend automatisiert&#8220; bezeichnen, den Einsatz von mehr Technologie f\u00fcr die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen.  <\/p>\n<p>In diesem Artikel erfahren Sie, was die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist, wie sie funktioniert, welche Vorteile die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bietet und wie ein Unternehmen den Weg zur digitalen Rechnungsverarbeitung einschlagen kann.<\/p>\n<h2>Was ist AP-Automatisierung?<\/h2>\n<p>Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung digitalisiert und vereinfacht jeden Schritt des Prozesses von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung &#8211; vom Rechnungseingang und der Kodierung im Hauptbuch bis zur Rechnungsfreigabe und Buchung in einer ERP-Anwendung.<\/p>\n<p>Software zum Scannen von Dokumenten wandelt Papierrechnungen in ein digitales Format um. L\u00f6sungen f\u00fcr die elektronische Rechnungsstellung erm\u00f6glichen es Lieferanten, Rechnungen elektronisch an K\u00e4ufer zu \u00fcbermitteln, eine Best\u00e4tigung \u00fcber den Eingang ihrer Rechnung zu erhalten und den Status von Rechnungen zu \u00fcberpr\u00fcfen. <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/was-ist-eine-ocr-software-optical-character-recognition-dt-optische-texterkennung\/\">Optische Zeichenerkennung<\/a> (OCR), k\u00fcnstliche Intelligenz (KI) und maschinelle Lerntechnologien extrahieren und validieren die Kopf- und Positionsdaten von Rechnungen und unterst\u00fctzen oder automatisieren die Kodierung von Informationen im GL-System des K\u00e4ufers. Robotische Prozessautomatisierung (RPA) verbindet Systeme und Prozesse, so dass Daten und Bilder nahtlos flie\u00dfen k\u00f6nnen. Die Workflow-Automatisierung leitet Rechnungen digital zur Genehmigung weiter. Und Analysetools bieten Echtzeiteinblicke in die operative Leistung, den Cashflow und die Unternehmensausgaben.    <\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/de\/products\/ibml-cloud-capture-ibmls-software-zur-dokumentenverwaltung-und-verarbeitung\/\">Cloud-based AP automation solutions<\/a> provide accessibility when approvers and other staff work from home or on the go. Images and data are securely stored in an online archive and can be instantly retrieved at any time, from any location, using a computer, laptop, or mobile device.<\/p>\n<p>Zusammen schaffen diese Technologien eine reibungslose Umgebung f\u00fcr die Bearbeitung von Rechnungen.<\/p>\n<h2>Wie funktioniert die AP-Automatisierung?<\/h2>\n<p>AP-Automatisierung wandelt manuelle und halbautomatische Aufgaben in hocheffiziente digitale Prozesse um.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Erfassen.<\/strong> Papierrechnungen werden durch Scannen oder Digitalisieren von Dokumenten in digitale Rechnungen umgewandelt. Einige Rechnungsabteilungen nutzen Shared Services Center oder Serviceb\u00fcros, um Rechnungen in ihrem Namen zu empfangen und zu digitalisieren. Rechnungen, die elektronisch per E-Mail, Fax, FTP-Upload (File Transfer Protocol), Portal, EDI (Electronic Data Interchange) oder auf anderem Wege eingereicht werden, werden zusammen mit den Rechnungsbildern auf einer einzigen Plattform zusammengefasst. Rechnungsdaten wie der Name des Lieferanten, die Rechnungsnummer, der Rechnungsbetrag und die \u00dcberweisungsadresse werden automatisch aus der Rechnung extrahiert. Einige L\u00f6sungen nutzen maschinelles Lernen, um die Leistung der Datenerfassung im Laufe der Zeit zu verbessern. Die erfassten Daten werden mit den Bestelldaten abgeglichen, die in der ERP-Anwendung, der Buchhaltungssoftware oder dem System des K\u00e4ufers gespeichert sind.     <\/li>\n<li><strong>Freigabe.<\/strong> Nicht \u00fcbereinstimmende Lieferantenrechnungen oder Rechnungen, die genehmigt werden m\u00fcssen (z. B. Rechnungen mit hohen Betr\u00e4gen oder Rechnungen von neuen oder strategischen Lieferanten), werden auf der Grundlage vorkonfigurierter Gesch\u00e4ftsregeln digital zur \u00dcberpr\u00fcfung weitergeleitet. Anders als bei der physischen Weiterleitung von Rechnungen oder der Weiterleitung per E-Mail besteht keine Gefahr, dass Rechnungen an den falschen Genehmiger gesendet werden. Die KI- und maschinelle Lerntechnologie, die in einigen L\u00f6sungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung enthalten ist, kann Genehmigungshierarchien und die Art und Weise, wie Ausnahmen gel\u00f6st wurden, erkennen und so die Arbeitsabl\u00e4ufe mit der Zeit beschleunigen. Die Genehmiger werden \u00fcber Rechnungen benachrichtigt, die zur Pr\u00fcfung anstehen, und sie werden gewarnt, wenn sich das F\u00e4lligkeitsdatum einer zu pr\u00fcfenden Rechnung n\u00e4hert. Rechnungen, die sich ihrem F\u00e4lligkeitsdatum n\u00e4hern, k\u00f6nnen auf der Grundlage vordefinierter Gesch\u00e4ftsregeln automatisch an einen Manager eskaliert werden. Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung haben Einblick in den Status der Rechnungsfreigabe.     <\/li>\n<li><strong>Verbuchen.<\/strong> Genehmigte Rechnungen k\u00f6nnen direkt in eine ERP-Anwendung, ein Buchhaltungssoftwarepaket oder ein Aufzeichnungssystem durch vorgefertigte Integrationen mit der AP-Automatisierungsl\u00f6sung gebucht werden. F\u00fchrende L\u00f6sungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung lassen sich mit ERP-Anwendungen von SAP, Oracle, NetSuite, Workday und anderen integrieren. Indem manuelle Eingriffe durch die ber\u00fchrungslose oder durchg\u00e4ngige Buchung von Rechnungen reduziert werden, k\u00f6nnen die Kreditorenbuchhaltungsabteilungen die Produktivit\u00e4t ihrer Mitarbeiter steigern, die Gefahr von Eingabefehlern verringern, die Rechnungsfreigabe beschleunigen und die Transparenz verbessern.  <\/li>\n<li><strong>Berichterstattung.<\/strong> AP-Automatisierungsl\u00f6sungen bieten Transparenz \u00fcber den gesamten Lebenszyklus von Rechnungen bis zur Bezahlung. Grafische Dashboards zeigen in Echtzeit Key Performance Indicators (KPIs) und den Status von Rechnungen an. Drill-Down-Funktionen erm\u00f6glichen es den Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung, Daten zu analysieren, um Trends und die Ursache von Problemen zu erkennen. Dank des mobilen Zugriffs sind die Entscheidungstr\u00e4ger auch unterwegs immer auf dem Laufenden. Durch Exporte werden Rechnungsinformationen schnell an nachgelagerte Systeme und Prozesse weitergeleitet. Ad-hoc-Berichte erm\u00f6glichen es den Rechnungsabteilungen, ihre Berichte leicht anzupassen, wenn sich die Gesch\u00e4ftsanforderungen \u00e4ndern. Und durch die zentrale Speicherung von Rechnungsbildern und -daten sind AP-Informationen sofort zug\u00e4nglich.      <\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Digitalisierung und Vereinfachung des gesamten Lebenszyklus von der Rechnung bis zur Zahlung beseitigt Reibungsverluste.<\/p>\n<h2>Gesch\u00e4ftliche Vorteile der AP-Automatisierung<\/h2>\n<p>Automatisierungsl\u00f6sungen f\u00fcr die Kreditorenbuchhaltung bieten Abteilungen jeder Gr\u00f6\u00dfe enorme Vorteile.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Geringere Kosten.<\/strong> Laut IOFM geben hoch automatisierte Kreditorenbuchhaltungsabteilungen weniger als ein Viertel der Kosten f\u00fcr die Bearbeitung einer einzigen Lieferantenrechnung aus als ihre Kollegen mit wenig oder gar keiner Technologie. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung eliminiert die manuellen Aufgaben, die die Gemeinkosten einer Kreditorenbuchhaltung in die H\u00f6he treiben. <\/li>\n<li><strong>Erh\u00f6hte Produktivit\u00e4t der Mitarbeiter.<\/strong> Hochautomatisierte Kreditorenbuchhaltungsabteilungen verarbeiten achtmal so viele Rechnungen pro Vollzeit\u00e4quivalent (VZ\u00c4) im Vergleich zu ihren weniger automatisierten Kollegen. So beeindruckend das auch ist, k\u00f6nnen Kreditorenbuchhaltungsabteilungen, die einen hohen Automatisierungsgrad mit einem hohen Prozentsatz an bestellungsbasierten Rechnungen kombinieren, 11-mal so viele Rechnungen pro Vollzeit\u00e4quivalent bearbeiten. Mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung k\u00f6nnen viele Rechnungen direkt in eine ERP-Anwendung, ein Buchhaltungssoftwarepaket oder ein Aufzeichnungssystem gebucht werden, ohne dass ein menschlicher Mitarbeiter eingreifen muss.  <\/li>\n<li><strong>Weniger Fehler.<\/strong> Hochgradig automatisierte Rechnungsabteilungen weisen weniger Doppelzahlungen und andere Fehler auf als ihre Kollegen mit wenig oder gar keiner Automatisierung, so die Ergebnisse des IOFM Benchmarking. Die automatische Extraktion und Validierung von Rechnungsdaten verringert die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern. <\/li>\n<li><strong>Schnellere Rechnungsfreigabe.<\/strong> Laut IOFM ben\u00f6tigen hoch automatisierte Kreditorenbuchhaltungsabteilungen nur ein Viertel der Zeit, um eine Rechnung zur Zahlung freizugeben, im Vergleich zu ihren Kollegen mit wenig oder gar keiner Technologie. Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung entfallen die \u00dcbergaben und manuellen Aufgaben, die die Rechnungsfreigabe verlangsamen. <\/li>\n<li><strong>Mehr Fr\u00fchzahlerrabatte.<\/strong> Laut IOFM erfassen hoch automatisierte Kreditorenbuchhaltungsabteilungen siebenmal so viele Angebote f\u00fcr Fr\u00fchzahlungsrabatte wie ihre weniger automatisierten Kollegen. Diese Fr\u00fchzahlerrabatte k\u00f6nnen die Kosten f\u00fcr den Betrieb der Kreditorenbuchhaltung teilweise oder vollst\u00e4ndig ausgleichen. <\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Aufgabentrennung und andere Kontrollen, die in f\u00fchrende L\u00f6sungen zur Automatisierung der Rechnungsstellung integriert sind, verringern auch die M\u00f6glichkeit des Zahlungsbetrugs. Und die Nachverfolgung aller Aktionen, die an einer Rechnung vorgenommen werden, vereinfacht die Rechnungspr\u00fcfung. <\/p>\n<p>Dies sind einige der Gr\u00fcnde, warum immer mehr Kreditorenbuchhaltungsabteilungen auf Automatisierung setzen.<\/p>\n<h2>Wie k\u00f6nnen Sie mit der Automatisierung von AP beginnen?<\/h2>\n<p>Es gibt viele L\u00f6sungen f\u00fcr die Automatisierung des Rechnungswesens. Die Wahl der falschen L\u00f6sung kann Ihre Abteilung zur\u00fcckwerfen. Hier finden Sie einige Strategien f\u00fcr die Auswahl der richtigen AP-Automatisierungsl\u00f6sung f\u00fcr Ihre Abteilung.  <\/p>\n<ul>\n<li><strong>Bedarf Ermitteln.<\/strong> Verstehen Sie die aktuellen Prozesse Ihrer Abteilung, dokumentieren Sie die Arbeitsabl\u00e4ufe und identifizieren Sie Schmerzpunkte.<\/li>\n<li><strong>Definieren Sie Ihre Ziele.<\/strong> Stellen Sie ein funktions\u00fcbergreifendes Team zusammen, um festzulegen, was Sie mit der Automatisierung von Kreditorenbuchhaltung erreichen m\u00f6chten und welchen Umfang Ihre Automatisierungsbem\u00fchungen haben sollen.<\/li>\n<li><strong>Bewerten Sie die Technologie.<\/strong> Suchen Sie nach Technologieanbietern mit Funktionen, die Ihren Anforderungen entsprechen, nach Dienstleistungen, die Ihr Automatisierungsprojekt unterst\u00fctzen, und nach einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz in der Automatisierung.<\/li>\n<li><strong>Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan.<\/strong> Entwickeln Sie einen Projektplan, in dem jeder Schritt des Automatisierungsprojekts sowie die Beteiligten, das voraussichtliche Abschlussdatum und alle Abh\u00e4ngigkeiten aufgef\u00fchrt sind. Denken Sie daran, dass die Mitarbeiter in der Buchhaltung mit ihren t\u00e4glichen Aufgaben \u00fcberfordert sein werden. <\/li>\n<li><strong>Erstellen Sie einen Business Case.<\/strong> Dokumentieren Sie potenzielle Einsparungen in harten und weichen Dollars sowie die Vermeidung von Kosten und Risiken.<\/li>\n<li><strong>Messen Sie.<\/strong> Implementieren Sie Mechanismen zur Nachverfolgung der Ergebnisse Ihres AP-Automatisierungsprojekts, damit Sie dem Management Bericht erstatten und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen k\u00f6nnen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Wenn Sie diese Schritte befolgen, k\u00f6nnen Sie Ihrer Abteilung den Einstieg in die AP-Automatisierung erleichtern.<\/p>\n<h2>Automatisieren Sie Ihren AP-Prozess<\/h2>\n<p>Die Bearbeitung von Rechnungen ist eine Belastung f\u00fcr die Finanzabteilungen. Aber das muss nicht so sein. Mit der richtigen L\u00f6sung zur Automatisierung der Rechnungsbearbeitung k\u00f6nnen Finanzabteilungen ihre Kosten senken, die Produktivit\u00e4t ihrer Mitarbeiter verbessern, die Genauigkeit der Zahlungen erh\u00f6hen, die Durchlaufzeiten verk\u00fcrzen und mehr Angebote f\u00fcr Fr\u00fchzahlerrabatte wahrnehmen. <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/de\/ueber-uns\/konsultieren-sie-einen-experten\/\">Sprechen Sie mit einem unserer Experten<\/a>, um Ihre Automatisierung in Gang zu bringen.  <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Keine Finanz- und Verwaltungsaufgaben sind so l\u00e4stig wie die Bearbeitung der Kreditorenbuchhaltung (AP). Laut dem Institute of Finance and Administration (IOFM) ist die Finanzbuchhaltung die arbeitsintensivste, zeitaufwendigste und papierintensivste Finanz- und Verwaltungsfunktion und \u00fcbertrifft damit notorisch l\u00e4stige Aufgaben wie die Debitorenbuchhaltung, die Gehaltsabrechnung sowie Steuer- und Berichtswesen. 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