{"id":5357,"date":"2023-08-03T18:51:09","date_gmt":"2023-08-03T18:51:09","guid":{"rendered":"https:\/\/ibmlstaging.wpengine.com\/blog\/was-ist-dokumenten-imaging-kompletter-leitfaden\/"},"modified":"2023-08-03T18:51:09","modified_gmt":"2023-08-03T18:51:09","slug":"was-ist-dokumenten-imaging-kompletter-leitfaden","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/was-ist-dokumenten-imaging-kompletter-leitfaden\/","title":{"rendered":"Was ist Dokumenten-Imaging? Kompletter Leitfaden"},"content":{"rendered":"<p>Obwohl Informationsmanagement-Profis schon jahrelang dar\u00fcber sprechen, ist das \u201epapierlose B\u00fcro\u201c nach wie vor kaum erreichbar.<\/p>\n<p>Viele Dokumente kommen immer noch in Papierform in Unternehmen. Berufe aus der Rechts-, Finanz-, Immobilien-, Medizin- und Bildungsbranche sind immer noch stark auf Papierdokumente angewiesen, um ihre Arbeit zu erledigen.<\/p>\n<p>Der Umgang mit all diesem Papier kostet Informationsmanagement-Teams viel Zeit, Geld und Aufwand.<\/p>\n<p>Papier macht es auch schwierig, ein Unternehmen effektiv zu f\u00fchren. Laut einer von <a href=\"https:\/\/www.statista.com\/\">Statista<\/a> durchgef\u00fchrten Studie sind Papierprozesse kostspieliger, zeitaufw\u00e4ndiger und weniger effizient als digitale Prozesse.<\/p>\n<p>Unternehmen m\u00fcssen nicht auf das papierlose B\u00fcro warten, um ihre Prozesse zu verbessern.<\/p>\n<p>Dokumenten-Imaging hilft Unternehmen, den <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/digital-transformation\/\">\u00dcbergang zu einer digitalen Umgebung<\/a> zu beschleunigen.<\/p>\n<h2><strong>Was ist Dokumenten-Imaging?<\/strong><\/h2>\n<p>Dokumenten-Imaging wandelt papierbasierte Informationen in digitale Bilder um.<\/p>\n<p>Die Bilder werden mit einer Kombination aus Soft- und Hardware erstellt.<\/p>\n<p>Sobald Dokumente digitalisiert sind, k\u00f6nnen sie manuell oder automatisch indiziert und elektronisch archiviert werden, indem Metadaten aus dem Dokument verwendet werden, z. B. der Dokumenteneigent\u00fcmer oder die Dokumentversion.<\/p>\n<p>Manchmal auch als elektronisches Imaging oder einfach als Imaging bezeichnet \u2013 das Dokumenten-Imaging kann den Informationsmanagementprozess erheblich verbessern, insbesondere f\u00fcr Unternehmen, die viel Papier erhalten.<\/p>\n<h2><strong>Imaging versus Scanning<\/strong><\/h2>\n<p>Dokumenten-Imaging-Software ist nicht dasselbe wie Scan-Software f\u00fcr Dokumente.<\/p>\n<p>W\u00e4hrend diese Software ein Papierdokument in ein digitales Format umwandelt, das nicht ver\u00e4ndert werden kann, geht die <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/software\/ibml-capture-suite\/\">Scan-Software f\u00fcr Dokumente<\/a> einen Schritt weiter, indem sie die Informationen interpretiert und den Text und andere Inhalte in ein bearbeitbares digitales Dokument umwandelt.<\/p>\n<p>Mit anderen Worten kann ein Dokument an eine Datei angeh\u00e4ngt werden; ein Dokumentenscan kann zur Datei werden.<\/p>\n<h2><strong>G\u00e4ngige Anwendungen<\/strong><\/h2>\n<p>Obwohl Unternehmen mehr Dokumente elektronisch erhalten, kommen viele Dokumente immer noch in Papierform an.<\/p>\n<p>Dokumenten-Imaging-Systeme \u00fcberbr\u00fccken die L\u00fccke zwischen Papierdokumenten und digitalen Gesch\u00e4ftsprozessen.<\/p>\n<p>Hier sind einige der h\u00e4ufigsten Anwendungen:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Datenerfassung.<\/strong> Die Digitalisierung von Papierdokumenten erleichtert die automatisierte Extraktion wichtiger Informationen mithilfe optischer Texterkennung (OCR), elektronischer Texterkennung (ICR), <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/software\/ibml-cloud-capture\/\">k\u00fcnstlicher Intelligenz (KI), maschinellen Lernens<\/a> und anderer Technologien.<\/li>\n<li><strong>Genehmigungsworkflows.<\/strong> Durch die Digitalisierung k\u00f6nnen Unternehmen Bestellanforderungen, Lieferantenrechnungen, Antr\u00e4ge und andere Dokumente zur Genehmigung elektronisch weiterleiten. Zum Beispiel optimieren Dokumenten-Imaging-Systeme das Genehmigungsverfahren f\u00fcr Kredite und Hypotheken.<\/li>\n<li><strong>Research.<\/strong> Autorisierte Benutzer k\u00f6nnen jederzeit und von jedem Ort aus sicher auf archivierte Bilder zugreifen. Einige Unternehmen stellen externen Stakeholdern Bilder \u00fcber ein Online-Portal zur Verf\u00fcgung.<\/li>\n<li><strong>Datensatz-Management.<\/strong> Es erleichtert die digitale Speicherung und Verwaltung wichtiger Datens\u00e4tze in \u00dcbereinstimmung mit gesetzlichen oder beh\u00f6rdlichen Anforderungen. Sobald ein Bild aus einem Dokument erstellt wurde, k\u00f6nnen Benutzer sogar vertrauliche Informationen schw\u00e4rzen oder Dokumente mit Anmerkungen versehen.<\/li>\n<li><strong>Big Data Analytics.<\/strong> Unternehmen ben\u00f6tigen ein vollst\u00e4ndiges Bild ihrer Informationen, um den Stand der Dinge richtig einsch\u00e4tzen zu k\u00f6nnen. Die Digitalisierung von Dokumenten stellt sicher, dass die Entscheidungstr\u00e4ger \u00fcber alle Informationen verf\u00fcgen, die sie zur Analyse der Daten des Unternehmens ben\u00f6tigen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Jede Gesch\u00e4ftsanwendung, die sich auf Papier verl\u00e4sst, kann davon profitieren.<\/p>\n<h2><strong>Dokumenten-Imaging-Prozess<\/strong><\/h2>\n<p>Der Prozess besteht aus vier grundlegenden Schritten:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Input<\/strong>. Der Prozess beginnt mit der Umwandlung von Papierdokumenten in ein digitales Format. Die Konvertierung von Dokumenten erfolgt in der Regel \u00fcber einen Dokumentenscanner, ein Faxger\u00e4t oder ein multifunktionales Peripherieger\u00e4t, das Funktionen zum Scannen, Drucken und Faxen vereint. Einige Scanner bieten einen Simplex-Scan, d. h. sie erfassen nur eine Seite eines Dokuments, oder einen Duplex-Scan, d. h. sie erfassen beide Seiten eines Dokuments. Je h\u00f6her das Volumen an Papierdokumenten eines Unternehmens ist, desto mehr Eingabeger\u00e4te werden ben\u00f6tigt. Um den verf\u00fcgbaren Speicherplatz optimal zu nutzen, komprimieren einige Eingabeger\u00e4te Dokumentbilder.<\/li>\n<li><strong>Indexierung.<\/strong> Dokumente werden automatisch zur Speicherung und zum Abruf mithilfe von Metadaten indiziert, die das Dokument eindeutig identifizieren. Metadaten, die h\u00e4ufig f\u00fcr die Indizierung verwendet werden, umfassen den eindeutigen Identifikator, der vom Dokumenten-Imaging-System zugewiesen wurde, das Datum und die Uhrzeit, zu der das Dokumentbild erstellt wurde, den Titel des Dokuments, den Eigent\u00fcmer des Dokuments und die Version des Dokuments. Die umfangreichen Metadaten, die von Dokumenten-Imaging-Systemen zur Indizierung verwendet werden, erleichtern es Unternehmen, Dokumente abzurufen.<\/li>\n<li><strong>Archivierung<\/strong>. Die physische Speicherung wird ersetzt, indem eine Verbindung mit Workflow-Automatisierungsplattformen, Dokumentenmanagement-L\u00f6sungen, Enterprise-Content-Managementanwendungen, Datensatz-Managementsystemen und anderen L\u00f6sungen zur digitalen Speicherung von Dokumenten hergestellt wird.<\/li>\n<li><strong>Abruf.<\/strong> Digital archivierte Dokumente k\u00f6nnen m\u00fchelos abgerufen werden, indem eine Informationsanfrage in das System eingegeben wird, das die elektronische Speicherung des Dokuments verwaltet.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Nachdem Bilder erstellt wurden, k\u00f6nnen Papierdokumente recycelt oder vernichtet werden.<\/p>\n<h2><strong>Die wichtigsten Vorteile<\/strong><\/h2>\n<p>Documenten-Imaging-L\u00f6sungen bieten einen gro\u00dfen Nutzen f\u00fcr Unternehmen, die Papierdokumente erhalten:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Reduzierte Kosten.<\/strong> Durch die Digitalisierung von Papierdokumenten entfallen kostspielige manuelle Aufgaben wie das Weiterleiten, Speichern, Abrufen und die Suche nach verlorenen oder verlegten Dokumenten.<\/li>\n<li><strong>Geringerer Lagerraumbedarf.<\/strong> Die digitale Archivierung gescannter Dokumente macht sperrige Aktenschr\u00e4nke oder kostspielige und unpraktische externe physische Dokumentspeicherdienste \u00fcberfl\u00fcssig.<\/li>\n<li><strong>Zug\u00e4nglichkeit.<\/strong> Autorisierte Benutzer k\u00f6nnen digital gespeicherte Dokumente jederzeit und von jedem Ort aus abrufen. Volltextsuchfunktionen erm\u00f6glichen es Benutzern, Dokumente basierend auf allen Kriterien zu finden, einschlie\u00dflich Kunden- oder Lieferantenname oder ID-Nummer, Adresse, Datum und Betrag.<\/li>\n<li><strong>Verbesserter Kundendienst.<\/strong> Der sofortige Zugriff auf digital archivierte Dokumente bedeutet, dass Callcenter-Mitarbeiter, Vertriebsmitarbeiter und andere Benutzer schnell auf Kundenanfragen reagieren k\u00f6nnen.<\/li>\n<li><strong>Einfacher Zugriff.<\/strong> Das Verschieben von Papier ist nicht l\u00e4nger notwendig und es besteht nicht l\u00e4nger die Gefahr, dass Dokumente verloren gehen oder auf dem Schreibtisch eines abwesenden Mitarbeiters verweilen.<\/li>\n<li><strong>Verst\u00e4rkte Zusammenarbeit.<\/strong> Digitale Dokumente erleichtern es Mitarbeitern an verschiedenen Standorten, Informationen auszutauschen, zu bearbeiten und gemeinsam zu nutzen. Anmerkungen tragen dazu bei, dass die Informationen unverf\u00e4lscht bleiben.<\/li>\n<li><strong>Notfallwiederherstellung.<\/strong> Wenn es eine Lektion gibt, die Unternehmen in den letzten Jahren gelernt haben, dann ist es die, dass sie auf das Unerwartete vorbereitet sein m\u00fcssen. Durch die Konvertierung von Papierdokumenten in ein elektronisches Format wird sichergestellt, dass wichtige Dokumente in einem Notfall erhalten bleiben.<\/li>\n<li><strong>Sicherheit.<\/strong> L\u00f6sungen umfassen Benutzerberechtigungen, die Aktivit\u00e4tsprotokollierung und andere Sicherheitsma\u00dfnahmen, um zu verhindern, dass sensible Informationen in die falschen H\u00e4nde geraten.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><strong>Wie man Papier eliminiert<\/strong><\/h2>\n<p>Es ist nicht abzusehen, wann oder ob das papierlose B\u00fcro Realit\u00e4t wird. Dokumenten-Imaging-L\u00f6sungen \u00fcberbr\u00fccken in der Zwischenzeit die L\u00fccke zwischen Papierdokumenten und elektronischen Gesch\u00e4ftsprozessen.<\/p>\n<p>Die Digitalisierung von Dokumenten vereinfacht und beschleunigt Gesch\u00e4ftsprozesse, verringert die Gefahr, dass Dokumente verloren gehen oder verlegt werden, verbessert den Zugriff auf Informationen und erleichtert die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/consult-an-expert\">Kontaktieren Sie uns<\/a>, um die beste L\u00f6sung f\u00fcr Ihr Unternehmen zu besprechen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Obwohl Informationsmanagement-Profis schon jahrelang dar\u00fcber sprechen, ist das \u201epapierlose B\u00fcro\u201c nach wie vor kaum erreichbar. Viele Dokumente kommen immer noch in Papierform in Unternehmen. 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