{"id":6322,"date":"2025-10-14T11:09:21","date_gmt":"2025-10-14T11:09:21","guid":{"rendered":"https:\/\/ibmlstaging.wpengine.com\/blog\/was-ist-scannen-und-indexieren-in-digitalen-poststellen\/"},"modified":"2026-02-11T10:58:49","modified_gmt":"2026-02-11T10:58:49","slug":"was-ist-scannen-und-indexieren-in-digitalen-poststellen","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/was-ist-scannen-und-indexieren-in-digitalen-poststellen\/","title":{"rendered":"Was ist Scannen und Indexieren in digitalen Poststellen?"},"content":{"rendered":"<p>Das Scannen und Indizieren von Dokumenten ist der Dreh- und Angelpunkt eines effektiven Informationsmanagements.<\/p>\n<p>Von Verarbeitungskosten und Durchlaufzeiten \u00fcber Informationssicherheit bis hin zur schnellen Reaktion auf Kundenanfragen \u2013 effektives Scannen und Indexieren beeinflusst den gesamten Lebenszyklus des Informationsmanagements.<\/p>\n<p>Deshalb sollte das Scannen und Indexieren bei einem Projekt f\u00fcr eine digitale Poststelle an erster Stelle stehen.<\/p>\n<p>Laut einer Umfrage von Keypoint Intelligence aus dem Jahr 2023 haben 70 Prozent der Unternehmen eine digitale Poststellenl\u00f6sung implementiert oder planen dies. Was treibt diese Nachfrage an? Zun\u00e4chst einmal sind digitale Poststellen ein entscheidender Bestandteil von Initiativen zur digitalen Transformation f\u00fcr Unternehmen jeder Gr\u00f6\u00dfe, so die Schlussfolgerung von Gartner in seinem Bericht &#8222;The Future of Document Management: Trends und Strategien f\u00fcr die digitale Transformation&#8220;. Dar\u00fcber hinaus steigern Unternehmen, die eine digitale Poststelle eingef\u00fchrt haben, die Produktivit\u00e4t ihrer Mitarbeiter um durchschnittlich 15 Prozent, so der Bericht der Association for Intelligent Information Management (AIIM), &#8222;The Digital Mailroom: Ein wertvolles Gut f\u00fcr Unternehmen&#8220;.   <\/p>\n<p>Dieser Artikel befasst sich eingehend mit dem Scannen und Indexieren in digitalen Poststellen.<\/p>\n<h2>Was bedeutet Scannen in digitalen Poststellen?<\/h2>\n<p>Wenn Ihr Unternehmen immer noch viele Informationen auf physischen Dokumenten verwaltet, sind Sie nicht allein.<\/p>\n<p>Beim Scannen werden physische Dokumente, die per Post oder \u00fcber andere Kan\u00e4le eingehen, in digitale Bilder umgewandelt, um Abl\u00e4ufe zu rationalisieren, Kosten zu senken und die Kontrolle und den Zugriff auf Informationen zu verbessern.<\/p>\n<p>Hier sehen Sie, wie der Scanvorgang in einer digitalen Poststelle normalerweise abl\u00e4uft.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Eingang<\/strong> Eingehende Post und andere Dokumente werden in einer Poststelle gesammelt.<\/li>\n<li><strong>Scannen.<\/strong> Hochleistungsscanner, Tischscanner, Multifunktionsger\u00e4te (MFPs) und andere Ger\u00e4te wandeln physische Dokumente in digitale Bilder f\u00fcr die Verarbeitung und Archivierung um.<\/li>\n<li><strong>Optimierung.<\/strong> Gescannte Bilder k\u00f6nnen verbessert werden, um Schieflage und andere Verzerrungen zu korrigieren, Flecken und anderes Rauschen zu reduzieren und Helligkeit und Kontrast anzupassen.<\/li>\n<li><strong>Verteilung.<\/strong> Gescannte Dokumente werden auf der Grundlage vordefinierter Regeln systematisch in verschiedene Workflows oder in bestehende Systeme, wie z.B. eine Dokumentenmanagement-Plattform, exportiert. Die nahtlose Weiterleitung macht es f\u00fcr Unternehmen einfach, physische Post in ihre digitalen Prozesse zu integrieren. <\/li>\n<li><strong>Archivierung.<\/strong> Gescannte Dokumente werden zur sicheren Aufbewahrung und zum einfachen Abruf digital in einem Repository gespeichert. Immer mehr Unternehmen speichern Bilder in einem zentralen Cloud-basierten Archiv. <\/li>\n<\/ul>\n<p>Diese F\u00e4higkeiten haben einen gro\u00dfen Einfluss auf den Erfolg einer Initiative f\u00fcr eine digitale Poststelle.<\/p>\n<h2>Was bedeutet Indexierung in digitalen Poststellen?<\/h2>\n<p>Die Indexierung baut auf den Vorteilen des Scannens in digitalen Poststellen auf.<\/p>\n<p>Sobald die physischen Dokumente gescannt und in ein digitales Format umgewandelt wurden, stellt die Indexierung sicher, dass Datum, Absender, Empf\u00e4nger und andere relevante Informationen zu jedem Dokument zugeordnet sind. Die Indizierung hilft bei der Identifizierung und Kategorisierung von Dokumenten und erleichtert deren Suche und Abruf. <\/p>\n<p>Hier sehen Sie, wie der Indizierungsprozess in einer digitalen Poststelle normalerweise abl\u00e4uft.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Erfassen.<\/strong> Beim Scannen von Dokumenten werden relevante Informationen entweder manuell oder mithilfe von optischer Zeichenerkennung (OCR), Barcode-Erkennung oder anderen automatisierten Technologien erfasst. Die extrahierten Daten k\u00f6nnen den Inhalt des Dokuments und seine Dateieigenschaften enthalten. <\/li>\n<li><strong>Metadaten.<\/strong> Jedem Dokument werden Metadaten oder Indexwerte zugewiesen, basierend auf den erfassten Daten und der Art des Dokuments. Die einer Rechnung zugewiesenen Metadaten k\u00f6nnen beispielsweise die Rechnungsnummer, das Eingangsdatum, den Namen des Lieferanten und andere relevante Details enthalten. <\/li>\n<li><strong>Organisation.<\/strong> Um das Auffinden bestimmter Dokumente zu erleichtern, werden indizierte Dokumente auf der Grundlage ihrer Metadaten organisiert und kategorisiert. Benutzer k\u00f6nnen dann archivierte Dokumente anhand von Schl\u00fcsselw\u00f6rtern, Datum, Dokumenttyp und anderen Kriterien schnell und pr\u00e4zise wiederfinden. <\/li>\n<li><strong>Integration.<\/strong> Indizierte Dokumente k\u00f6nnen systematisch in digitale Arbeitsabl\u00e4ufe integriert werden.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Eine effektive Indizierung kann die Effizienz der Informationsverwaltung insgesamt verbessern, das Auffinden archivierter Dokumente beschleunigen, die Gefahr verlorener oder verlegter Dokumente verringern und die Kontrollen verst\u00e4rken.<\/p>\n<h2>Wie das Scannen und Indizieren erfolgt<\/h2>\n<p>Neue Technologien erleichtern das Scannen und Indizieren von Dokumenten in einer digitalen Poststelle.<\/p>\n<p>Der Prozess beginnt mit dem Eingang von physischer Post und Dokumenten. Den Dokumenten kann ein Barcode oder eine eindeutige Kennung zugewiesen werden, um die Verfolgung durch den Scan- und Indizierungsprozess zu erleichtern. <\/p>\n<p>Physische Dokumente werden dann mit Hochleistungsscannern, Desktop-Scannern, MFPs oder anderen Ger\u00e4ten in ein elektronisches Format umgewandelt. Die besten Hochleistungsscanner sind in der Lage, gro\u00dfe Mengen an gemischten Dokumenten zu scannen, so dass die Dokumente nicht mehr in der Poststelle sortiert werden m\u00fcssen. <\/p>\n<p>Barcode-Erkennung, OCR, k\u00fcnstliche Intelligenz mit maschinellem Lernen und andere Technologien werden in der Regel w\u00e4hrend des Scanvorgangs eingesetzt, um Namen, Adressen, Betr\u00e4ge und andere relevante maschinell gedruckte und handschriftliche Informationen aus den Dokumenten zu extrahieren. Einige hochproduktive Ger\u00e4te k\u00f6nnen Daten w\u00e4hrend des Scannens inline erfassen und so die Verarbeitung und Weiterleitung von Dokumenten beschleunigen. <\/p>\n<p>Einige Scan- und Indexierungsl\u00f6sungen k\u00f6nnen auch die Art des Dokuments erkennen &#8211; zum Beispiel eine Bestellung im Gegensatz zu einer Rechnung &#8211; und Regeln f\u00fcr die Verarbeitung des Dokuments anwenden.<\/p>\n<p>Es werden Qualit\u00e4tskontrollen durchgef\u00fchrt, um die Klarheit und Genauigkeit der Bilder und Daten zu gew\u00e4hrleisten.<\/p>\n<p>Gescannte Dokumente werden dann auf der Grundlage ihrer Attribute indiziert. Schlie\u00dflich werden die digitalisierten Dokumente und ihre Metadaten in einem Repository oder einem Enterprise Content Management (ECM)-System gespeichert, damit sie schnell abgerufen werden k\u00f6nnen. <\/p>\n<p>Die Automatisierung des Scannens und Indizierens von physischer Post und Dokumenten verbessert die betriebliche Effizienz und ebnet den Weg f\u00fcr eine hohe Investitionsrentabilit\u00e4t der digitalen Poststellenautomatisierung.<\/p>\n<h2>Fazit<\/h2>\n<p>Wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten hat, die eingehende physische Post und Dokumente zu verwalten, sind Sie nicht allein. Viele Organisationen erhalten, verarbeiten und lagern immer noch viel Papier. Einige Unternehmen verzeichnen einen Anstieg der Menge an physischen Dokumenten, die sie erhalten. Das Scannen und Indizieren physischer Dokumente als Teil einer Initiative zur <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/was-ist-eine-digitale-poststelle-und-was-sind-ihre-vorteile\/\">digitalen Poststelle<\/a> kann helfen. Durch das Scannen und Indizieren von Korrespondenz, Bestellungen, Rechnungen und anderen Dokumenten k\u00f6nnen Unternehmen jeder Gr\u00f6\u00dfe ihre Informationsmanagementprozesse rationalisieren, die Kosten f\u00fcr Papier und papierbezogene Verbrauchsmaterialien eliminieren, die Zusammenarbeit mit den Beteiligten verbessern und die Kontrolle \u00fcber sensible Dokumente verbessern.    <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Das Scannen und Indizieren von Dokumenten ist der Dreh- und Angelpunkt eines effektiven Informationsmanagements. Von Verarbeitungskosten und Durchlaufzeiten \u00fcber Informationssicherheit bis hin zur schnellen Reaktion auf Kundenanfragen \u2013 effektives Scannen und Indexieren beeinflusst den gesamten Lebenszyklus des Informationsmanagements. Deshalb sollte das Scannen und Indexieren bei einem Projekt f\u00fcr eine digitale Poststelle an erster Stelle stehen. 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