{"id":5353,"date":"2023-08-03T18:51:07","date_gmt":"2023-08-03T18:51:07","guid":{"rendered":"https:\/\/ibmlstaging.wpengine.com\/blog\/leitfaden-zur-dokumenten-digitalisierung-was-es-ist-und-warum-es-wichtig-ist\/"},"modified":"2023-08-03T18:51:07","modified_gmt":"2023-08-03T18:51:07","slug":"leitfaden-zur-dokumenten-digitalisierung-was-es-ist-und-warum-es-wichtig-ist","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.ibml.com\/de\/blog\/leitfaden-zur-dokumenten-digitalisierung-was-es-ist-und-warum-es-wichtig-ist\/","title":{"rendered":"Leitfaden zur Dokumenten-Digitalisierung: Was es ist und warum es wichtig ist"},"content":{"rendered":"<p>Wenn Ihr Unternehmen viel Zeit mit dem Verschieben von Papierdokumenten verliert, sind Sie nicht allein.<\/p>\n<p>Papierdokumente sind ineffizient und k\u00f6nnen unternehmenskritische Gesch\u00e4ftsprozesse behindern.<\/p>\n<p>Schlimmer noch: Papierdokumente k\u00f6nnen besch\u00e4digt werden oder verloren gehen oder in die falschen H\u00e4nde geraten.<\/p>\n<p>Aus diesem Grund nutzen immer mehr Unternehmen die Dokumenten-Digitalisierung.<\/p>\n<h2><strong>Was ist die Dokumenten-Digitalisierung?<\/strong><\/h2>\n<p>Die Dokumenten-Digitalisierung ist der Prozess der Umwandlung von Papierdokumenten in <a href=\"https:\/\/www.nfi.edu\/digital-imaging\/\">digitale Bilder<\/a>. Dokumente k\u00f6nnen mit einem <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/scanners\/ibml-fusion\/\">Scanner<\/a>, Fax, Multifunktions-Peripherieger\u00e4t oder Mobilger\u00e4t in digitale Bilder umgewandelt werden.<\/p>\n<p>Digitalisierte Dokumente k\u00f6nnen basierend auf Metadaten wie dem Datum, dem Dokumenteneigent\u00fcmer und der Version des Dokuments indexiert werden. Dies erm\u00f6glicht es Unternehmen, Informationen \u00fcber halbstrukturierte und unstrukturierte Dokumente besser zu verwalten, die einen wesentlichen Teil des Dokumentenbestands eines typischen Unternehmens ausmachen. Metadaten von gescannten Dokumenten k\u00f6nnen mithilfe von Technologien wie der <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/software\/ibml-capture-suite\/\">optischen Texterkennung, der elektronischen Texterkennung<\/a> und dem durch <a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/software\/ibml-cloud-capture\/\">k\u00fcnstliche Intelligenz gest\u00fctzten maschinellen Lernen<\/a> erfasst werden.<\/p>\n<p>Im Vergleich zu Papierdokumenten sind digitale Bilder einfacher zu verarbeiten, weiterzuleiten, zu speichern, abzurufen und zu sichern. Sobald Dokumente digitalisiert sind, k\u00f6nnen sie von autorisierten Benutzern kommentiert oder bearbeitet werden.<\/p>\n<p>Digitale Bilder, die in der Cloud gespeichert sind, erm\u00f6glichen auch den Zugriff, wenn Mitarbeiter aus der Ferne oder von unterwegs arbeiten, und bieten Unterst\u00fctzung im Notfall oder im Falle eines anderen Ereignisses im Betriebszentrum eines Unternehmens.<\/p>\n<p>Jedes Papierdokument kann in ein Bild umgewandelt werden, einschlie\u00dflich:<\/p>\n<ul>\n<li>Kreditantr\u00e4ge<\/li>\n<li>Verkaufsvorschl\u00e4ge<\/li>\n<li>Bestellungen und Lieferantenrechnungen<\/li>\n<li>Versicherungspolicen<\/li>\n<li>Vertr\u00e4ge und sonstige Rechtsdokumente<\/li>\n<li>Arbeitsvertr\u00e4ge<\/li>\n<li>Reisep\u00e4sse und andere beh\u00f6rdliche Ausweise<\/li>\n<li>W-9-Formulare, W-8-Formulare und andere Steuerdokumente<\/li>\n<li>Businesspl\u00e4ne<\/li>\n<li>Finanzinformationen<\/li>\n<li>Eigentumstitel und Urkunden<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Digitalisierung von Dokumenten wie diesen vereinfacht und beschleunigt die Prozesse im gesamten Unternehmen.<\/p>\n<h2><strong>Anwendungsf\u00e4lle f\u00fcr die Dokumenten-Digitalisierung<\/strong><\/h2>\n<p>Die Konvertierung von Papierdokumenten in digitale Bilder kann jeder Gesch\u00e4ftsanwendung zugute kommen.<\/p>\n<p>Hier sind einige der h\u00e4ufigsten Anwendungsf\u00e4lle:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Personalwesen.<\/strong> Die Dokumenten-Digitalisierung sch\u00fctzt sensible Personaldokumente wie Vertr\u00e4ge, Gehaltsabrechnungsinformationen, Steuerdokumente, beh\u00f6rdliche Ausweise, Gesundheitsformulare und Versicherungsanspr\u00fcche.<a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/\">L\u00f6sungen zur Dokumenten-Digitalisierung<\/a> erzwingen Benutzerberechtigungen, stellen die Produktkette sicher, regeln die Trennung von Aufgaben und verfolgen alle an einem Dokument vorgenommenen Ma\u00dfnahmen.<\/li>\n<li><strong>Kundendienst.<\/strong> Die Dokumenten-Digitalisierung und deren Speicherung in der Cloud k\u00f6nnen die Erfahrung verbessern, die Unternehmen ihren Kunden bieten. Kundendienstmitarbeiter k\u00f6nnen sofort auf Dokumente wie Verkaufsvorschl\u00e4ge, Vertr\u00e4ge, Rechnungen und Korrespondenzen zugreifen. Eine schnelle Reaktion auf Kundenanfragen kann einem Unternehmen helfen, sich von seinen Wettbewerbern abzuheben.<\/li>\n<li><strong>Finanzen.<\/strong> Die Digitalisierung erleichtert die elektronische Genehmigung von Bestellungen, Lieferantenrechnungen und anderen Finanzdokumenten. CFOs und andere Entscheidungstr\u00e4ger k\u00f6nnen sofort auf Finanzberichte, Steuerformulare und andere Bilder zugreifen, die sicher in einem zentralen Archiv gespeichert sind. Und Auditoren k\u00f6nnen archivierte Dokumente m\u00fchelos nach Lieferantennamen, Betrag und anderen Kriterien durchsuchen.<\/li>\n<li><strong>Bankwesen.<\/strong> Die Digitalisierung rationalisiert Bankprozesse, wie Kontoer\u00f6ffnung, Bearbeitung von Kreditkartenantr\u00e4gen, Hypothekenbearbeitung, Signaturkarten und Schlie\u00dffachvertr\u00e4ge.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><strong>Vorteile der Digitalisierung Ihrer Dokumente<\/strong><\/h2>\n<p>Die Digitalisierung von Papierdokumenten bietet Unternehmen jeder Gr\u00f6\u00dfe enorme Vorteile:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Bessere Zusammenarbeit.<\/strong> Die Digitalisierung macht es Stakeholdern leicht, Dokumente gemeinsam zu nutzen und mit Anmerkungen zu versehen, um die Entscheidungsfindung zu verbessern und zu beschleunigen. Auf digitale Dokumente kann jederzeit und von \u00fcberall aus sicher zugegriffen werden, auch wenn die Stakeholder aus der Ferne arbeiten.<\/li>\n<li><strong>Optimierte Arbeitsabl\u00e4ufe.<\/strong> Die Digitalisierung beseitigt Schwierigkeiten in den Dokumenten-Workflows. Dokumente k\u00f6nnen auf der Grundlage vordefinierter Gesch\u00e4ftsregeln digital weitergeleitet werden. Dokumente k\u00f6nnen elektronisch ausgef\u00fcllt, signiert oder bearbeitet werden. Manager k\u00f6nnen sofort sehen, an welcher Stelle im Prozess sich Dokumente befinden. Und alle an einem Dokument vorgenommenen \u00c4nderungen werden automatisch nachverfolgt.<\/li>\n<li><strong>Verbesserter Service.<\/strong> Der sofortige Zugriff auf digitalisierte Dokumente bedeutet, dass Kundendienstmitarbeiter auf Anfragen reagieren k\u00f6nnen, ohne Kunden in die Warteschleife zu setzen oder zur\u00fcckrufen zu m\u00fcssen.<\/li>\n<li><strong>Weniger Lagerraumbedarf.<\/strong> Die Digitalisierung spart Zeit und Geld, die Unternehmen mit der physischen Aufbewahrung von Dokumenten in Schreibtischschubladen, Aktenschr\u00e4nken, Kartons und bei externen Dienstleistern verschwenden.<\/li>\n<li><strong>Verbesserte Notfallwiederherstellung.<\/strong> Es ist nicht ungew\u00f6hnlich, dass Papierdokumente besch\u00e4digt werden, verloren gehen oder vorzeitig verworfen werden. Die Digitalisierung stellt sicher, dass die Dokumente sicher archiviert und verwaltet werden und f\u00fcr die Benutzer zug\u00e4nglich sind, auch wenn das Personal nicht ins B\u00fcro kann.<\/li>\n<\/ul>\n<p>All diese Vorteile sind \u00fcberzeugend. Gemeinsam k\u00f6nnen sie die Art und Weise ver\u00e4ndern, wie ein Unternehmen seine Informationen verwaltet.<\/p>\n<h2><strong>Erste Schritte<\/strong><\/h2>\n<p>Es gibt viele L\u00f6sungen zur Digitalisierung von Dokumenten. Die falsche Wahl kann Ihr Unternehmen zur\u00fcckwerfen. Hier sind einige Strategien, um den Erfolg Ihres Projekts sicherzustellen.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Bestimmen Sie Ihren Bedarf.<\/strong> Bestimmen Sie das Volumen und die Arten von Dokumenten, die digitalisiert werden m\u00fcssen, die Indexierungsanforderungen f\u00fcr jedes Dokument, wie lange jedes Dokument aufbewahrt werden muss und die Stakeholder, die einen Zugriff auf digitale Bilder ben\u00f6tigen. Bedenken Sie auch kleinere Lagerpl\u00e4tze von Papierakten, die Mitarbeiter an ihren Schreibtischen haben. Wenn Sie Ihre Anforderungen im Voraus kennen, k\u00f6nnen Sie sicher sein, dass Sie die richtige L\u00f6sung w\u00e4hlen und dass Ihre Projektzeitpl\u00e4ne realistisch sind.<\/li>\n<li><strong>Erstellen Sie einen Projektzeitplan.<\/strong> Es ist verlockend, alle Ihre Dokumente auf einmal digitalisieren zu wollen, um zu beweisen, dass die Automatisierung die richtige Entscheidung war. Allerdings kann ein zu ambitionierter Zeitplan Ihre Mitarbeiter \u00fcberfordern. Ein besserer Ansatz besteht darin, zu vergleichen, wie lange es dauert, Dateien zu scannen, hochzuladen und zu organisieren, und einen realistischen Zeitplan zu entwickeln, der die t\u00e4glichen Aufgaben der Mitarbeiter ber\u00fccksichtigt.<\/li>\n<li><strong>Sparen Sie nicht am Scanner.<\/strong> Ein Dokumenten-Digitalisierungsprojekt ist nur so gut wie die Qualit\u00e4t der erstellten Bilder. W\u00e4hlen Sie Scanner, die qualitativ hochwertige Bilder liefern und \u00fcber eine integrierte Erfassungssoftware mit Tools zur \u00dcberpr\u00fcfung der erfassten Ergebnisse verf\u00fcgen. Die M\u00f6glichkeit, gemischte Dokumente zu verarbeiten, wird auch das Personal in der Poststelle entlasten.<\/li>\n<li><strong>Halten Sie Mitarbeiter an vorderster Front auf dem Laufenden.<\/strong> Entwickeln Sie einen Plan f\u00fcr die Schulung von Mitarbeitern an vorderster Front und anderen Personen, die Dokumente zu Ihrem neuen digitalen Prozess erhalten oder auf sie zugreifen. \u00dcberpr\u00fcfen Sie die Benutzerberechtigungen, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen nur autorisierten Mitarbeitern zug\u00e4nglich sind.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><strong>Warum sie jetzt wichtiger ist als je zuvor<\/strong><\/h2>\n<p>W\u00e4hrend die Zahl der elektronischen Dokumente, die in Unternehmen gelangen, zunimmt, ist nicht abzusehen, wann oder ob Papierdokumente verschwinden werden. Die Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Bilder erleichtert die Erfassung, Verarbeitung, Verwaltung und Sicherung. Vom Bank- und Finanzwesen bis hin zum Kundendienst und der Personalabteilung \u2013 die Digitalisierung von Dokumenten bietet den meisten Gesch\u00e4ftsanwendungen gro\u00dfe Vorteile.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.ibml.com\/consult-an-expert\">Sprechen Sie mit einem unserer Experten f\u00fcr Dokumenten-Digitalisierung<\/a>, um mehr zu erfahren.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Wenn Ihr Unternehmen viel Zeit mit dem Verschieben von Papierdokumenten verliert, sind Sie nicht allein. Papierdokumente sind ineffizient und k\u00f6nnen unternehmenskritische Gesch\u00e4ftsprozesse behindern. Schlimmer noch: Papierdokumente k\u00f6nnen besch\u00e4digt werden oder verloren gehen oder in die falschen H\u00e4nde geraten. Aus diesem Grund nutzen immer mehr Unternehmen die Dokumenten-Digitalisierung. Was ist die Dokumenten-Digitalisierung? 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