{"id":5366,"date":"2023-08-03T18:51:11","date_gmt":"2023-08-03T18:51:11","guid":{"rendered":"https:\/\/ibmlstaging.wpengine.com\/blog\/software-zur-rechnungsverarbeitung-was-sie-ist-und-argumente-fuer-ihre-verwendung\/"},"modified":"2023-08-03T18:51:11","modified_gmt":"2023-08-03T18:51:11","slug":"software-zur-rechnungsverarbeitung-was-sie-ist-und-argumente-fuer-ihre-verwendung","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/software-zur-rechnungsverarbeitung-was-sie-ist-und-argumente-fuer-ihre-verwendung\/","title":{"rendered":"Software zur Rechnungsverarbeitung: Was sie ist und Argumente f\u00fcr ihre Verwendung"},"content":{"rendered":"<p>Wenn es eine Lektion gibt, die Unternehmen aller Gr\u00f6\u00dfen in den letzten Jahren gelernt haben, dann ist es die, dass ihre Lieferkette entscheidend ist. Die p\u00fcnktliche und korrekte Bearbeitung der von den Lieferanten eingereichten Rechnungen ist unerl\u00e4sslich, um die Lieferantenbeziehungen zu st\u00e4rken und potenzielle Probleme in der Lieferkette zu vermeiden.<\/p>\n<p>Viele Unternehmen bearbeiten Lieferantenrechnungen jedoch manuell, was zu Verz\u00f6gerungen bei der Zahlungsabwicklung f\u00fchrt.<\/p>\n<p>Die Software zur Rechnungsverarbeitung rationalisiert den Prozess der <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/solutions\/accounts-payable\/\">Kreditorenbuchhaltung<\/a>, automatisiert Routineaufgaben und verbessert die Effizienz. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Software zur Rechnungsverarbeitung ist, welche Vorteile sie bietet und wie Sie die richtige Software f\u00fcr Ihr Unternehmen ausw\u00e4hlen.<\/p>\n<h2>Herausforderungen bei der manuellen Rechnungsverarbeitung<\/h2>\n<p>Die manuelle Bearbeitung von Lieferantenrechnungen stellt Unternehmen jeder Gr\u00f6\u00dfe vor enorme Herausforderungen.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Zeitaufwendig:<\/strong> Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen kann ein zeitaufw\u00e4ndiger Prozess sein, der zu versp\u00e4teten Zahlungen, verpassten Gelegenheiten zur Inanspruchnahme von Skonti sowie Anrufen und E-Mails von Lieferanten f\u00fchrt, die sich nach dem Status ihrer Zahlung erkundigen.<\/li>\n<li><strong>Doppelte oder fehlerhafte Zahlungen:<\/strong> Die manuelle Dateneingabe kann zu Fehlern f\u00fchren, z. B. durch Zahlendreher oder falsche Angaben. Diese Fehler k\u00f6nnen zu Verz\u00f6gerungen bei der Bearbeitung von Rechnungen und zu falschen Zahlungen an Lieferanten f\u00fchren. Manuelle Verfahren erschweren auch das Aufsp\u00fcren von Doppelzahlungen, d. h. von F\u00e4llen, in denen dieselbe Rechnung zweimal bezahlt wurde.<\/li>\n<li><strong>Unzureichende Nachverfolgung:<\/strong> Die manuelle Nachverfolgung des Status von Rechnungen kann schwierig sein, insbesondere wenn Rechnungen \u00fcber verschiedene Kan\u00e4le eingereicht werden oder an Empf\u00e4nger gehen, die Remote arbeiten.<\/li>\n<li><strong>Ungen\u00fcgende Transparenz:<\/strong> Die manuelle Rechnungsverarbeitung bietet keine Echtzeittransparenz der Rechnungsdaten, was das Cashflow-Management und die Prognose k\u00fcnftiger Ausgaben erschweren kann.<\/li>\n<li><strong>Mangel an Standardisierung:<\/strong> Papierrechnungen k\u00f6nnen in verschiedenen Formaten und mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad eingereicht werden, was die Optimierung des Rechnungsprozesses zu einer Herausforderung machen kann.<\/li>\n<li><strong>Erh\u00f6htes Risiko von Zahlungsbetrug:<\/strong> Die manuelle Rechnungsverarbeitung bietet nicht die erforderlichen Kontrollen oder die Nachverfolgung, um zu verhindern, dass betr\u00fcgerische Rechnungen eingereicht und verarbeitet werden.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Dies sind einige der Gr\u00fcnde, warum sich immer mehr Unternehmen dazu entscheiden, eine Software zur Rechnungsverarbeitung einzusetzen.<\/p>\n<h2>Was ist eine Software zur Rechnungsverarbeitung?<\/h2>\n<p>Eine Software zur Rechnungsverarbeitung ist eine Technologie, die den Prozess der Kreditorenbuchhaltung automatisiert, indem sie die von den Lieferanten eingereichten Rechnungen elektronisch erfasst, verarbeitet und verbucht. Die Software extrahiert relevante Informationen aus der Kopfzeile und den Einzelposten der Rechnungen, z. B. den Namen des Lieferanten, die Zahlungsadresse, das F\u00e4lligkeitsdatum der Rechnung, den f\u00e4lligen Gesamtbetrag und die Einheitspreise. Die Software gleicht dann die erfassten Rechnungsdaten mit den entsprechenden Bestell- und Belegdaten ab, die sich in der ERP-Anwendung (Enterprise Resource Planning) oder Buchhaltungssoftware des Abnehmers befinden. Abgestimmte Rechnungen werden direkt in der ERP- oder Buchhaltungssoftware des Kunden verbucht, w\u00e4hrend nicht \u00fcbereinstimmenden Rechnungen auf digitalem Wege zur Genehmigung weitergeleitet werden.<\/p>\n<p>Die Software zur Rechnungsverarbeitung kann je nach den Unternehmensanforderungen des Auftraggebers vor Ort oder <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/software\/ibml-cloud-capture\/\">in der Cloud<\/a> zum Einsatz kommen. Vor-Ort-L\u00f6sungen werden auf den Servern des Kunden installiert und erfordern IT-Personal f\u00fcr die Wartung und Aktualisierung der Software. Cloud-basierte L\u00f6sungen hingegen werden auf den Servern des L\u00f6sungsanbieters gehostet, und die Nutzer k\u00f6nnen \u00fcber einen Webbrowser oder eine mobile Anwendung darauf zugreifen.<\/p>\n<h2>Welche Technologien kommen in der Rechnungsbearbeitungssoftware zum Einsatz?<\/h2>\n<p>Die Software zur Rechnungsverarbeitung bedient sich einer Kombination von Technologien zur Automatisierung der Rechnungsstellung.<\/p>\n<p>Zu den g\u00e4ngigsten Technologien, die in Software f\u00fcr die Rechnungsverarbeitung genutzt werden, geh\u00f6ren:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Optische Texterkennung (OCR):<\/strong><a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/blog\/what-is-optical-character-recognition-ocr_software\/\"> Die OCR-Technologie<\/a> wird verwendet, um Text aus gescannten oder digitalen Rechnungen zu extrahieren. So kann die Software automatisch die wichtigsten Informationen wie Rechnungsnummer, F\u00e4lligkeitsdatum, f\u00e4lliger Betrag und Name des Lieferanten erkennen.<\/li>\n<li><strong>Maschinelles Lernen (ML):<\/strong> ML-Algorithmen werden eingesetzt, um aus gro\u00dfen Mengen von Rechnungsdaten Muster und Regeln zu erlernen. So kann die Software die Erfassung von Informationen aus der Kopfzeile und den Einzelposten der Rechnung automatisieren, Fehler erkennen und Rechnungen nach Lieferanten oder Ausgabenart kategorisieren.<\/li>\n<li><strong>Roboter-Prozessautomatisierung (RPA): <\/strong>RPA-Tools finden Anwendung bei der Automatisierung sich wiederholender manueller Aufgaben wie Dateneingabe, Rechnungsabgleich und Genehmigungsrouting. So kann RPA beispielsweise dazu beitragen, nicht miteinander verbundene Systeme zu \u00fcberbr\u00fccken und den Workflow der Rechnungsbearbeitung zu beschleunigen.<\/li>\n<li><strong>Elektronischer Datenaustausch (EDI):<\/strong> EDI ist ein standardisiertes Format f\u00fcr den elektronischen Austausch von Gesch\u00e4ftsdokumenten. Eine Vielzahl von Softwarel\u00f6sungen f\u00fcr die Rechnungsverarbeitung unterst\u00fctzt EDI, sodass Rechnungen nahtlos zwischen verschiedenen Systemen und Partnern \u00fcbertragen werden k\u00f6nnen.<\/li>\n<li><strong>Cloud-Computing:<\/strong> Moderne Softwarel\u00f6sungen f\u00fcr die Rechnungsverarbeitung werden als Cloud-basierte oder Cloud-native Dienste angeboten, die Skalierbarkeit, Flexibilit\u00e4t und Kosteneinsparungen im Vergleich zu herk\u00f6mmlicher lokaler Software bieten. Cloud-basierte und Cloud-native L\u00f6sungen bieten au\u00dferdem Echtzeittransparenz \u00fcber den Rechnungsstatus und die Zahlungsabwicklung, ungeachtet des Arbeitsortes der Mitarbeiter.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Diese Technologien digitalisieren und vereinfachen zusammen den Workflow der Rechnungsverarbeitung.<\/p>\n<h2>Welche Vorteile bietet eine Software zur Rechnungsverarbeitung?<\/h2>\n<p>Die Automatisierung der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen bietet den Kreditorenabteilungen enorme Vorteile.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Effizienzsteigerung:<\/strong> Eine Software zur Rechnungsverarbeitung automatisiert viele der manuellen Aufgaben, die in der Kreditorenbuchhaltung anfallen, wie z. B. das Eingeben von Rechnungsdaten, das Bearbeiten von Dokumenten und E-Mails, das Beheben von Fehlern und Unstimmigkeiten, das Einholen von Informationen und die Beantwortung von Lieferantenanfragen.<\/li>\n<li><strong>Kosteneinsparungen:<\/strong> Durch die Beseitigung zeitaufw\u00e4ndiger manueller Aufgaben k\u00f6nnen die Kreditorenbuchhaltungsabteilungen ihre Betriebskosten senken und Mitarbeiter entlasten, damit sie mehr Zeit f\u00fcr strategische Angelegenheiten haben.<\/li>\n<li><strong>Erh\u00f6hte Genauigkeit:<\/strong> Die automatisierte Erfassung von Informationen aus der Kopfzeile und den Einzelposten der Rechnung verringert das Risiko von Fehlern, die zu nachgelagerten Ausnahmen und einer verzerrten Finanzberichterstattung f\u00fchren k\u00f6nnen.<\/li>\n<li><strong>Verbesserte Transparenz:<\/strong> Die Software zur Rechnungsverarbeitung bietet Echtzeittransparenz \u00fcber den Status von Rechnungen, sodass die Benutzer schnell auf Anfragen und m\u00f6gliche Engp\u00e4sse reagieren k\u00f6nnen.<\/li>\n<li><strong>Erh\u00f6hte Sicherheit:<\/strong> Die Software zur Rechnungsverarbeitung sch\u00fctzt sensible Daten durch Audit-Trails, Benutzerberechtigungen, die Sicherstellung der Produktkette und die automatische Trennung von Aufgaben.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Wenig \u00fcberraschend, dass die automatisierte Rechnungsverarbeitung f\u00fcr die Kreditorenabteilung h\u00f6chste Priorit\u00e4t hat.<\/p>\n<h2>Wie Sie die beste Software zur Rechnungsverabeitung ausw\u00e4hlen<\/h2>\n<p>Es gibt zahlreiche L\u00f6sungen f\u00fcr die Rechnungsverarbeitung. Die falsche Entscheidung k\u00f6nnte Ihre AP-Abteilung zur\u00fcckwerfen. Im Folgenden finden Sie einige Strategien f\u00fcr die Auswahl der optimalen Software zur Rechnungsverarbeitung.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Bedarfsanalyse:<\/strong> Die Auswahl der geeigneten Software zur Rechnungsverarbeitung beginnt mit der Bewertung Ihres aktuellen Prozesses und der Ermittlung von verbesserungsf\u00e4higen Bereichen. Ber\u00fccksichtigen Sie Faktoren wie das Rechnungsvolumen, die Anzahl der Lieferanten und die Komplexit\u00e4t Ihrer Bestellungen.<\/li>\n<li><strong>Moderne Technologie:<\/strong> W\u00e4hlen Sie eine Software zur Rechnungsverarbeitung, die \u00fcber Funktionen wie OCR, ML und digitale Workflows verf\u00fcgt. Achten Sie auch auf Funktionen wie den mobilen Zugang und die Unterst\u00fctzung mehrerer W\u00e4hrungen. Und geben Sie L\u00f6sungen, die Cloud-basiert oder Cloud-nativ sind, besonderes Gewicht.<\/li>\n<li><strong>Integration in Erw\u00e4gung ziehen:<\/strong> Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware ist das finanzielle Nervenzentrum Ihres Unternehmens. Entscheiden Sie sich f\u00fcr eine Software zur Rechnungsverarbeitung, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren l\u00e4sst, um die Bereitstellung von Informationen zu beschleunigen und die Berichterstattung zu optimieren.<\/li>\n<li><strong>Denken Sie an Benutzerfreundlichkeit:<\/strong> W\u00e4hlen Sie eine Software zur Rechnungsverarbeitung, die einfach und intuitiv zu nutzen ist. Benutzerfreundliche Software kann dazu beitragen, die Einarbeitungszeit zu verk\u00fcrzen und die Annahmequote zu erh\u00f6hen.<\/li>\n<li><strong>Bewertung von Sicherheit und Compliance:<\/strong> Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gew\u00e4hlte Rechnungsverarbeitungssoftware Sicherheitsstandards wie SSL-Verschl\u00fcsselung, Datensicherung und Zugriffskontrolle erf\u00fcllt.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Diese \u00dcberlegungen werden dazu beitragen, dass Ihre Kreditorenbuchhaltung die Vorteile der Automatisierung voll aussch\u00f6pfen kann.<\/p>\n<h2>Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Rechnungsverarbeitung zu automatisieren<\/h2>\n<p>Eine Software zur Rechnungsverarbeitung ist ein unverzichtbares Werkzeug f\u00fcr Rechnungsabteilungen, die ihren Aufwand reduzieren, ihre Effizienz steigern, die Transparenz erh\u00f6hen und das Risiko von Zahlungsbetrug verringern m\u00f6chten. Eine Abteilung kann die beste Software ausw\u00e4hlen, indem sie den Bedarf ihres Unternehmens ermittelt, auf moderne Technologie achtet, die Integration sicherstellt, benutzerfreundliche Software findet und die Sicherheit und Konformit\u00e4t der Software bewertet.<\/p>\n<p>Wenn Sie bereit sind, mehr \u00fcber die Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung zu erfahren, <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/consult-an-expert\">klicken Sie hier<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Wenn es eine Lektion gibt, die Unternehmen aller Gr\u00f6\u00dfen in den letzten Jahren gelernt haben, dann ist es die, dass ihre Lieferkette entscheidend ist. Die p\u00fcnktliche und korrekte Bearbeitung der von den Lieferanten eingereichten Rechnungen ist unerl\u00e4sslich, um die Lieferantenbeziehungen zu st\u00e4rken und potenzielle Probleme in der Lieferkette zu vermeiden. 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