{"id":5364,"date":"2023-08-03T18:51:11","date_gmt":"2023-08-03T18:51:11","guid":{"rendered":"https:\/\/ibmlstaging.wpengine.com\/blog\/5-strategien-fuer-den-aufbau-einer-besseren-poststelle\/"},"modified":"2023-08-03T18:51:11","modified_gmt":"2023-08-03T18:51:11","slug":"5-strategien-fuer-den-aufbau-einer-besseren-poststelle","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/5-strategien-fuer-den-aufbau-einer-besseren-poststelle\/","title":{"rendered":"5 Strategien f\u00fcr den Aufbau einer besseren Poststelle"},"content":{"rendered":"

\u201eSei vorsichtig, was du dir w\u00fcnschst\u201c, lautet das alte Sprichwort. <\/span><\/p>\n

So denken wahrscheinlich viele Profis aus der Informationsmanagementbranche \u00fcber ihre Poststelle. <\/span><\/p>\n

Jahrelang haben sich Profis im Bereich Informationsmanagement auf den Tag gefreut, an dem Inhalte elektronisch eingehen. Die Verwaltung elektronischer Dokumente und Daten w\u00e4re billiger, schneller und sicherer, argumentierten sie. <\/span><\/p>\n

Was sie nicht erwarteten, war die enorme Menge an elektronischen Daten, die sie erhalten w\u00fcrden, die Verbreitung von Content-Bereitstellungskan\u00e4len oder der enorme Druck, Inhalte nachgelagert bereitzustellen. <\/span><\/p>\n

Im Jahr 2018 wurden jeden Tag mehr als 2,5 Trillionen Bytes an Daten erstellt, berichtet \u201eSocial Media Today\u201c. Seagate UK sch\u00e4tzt, dass es bis 2025 175 Zettabyte an Daten auf der Welt geben wird. <\/span><\/p>\n

Das sind eine Menge Daten. <\/span><\/p>\n

Anders ausgedr\u00fcckt: Laut Weltwirtschaftsforum waren Anfang 2020 im digitalen Bereich 40-mal mehr Daten vorhanden als beobachtbare Sterne im Universum. <\/span><\/p>\n

Die Art und Weise, wie die meisten Unternehmen ihre eingehenden Inhalte verwalten, hat nicht mit dem Wachstum von Datenvolumina, Content-Bereitstellungskan\u00e4len oder Informationsanforderungen Schritt gehalten. Fakt ist, dass die meisten Poststellen so konzipiert sind, dass sie nur eine Sache bearbeiten: Dokumente, die per Post versendet werden, keine E-Mails, Webformulare oder Faxe.<\/span><\/p>\n

Denken Sie an ein Unternehmen mit regionalen Niederlassungen in ganz Nordamerika. Rechnungen von Lieferanten k\u00f6nnen per Post direkt an den Hauptsitz des Unternehmens oder an das Au\u00dfendienstpersonal, das den Kauf get\u00e4tigt hat, gesendet werden. Rechnungen k\u00f6nnen ebenfalls elektronisch per E-Mail, Webformular oder Fax eingereicht werden. Und es ist nicht abzusehen, wie die Daten auf der Rechnung organisiert sein werden und ob sie vollst\u00e4ndig sein werden. <\/span><\/p>\n

Infolgedessen wird dieses Unternehmen viel Geld verschwenden, indem es Rechnungen, die es an seinen Regionalb\u00fcros erh\u00e4lt, an seinen Hauptsitz weiterleitet, und seine Poststelle und seine Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung werden viel Zeit damit verschwenden, Post zu \u00f6ffnen und sich in mehrere Systeme einzuloggen, um Rechnungen zu sammeln, Rechnungen von Steuermeldeformularen und anderen von Lieferanten eingereichten Dokumenten zu trennen, die Daten von Rechnungen einzugeben und Inhalte physisch zu nachgelagerten Anwendungen f\u00fcr Dokumentenverwaltung und anderen Systemen weiterzuleiten oder manuell hochzuladen. <\/span><\/p>\n

Das muss aber nicht so sein. <\/span><\/p>\n

Worauf Sie bei einer digitalen Poststellen-L\u00f6sung achten sollten<\/b><\/h3>\n

Was Unternehmen ben\u00f6tigen, ist eine digitale Poststellen-L\u00f6sung, die automatisch Dokumente sammelt und kategorisiert, Daten extrahiert und validiert und Inhalte an nachgelagerte Systeme und Prozesse exportiert. <\/span><\/p>\n

Es gibt viele L\u00f6sungen, die behaupten, Poststellen zu automatisieren. Die Auswahl der falschen L\u00f6sung kann Ihr Unternehmen zur\u00fcckwerfen. Suchen Sie nach einer <\/span>digitalen Poststellen-L\u00f6sung<\/span><\/a> mit den folgenden Merkmalen:<\/span> <\/p>\n

    \n
  1. Dokumentensammlung. <\/b>Stellen Sie eine digitale Poststellen-L\u00f6sung bereit, die alle papierbasierten- und elektronischen Inhalte auf einer einzigen Plattform zusammenfasst, unabh\u00e4ngig davon, ob diese per Post, E-Mail, Internet oder Fax eingegangen sind. Die L\u00f6sung sollte auch Dokumente kategorisieren, z. B. einen Kundenauftrag von der Kundenkorrespondenz unterscheiden, um die Gesch\u00e4ftsregeln anzuwenden, die Sie f\u00fcr jedes Dokument festlegen. <\/span><\/li>\n
  2. Datenextraktion und -validierung.<\/b> Reduzieren Sie die Notwendigkeit f\u00fcr die Eingabe von Daten, indem Sie eine digitale Poststellen-L\u00f6sung finden, die die Daten aus eingehenden Dokumenten extrahiert. Die besten L\u00f6sungen minimieren Fehler und verbessern die Ergebnisse im Laufe der Zeit, indem sie fortschrittliche Technologie f\u00fcr maschinelles Lernen nutzen. <\/span><\/li>\n
  3. Content-Management.<\/b> Beschleunigen Sie die nachgelagerte Bereitstellung von Inhalten, indem Sie eine digitale Poststellen-L\u00f6sung w\u00e4hlen, die sich mit Ihren bestehenden Gesch\u00e4ftssystemen und Content-Management-Services verbindet. Wenn Sie \u00fcber kein System verf\u00fcgen, k\u00f6nnen einige digitale Poststellen-L\u00f6sungen Ihre vorhandene Microsoft SharePoint- oder Azure-Technologie nutzen, um ein einfach zu durchsuchendes, einheitliches Cloud-natives Dokumentenverwaltungssystem zu erstellen. Unabh\u00e4ngig davon, wie Sie Ihre Inhalte verwalten, stellen Sie sicher, dass die digitale Poststellen-L\u00f6sung durch h\u00f6chste Datensicherheit gesch\u00fctzt ist. <\/span><\/li>\n
  4. Nahtlose Konnektivit\u00e4t.<\/b> Sorgen Sie daf\u00fcr, dass doppelte Eingaben in verschiedene Systeme der Vergangenheit angeh\u00f6ren, indem Sie eine digitale Poststellen-L\u00f6sung verwenden, die intelligente Roboter-Prozessautomatisierung<\/a> (RPA) einsetzt, um menschliche Aktionen nachzuahmen und Inhalte ohne zus\u00e4tzlichen Code in Altsysteme hochzuladen. Software-Roboter k\u00f6nnen unerm\u00fcdlich und fehlerfrei arbeiten und erhalten nachgelagerte Inhalte schnell. <\/span><\/li>\n
  5. Anpassungsf\u00e4higkeit.<\/b> Die Anforderungen an das Informationsmanagement \u00e4ndern sich heutzutage schnell. Holen Sie sich die Flexibilit\u00e4t, die Ihr Backoffice ben\u00f6tigt, um mit einer digitalen Poststellen-L\u00f6sung anhand einer Cloud-nativen Architektur Schritt zu halten. Eine Cloud-native L\u00f6sung kann schnell hoch- oder herunterskaliert werden und jeden Dokumenttyp verarbeiten. Digitale Poststellen-L\u00f6sungen mit einer Cloud-nativen Architektur lassen sich dank der nahtlosen Integration von Gesch\u00e4ftssystemen au\u00dferdem an jegliches Wachstum und jede Ver\u00e4nderung des Unternehmens anpassen. <\/span><\/li>\n<\/ol>\n

    Der Aufbau einer optimierten Poststelle kann Unternehmen jeder Gr\u00f6\u00dfe helfen, ihre Betriebskosten zu senken, die Bereitstellung von Inhalten an nachgelagerte Systeme und Prozesse zu beschleunigen und die Genauigkeit und Kontrolle zu erh\u00f6hen. <\/span><\/p>\n

    Dar\u00fcber hinaus erleichtert eine digitale Poststelle die Unterst\u00fctzung von Remote- und Hybrid-Arbeitsumgebungen. <\/span><\/p>\n

    Wenn Unternehmen die in diesem Artikel dargelegten Strategien befolgen, kann ihnen dies beim Aufbau einer besseren Poststelle helfen. Sind Sie bereit loszulegen? Kontaktieren Sie uns<\/a>.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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Erfahren Sie mehr!\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/5-strategien-fuer-den-aufbau-einer-besseren-poststelle\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"de_DE\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"5 Tipps f\u00fcr Poststellenmanager f\u00fcr den Poststellenbetrieb | ibml\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Die Poststelle in Ihrem Unternehmen k\u00f6nnte vielleicht etwas Zuneigung gebrauchen. In diesem Artikel sind f\u00fcnf einfache Methoden aufgelistet, wie Sie den Poststellenbetrieb in Ihrem Unternehmen transformieren k\u00f6nnen. 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