{"id":6288,"date":"2025-10-07T12:01:28","date_gmt":"2025-10-07T12:01:28","guid":{"rendered":"https:\/\/ibmlstaging.wpengine.com\/blog\/was-ist-der-beste-weg-papierdokumente-zu-digitalisieren\/"},"modified":"2026-01-07T16:50:48","modified_gmt":"2026-01-07T16:50:48","slug":"was-ist-der-beste-weg-papierdokumente-zu-digitalisieren","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/was-ist-der-beste-weg-papierdokumente-zu-digitalisieren\/","title":{"rendered":"Was ist der beste Weg, Papierdokumente zu digitalisieren?"},"content":{"rendered":"<p>Wie viel Papier wird in Ihrem Unternehmen jeden Tag verarbeitet?<\/p>\n<p>Wenn Ihre Antwort \u201ezu viel\u201c lautet, ist Ihr Unternehmen damit nicht allein.<\/p>\n<p>Trotz der zunehmenden Verbreitung von E-Formularen, Online-Bestellungen und anderen Methoden des elektronischen Informationsaustauschs sind Papierdokumente in den meisten Unternehmen nach wie vor ein fester Bestandteil. Das bedeutet jedoch nicht, dass Unternehmen mit ineffizienten und ineffektiven papierbasierten Prozessen geplagt werden m\u00fcssen. <\/p>\n<p>In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie am besten mit digitalen Dokumenten umgehen.<\/p>\n<h2>Warum sollten Papierdokumente digitalisiert werden?<\/h2>\n<p>Es ist unbestritten, dass Papierdokumente die Gesch\u00e4ftsabl\u00e4ufe behindern.<\/p>\n<p>Hier sind einige der wichtigsten Gr\u00fcnde, warum immer mehr Unternehmen ihre Papierdokumente digitalisieren.<\/p>\n<ul>\n<li><b>Verbesserte Effizienz.<\/b> Die Back-Office-Mitarbeiter vieler Unternehmen verschwenden einen Gro\u00dfteil ihres Arbeitstags damit, Papierdokumente zu sortieren, Daten manuell einzugeben, Informationen zu suchen, Fehler zu korrigieren und Anfragen von internen und externen Stakeholdern zum aktuellen Bearbeitungsstand zu beantworten. In einer digitalen Umgebung gehen die Dokumente automatisch ein, die Informationen werden mit nahezu fehlerfreier Genauigkeit extrahiert, die Dokumente k\u00f6nnen auf der Grundlage vorgegebener Gesch\u00e4ftsregeln digital an die richtige Person oder Abteilung weitergeleitet werden, und die Inhalte sind sofort zug\u00e4nglich. Und die Digitalisierung erm\u00f6glicht es den Mitarbeitern, produktiv zu bleiben, unabh\u00e4ngig davon, wo sie arbeiten.  <\/li>\n<li><b>Reduzierte Kosten.<\/b> Durch die Digitalisierung von Papierdokumenten entfallen die Kosten f\u00fcr Papier und papierbezogene Verbrauchsmaterialien wie Brief\u00f6ffner, Toner, Drucker, Briefumschl\u00e4ge, Aktenschr\u00e4nke und Lagerraum. Au\u00dferdem entfallen durch die Digitalisierung die Kosten f\u00fcr Kurierdienste, \u00dcbernachtversand, Porto und andere Ausgaben, die mit dem Transport von physischen Dokumenten verbunden sind. <\/li>\n<li><b>Verbessertes Kundenerlebnis. <\/b> Digitale Dokumente werden in einem zentralen, cloudbasierten Repository kategorisiert, gekennzeichnet und indiziert, so dass die Mitarbeiter die Informationen, die sie f\u00fcr die Beantwortung von Kunden- oder Stakeholder-Anfragen ben\u00f6tigen, leicht auffinden k\u00f6nnen. Autorisierte Benutzer k\u00f6nnen au\u00dferdem jederzeit und von jedem Ort aus mit jedem PC, Laptop oder Smart Device auf digitalisierte Informationen zugreifen. <\/li>\n<li><b>Bessere Zusammenarbeit.<\/b> Die Digitalisierung macht es mehreren Personen leicht, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten, unabh\u00e4ngig von ihrem physischen Standort. Und digitale Dokumente werden sofort aktualisiert und verwaltet, um sicherzustellen, dass die neueste Version des Dokuments verf\u00fcgbar ist. <\/li>\n<li><b>Mehr verwertbare Daten.<\/b> F\u00fcr Unternehmen ist es schwer, Erkenntnisse zu gewinnen, datengest\u00fctzte Entscheidungen zu treffen und agil zu sein, wenn verwertbare Informationen in Papierdokumenten gefangen bleiben. Durch die Digitalisierung haben die Entscheidungstr\u00e4ger intelligente Erkenntnisse zur Hand, wenn sie sie brauchen. <\/li>\n<li><b>Geringeres Risiko von Datenverlusten.<\/b> Papierbasierte Prozesse erschweren es \u2013 wenn nicht gar unm\u00f6glich \u2013, die Dokumentenkette nachzuweisen, das Vier\u2011Augen\u2011Prinzip durchzusetzen, \u00c4nderungen an Dokumenten nachzuverfolgen oder Aufbewahrungsrichtlinien zuverl\u00e4ssig zu verwalten. Digitale L\u00f6sungen sch\u00fctzen sensible Daten durch Benutzerberechtigungen, moderne Datenverschl\u00fcsselung, vollst\u00e4ndige Audit\u2011Trails, automatisierte Aufbewahrungsfristen und mehr. <\/li>\n<li><b>Vereinfachte Einhaltung der Vorschriften.<\/b> Organisationen in Branchen wie Versicherungen, Gesundheitswesen und Recht sehen sich mit hohen Geldstrafen und Sanktionen konfrontiert, wenn sie Dokumente zu fr\u00fch entsorgen. Die Digitalisierung unterst\u00fctzt sie dabei, gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Unterlagen \u00fcber bestimmte Zeitr\u00e4ume einzuhalten. <\/li>\n<li><b>Weniger Emissionen<\/b> Nachhaltigkeit hat heutzutage f\u00fcr viele Unternehmen oberste Priorit\u00e4t. Die Digitalisierung unterst\u00fctzt die Bem\u00fchungen um den Umweltschutz, indem sie Ressourcen schont und Abfall reduziert. <\/li>\n<\/ul>\n<p>Dies sind einige der Gr\u00fcnde, warum immer mehr Unternehmen ihre Papierdokumente digitalisieren.<\/p>\n<h2>Wie lassen sich Papierdokumente am besten digitalisieren?<\/h2>\n<p>Der technologische Fortschritt hat es f\u00fcr Unternehmen einfacher gemacht, ihre Papierdokumente zu digitalisieren.<\/p>\n<p>Hier sind einige der g\u00e4ngigsten Methoden, mit denen Organisationen Papierdokumente digitalisieren.<\/p>\n<ul>\n<li><b>Flachbett-Scanner.<\/b> Wenn Sie nur ein geringes Dokumentenvolumen haben, sind Flachbettscanner eine gute Wahl. Flachbettscanner sind ideal f\u00fcr die Digitalisierung einzelner Bl\u00e4tter und liefern qualitativ hochwertige Scans, wobei der Benutzer Einstellungen wie Aufl\u00f6sung, Farbtiefe und Dateiformat selbst bestimmen kann. <\/li>\n<li><b>Multifunktionsdrucker (MFDs).<\/b> Fast jedes B\u00fcro verf\u00fcgt \u00fcber sie: Ger\u00e4te, die Funktionen zum Scannen, Kopieren und Drucken von Dokumenten vereinen. Multifunktionsger\u00e4te (MFPs) bieten eine praktische M\u00f6glichkeit, geringe Dokumentenmengen direkt auf den PC oder per E-Mail zu scannen. <\/li>\n<li><b>Anbieter von Business Process Outsourcing (BPO).<\/b> Unternehmen, die umfangreiche Dokumente digitalisieren m\u00fcssen, sollten in Erw\u00e4gung ziehen, das Scannen an einen BPO-Anbieter auszulagern. Viele BPO-Anbieter setzen Produktionsscanner ein, die gro\u00dfe Mengen von Dokumenten verarbeiten k\u00f6nnen. <\/li>\n<li><b>Software zur Dokumentenerfassung.<\/b> Dokumenten-Imaging-Software wandelt Papierdokumente in ein digitales Format um, erkennt den Dokumententyp und versieht digitale Dateien mit Tags f\u00fcr eine strukturierte Ablage und schnellere Wiederauffindbarkeit. Manche L\u00f6sungen bieten zus\u00e4tzlich Funktionen zur Datenerfassung mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) und weiterer Technologien. <\/li>\n<li><b>Produktionsscanner<\/b> Produktionsscanner machen es Unternehmen leicht, gro\u00dfe Mengen an Papierdokumenten in ein digitales Format zu konvertieren. Einige Produktionsscanner k\u00f6nnen verschiedene Arten von Dokumenten gemischt verarbeiten und w\u00e4hrend des scannens Daten aus den Dokumenten extrahieren. <\/li>\n<\/ul>\n<p>Dies sind die wichtigsten Methoden, mit denen Unternehmen ihre Papierdokumente digitalisieren.<\/p>\n<h2>Faktoren, die bei der Digitalisierung von Dokumenten zu ber\u00fccksichtigen sind<\/h2>\n<p>Wenn Sie die Digitalisierung von Papierdokumenten planen, sollten Sie mehrere Faktoren in Betracht ziehen.<\/p>\n<ul>\n<li><b>Dokumententyp.<\/b> Der erste Schritt bei der Planung eines <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/leitfaden-zur-dokumenten-digitalisierung-was-es-ist-und-warum-es-wichtig-ist\/\">Digitalisierungsprojekts <\/a>besteht darin, die Arten von Dokumenten zu bestimmen, die in digitale Bilder umgewandelt werden sollen. Ihr Vorgehen kann sich je nach Dokumententyp unterscheiden \u2013 etwa ob es sich um Formulare im DIN-A4-Format, juristische Unterlagen im \u00dcberformat, gro\u00dfformatige Materialien oder empfindliche Dokumente handelt, die eine besondere Handhabung erfordern. <\/li>\n<li><b>Dokumentenvolumen <\/b>  Das Volumen der Dokumente, die ein Unternehmen digitalisieren m\u00f6chte, kann sich auf die Art der ben\u00f6tigten Scan-Hardware, Software und Dienstleistungen auswirken. Unternehmen mit einem hohen Dokumentenaufkommen sollten beispielsweise spezielle Hochleistungsscanner in Betracht ziehen. <\/li>\n<li><b>Bildqualit\u00e4t.<\/b> Wenn Ihr Anwendungsfall klare Bilder und einen hohen Detailgrad bei digitalisierten Dokumenten erfordert, sollten Sie Scanner in Betracht ziehen, die Bilder in h\u00f6herer Aufl\u00f6sung ausgeben. Bedenken Sie dabei: Je h\u00f6her die Aufl\u00f6sung, desto mehr Speicherplatz ben\u00f6tigen die Bilddateien. Zudem m\u00fcssen Organisationen sicherstellen k\u00f6nnen, dass die digitalen Dokumente inhaltlich korrekt und unver\u00e4ndert sind.  <\/li>\n<li><b>Dateiformat.<\/b>  Ob PDF, TIFF oder JPEG, bestimmen Sie das Format, das Sie zum Speichern von Bildern verwenden werden. Kompatibilit\u00e4t, Komprimierung und Funktionalit\u00e4t werden bei der Entscheidung wahrscheinlich eine Rolle spielen. <\/li>\n<li><b>Scanning-Modus.<\/b>  Die Entscheidung, ob Bilder in Farbe, in Graustufen oder in Schwarzwei\u00df gescannt werden sollen, ist ein weiterer entscheidender Faktor bei der Planung der Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Bilder. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die richtige Entscheidung trifft, indem Sie den Inhalt Ihrer Dokumente ber\u00fccksichtigen. Graustufen und Schwarzwei\u00df k\u00f6nnen beispielsweise f\u00fcr textbasierte Dokumente geeignet sein.  <\/li>\n<li><b>Indizierung.<\/b>  Der sofortige Zugriff auf Inhalte ist ein wesentlicher Vorteil der Digitalisierung von Dokumenten. Dazu m\u00fcssen Unternehmen jedoch ein System f\u00fcr die Organisation der digitalisierten Dokumente schaffen. Stellen Sie sicher, dass Scanl\u00f6sungen eine M\u00f6glichkeit bieten, Dokumente anhand von Metadaten wie dem Datum zu indizieren. Ebenso m\u00fcssen Unternehmen einheitliche Dateinamenskonventionen f\u00fcr Dokumente festlegen.   <\/li>\n<li><b>Speicherung und Sicherung.<\/b>  Durch die Digitalisierung von Dokumenten entf\u00e4llt die Notwendigkeit, Dokumente physisch in Aktenschr\u00e4nken aufzubewahren. Unabh\u00e4ngig davon, ob Ihr Unternehmen ein zentrales Cloud-basiertes Archiv, Festplatten oder beides verwendet, planen Sie, wie Ihr Unternehmen digitale Dokumente speichern wird. Stellen Sie sicher, dass Ihr Plan zur Dokumentenspeicherung eine Strategie zur Sicherung der Inhalte enth\u00e4lt, um Datenverluste zu vermeiden.  <\/li>\n<li><b>Sicherheit.<\/b>  Der Schutz sensibler Informationen ist ein wichtiger Bestandteil eines Projekts zur Digitalisierung von Dokumenten f\u00fcr Unternehmen in Branchen wie Finanzdienstleistungen und Gesundheitswesen. Vergewissern Sie sich, dass potenzielle L\u00f6sungen zum Scannen von Dokumenten Sicherheitsvorkehrungen wie Benutzerberechtigungen, Datenverschl\u00fcsselung, Protokollierung aller an einem Dokument vorgenommenen Aktionen und automatische Dokumentenaufbewahrung bieten. <\/li>\n<li><b>Schulung des Personals.<\/b>  Die Akzeptanz durch die Benutzer hat einen gro\u00dfen Einfluss darauf, ob sich die Digitalisierung von Dokumenten f\u00fcr ein Unternehmen auszahlt. Deshalb ist es wichtig, bereits zu Beginn des Projekts einen Plan f\u00fcr die Schulung der Personen zu entwickeln, die am Scannen von Papierdokumenten beteiligt sind. Unternehmen sollten au\u00dferdem eine Dokumentation und fortlaufende Schulungen erstellen, um einheitliche Verfahren bei einem Wechsel der Mitarbeiter zu gew\u00e4hrleisten.  <\/li>\n<li><b>Integration.<\/b>  Das Letzte, was ein Unternehmen braucht, ist ein weiteres Datensilo oder unn\u00f6tige manuelle Aufgaben. Aber genau das ist das Risiko, wenn eine L\u00f6sung zum Scannen von Dokumenten nicht gut mit nachgelagerten Systemen integriert ist. Vergewissern Sie sich, dass die in Frage kommenden Scanl\u00f6sungen problemlos in Ihre bestehenden Systeme und Prozesse integriert werden k\u00f6nnen. Die Integration ist besonders wichtig, wenn Sie planen, Dokumentenbilder als Teil Ihres Arbeitsablaufs zu verwenden. Einige L\u00f6sungen zum Scannen von Dokumenten nutzen die Automatisierung von Prozessen durch Roboter (RPA), um Systeme ohne Programmieraufwand zu verbinden.    <\/li>\n<\/ul>\n<p>Eine Scanl\u00f6sung, die diese Kriterien erf\u00fcllt, tr\u00e4gt zum Erfolg eines Digitalisierungsprojekts bei.<\/p>\n<h2>Tipps f\u00fcr die Auswahl eines Tools und einer Technik zur Digitalisierung von Dokumenten<\/h2>\n<p>Es gibt eine Vielzahl von L\u00f6sungen zum Scannen von Dokumenten. Die Wahl der falschen L\u00f6sung kann Ihr Unternehmen zur\u00fcckwerfen. Hier sind einige Tipps, die Ihrem Unternehmen helfen, die richtige Wahl zu treffen.  <\/p>\n<ul>\n<li>Verstehen Sie <b>Ihre Anforderungen<\/b>, indem Sie Faktoren wie das Dokumentenvolumen, die Dokumentenarten, gew\u00fcnschte Ausgabeformate sowie spezielle Funktionen oder Merkmale ber\u00fccksichtigen, die Sie ben\u00f6tigen.<\/li>\n<li>Bestimmen Sie die <b>Benutzerfreundlichkeit<\/b> einer L\u00f6sung, indem Sie ihre Schnittstellen und Arbeitsabl\u00e4ufe bewerten.<\/li>\n<li>Vergewissern Sie sich, dass zuk\u00fcnftige L\u00f6sungen mit Ihren bestehenden Systemen und Prozessen <b>integriert <\/b>werden k\u00f6nnen.<\/li>\n<li>Suchen Sie nach L\u00f6sungen mit <b>integrierten Sicherheitsfunktionen<\/b> wie Verschl\u00fcsselung und Zugriffskontrolle.<\/li>\n<li>Pr\u00fcfen Sie <b>Cloud-Speicher, Backup-Mechanismen und Redundanz<\/b>, um Datenverluste zu vermeiden.<\/li>\n<li>Vergleichen Sie die <b>Ausgabequalit\u00e4t, Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit von Scannern<\/b>, um die beste L\u00f6sung zu finden.<\/li>\n<li>Beurteilen Sie die <b>Skalierbarkeit<\/b> jeder L\u00f6sung, um zuk\u00fcnftiges Wachstum und Bed\u00fcrfnisse zu ber\u00fccksichtigen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Diese Tipps werden Ihnen helfen, eine fundierte Entscheidung f\u00fcr eine Digitalisierungsl\u00f6sung oder -technik zu treffen.<\/p>\n<h2>Fazit<\/h2>\n<p>Papier ist nach wie vor ein wichtiger Bestandteil von Back-Office-Prozessen. Durch die Digitalisierung von Papierdokumenten k\u00f6nnen Unternehmen ihre Effizienz steigern, Kosten senken, eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit erm\u00f6glichen, den Service f\u00fcr interne und externe Interessengruppen verbessern und sensible Informationen sch\u00fctzen. Aber keiner dieser Vorteile ist ohne die richtige L\u00f6sung m\u00f6glich. Die \u00dcberlegungen und Tipps in diesem Artikel werden dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen den optimalen Nutzen aus seinem Projekt zur Digitalisierung von Dokumenten zieht.   <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Wie viel Papier wird in Ihrem Unternehmen jeden Tag verarbeitet? Wenn Ihre Antwort \u201ezu viel\u201c lautet, ist Ihr Unternehmen damit nicht allein. Trotz der zunehmenden Verbreitung von E-Formularen, Online-Bestellungen und anderen Methoden des elektronischen Informationsaustauschs sind Papierdokumente in den meisten Unternehmen nach wie vor ein fester Bestandteil. 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