{"id":6289,"date":"2025-10-07T12:54:52","date_gmt":"2025-10-07T12:54:52","guid":{"rendered":"https:\/\/ibmlstaging.wpengine.com\/blog\/was-ist-eine-digitale-poststelle-und-was-sind-ihre-vorteile\/"},"modified":"2026-02-11T10:34:11","modified_gmt":"2026-02-11T10:34:11","slug":"was-ist-eine-digitale-poststelle-und-was-sind-ihre-vorteile","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/was-ist-eine-digitale-poststelle-und-was-sind-ihre-vorteile\/","title":{"rendered":"Was ist eine digitale Poststelle und was sind ihre Vorteile?"},"content":{"rendered":"<p>Trotz der zunehmenden Verbreitung von E-Mail erhalten Unternehmen immer noch viele Informationen \u00fcber ihre Poststelle.<\/p>\n<p>Unabh\u00e4ngig davon, ob es sich um Informationen von Kunden, Lieferanten oder Stakeholdern handelt, k\u00f6nnen Ineffizienzen bei der Art und Weise, wie diese Informationen empfangen, sortiert, klassifiziert und weitergeleitet werden, zu gro\u00dfen Problemen in der Folge f\u00fchren.<\/p>\n<p>Der Druck, physische Post in verwertbare digitale Informationen umzuwandeln, auf die schnell zugegriffen werden kann, ist ein wichtiger Grund daf\u00fcr, dass Unternehmen aller Gr\u00f6\u00dfen und Branchen ihre Poststellenprozesse <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/leitfaden-zur-dokumenten-digitalisierung-was-es-ist-und-warum-es-wichtig-ist\/\">digitalisieren<\/a>.<\/p>\n<p>Dieser Artikel beschreibt, wie eine digitale Poststelle funktioniert und welche Vorteile sie bietet.<\/p>\n<h2>Was ist eine digitale Poststelle?<\/h2>\n<p>Das physische Sortieren, Klassifizieren und Weiterleiten von Informationen, die auf dem Postweg ankommen, ist ein ineffizienter Prozess, der zu h\u00f6heren Kosten, geringerer Mitarbeiterproduktivit\u00e4t und mehr Fehlerm\u00f6glichkeiten f\u00fchren kann.<\/p>\n<p>Wenn Sie mit der Post nicht Schritt halten, kann dies auch zu Problemen mit dem Kundenservice und der Einhaltung von Vorschriften f\u00fchren.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/de\/loesungen\/digitale-poststellenloesungen-fuer-die-automatisierung-der-poststelle\/\">Digitale Poststellenl\u00f6sungen<\/a> &#8211; Software und Hardware, die physische Dokumente in ein digitales Format umwandeln &#8211; beschleunigen den Fluss wichtiger Gesch\u00e4ftsinformationen zu nachgelagerten Systemen und Prozessen.<\/p>\n<p>Einige digitale Poststellenl\u00f6sungen \u00fcberwachen auch E-Mail-Postf\u00e4cher und andere Zustellkan\u00e4le, um eingebettete Dateien und andere elektronisch \u00fcbermittelte Dokumente zu empfangen, zu sortieren, zu klassifizieren und weiterzuleiten.<\/p>\n<p>Digitale Poststellenl\u00f6sungen k\u00f6nnen f\u00fcr eine einzige Anwendung oder f\u00fcr mehrere Anwendungen eingesetzt werden, z. B. f\u00fcr gemeinsam genutzte Dienste. Einige <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/de\/branchen\/bpo-service-anbieter\/\">Business-Outsourcing-Anbieter (BPOs)<\/a> bieten Dienstleistungen f\u00fcr die digitale Poststelle an. <\/p>\n<h2>Wie funktioniert eine digitale Poststelle?<\/h2>\n<p>Digitale Poststellenl\u00f6sungen automatisieren den Empfang, die Sortierung, die Klassifizierung und die Weiterleitung von Informationen, die direkt in der Poststelle eines Unternehmens oder von einem Dritten im Namen des Unternehmens eingehen.<\/p>\n<p>Digitale Poststellenl\u00f6sungen kombinieren Technologien wie das Scannen von Dokumenten, <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/dokumentenerfassung-arten-verfahren-und-vorteile\/\">die Dokumentenerfassung<\/a>, die Datenextraktion und die Integration, um Reibungsverluste beim Empfang und der Verwaltung von Dokumenten zu vermeiden:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Eingang<\/strong> Physische Dokumente werden entgegengenommen und in elektronische Inhalte umgewandelt. Viele Organisationen digitalisieren sowohl Umschl\u00e4ge als auch deren Inhalte. Die Originaldokumente werden anschlie\u00dfend gem\u00e4\u00df den Aufbewahrungsrichtlinien der Organisation vernichtet. Einige digitale Posteingangsl\u00f6sungen b\u00fcndeln zudem elektronisch \u00fcbermittelte Informationen \u2013 etwa per E-Mail, Mobilger\u00e4t, Fax oder \u00fcber ein Portal.   <\/li>\n<li><strong>Sortieren.<\/strong> Dokumente werden automatisch getrennt und in elektronischen Stapeln abgelegt.<\/li>\n<li><strong>Klassifizierung.<\/strong> Rechnungen, Kundenauftr\u00e4ge, Korrespondenz, Mitgliedschafts- und Besch\u00e4ftigungsantr\u00e4ge, Beschwerde- und Berufungsmitteilungen, <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/de\/branchen\/versicherungen\/\">Versicherungsanspr\u00fcche<\/a>, juristische Dokumente, Hypothekenunterlagen und alle anderen potenziell zeitkritischen Dokumenttypen werden identifiziert. Einige Hochgeschwindigkeits-Produktionsscanner k\u00f6nnen gemischte Dokumente identifizieren und sortieren. <\/li>\n<li><strong>Erfassen.<\/strong> Maschinelles Lernen wendet automatisch Gesch\u00e4ftsregeln an, um Informationen zu erfassen.<\/li>\n<li><strong>Weiterleitung<\/strong>. Informationen werden digital an eine Enterprise Content Management (ECM)-L\u00f6sung, eine Dokumentenmanagement-Plattform, ein gemeinsames Laufwerk, ein Archiv oder ein anderes System weitergeleitet, das auf vorher festgelegten Gesch\u00e4ftsregeln basiert. Unternehmen, die nicht \u00fcber ein Dokumentenmanagementsystem verf\u00fcgen, k\u00f6nnen Microsoft SharePoint oder Azure nutzen, um ein einfach zu durchsuchendes Cloud-natives Dokumentenmanagementsystem zu erstellen. Die Inhalte k\u00f6nnen auch direkt an die E-Mail-Adresse einer Person weitergeleitet werden.   <\/li>\n<li><strong>Integration<\/strong>. Robotic Process Automation (RPA) verbindet Systeme ohne Programmierung. Informationen, die von einer digitalen Poststelle erfasst werden, k\u00f6nnen an eine Workflow-L\u00f6sung weitergeleitet oder in eine Enterprise Resource Planning (ERP)-Anwendung oder ein Line-of-Business-System hochgeladen werden. <\/li>\n<li><strong>Zugriff.<\/strong> Autorisierte Benutzer k\u00f6nnen von jedem Ger\u00e4t aus auf digitale Inhalte zugreifen und darauf reagieren.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Diese Schritte eliminieren Reibungsverluste bei der Bearbeitung von Informationen, die per Post verschickt werden.<\/p>\n<h2>Vorteile einer digitalen Poststelle<\/h2>\n<p>Die Digitalisierung und Vereinfachung des Empfangs, der Sortierung und der Weiterleitung der physischen Post bringt gro\u00dfe Vorteile mit sich.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Geringere Kosten.<\/strong> Mit digitalen L\u00f6sungen f\u00fcr die Poststelle entfallen kostspielige, arbeitsintensive Aufgaben wie das Sortieren von Dokumenten nach Typ, das manuelle Eingeben der Daten aus Dokumenten, das Mischen von Papier und E-Mails und das Korrigieren unvermeidlicher Tippfehler. Durch die Automatisierung des Empfangs, der Sortierung, der Klassifizierung und der Weiterleitung der physischen Post haben die Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf wachstumsf\u00f6rdernde Aktivit\u00e4ten zu konzentrieren. <\/li>\n<li><strong>Erh\u00f6hte Produktivit\u00e4t der Mitarbeiter.<\/strong> Mit digitalen L\u00f6sungen f\u00fcr die Poststelle gelangen Informationen schnell in die H\u00e4nde der Mitarbeiter, unabh\u00e4ngig davon, ob sie im B\u00fcro, zu Hause oder unterwegs arbeiten. Die Mitarbeiter der Poststelle m\u00fcssen keine Dokumente mehr sortieren, keine Genehmiger mehr ausfindig machen und keine Papier- und E-Mail-Dokumente mehr mischen. Datenerfassung und automatisierte Workflows machen manuelle Aufgaben \u00fcberfl\u00fcssig.  <\/li>\n<li><strong>Rationalisierte Aufbewahrung von Dokumenten.<\/strong> Digitale Poststellenl\u00f6sungen machen die physische Aufbewahrung von Dokumenten in Aktenschr\u00e4nken, Kartons oder extern bei Dritten \u00fcberfl\u00fcssig. Die Inhalte werden elektronisch in einem sicheren zentralen Speicher archiviert und sind f\u00fcr autorisierte Benutzer jederzeit und von jedem Ort aus \u00fcber einen PC, einen Computer oder ein mobiles Ger\u00e4t sofort zug\u00e4nglich. Die digitale Speicherung von Informationen in einem zentralen Archiv tr\u00e4gt auch zur Gew\u00e4hrleistung der Gesch\u00e4ftskontinuit\u00e4t bei.  <\/li>\n<li><strong>Verbesserter Kundenservice.<\/strong> Die Beschleunigung der \u00dcbermittlung von Informationen, die per Post eintreffen, an nachgelagerte Systeme und Prozesse hilft Unternehmen, die Durchlaufzeiten zu verk\u00fcrzen und Verz\u00f6gerungen bei der Verarbeitung zu vermeiden, die sich negativ auf den Service f\u00fcr ihre Kunden auswirken k\u00f6nnten. Callcenter-Agenten k\u00f6nnen den Status von Informationen ab dem Zeitpunkt der Digitalisierung einsehen. Und die Informationen sind sofort abrufbar, so dass die Kunden sofort eine Antwort auf ihre Fragen erhalten, ohne in die Warteschleife gehen oder auf einen R\u00fcckruf warten zu m\u00fcssen. Probleme k\u00f6nnen schnell gel\u00f6st werden.   <\/li>\n<li><strong>Verbesserte Compliance.<\/strong> Digitale Poststellenl\u00f6sungen sch\u00fctzen sensible Informationen durch benutzer- und rollenbasierte Berechtigungen, automatisierte Aufgabentrennung, die Sicherstellung der Nachweiskette, vollst\u00e4ndige Audit-Protokollierung und digitale Archivierung in \u00dcbereinstimmung mit den Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung. Die Zentralisierung und Automatisierung der Klassifizierung unstrukturierter Dokumente hilft Unternehmen au\u00dferdem dabei, neue Datenschutzbestimmungen einzuhalten und kostspielige Bu\u00dfgelder und Strafen zu vermeiden. <\/li>\n<li><strong>Bessere Zusammenarbeit.<\/strong> Die Digitalisierung und Zentralisierung von Dokumenten erleichtert internen und externen Beteiligten das Kommentieren und Verteilen von Dokumenten und die Zusammenarbeit an Informationen.<\/li>\n<li><strong>H\u00f6here Mitarbeiterzufriedenheit.<\/strong> Niemand verbringt seinen Arbeitstag gerne mit manuellen, sich wiederholenden Aufgaben. Mit digitalen L\u00f6sungen f\u00fcr die Poststelle haben die Mitarbeiter mehr Zeit f\u00fcr ihre eigentlichen Aufgaben. <\/li>\n<\/ul>\n<p>Dies sind nur einige der Gr\u00fcnde, warum Unternehmen digitale Poststellenl\u00f6sungen einsetzen.<\/p>\n<h2>Wie Sie Ihre Poststelle automatisieren<\/h2>\n<p>Jetzt ist es an der Zeit, die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Informationen verwaltet, die auf dem Postweg ankommen, und die zugrunde liegende Kostenstruktur zu \u00fcberdenken. Eine digitale Poststellenl\u00f6sung kann Unternehmen aller Gr\u00f6\u00dfen und Branchen dabei helfen, Kosten zu senken, den Service zu verbessern, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und effizient zu skalieren.  <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/de\/ueber-uns\/konsultieren-sie-einen-experten\/\">Sind Sie bereit anzufangen?<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Trotz der zunehmenden Verbreitung von E-Mail erhalten Unternehmen immer noch viele Informationen \u00fcber ihre Poststelle. 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