Bearbeitungszeit von Dokumenten<\/a> um durchschnittlich 80 Prozent reduzieren. Ein Gro\u00dfteil dieser Zeitersparnis ist laut McKinsey darauf zur\u00fcckzuf\u00fchren, dass die Mitarbeiter 30 bis 50 Prozent weniger Zeit mit dokumentenbezogenen Aufgaben wie der Eingabe von Informationen und dem Einholen von Genehmigungen verbringen. <\/p>\nDie Automatisierung von Dokumenten verringert auch die M\u00f6glichkeit von Fehlern wie Tippfehlern und Zahlendrehern. Gartner berichtet, dass L\u00f6sungen zur Automatisierung von Dokumenten menschliche Fehler um bis zu 90 Prozent reduzieren k\u00f6nnen. <\/p>\n
Die Automatisierung von Dokumenten kann sich schnell auszahlen.<\/p>\n
Gro\u00dfe Unternehmen k\u00f6nnen durchschnittlich 5 Millionen Dollar pro Jahr einsparen, wenn sie nur 10 Prozent ihrer manuellen Dokumentenprozesse automatisieren, so IDC. Kein Wunder, dass die von der Aberdeen Group befragten Unternehmen einen ROI (Return on Investment) von 550 Prozent f\u00fcr ihre Investitionen in die Automatisierung von Dokumenten angeben. <\/p>\n
Und Unternehmen, die die Automatisierung von Dokumenten nutzen, sind weniger h\u00e4ufig von Datenschutzverletzungen betroffen.<\/p>\n
Dies sind einige der Gr\u00fcnde, warum immer mehr Unternehmen L\u00f6sungen zur Automatisierung von Dokumenten einsetzen.<\/p>\n
4 Schritte zur Auswahl der besten L\u00f6sung zur Automatisierung von Dokumenten<\/h2>\n
Es gibt eine Vielzahl von L\u00f6sungen zur Automatisierung von Dokumenten. Die Wahl der falschen L\u00f6sung kann ein Unternehmen zur\u00fcckwerfen. Hier sind vier bew\u00e4hrte Schritte zur Auswahl der besten L\u00f6sung f\u00fcr die Automatisierung von Dokumenten. <\/p>\n
Schritt 1: Priorit\u00e4ten setzen und evaluieren<\/h3>\n
Der erste Schritt bei jedem Projekt zur Automatisierung von Dokumenten besteht darin, Ihren Bedarf zu ermitteln. Denken Sie daran, dass nicht alle Dokumente automatisiert werden sollten. Priorisieren Sie h\u00e4ufig verwendete, wichtige Dokumente wie Finanzberichte, Berichte \u00fcber klinische Studien, Einf\u00fchrungsdokumente, Vertr\u00e4ge, Rechnungen und Kundenprofile. <\/p>\n
Und beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Identifizierung der zu automatisierenden Dokumente ein. Sie werden wahrscheinlich wertvolle Einblicke in die Dokumente haben, die am zeitaufw\u00e4ndigsten und fehleranf\u00e4lligsten sind. <\/p>\n
85% der Benutzer von automatisierten Dokumenten geben an, dass die Technologie ihre Produktivit\u00e4t erh\u00f6ht hat und sich direkt auf ihren Output auswirkt, so Forrester. Und 71% der von Forrester befragten Benutzer geben an, dass sie aufgrund der Automatisierung weniger Zeit f\u00fcr manuelle Aufgaben wie das Mischen von Papier aufwenden. <\/p>\n
Sobald Sie die Bed\u00fcrfnisse Ihres Unternehmens definiert haben, vergleichen Sie diese mit den in Frage kommenden Softwarel\u00f6sungen. Seien Sie misstrauisch gegen\u00fcber Technologieanbietern, die einen „Einheitsansatz“ f\u00fcr die Automatisierung von Dokumenten verfolgen. Eine L\u00f6sung, die nicht auf die Bed\u00fcrfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist, wird unweigerlich hinter den Erwartungen zur\u00fcckbleiben. <\/p>\n
Schritt 2: Recherche<\/h3>\n
Die Bewertung von Dutzenden von Anbietern von L\u00f6sungen zur Dokumentenautomatisierung kann \u00fcberw\u00e4ltigend sein.<\/p>\n
Konzentrieren Sie sich auf L\u00f6sungsanbieter mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz in Ihrer Branche. Pr\u00fcfen Sie, ob der Technologieanbieter Kunden hat, die \u00e4hnliche Dokumente und Mengen wie Sie verarbeiten. <\/p>\n
Lesen Sie Bewertungen, holen Sie Empfehlungen von Kollegen aus Ihrer Branche ein und sehen Sie sich L\u00f6sungen zur Automatisierung von Dokumenten auf Messen und anderen Veranstaltungen pers\u00f6nlich an. Fragen Sie potenzielle L\u00f6sungsanbieter auch nach Referenzen in Ihrer Branche. Z\u00f6gern Sie nicht, die Referenzen zu fragen, ob der Gesch\u00e4ftserfolg eingetreten ist und wie h\u00e4ufig der Technologieanbieter Upgrades und Korrekturen anbietet. <\/p>\n
Schritt 3: Suchen Sie nach wichtigen Merkmalen<\/h3>\n
Es gibt einige wichtige Merkmale, die f\u00fchrende Anbieter von L\u00f6sungen zur Dokumentenautomatisierung von den anderen Anbietern unterscheiden.<\/p>\n
\n- Benutzeroberfl\u00e4che.<\/b> Suchen Sie nach L\u00f6sungen zur Automatisierung von Dokumenten mit einer einfachen und intuitiven Benutzeroberfl\u00e4che. Komplexe Schnittstellen schrecken ab und behindern die Produktivit\u00e4t. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Bewertung m\u00f6glicher L\u00f6sungen mit ein. W\u00e4hlen Sie eine Software, die sich vertraut anf\u00fchlt, \u00e4hnlich wie allt\u00e4gliche Anwendungen. Und halten Sie sich von L\u00f6sungen fern, die unn\u00f6tige Klicks erfordern. <\/li>\n
- Integration.<\/b> Das Letzte, was ein Unternehmen braucht, ist ein weiteres Datensilo oder eine komplizierte Umgehungsl\u00f6sung. Suchen Sie nach L\u00f6sungen f\u00fcr die Automatisierung von Dokumenten, die Roboterprozessautomatisierung (RPA) und andere Tools nutzen, um sich nahtlos in bestehende Systeme wie eine CRM-Anwendung (Customer Relationship Management) und eine Dokumentenmanagement-Plattform zu integrieren. <\/li>\n
- Datenkonnektivit\u00e4t.<\/b> Die besten L\u00f6sungen zur Automatisierung von Dokumenten reduzieren die manuelle Eingabe von Daten aus Tabellenkalkulationen, Datenbanken und anderen Quellen. Pr\u00fcfen Sie die Konnektivit\u00e4t, die von potenziellen L\u00f6sungen angeboten wird, um sicherzustellen, dass sie den reibungslosen Austausch von Informationen erm\u00f6glicht. <\/li>\n
- Zusammenarbeit und Kommunikation.<\/b> Die besten L\u00f6sungen zur Automatisierung von Dokumenten erleichtern die Arbeit aus der Ferne und verbessern die Zusammenarbeit und Kommunikation durch Echtzeit-Updates, Versionskontrolle von Dokumenten und sofortigen Zugriff auf Dokumente, die in einem Cloud-Repository gespeichert sind.<\/li>\n
- Sicherheit und Compliance.<\/b> Schwache Dokumentenkontrollen machen Unternehmen anf\u00e4llig f\u00fcr Datenschutzverletzungen und Cyberangriffe. Bevorzugen Sie L\u00f6sungen zur Automatisierung von Dokumenten, die sensible Daten und die Vertraulichkeit mit benutzer- und rollenbasierten Berechtigungen, Aufgabentrennung, systematischen Arbeitsabl\u00e4ufen, Protokollierung aller an einem Dokument vorgenommenen Aktionen und Datenverschl\u00fcsselung sch\u00fctzen. <\/li>\n
- Administrative Kontrollen.<\/b> Nicht alle \u00dcbelt\u00e4ter befinden sich au\u00dferhalb der Mauern eines Unternehmens. Vergewissern Sie sich, dass potenzielle L\u00f6sungen f\u00fcr die Automatisierung von Dokumenten eine granulare Administratorkontrolle \u00fcber den Benutzerzugriff und die Dokumentberechtigungen sowie eine automatische Deaktivierung bei K\u00fcndigung des Mitarbeiters bieten. <\/li>\n
- Service und Unterst\u00fctzung. <\/b> L\u00f6sungen zur Automatisierung von Dokumenten sind nur so gut wie der Service und der Support, den der Technologieanbieter bietet. Suchen Sie nach Anbietern mit positiven Kundenrezensionen und guten Referenzen sowie Supportzeiten, die mit Ihren Betriebszeiten \u00fcbereinstimmen. <\/li>\n<\/ul>\n
\n- Skalierbarkeit.<\/b> L\u00f6sungen zur Automatisierung von Dokumenten sind eine grundlegende Technologie, keine Wegwerfsysteme. Entscheiden Sie sich f\u00fcr eine L\u00f6sung, die Ihrem erwarteten Volumen und Bedarf gerecht wird. <\/li>\n<\/ul>\n
Diese F\u00e4higkeiten tragen dazu bei, dass eine L\u00f6sung den optimalen Nutzen bringt.<\/p>\n
Schritt 4: Analysieren Sie den Preis<\/h3>\n
Auch wenn der Preis nicht der einzige Grund f\u00fcr die Wahl einer L\u00f6sung zur Automatisierung von Dokumenten sein sollte, sollten Sie sich vor \u00fcbertrieben niedrigen oder \u00fcberh\u00f6hten Preisen h\u00fcten. Vergleichen Sie die Angebote seri\u00f6ser Anbieter, um eine L\u00f6sung zu finden, die sowohl Wert als auch Funktionalit\u00e4t bietet. Denken Sie daran, dass kostenlose und quelloffene Optionen m\u00f6glicherweise nicht die modernen Funktionen und die Sicherheit auf Unternehmensniveau bieten, die f\u00fcr komplexe Informationsmanagementanforderungen erforderlich sind. <\/p>\n
Fazit<\/h2>\n
L\u00f6sungen zur Automatisierung von Dokumenten bieten Unternehmen gro\u00dfe Vorteile. Um einen optimalen ROI zu erzielen, sind jedoch eine sorgf\u00e4ltige Analyse, fundierte Entscheidungen und eine Konzentration auf die besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens an das Informationsmanagement erforderlich. <\/i>Indem sie der Benutzerfreundlichkeit, der Integration, der Datenkonnektivit\u00e4t, den administrativen Kontrollen, der Sicherheit, der Skalierbarkeit sowie dem Service und Support Priorit\u00e4t einr\u00e4umen, k\u00f6nnen Unternehmen die transformative Kraft von L\u00f6sungen zur Dokumentenautomatisierung freisetzen und eine verbesserte Effizienz und Wertsch\u00f6pfung erzielen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Ineffiziente Dokumentenprozesse k\u00f6nnen die Gemeinkosten eines Unternehmens stark belasten. Aus diesem Grund automatisieren immer mehr Unternehmen die Art und Weise, wie sie allt\u00e4gliche Dokumente erstellen, ausf\u00fcllen, weiterleiten und speichern. Die Digitalisierung und Vereinfachung von Dokumentenprozessen kann Unternehmen helfen, Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern, ein besseres Kundenerlebnis zu bieten und das Risiko von Betrug […]<\/p>\n","protected":false},"featured_media":0,"parent":0,"template":"","categories":[],"tags":[],"class_list":["post-6394","blog","type-blog","status-publish","hentry"],"acf":{"address":"","phone":""},"yoast_head":"\n
Software zur Dokumentenautomatisierung - Leitfaden f\u00fcr die Auswahl | ibml<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Entdecken Sie die Vorteile der Dokumentenautomatisierung und erfahren Sie, wie Sie die beste Software zur Dokumentenautomatisierung ausw\u00e4hlen. Lesen Sie mehr!\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/wie-sie-die-beste-software-zur-dokumentenautomatisierung-auswaehlen\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"de_DE\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Software zur Dokumentenautomatisierung - Leitfaden f\u00fcr die Auswahl | ibml\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Entdecken Sie die Vorteile der Dokumentenautomatisierung und erfahren Sie, wie Sie die beste Software zur Dokumentenautomatisierung ausw\u00e4hlen. 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