{"id":6422,"date":"2025-11-24T13:02:39","date_gmt":"2025-11-24T13:02:39","guid":{"rendered":"https:\/\/ibmlstaging.wpengine.com\/blog\/was-ist-automatisierte-rechnungsverarbeitung\/"},"modified":"2025-11-24T13:02:39","modified_gmt":"2025-11-24T13:02:39","slug":"was-ist-automatisierte-rechnungsverarbeitung","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/was-ist-automatisierte-rechnungsverarbeitung\/","title":{"rendered":"Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?"},"content":{"rendered":"<p>Nur wenige Back-Office-Aufgaben sind so l\u00e4stig wie die Bearbeitung der von Lieferanten eingereichten Rechnungen.<\/p>\n<p>Die Art und Weise, wie die meisten Unternehmen Lieferantenrechnungen bearbeiten, kostet zu viel Geld, dauert zu lange, verursacht zu viele Fehler, bietet unzureichende Transparenz und frustriert interne und externe Stakeholder.<\/p>\n<p>Laut dem Institute of Finance and Management (IOFM) haben nur 9 Prozent der Kreditorenbuchhaltungsabteilungen die Bearbeitung von Rechnungen vollst\u00e4ndig automatisiert. Die Automatisierung des Empfangs, der Verarbeitung und der Buchung von Lieferantenrechnungen kann Unternehmen dabei helfen, die betriebliche Effizienz erheblich zu verbessern, die Transparenz zu erh\u00f6hen und die Lieferantenbeziehungen zu st\u00e4rken. <\/p>\n<p>Laut Mordor Intelligence wird der globale Markt f\u00fcr automatisierte Rechnungsverarbeitungsl\u00f6sungen bis 2028 voraussichtlich 21,5 Milliarden Dollar erreichen und dabei eine j\u00e4hrliche Wachstumsrate von 9,5 Prozent aufweisen.<\/p>\n<p>Dieser Artikel befasst sich eingehend mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung und den Vorteilen, die sie bietet.<\/p>\n<h2>Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?<\/h2>\n<p>Die automatisierte Rechnungsverarbeitung nutzt k\u00fcnstliche Intelligenz (KI) und andere Technologien, um den Empfang, die Verarbeitung und die Buchung von Papier- und elektronischen Rechnungen, die von Lieferanten eingereicht werden, zu digitalisieren und zu vereinfachen.<\/p>\n<p>Hier sind die wichtigsten Schritte, die bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung typischerweise anfallen.<\/p>\n<ul>\n<li><b>Eingang<\/b>  Rechnungen, die von Lieferanten per E-Mail, sicherer Datei\u00fcbertragung oder \u00fcber ein Online-Portal eingereicht werden, werden mithilfe von Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) erfasst. Physische Rechnungen, die per Post verschickt werden, werden digitalisiert und mit elektronisch eingereichten Rechnungen zusammengef\u00fchrt. <\/li>\n<li><b>Erfassen.<\/b>  Das Datum, die Rechnungsnummer, der Name des Lieferanten, die \u00dcberweisungsadresse, die Menge und der Preis der gekauften Waren sowie weitere Details zu den Rechnungsk\u00f6pfen und -positionen werden mithilfe von optischer Zeichenerkennung (OCR), Barcode-Erkennung, KI und anderen Technologien extrahiert.<\/li>\n<li><b>Abgleichen.<\/b>  Die Rechnungsdetails werden mit den Bestell- und Liefernachweisinformationen in der ERP- oder Buchhaltungssoftware des K\u00e4ufers verglichen. Abgeglichene Rechnungen k\u00f6nnen direkt in einer ERP-Anwendung verbucht werden, ohne dass ein Mensch eingreifen muss. <\/li>\n<li><b>Verteilen.<\/b>  Nicht \u00fcbereinstimmende Rechnungen oder Rechnungen, die einer Pr\u00fcfung bed\u00fcrfen &#8211; z.B. Rechnungen mit hohen Betr\u00e4gen oder Rechnungen von einem neuen oder strategischen Lieferanten &#8211; werden auf der Grundlage der vom Eink\u00e4ufer vordefinierten Genehmigungshierarchie und -richtlinien digital weitergeleitet. Die Genehmiger werden \u00fcber Rechnungen, die zur Pr\u00fcfung anstehen, benachrichtigt und erhalten eine Warnung, wenn sich die Rechnungen ihrem F\u00e4lligkeitsdatum n\u00e4hern. Rechnungen k\u00f6nnen automatisch an einen Manager weitergeleitet werden, wenn ein Genehmigender innerhalb eines bestimmten Zeitraums keine Ma\u00dfnahmen ergreift.  <\/li>\n<li><b>Integration.<\/b>  Die nahtlose Integration in die bestehende Dokumentenmanagement-Plattform, ERP-Anwendung oder das zentrale Archiv des K\u00e4ufers erleichtert den reibungslosen Informationsaustausch. Die Zahlung an den Lieferanten kann eingeleitet werden, sobald die Rechnungen im ERP-System des K\u00e4ufers verbucht sind. <\/li>\n<li><b>Berichterstattung.<\/b>  Automatisierte L\u00f6sungen f\u00fcr die Rechnungsverarbeitung bieten Echtzeittransparenz \u00fcber den Status der Rechnungen ab dem Zeitpunkt ihres Eingangs sowie \u00fcber die operativen Kennzahlen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Diese Schritte erleichtern Unternehmen den Empfang, die Bearbeitung und die Buchung von Lieferantenrechnungen.<\/p>\n<h2>Wie funktioniert die automatische Rechnungsverarbeitung?<\/h2>\n<p>Es gibt viele Ans\u00e4tze f\u00fcr eine automatisierte Rechnungsverarbeitung.<\/p>\n<p>So funktionieren L\u00f6sungen f\u00fcr die automatische Rechnungsverarbeitung in der Regel.<\/p>\n<ul>\n<li><b>Aufnahme.<\/b>  Von PDFs bis hin zum elektronischen Datenaustausch (EDI) &#8211; Rechnungen kommen in verschiedenen Formaten an. Automatisierte L\u00f6sungen f\u00fcr die Rechnungsverarbeitung k\u00f6nnen jedes Rechnungsformat verarbeiten. <\/li>\n<li><b>Scannen.<\/b>  Hochproduktionsscanner konvertieren physische Rechnungen in ein elektronisches Format. Die besten Hochproduktionsscanner erfassen die Rechnungsdaten w\u00e4hrend des Scanvorgangs inline. <\/li>\n<li><b>Extraktion.<\/b>  Automatisierte L\u00f6sungen f\u00fcr die Rechnungsverarbeitung nutzen OCR und andere Technologien, um beliebige Daten aus Rechnungen mit einem hohen Ma\u00df an Genauigkeit zu extrahieren. KI mit maschinellem Lernen versteht Muster und Aktionen von Benutzern, um die Genauigkeit der Datenerfassung mit der Zeit zu verbessern. <\/li>\n<li><b>Validierung.<\/b>  Die konfigurierbare, regelbasierte Validierung gleicht Rechnungen mit Informationen in einem Aufzeichnungssystem ab und hilft, Unstimmigkeiten, Fehler oder fehlende Informationen zu erkennen.<\/li>\n<li><b>Automatisierung von Arbeitsabl\u00e4ufen.<\/b>  Rechnungen, die gepr\u00fcft werden m\u00fcssen, werden auf der Grundlage vordefinierter Regeln systematisch zur Genehmigung weitergeleitet. Die Workflow-Automatisierung sorgt f\u00fcr eine Trennung der Aufgaben, gew\u00e4hrleistet die Nachweiskette, eskaliert Rechnungen bei Bedarf und protokolliert alle Aktionen, die an einer Rechnung vorgenommen werden. <\/li>\n<li><b>Integration.<\/b>  Kreditorendatens\u00e4tze, Hauptbucheintr\u00e4ge und Lieferantendetails in der Lieferantenstammdatenbank werden durch die nahtlose Integration automatisch aktualisiert.<\/li>\n<li><b>Berichterstattung.  <\/b>Grafische Dashboards bieten Echtzeiteinblicke in den Status von Rechnungen und KPIs. Drill-Down-Funktionen erm\u00f6glichen es Benutzern, Trends und die Ursache von Ausnahmen aufzudecken. Dank des mobilen Zugriffs sind die Entscheidungstr\u00e4ger auch unterwegs immer auf dem Laufenden. Exporte sorgen f\u00fcr eine schnelle Weiterleitung von Informationen. Und die Ad-hoc-Berichterstattung erleichtert die Anpassung an neue Gesch\u00e4ftsanforderungen.    <\/li>\n<li><b>Sicherheit.<\/b>  Benutzerberechtigungen, eine rollenbasierte Hierarchie, eine vollst\u00e4ndige Audit-Protokollierung und Datenverschl\u00fcsselung sch\u00fctzen sensible Finanzdaten und verringern das Betrugsrisiko.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Diese Funktionen beseitigen Reibungsverluste bei der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen.<\/p>\n<h2>Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung<\/h2>\n<p>Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist ein entscheidender Faktor f\u00fcr die Kreditorenbuchhaltung.<\/p>\n<ul>\n<li><b>Schnellere Rechnungsfreigabe.<\/b>  Manuelle Aufgaben, verlorene und verlegte Rechnungen sowie Missverst\u00e4ndnisse zwischen internen und externen Beteiligten geh\u00f6ren der Vergangenheit an und beschleunigen die Genehmigung von Lieferantenrechnungen. Ausnahmen werden automatisch gekennzeichnet, und Tools f\u00fcr die Online-Zusammenarbeit helfen bei der L\u00f6sung. Schnellere Rechnungsfreigaben verringern die Strafen f\u00fcr versp\u00e4tete Zahlungen, schaffen mehr M\u00f6glichkeiten zur Inanspruchnahme von Fr\u00fchzahlungsrabatten und reduzieren die Anzahl der Anrufe von Lieferanten zum Rechnungsstatus.  <\/li>\n<li><b>Niedrigere Gemeinkosten.<\/b>  Die Beseitigung manueller, sich wiederholender Aufgaben wie das Eingeben von Rechnungsdaten, das Mischen von Papier und E-Mails, das Korrigieren von Fehlern und Irrt\u00fcmern, die Suche nach Informationen und die Beantwortung von Anrufen und E-Mails von Lieferanten \u00fcber den Status von Rechnungen reduziert die mit der Bearbeitung von Rechnungen verbundenen Arbeitskosten. Die Automatisierung der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen erm\u00f6glicht es Unternehmen au\u00dferdem, ihre Kreditorenbuchhaltung zu erweitern, ohne zus\u00e4tzliche Mitarbeiter einstellen zu m\u00fcssen. <\/li>\n<li><b>Erh\u00f6hte Genauigkeit.<\/b> Ein einziger Tippfehler oder ein Zahlendreher w\u00e4hrend des <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/software-zur-rechnungsverarbeitung-was-sie-ist-und-argumente-fuer-ihre-verwendung\/\">Rechnungsbearbeitungszyklus <\/a>kann zu gro\u00dfen nachgelagerten Problemen f\u00fchren und m\u00f6glicherweise den Finanzabschluss verz\u00f6gern. Durch die Automatisierung der Erfassung und Validierung von Rechnungskopf- und Positionsdetails wird die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erheblich reduziert und der Bedarf an zus\u00e4tzlichen Ressourcen zur Korrektur dieser Fehler vermieden. <\/li>\n<li><b>Bessere Transparenz.<\/b>  Mit einer automatisierten L\u00f6sung f\u00fcr die Rechnungsverarbeitung k\u00f6nnen Benutzer Rechnungen ab dem Moment ihres Eingangs verfolgen und \u00fcberwachen. Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung k\u00f6nnen Engp\u00e4sse sofort erkennen und proaktiv handeln, um sie zu beheben. Und genehmigte Rechnungen k\u00f6nnen in einem zentralen, cloudbasierten Archiv archiviert werden, so dass Sie rund um die Uhr und von jedem Ort aus Zugriff auf die Rechnungen haben.  <\/li>\n<li><b>Geringeres Risiko.<\/b>  Automatisierte L\u00f6sungen f\u00fcr die Rechnungsverarbeitung setzen die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften durch und verringern das Risiko von Zahlungs- und Compliance-Problemen. Detaillierte Audit-Protokolle sorgen f\u00fcr Transparenz und unterst\u00fctzen Verantwortlichkeit und Compliance. <\/li>\n<li><b>Schneller ROI f\u00fcr bestehende Systeme.<\/b>  Die nahtlose Integration zwischen L\u00f6sungen f\u00fcr die automatisierte Rechnungsverarbeitung und Altsystemen gew\u00e4hrleistet eine genaue und zeitnahe Aktualisierung der Finanzdaten.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Laut Deloitte kann die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung die Kosten der Kreditorenbuchhaltung erheblich senken, wobei die Einsparungen zwischen 50 und 80 Prozent liegen. Opus Research stellt fest, dass die Automatisierung die Bearbeitungszeiten um bis zu 80 Prozent reduzieren kann. Und die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung kann Fehler, die durch manuelle Dateneingabe entstehen, eliminieren und die Genauigkeit auf \u00fcber 99 Prozent erh\u00f6hen, so Gartner Research.  <\/p>\n<p>Kein Wunder, dass die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung f\u00fcr Kreditorenbuchhaltungsabteilungen aller Gr\u00f6\u00dfenordnungen h\u00f6chste Priorit\u00e4t hat.<\/p>\n<h2>Wie Sie die Rechnungsbearbeitung automatisieren<\/h2>\n<p>Um die Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung voll aussch\u00f6pfen zu k\u00f6nnen, ben\u00f6tigen Sie die richtige L\u00f6sung.<\/p>\n<p>Im Folgenden finden Sie einige wichtige \u00dcberlegungen, wenn Sie L\u00f6sungen f\u00fcr die automatische Rechnungsverarbeitung evaluieren.<\/p>\n<ul>\n<li><b>Beurteilen Sie<\/b> die Probleme, das Volumen und die spezifischen Anforderungen Ihrer Abteilung.<\/li>\n<li><b>Suchen Sie<\/b> nach L\u00f6sungen, die Technologien wie RPA, KI und intelligente Datenerfassung nutzen.<\/li>\n<li><b>Stellen Sie sicher, dass<\/b> die L\u00f6sung \u00fcber intuitive Funktionen verf\u00fcgt, die die Nutzung erleichtern.<\/li>\n<li><b>Vergewissern Sie sich, dass <\/b>die L\u00f6sung mit Ihrer bestehenden ERP- oder Buchhaltungssoftware integriert werden kann.<\/li>\n<li><b>W\u00e4hlen Sie<\/b> eine L\u00f6sung, die mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mitwachsen kann.<\/li>\n<li>Bevorzugen <b>Sie<\/b> L\u00f6sungen mit mobilen Tools f\u00fcr Genehmigungen und Zugriff von unterwegs.<\/li>\n<li><b>Sie ben\u00f6tigen <\/b>robuste Sicherheitswerkzeuge wie Zugangskontrollen und Datenverschl\u00fcsselung.<\/li>\n<li><b>Recherchieren Sie<\/b> den Ruf von Technologieanbietern und ihre Erfolgsbilanz bei der Automatisierung.<\/li>\n<li><b>Beurteilen Sie<\/b> den Umfang der vom L\u00f6sungsanbieter angebotenen Unterst\u00fctzung und Schulung.<\/li>\n<li><b>Informieren Sie sich \u00fcber<\/b> die Gesamtbetriebskosten der L\u00f6sung und achten Sie auf versteckte Geb\u00fchren.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Diese \u00dcberlegungen werden dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen die beste AP-L\u00f6sung w\u00e4hlt.<\/p>\n<h2>Fazit<\/h2>\n<p>Kreditorenbuchhaltungsabteilungen m\u00fcssen sich nicht mit ineffizienten, ineffektiven und risikoreichen Ans\u00e4tzen zur Bearbeitung der von Lieferanten eingereichten Rechnungen zufrieden geben. Automatisierte L\u00f6sungen f\u00fcr die Rechnungsverarbeitung nutzen RPA, KI und andere Technologien, um den Empfang, die Verarbeitung und die Buchung von Papier- und elektronischen Rechnungen zu digitalisieren und zu vereinfachen. Nach den in diesem Artikel beschriebenen Konsolidierungen k\u00f6nnen die Rechnungsabteilungen eine L\u00f6sung w\u00e4hlen, die ihnen hilft, die Effizienz zu steigern, die Genauigkeit zu erh\u00f6hen, die Transparenz zu verbessern und Risiken zu minimieren.  <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Nur wenige Back-Office-Aufgaben sind so l\u00e4stig wie die Bearbeitung der von Lieferanten eingereichten Rechnungen. Die Art und Weise, wie die meisten Unternehmen Lieferantenrechnungen bearbeiten, kostet zu viel Geld, dauert zu lange, verursacht zu viele Fehler, bietet unzureichende Transparenz und frustriert interne und externe Stakeholder. 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