{"id":6361,"date":"2025-10-28T11:42:56","date_gmt":"2025-10-28T11:42:56","guid":{"rendered":"https:\/\/ibmlstaging.wpengine.com\/blog\/wie-sie-m-19-21-einhalten\/"},"modified":"2025-10-28T11:42:56","modified_gmt":"2025-10-28T11:42:56","slug":"wie-sie-m-19-21-einhalten","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/wie-sie-m-19-21-einhalten\/","title":{"rendered":"Wie Sie M-19-21 einhalten"},"content":{"rendered":"

Die US-Bundesregierung steht kurz davor, einen bedeutenden Schritt in Richtung digitales Dokumentenmanagement zu machen.<\/span><\/p>\n

Ab dem 1. Januar 2023 m\u00fcssen die Bundesbeh\u00f6rden alle tempor\u00e4ren und permanenten Bundesunterlagen und die entsprechenden Metadaten elektronisch verwalten. Die regierungsweite Richtlinie ist das Ergebnis eines Memorandums, das von der National Archives and Records Administration (NARA) am 28. Juni 2019 herausgegeben wurde. <\/span><\/p>\n

Ziel der Richtlinie ist es, der Bundesregierung zu helfen, die Effizienz zu steigern, falsch abgelegte Dokumente und andere Fehler zu vermeiden und Zeit und Platz f\u00fcr die Aufbewahrung von Papierdokumenten zu sparen.<\/span><\/p>\n

Die NARA-Richtlinie M-19-21 wird den Beh\u00f6rden auch dabei helfen, die betr\u00e4chtlichen Kosten zu senken, die mit der Erstellung, Verwaltung und Ablage von Bundesunterlagen verbunden sind – was dem Steuerzahler viel Geld sparen kann.<\/span><\/p>\n

W\u00e4hrend sich das Mandat auf die Bundesbeh\u00f6rden konzentriert, k\u00f6nnen Unternehmen aus den Bem\u00fchungen Lehren ziehen.<\/span><\/p>\n

Relevanz von Bundesakten<\/strong><\/h2>\n

Die NARA wurde 1934 gegr\u00fcndet und hat die Aufgabe, Bundesunterlagen und -dokumente zu verwalten und zu sch\u00fctzen.<\/span><\/p>\n

Heute verwaltet die NARA Milliarden von Seiten an bedeutenden Aufzeichnungen, Dokumenten, Karten und Fotos. Die Pflege dieses riesigen Archivs im Auftrag der Bundesregierung erfordert viel Platz und Arbeit. <\/span><\/p>\n

Das war die treibende Kraft hinter der NARA-Richtlinie M-19-21.<\/span><\/p>\n

Im Rahmen der Richtlinie M-19-21 wird die NARA nach 2022 keine tempor\u00e4ren oder permanenten Papierunterlagen mehr annehmen. Alle Unterlagen m\u00fcssen digital eingereicht und mit den entsprechenden Metadaten versehen werden. <\/span><\/p>\n

<\/span>Was ist elektronische Aktenverwaltung?<\/b><\/h2>\n

Die effiziente und systematische Kontrolle der Erstellung, des Empfangs, der Pflege, der Verwendung und der Entsorgung von Unterlagen ist eine wichtige Back-Office-Funktion f\u00fcr jede Organisation. F\u00fcr Bundesbeh\u00f6rden, die mit der sicheren Aufbewahrung von wichtigen tempor\u00e4ren und permanenten Aufzeichnungen betraut sind, ist sie jedoch von gr\u00f6\u00dfter Bedeutung. <\/span><\/p>\n

Laut dem Office of Management and Budget (OMB) gibt die Bundesregierung j\u00e4hrlich Hunderte von Millionen Dollar an Steuergeldern und Tausende von Stunden f\u00fcr die Erstellung, Verwendung und Speicherung von Bundesunterlagen in analogen (Papier- und nicht-elektronischen) Formaten aus. Die Umstellung auf elektronische Aufzeichnungen wird es den Beh\u00f6rden erm\u00f6glichen, die f\u00fcr analoge Formate aufgewendeten Ressourcen, die Aufmerksamkeit des Managements und die Sicherheitsinvestitionen zu reduzieren. Digitale Aufzeichnungen werden es den B\u00fcrgern au\u00dferdem erm\u00f6glichen, Gesch\u00e4fte mit der Bundesregierung online abzuwickeln. <\/span><\/p>\n

Die Intelligent Information Management (AIIM) hat festgestellt, dass das Volumen der eingehenden Informationen in Unternehmen und Beh\u00f6rden in den letzten zwei Jahren um das 4,5-fache gestiegen ist. Erschwerend kommt hinzu, dass 57 Prozent der Informationen, die Unternehmen erhalten, unstrukturiert sind – Informationen, die sich nicht in die Zeilen und Spalten einer Datenbank einordnen lassen. <\/span><\/p>\n

Aus diesem Grund gehen Unternehmen – und die Bundesregierung – zur elektronischen Aktenverwaltung \u00fcber.<\/span><\/p>\n

Die Digitalisierung vor\u00fcbergehender oder dauerhafter Bundesunterlagen wird dazu beitragen, dass diese genau und effizient erfasst, gekennzeichnet und gespeichert werden. Durch die genaue Zuordnung von Metadaten zu den Bundesunterlagen k\u00f6nnen die Benutzer die Unterlagen schneller und einfacher durchsuchen, und die Wahrscheinlichkeit, dass sie falsch abgelegt werden, ist geringer. <\/span><\/p>\n

<\/span>Was ist die NARA-Richtlinie M-19-21?<\/b><\/h2>\n

Das Ziel der Richtlinie M-19-21 ist es, die Umstellung der Bundesregierung auf elektronische Akten zu beschleunigen. <\/span><\/p>\n

Die NARA-Richtlinie M-19-21 verlangt, dass dauerhafte Bundesunterlagen und entsprechende Metadaten elektronisch erstellt, verwaltet und gepflegt werden. Nach dem 31. Dezember 2022 wird die NARA keine \u00dcbertragungen von permanenten oder tempor\u00e4ren Aufzeichnungen in analogen Formaten mehr akzeptieren und Aufzeichnungen nur noch in elektronischem Format und mit entsprechenden Metadaten annehmen. Ab 2023 sind die Bundesbeh\u00f6rden verpflichtet, dauerhafte Unterlagen in analogen Formaten zu digitalisieren, bevor sie an die NARA \u00fcbertragen werden. <\/span><\/p>\n

Die Richtlinie wird die Art und Weise, wie die meisten Bundesbeh\u00f6rden ihre Unterlagen verwalten, grundlegend \u00e4ndern. Wie viele Unternehmen haben auch die Bundesbeh\u00f6rden in der Vergangenheit die meisten ihrer Unterlagen in Papierform verwaltet. <\/span><\/p>\n

M-19-21 verlangt au\u00dferdem, dass die Bundesbeh\u00f6rden ihre Einrichtungen f\u00fcr die Lagerung von Papierunterlagen schlie\u00dfen und alle inaktiven oder vor\u00fcbergehenden Papierunterlagen an ein Bundesarchiv oder eine kommerzielle Lagereinrichtung \u00fcbergeben. <\/span><\/p>\n

Die NARA-Richtlinie gilt f\u00fcr alle Bundesbeh\u00f6rden.<\/span><\/p>\n

Eine erste Frist f\u00fcr die elektronische Verwaltung von Bundesunterlagen lief am 31. Dezember 2019 ab. In Anbetracht der Tatsache, dass viele Beh\u00f6rden diese Frist nicht einhalten konnten, r\u00e4umt M-19-21 den Beh\u00f6rden eine Frist bis zum Ende des Jahres ein, um staatliche Unterlagen und Metadaten vollst\u00e4ndig in einer digitalen Umgebung zu verwalten. <\/span><\/p>\n

<\/span>Herausforderungen bei der Einhaltung von M-19-21<\/b><\/h2>\n

Die Bundesbeh\u00f6rden haben unerm\u00fcdlich daran gearbeitet, die NARA-Richtlinie M-19-21 einzuhalten. <\/span><\/p>\n

Die NARA und das OMB unterst\u00fctzen die Bundesbeh\u00f6rden bei der Umstellung auf elektronische Akten.<\/span><\/p>\n

Der erste Schritt bei der Vorbereitung auf das Mandat ist eine gr\u00fcndliche Bewertung der aktuellen Akten- und Dokumentenverwaltung in Ihrer Beh\u00f6rde. Um den Beh\u00f6rden dabei zu helfen, fundierte Entscheidungen \u00fcber ihre Bed\u00fcrfnisse zu treffen, hat die NARA einen Leitfaden ver\u00f6ffentlicht, <\/span>Die Kriterien f\u00fcr eine erfolgreiche Verwaltung dauerhafter elektronischer Aufzeichnungen<\/span><\/i>. <\/span> <\/p>\n

Bundesbeh\u00f6rden sollten bei der Durchf\u00fchrung einer Selbstbewertung mehrere Faktoren beachten: <\/span><\/p>\n

    \n
  • <\/span> Das Alter des Ursprungsdokumente<\/span> \u00c4ltere Aufzeichnungen erfordern m\u00f6glicherweise eine sensible Handhabung.<\/span><\/li>\n
  • <\/span> Anzahl der Ursprungsdokumente.<\/span> Die sichere Digitalisierung gro\u00dfer Mengen von Dokumenten kann es erforderlich machen, dass die Beh\u00f6rden zus\u00e4tzliches Personal einstellen oder hochproduktive Dokumentenscanner beschaffen.<\/span><\/li>\n
  • <\/span> Der Medientyp.<\/span> F\u00fcr die Digitalisierung von Mikrofilmen und Mikrofiches k\u00f6nnen zus\u00e4tzliche Schritte erforderlich sein.<\/span><\/li>\n
  • <\/span> Indizierungsanforderungen.<\/span> Jeder Datensatz ben\u00f6tigt Metadaten, um ihn zu identifizieren.<\/span><\/li>\n
  • <\/span> Speicherung.<\/span> Die Bundesbeh\u00f6rden m\u00fcssen verstehen, wie die Dokumente derzeit abgelegt und gespeichert werden.<\/span><\/li>\n
  • <\/span> Aufbewahrung.<\/span> Die Bundesbeh\u00f6rden m\u00fcssen festlegen, was mit den Aufzeichnungen und anderen Quelldokumenten geschieht, nachdem sie digitalisiert wurden – werden die Dokumente zur\u00fcckgegeben, aufbewahrt oder vernichtet? <\/span><\/li>\n<\/ul>\n

    Wenn die Digitalisierung der Aktenverwaltung in Ihrer Beh\u00f6rde entmutigend klingt, sind Sie nicht allein. Nur wenige Beh\u00f6rden haben das Know-how, die Arbeitskraft oder die finanziellen Mittel, um die NARA-Richtlinie zu erf\u00fcllen. <\/span><\/p>\n

    Aus diesem Grund haben sich viele Beh\u00f6rden mit Anbietern von L\u00f6sungen zur Dokumentenautomatisierung zusammengetan, um die Digitalisierung, Verteilung und Speicherung von tempor\u00e4ren und permanenten Aufzeichnungen und Dokumenten zu unterst\u00fctzen. <\/span><\/p>\n

    Einige <\/span>L\u00f6sungen zur Dokumentenerfassung<\/span> automatisch \u00fcberpr\u00fcfen, ob die Bilder oder Aufzeichnungen den staatlichen Standards entsprechen. F\u00fchrende Dokumentenscanner arbeiten mit hohen Geschwindigkeiten, so dass die Beh\u00f6rden problemlos scannen und die erforderliche Bildqualit\u00e4t in den ben\u00f6tigten Mengen erreichen k\u00f6nnen. <\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Die US-Bundesregierung steht kurz davor, einen bedeutenden Schritt in Richtung digitales Dokumentenmanagement zu machen. Ab dem 1. Januar 2023 m\u00fcssen die Bundesbeh\u00f6rden alle tempor\u00e4ren und permanenten Bundesunterlagen und die entsprechenden Metadaten elektronisch verwalten. Die regierungsweite Richtlinie ist das Ergebnis eines Memorandums, das von der National Archives and Records Administration (NARA) am 28. Juni 2019 herausgegeben […]<\/p>\n","protected":false},"featured_media":4548,"parent":0,"template":"","categories":[137],"tags":[277],"class_list":["post-6361","blog","type-blog","status-publish","has-post-thumbnail","hentry","category-unkategorisiert","tag-behorden"],"acf":{"address":"","phone":""},"yoast_head":"\nWas ist die Richtlinie M-19-21 und wie erreichen Sie die Einhaltung?<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Informieren Sie sich \u00fcber die regierungsweite Richtlinie M-19-21 f\u00fcr Regierungsunterlagen. Erfahren Sie, was die Richtlinie M-19-21 ist, welche Herausforderungen sie mit sich bringt und wie Sie sie einhalten k\u00f6nnen.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/wie-sie-m-19-21-einhalten\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"de_DE\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Was ist die Richtlinie M-19-21 und wie erreichen Sie die Einhaltung?\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Informieren Sie sich \u00fcber die regierungsweite Richtlinie M-19-21 f\u00fcr Regierungsunterlagen. Erfahren Sie, was die Richtlinie M-19-21 ist, welche Herausforderungen sie mit sich bringt und wie Sie sie einhalten k\u00f6nnen.\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/wie-sie-m-19-21-einhalten\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"https:\/\/www.ibml.com\/\" \/>\n<meta property=\"article:publisher\" content=\"https:\/\/www.facebook.com\/ibmlnews\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/www.ibml.com\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/shutterstock_1764965867_Comply-M1921-Blog_BW-scaled.jpg\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"2560\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"2017\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:type\" content=\"image\/jpeg\" \/>\n<meta name=\"twitter:card\" content=\"summary_large_image\" \/>\n<meta name=\"twitter:site\" content=\"@ibmlnews\" \/>\n<meta name=\"twitter:label1\" content=\"Gesch\u00e4tzte Lesezeit\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data1\" content=\"5 Minuten\" \/>\n<!-- \/ Yoast SEO plugin. -->","yoast_head_json":{"title":"Was ist die Richtlinie M-19-21 und wie erreichen Sie die Einhaltung?","description":"Informieren Sie sich \u00fcber die regierungsweite Richtlinie M-19-21 f\u00fcr Regierungsunterlagen. Erfahren Sie, was die Richtlinie M-19-21 ist, welche Herausforderungen sie mit sich bringt und wie Sie sie einhalten k\u00f6nnen.","robots":{"index":"index","follow":"follow","max-snippet":"max-snippet:-1","max-image-preview":"max-image-preview:large","max-video-preview":"max-video-preview:-1"},"canonical":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/wie-sie-m-19-21-einhalten\/","og_locale":"de_DE","og_type":"article","og_title":"Was ist die Richtlinie M-19-21 und wie erreichen Sie die Einhaltung?","og_description":"Informieren Sie sich \u00fcber die regierungsweite Richtlinie M-19-21 f\u00fcr Regierungsunterlagen. Erfahren Sie, was die Richtlinie M-19-21 ist, welche Herausforderungen sie mit sich bringt und wie Sie sie einhalten k\u00f6nnen.","og_url":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/wie-sie-m-19-21-einhalten\/","og_site_name":"https:\/\/www.ibml.com\/","article_publisher":"https:\/\/www.facebook.com\/ibmlnews","og_image":[{"width":2560,"height":2017,"url":"https:\/\/www.ibml.com\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/shutterstock_1764965867_Comply-M1921-Blog_BW-scaled.jpg","type":"image\/jpeg"}],"twitter_card":"summary_large_image","twitter_site":"@ibmlnews","twitter_misc":{"Gesch\u00e4tzte Lesezeit":"5 Minuten"},"schema":{"@context":"https:\/\/schema.org","@graph":[{"@type":"WebPage","@id":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/wie-sie-m-19-21-einhalten\/","url":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/wie-sie-m-19-21-einhalten\/","name":"Was ist die Richtlinie M-19-21 und wie erreichen Sie die Einhaltung?","isPartOf":{"@id":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/#website"},"primaryImageOfPage":{"@id":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/wie-sie-m-19-21-einhalten\/#primaryimage"},"image":{"@id":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/wie-sie-m-19-21-einhalten\/#primaryimage"},"thumbnailUrl":"https:\/\/www.ibml.com\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/shutterstock_1764965867_Comply-M1921-Blog_BW-scaled.jpg","datePublished":"2025-10-28T11:42:56+00:00","description":"Informieren Sie sich \u00fcber die regierungsweite Richtlinie M-19-21 f\u00fcr Regierungsunterlagen. Erfahren Sie, was die Richtlinie M-19-21 ist, welche Herausforderungen sie mit sich bringt und wie Sie sie einhalten k\u00f6nnen.","breadcrumb":{"@id":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/wie-sie-m-19-21-einhalten\/#breadcrumb"},"inLanguage":"de-DE","potentialAction":[{"@type":"ReadAction","target":["https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/wie-sie-m-19-21-einhalten\/"]}]},{"@type":"ImageObject","inLanguage":"de-DE","@id":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/wie-sie-m-19-21-einhalten\/#primaryimage","url":"https:\/\/www.ibml.com\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/shutterstock_1764965867_Comply-M1921-Blog_BW-scaled.jpg","contentUrl":"https:\/\/www.ibml.com\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/shutterstock_1764965867_Comply-M1921-Blog_BW-scaled.jpg","width":2560,"height":2017},{"@type":"BreadcrumbList","@id":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/wie-sie-m-19-21-einhalten\/#breadcrumb","itemListElement":[{"@type":"ListItem","position":1,"name":"Home","item":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/3109-2\/"},{"@type":"ListItem","position":2,"name":"Blog","item":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/"},{"@type":"ListItem","position":3,"name":"Wie Sie M-19-21 einhalten"}]},{"@type":"WebSite","@id":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/#website","url":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/","name":"https:\/\/www.ibml.com\/","description":"End-to-End Enterprise Capture Solutions","publisher":{"@id":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/#organization"},"potentialAction":[{"@type":"SearchAction","target":{"@type":"EntryPoint","urlTemplate":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/?s={search_term_string}"},"query-input":{"@type":"PropertyValueSpecification","valueRequired":true,"valueName":"search_term_string"}}],"inLanguage":"de-DE"},{"@type":"Organization","@id":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/#organization","name":"IBML","url":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/","logo":{"@type":"ImageObject","inLanguage":"de-DE","@id":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/#\/schema\/logo\/image\/","url":"https:\/\/www.ibml.com\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/ibml-logo-dark-1.png","contentUrl":"https:\/\/www.ibml.com\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/ibml-logo-dark-1.png","width":301,"height":149,"caption":"IBML"},"image":{"@id":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/#\/schema\/logo\/image\/"},"sameAs":["https:\/\/www.facebook.com\/ibmlnews","https:\/\/x.com\/ibmlnews","https:\/\/www.linkedin.com\/company\/ibml\/","https:\/\/www.youtube.com\/user\/ibmltube"]}]}},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/blog\/6361","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/blog"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/blog"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4548"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=6361"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=6361"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=6361"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}