{"id":6285,"date":"2025-10-02T12:19:04","date_gmt":"2025-10-02T12:19:04","guid":{"rendered":"https:\/\/ibmlstaging.wpengine.com\/blog\/was-bringt-archivdigitalisierung-und-warum-ist-es-fuer-ihr-unternehmen-entscheidend\/"},"modified":"2026-02-11T12:14:08","modified_gmt":"2026-02-11T12:14:08","slug":"was-bringt-archivdigitalisierung-und-warum-ist-es-fuer-ihr-unternehmen-entscheidend","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/was-bringt-archivdigitalisierung-und-warum-ist-es-fuer-ihr-unternehmen-entscheidend\/","title":{"rendered":"Scannen von Archiven: Prozess, Herausforderungen und L\u00f6sungen"},"content":{"rendered":"<p>Trotz der zunehmenden Digitalisierung erhalten die meisten Unternehmen immer noch Papierdokumente.<\/p>\n<p>Das Aufbewahren und Wiederfinden von Papierdokumenten kann viel Kopfzerbrechen bereiten.<\/p>\n<p>Aus diesem Grund setzen immer mehr Unternehmen L\u00f6sungen zum Scannen von Archiven ein.<\/p>\n<p>Dieser Artikel erkl\u00e4rt, was eine Archivscan-L\u00f6sung ist und warum Unternehmen sie brauchen.<\/p>\n<p><strong>Herausforderungen mit Papierdokumenten<\/strong><\/p>\n<p>Der Prozentsatz der Dokumente, die in Papierform eingehen, variiert je nach Branche. Laut einer Umfrage der Association for Intelligent Information Management (AIIM) aus dem Jahr 2020 gaben 44 Prozent der Unternehmen an, dass weniger als 10 Prozent ihrer eingehenden Dokumente in Papierform vorliegen, w\u00e4hrend 25 Prozent der Unternehmen angaben, dass 50 Prozent oder mehr ihrer eingehenden Dokumente in Papierform vorliegen. <\/p>\n<p>Unabh\u00e4ngig vom Umfang bringen Papierdokumente f\u00fcr Unternehmen zahlreiche Herausforderungen mit sich, darunter:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Hohe Verwaltungskosten.<\/strong> Die Kosten f\u00fcr das Drucken, Verteilen und Aufbewahren von Papierdokumenten k\u00f6nnen erheblich sein. In den meisten F\u00e4llen gilt: Je gr\u00f6\u00dfer das Unternehmen, desto h\u00f6her die Kosten. <\/li>\n<li><strong>Mangelhafte Zusammenarbeit.<\/strong> Papierdokumente erschweren die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Beteiligten, insbesondere wenn die Beteiligten an verschiedenen Orten arbeiten.<\/li>\n<li><strong>Risiko von Compliance-Problemen oder Datenschutzverletzungen.<\/strong> Papierdokumente k\u00f6nnen leicht verloren gehen, gestohlen oder besch\u00e4digt werden \u2013 und gef\u00e4hrden so die Sicherheit sensibler Informationen.<\/li>\n<li><strong>Auswirkungen auf die Umwelt.<\/strong> Die Produktion und Entsorgung von Papierdokumenten ist eine gro\u00dfe Belastung f\u00fcr die Umwelt. Papierbezogene Verbrauchsmaterialien wie Druckertoner machen die Sache noch schlimmer. <\/li>\n<\/ul>\n<p>Die physische Aufbewahrung und das Abrufen von Dokumenten ist jedoch eine der gr\u00f6\u00dften Herausforderungen im Zusammenhang mit Papierdokumenten.<\/p>\n<p>Das Aufbewahren und Wiederfinden von Papierdokumenten kostet viel Zeit, Geld und Platz und birgt Risiken.<\/p>\n<p><strong>Was ist das Scannen von Archiven?<\/strong><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/services\/document-processing\/\">L\u00f6sungen zum Scannen von Archiven<\/a> bieten Unternehmen jeder Gr\u00f6\u00dfe eine Alternative zur physischen Lagerung.<\/p>\n<p>Beim Scannen von Archiven werden Papierdokumente in digitale Dateien umgewandelt, die elektronisch gespeichert, abgerufen und aufgerufen werden k\u00f6nnen. Das Scannen von Archiven ist in den letzten Jahren immer beliebter geworden, da Unternehmen immer mehr ihrer Back-Office-Prozesse digitalisieren und sich auf das Arbeiten von unterwegs einstellen. <\/p>\n<p><strong>Wie man ein Archiv scannt<\/strong><\/p>\n<p>Beim Scannen von Archiven sind mehrere Schritte erforderlich.<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Abholung<\/strong>. Papierdokumente m\u00fcssen aus der Post oder anderen Quellen abgeholt werden. <\/li>\n<li><strong>Vorbereitung.<\/strong> Um die bestm\u00f6gliche Bildqualit\u00e4t zu gew\u00e4hrleisten, m\u00fcssen B\u00fcroklammern, Heftklammern und andere Gegenst\u00e4nde, die den Scanvorgang beeintr\u00e4chtigen k\u00f6nnten, von den Dokumenten entfernt werden.<\/li>\n<li><strong>Scannen<\/strong>. Papierdokumente werden mithilfe eines Scanners in ein elektronisches Format umgewandelt. Einige Scanner sind in der Lage, gro\u00dfe Mengen an zusammenh\u00e4ngenden Dokumenten mit hoher Geschwindigkeit zu digitalisieren.  <\/li>\n<li><strong>Verarbeitung.<\/strong> Die f\u00fcr die Indizierung und den Abruf erforderlichen Metadaten werden erfasst,<\/li>\n<li><strong>Archivierung<\/strong>. Digitale Dateien werden elektronisch in einem Repository oder Dokumentenmanagementsystem gespeichert. Autorisierte Benutzer k\u00f6nnen archivierte Dokumente jederzeit sofort abrufen.  <\/li>\n<\/ol>\n<p>Diese Schritte reduzieren die Zeit, die Kosten und das Risiko, die mit der Speicherung und dem Abruf von Dokumenten verbunden sind.<\/p>\n<p><strong>Die Bedeutung des Scannens von Archiven<\/strong><\/p>\n<p>L\u00f6sungen zum Scannen von Archiven bieten Unternehmen jeder Gr\u00f6\u00dfe erhebliche Vorteile.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Gesteigerte Effizienz der Mitarbeiter.<\/strong> Jedes Unternehmen m\u00f6chte heutzutage mit weniger mehr erreichen. In einer papierbasierten Umgebung verschwenden die Mitarbeiter viel Zeit mit dem Mischen, Ablegen und Abrufen von Dokumenten. Die Ineffizienzen wachsen mit einem Unternehmen. Durch die Digitalisierung von Dokumenten haben autorisierte Benutzer die Informationen sofort zur Hand, ohne dass sie Aktenschr\u00e4nke oder Kartons durchsuchen m\u00fcssen. Die Zeit, die die Mitarbeiter mit einer Archivscan-L\u00f6sung einsparen, ist Zeit, die sie f\u00fcr h\u00f6herwertige T\u00e4tigkeiten wie die Analyse von Daten oder die Zusammenarbeit mit Interessengruppen verwenden k\u00f6nnen.    <\/li>\n<li><strong>Keine physische Aufbewahrung<\/strong> Die Kosten f\u00fcr die physische Aufbewahrung und Wiederauffindung von Papierdokumenten k\u00f6nnen erheblich sein, insbesondere f\u00fcr Unternehmen in Ballungsgebieten, in denen die Kosten f\u00fcr B\u00fcrofl\u00e4chen hoch sind. Au\u00dferdem ist es nicht ungew\u00f6hnlich, dass Papierdokumente verloren gehen, falsch abgeheftet, gestohlen oder besch\u00e4digt werden. Durch die digitale Speicherung von Dokumenten in einem zentralen Repository entf\u00e4llt die Notwendigkeit der physischen Aufbewahrung, wodurch wertvoller Platz frei wird und die Informationen autorisierten Benutzern sofort zur Verf\u00fcgung stehen.  <\/li>\n<li><strong>Optimierte Compliance und Sicherheit.<\/strong> Der Schutz sensibler Informationen kann schwierig sein. Aber die Digitalisierung von Dokumenten mit einer Archivierungsl\u00f6sung hilft Unternehmen, den Zugriff nach Benutzern oder Rollen einzuschr\u00e4nken, die Aufgabentrennung durchzusetzen, die Aufbewahrungskette zu gew\u00e4hrleisten, die mit einem Dokument durchgef\u00fchrten Aktionen zu verfolgen und den Status von Dokumenten sofort zu sehen. Elektronische Dokumente k\u00f6nnen auch verschl\u00fcsselt und passwortgesch\u00fctzt werden und in einem zentralen Repository f\u00fcr die Wiederherstellung im Notfall gespeichert werden.  <\/li>\n<\/ul>\n<p>Dies sind einige der Gr\u00fcnde, warum immer mehr Unternehmen L\u00f6sungen zum Scannen von Archiven einsetzen.<\/p>\n<p><strong>Beginnen Sie mit dem Scannen von Archiven<\/strong><\/p>\n<p>Es gibt mehrere Technologien, die f\u00fcr das Scannen von Archiven entscheidend sind.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Produktionsscanner<\/strong> konvertieren Papierdokumente mit hoher Geschwindigkeit in ein elektronisches Format. Einige Scanner verarbeiten mehrere Arten von Dokumenten gleichzeitig. Andere verarbeiten Dokumente digital im Stapel und erfassen die Metadaten, die f\u00fcr die Indizierung und das Abrufen von Dokumenten w\u00e4hrend des Scannens erforderlich sind.  <\/li>\n<li><strong>Robotic Process Automation (RPA)<\/strong> verbindet L\u00f6sungen zum Scannen von Archiven mit Dokumentenmanagementsystemen, Repositories und anderen nachgelagerten Systemen ohne Programmierung.<\/li>\n<li><strong>Die Cloud-Technologie <\/strong>erm\u00f6glicht es Unternehmen, elektronische Dokumente zentral zu speichern und Informationen f\u00fcr autorisierte Benutzer jederzeit und von jedem Ort aus sofort verf\u00fcgbar zu machen. <strong> <\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Diese Technologien automatisieren den Prozess der Erfassung und Speicherung von Dokumenten.<\/p>\n<p><strong>Automatisieren Sie die Dokumentenablage<\/strong><\/p>\n<p>Das Aufbewahren und Wiederfinden von Dokumenten kann f\u00fcr Unternehmen jeder Gr\u00f6\u00dfe ineffizient, kostspielig und riskant sein. L\u00f6sungen zum Scannen von Archiven konvertieren Vertr\u00e4ge und andere Papierdokumente in ein elektronisches Format, um Prozesse zu rationalisieren, den Kundenservice zu verbessern und das Risiko von Compliance- und Betrugsproblemen zu minimieren. <\/p>\n<p>Wenn Sie mehr \u00fcber das Scannen von Archiven erfahren m\u00f6chten, <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/de\/ueber-uns\/konsultieren-sie-einen-experten\/\">wenden Sie sich noch heute an einen unserer Experten<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Trotz der zunehmenden Digitalisierung erhalten die meisten Unternehmen immer noch Papierdokumente. Das Aufbewahren und Wiederfinden von Papierdokumenten kann viel Kopfzerbrechen bereiten. Aus diesem Grund setzen immer mehr Unternehmen L\u00f6sungen zum Scannen von Archiven ein. Dieser Artikel erkl\u00e4rt, was eine Archivscan-L\u00f6sung ist und warum Unternehmen sie brauchen. 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