{"id":6360,"date":"2025-10-28T11:32:21","date_gmt":"2025-10-28T11:32:21","guid":{"rendered":"https:\/\/ibmlstaging.wpengine.com\/blog\/digitales-posteingangs-outsourcing-definition-zweck-und-funktionsweise\/"},"modified":"2026-01-02T11:27:21","modified_gmt":"2026-01-02T11:27:21","slug":"digitales-posteingangs-outsourcing-definition-zweck-und-funktionsweise","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/digitales-posteingangs-outsourcing-definition-zweck-und-funktionsweise\/","title":{"rendered":"Digitales Posteingangs-Outsourcing: Definition, Zweck und Funktionsweise"},"content":{"rendered":"<p>In der heutigen turbulenten Wirtschaftslage stehen Unternehmen unter enormem Druck, Kosten zu senken, Mitarbeitende zu entlasten, potenzielle Risiken zu minimieren und gleichzeitig ein besseres Kundenerlebnis zu bieten.<\/p>\n<p>Ein Bereich, der verbesserungsw\u00fcrdig ist, ist die Art und Weise, wie Unternehmen eingehende Post und Dokumente bearbeiten. Die Art und Weise, wie die meisten Unternehmen Rechnungen, Vertr\u00e4ge, Kundenauftr\u00e4ge und andere Dokumente auf Papier und in elektronischer Form bearbeiten, ist arbeitsintensiv, zeitaufw\u00e4ndig und fehleranf\u00e4llig. <\/p>\n<p>Das Outsourcing der Poststelle an einen digitalen Partner bietet Unternehmen eine Alternative.<\/p>\n<p>Laut einer Studie von IDC wird der globale Markt f\u00fcr das Outsourcing der digitalen Poststelle von 2,6 Milliarden Dollar im Jahr 2020 auf 5,2 Milliarden Dollar im Jahr 2025 anwachsen. Siebzig Prozent der Unternehmen erw\u00e4gen die Auslagerung ihrer digitalen Poststelle, so die Association for Intelligent Document Processing. <\/p>\n<p>In diesem Artikel erfahren Sie, wie ausgelagerte digitale Poststellen funktionieren.<\/p>\n<h2>Was ist eine digitale Poststelle?<\/h2>\n<p>Eine <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/solutions\/digital-mailroom\/\">digitale Poststelle<\/a> nutzt intelligente Datenerfassung, Workflow-Automatisierung und andere Technologien, um den Umgang mit eingehender Papier- und elektronischer Post und Dokumenten zu optimieren.<\/p>\n<p><strong>Hier sehen Sie, wie eine digitale Poststelle normalerweise funktioniert:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><strong>Eingang<\/strong>  Briefe, Pakete, Rechnungen, Korrespondenz und andere Arten von physischer Post werden wie \u00fcblich empfangen. Dokumente, die per E-Mail, Fax, Mobiltelefon und Datei\u00fcbertragung gesendet werden, werden ebenfalls empfangen. <\/li>\n<li><strong>Scannen.<\/strong>  Physische Dokumente werden f\u00fcr die weitere Verarbeitung in digitale Bilder umgewandelt. Einige digitale Poststellenl\u00f6sungen verwenden <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/scanners\/\">Hochgeschwindigkeitsscanner<\/a>, die mehrere Arten von Dokumenten gleichzeitig verarbeiten und Informationen aus den Dokumenten w\u00e4hrend des Scanvorgangs (in-line) extrahieren. <\/li>\n<li><strong>Sortieren.<\/strong>  Digitale Poststellenl\u00f6sungen \u00fcberpr\u00fcfen die Informationen und Hauptmerkmale jedes Dokuments, um die Dokumente automatisch zu identifizieren und nach Typ zu sortieren (z. B. Rechnungen, Vertr\u00e4ge).<\/li>\n<li><strong>Extraktion.<\/strong>  Die L\u00f6sung f\u00fcr die digitale Poststelle verwendet optische Zeichenerkennung (OCR), Barcode-Erkennung, k\u00fcnstliche Intelligenz (KI) und andere Technologien, um gescannte Bilder in bearbeitbaren und durchsuchbaren Text umzuwandeln und wichtige Daten aus den Dokumenten zu extrahieren. Um die Genauigkeit der extrahierten Daten zu gew\u00e4hrleisten, werden diese mit den Informationen in einer Datenbank oder einem Aufzeichnungssystem abgeglichen. <\/li>\n<li><strong>Verteilung<\/strong>  Sobald die Dokumente klassifiziert und die Daten \u00fcberpr\u00fcft sind, werden die Dokumente digital an die entsprechenden Personen oder Abteilungen weitergeleitet, basierend auf vorher festgelegten Gesch\u00e4ftsregeln.<\/li>\n<li><strong>Integration.<\/strong>  Dokumente und Daten k\u00f6nnen in ein Customer Relationship Management (CRM)-System, eine Enterprise Resource Planning (ERP)-Anwendung, eine Dokumentenmanagement-Plattform oder ein anderes Altsystem exportiert werden. Die robotergest\u00fctzte Prozessautomatisierung (RPA) kann den nahtlosen Austausch von Daten erleichtern, ohne dass eine Computerprogrammierung erforderlich ist. <\/li>\n<li><strong>Archivieren.<\/strong>  Dokumente und Daten werden zentral indiziert und in einem Cloud-basierten Repository gespeichert.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Diese Funktionen modernisieren die Art und Weise, wie Unternehmen eingehende Post und Dokumente bearbeiten.<\/p>\n<h2>Was bedeutet Outsourcing der digitalen Poststelle?<\/h2>\n<p>Unternehmen k\u00f6nnen die Vorteile einer digitalen Poststelle nutzen, indem sie die Verantwortung f\u00fcr die Verwaltung der eingehenden Post und anderer Dokumente des Unternehmens an einen externen Dienstleister abgeben.<\/p>\n<p>Drittanbieter, die sich auf digitale Poststellen spezialisiert haben, k\u00f6nnen den gesamten Poststellenprozess im Namen eines Unternehmens \u00fcbernehmen &#8211; vom Empfang und der Sortierung von Post und Dokumenten bis hin zur Weiterleitung und Archivierung.<\/p>\n<p><strong>Ausgelagerte digitale Poststellen unterscheiden sich in einigen Punkten von internen L\u00f6sungen:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><strong>Partnerschaft mit einem Dienstleistungsanbieter.<\/strong>  Anstatt eingehende Post und Dokumente intern zu bearbeiten, arbeitet ein Unternehmen mit einem Anbieter zusammen, der digitale Poststellendienste anbietet. Einige Dienstleister konzentrieren sich ausschlie\u00dflich auf das Outsourcing der Poststelle, w\u00e4hrend andere die digitale Poststelle als Teil eines Portfolios von Business Process Outsourcing (BPO)-Angeboten anbieten. <\/li>\n<li><strong>Abholung der Eingangspost.<\/strong>  Der Outsourcing-Anbieter holt die physische Post im Namen der Organisation ab. Einige Outsourcing-Anbieter holen auch elektronisch versandte Dokumente ab. <\/li>\n<li><strong>Scannen und Erfassen.<\/strong>  Outsourcing-Anbieter verwenden Hochleistungsscanner, um physische Post und andere Dokumente in digitale Bilder umzuwandeln. OCR, KI und andere Datenerfassungstechnologien extrahieren Informationen aus gescannten und elektronisch \u00fcbermittelten Dokumenten. <\/li>\n<li><strong>Validierung.<\/strong>  Outsourcing-Anbieter k\u00f6nnen Dokumente auf der Grundlage vordefinierter Kriterien klassifizieren und Daten validieren und mit Datens\u00e4tzen oder Datenbanken abgleichen, um die Richtigkeit der Informationen sicherzustellen.<\/li>\n<li><strong>Verteilung.<\/strong>  Anbieter digitaler Poststellen setzen Tools zur Workflow-Automatisierung ein, um verarbeitete Dokumente an die zust\u00e4ndige Person zur \u00dcberpr\u00fcfung, Genehmigung oder weiteren Bearbeitung weiterzuleiten.<\/li>\n<li><strong>Integration.<\/strong>  Ein Anbieter einer ausgelagerten digitalen Poststelle kann seine Prozesse in die internen Systeme eines Unternehmens integrieren, um den einfachen Zugriff und das Abrufen von Informationen zu erleichtern.<\/li>\n<li><strong>Bearbeitung von R\u00fcckl\u00e4ufern und nicht zustellbarer Post<\/strong>  Nachdem die Dokumente in ein digitales Format umgewandelt wurden, kann ein Outsourcing-Anbieter die physischen Dokumente sicher entsorgen oder sie an das Unternehmen zur\u00fcckgeben.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Diese Dienste k\u00f6nnen f\u00fcr viele Unternehmen auf den Vorteilen einer digitalen Poststellenl\u00f6sung aufbauen.<\/p>\n<h2>Was sind die Vorteile einer ausgelagerten digitalen Poststelle?<\/h2>\n<p>Ausgelagerte digitale Poststellen bieten Unternehmen mehrere \u00fcberzeugende Vorteile.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Reduzierte Anfangskosten.<\/strong>  Durch Outsourcing entfallen die Vorlaufkosten f\u00fcr die Einrichtung einer eigenen digitalen Poststelle. Unternehmen zahlen f\u00fcr die ausgelagerte digitale Poststelle nach und nach. <\/li>\n<li><strong>Verbesserte Effizienz.<\/strong>  Ausgelagerte Dienstleister verf\u00fcgen \u00fcber das Fachwissen, die Erfahrung und den Zugang zu fortschrittlichen Technologien, um den gesamten Posteingangsprozess zu rationalisieren.<\/li>\n<li><strong>Schnellere Durchlaufzeiten.<\/strong>  Die fortschrittlichen Erfassungstechnologien und automatisierten Arbeitsabl\u00e4ufe, die von ausgelagerten Anbietern digitaler Poststellen verwendet werden, verk\u00fcrzen die Zeit, die Post und andere Dokumente ben\u00f6tigen, um die beabsichtigten Empf\u00e4nger zu erreichen, erheblich, was zu verbesserten Antwortzeiten f\u00fchrt.<\/li>\n<li><strong>Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen.<\/strong>  Indem Sie die Bearbeitung eingehender Post und Dokumente auslagern, k\u00f6nnen sich Unternehmen st\u00e4rker auf ihr Kerngesch\u00e4ft und strategische Initiativen konzentrieren.<\/li>\n<li><strong>Skalierbarkeit.<\/strong> Das Outsourcing der Bearbeitung eingehender Post und Dokumente an einen externen Dienstleister erleichtert es Unternehmen, auf sich wandelnde Anforderungen zu reagieren. Es ist nicht n\u00f6tig, zus\u00e4tzliches Personal einzustellen, weitere Scanner anzuschaffen oder Systeme zu konfigurieren. <\/li>\n<li><strong>Zugang zu erstklassiger Technologie.<\/strong>  Durch die Auslagerung der Bearbeitung eingehender Post und Dokumente an einen Dritten erhalten Unternehmen Zugang zu innovativen Technologien, ohne die L\u00f6sungen selbst kaufen, implementieren und verwalten zu m\u00fcssen. Und Outsourcing-Anbieter konzentrieren sich auf die kontinuierliche Verbesserung ihres Serviceangebots. <\/li>\n<li><strong>Unersch\u00fctterliche Sicherheit.<\/strong>  Bei Outsourcing-Anbietern h\u00e4ngt viel von ihrer F\u00e4higkeit ab, die eingehende Post und die Dokumente, die sie im Auftrag ihrer Kunden bearbeiten, zu sch\u00fctzen. Unternehmen k\u00f6nnen von Anbietern erwarten, dass sie in Zugangskontrollen, Verschl\u00fcsselung, umfassende Nachverfolgung und andere Ma\u00dfnahmen investieren, um das Risiko von Datenschutzverletzungen zu verringern und die Einhaltung der einschl\u00e4gigen Datenschutzgesetze zu gew\u00e4hrleisten. <\/li>\n<li><strong>Unterbrechungsfreier Gesch\u00e4ftsbetrieb<br \/><\/strong>  Systemausf\u00e4lle k\u00f6nnen das Gesch\u00e4ft eines Outsourcing-Anbieters in die Knie zwingen. Unternehmen k\u00f6nnen sich darauf verlassen, dass Outsourcing-Anbieter Redundanz und Notfallwiederherstellung in ihre Abl\u00e4ufe einbauen, damit sie die Post ohne Unterbrechung verarbeiten k\u00f6nnen. <\/li>\n<li><strong>Globale Reichweite.<\/strong>  Einige Outsourcing-Anbieter erbringen zentralisierte und standardisierte digitale Poststellen-Dienstleistungen f\u00fcr multinationale Unternehmen mit Niederlassungen an mehreren Standorten.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Jeder dieser Vorteile ist \u00fcberzeugend.<\/p>\n<p>Zusammen k\u00f6nnen sie einem Unternehmen zu einem Wettbewerbsvorteil verhelfen.<\/p>\n<h2>Fazit<\/h2>\n<p>Die Optimierung des Umgangs mit eingehender Post und Dokumenten ist f\u00fcr Unternehmen, die in der heutigen wettbewerbsintensiven, digitalen Umgebung erfolgreich sein wollen, von entscheidender Bedeutung. Die Auslagerung der Poststelle an einen Drittanbieter erm\u00f6glicht es Unternehmen, Kosten zu senken, die Effizienz zu verbessern und die Durchlaufzeiten zu verk\u00fcrzen, w\u00e4hrend sie gleichzeitig ein au\u00dfergew\u00f6hnliches Kundenerlebnis bieten und ein hohes Ma\u00df an Datensicherheit gew\u00e4hrleisten. Laut Gartner spart das typische Unternehmen durch die Auslagerung an einen Anbieter von digitalen Poststellen 20 Prozent. Durch die Zusammenarbeit mit dem richtigen Anbieter von digitalen Poststellen kann ein Unternehmen die Last der Verwaltung eingehender Post loswerden und sich auf seine Kernkompetenzen und Wachstumsziele konzentrieren.   <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>In der heutigen turbulenten Wirtschaftslage stehen Unternehmen unter enormem Druck, Kosten zu senken, Mitarbeitende zu entlasten, potenzielle Risiken zu minimieren und gleichzeitig ein besseres Kundenerlebnis zu bieten. 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